 |
Оперативный учёт личного состава и использования рабочего времени
|
|
|
|
Все финансово-хозяйственные операции организации, в том числе и начисление заработной платы, должны быть документально оформлены и обоснованы. Перечень первичных документов по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом (оплате труда) и формы этих документов утверждены постановлением Госкомстата России. После того, как принято обоюдное решение работника и работодателя о приеме на работу, сотрудник предоставляет в организацию следующие документы:
Заявление сотрудника о приеме на работу.
2 фотографии размером 3х4.
Ксерокопия паспорта.
Трудовая книжка (оригинал).
Страховое (пенсионное) свидетельство (копия).
Документы воинского учета (военный билет).
Копия документов об образовании.
Копия свидетельства о присвоении ИНН.
Справка с предыдущего места работы (форма 2-НДФЛ).
Заполненная Анкета сотрудника.
Справка с основного места работы (для совместителей).
Свидетельство (а) о рождении детей.
Работодатель, еще до подписания трудового договора, обязан ознакомить работника (под роспись) с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.
Заявление сотрудника с визой руководителя передается в кадровую службу организации (или в бухгалтерию, если кадровая служба не предусмотрена в штатном расписании), где уполномоченные лица присваивают сотруднику табельный номер и оформляют: Приказ о приеме работника на работу (унифицированная форма №Т-1) и Личную карточку сотрудника (унифицированная форма №Т-2).
Документы сотрудника подшиваются в личное Дело сотрудника и хранятся в архиве организации 75 лет. На основании Приказа о приеме на работу производится запись в Трудовой книжке сотрудника. В случае отсутствия у сотрудника, принятого на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой или повреждением работодатель обязан по письменному заявлениюэтого человека оформить новую трудовую книжку. При заключении трудового договора впервые Трудовая книжка и Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются работодателем.
|
|
|
Одновременно с оформлением Приказа с сотрудником заключают Трудовой договор (контракт), в котором указывают условия работы сотрудника в организации, права и обязанности сторон. Заключение трудового договора допускается с лицами, достигшими возраста шестнадцати лет. Если предусмотрено правилами внутреннего распорядка, сотруднику выдается Должностная инструкция.
Копия личного дела сотрудника передается в бухгалтерию. В бухгалтерию сотрудник приносит заявления о предоставлении налоговых вычетов: с 1 января 2012 года: 1 400 рублей - на первого ребенка; 1 400 рублей - на второго ребенка; 3 000 рублей - на третьего и каждого последующего ребенка; 3 000 рублей - на каждого ребенка в случае, если ребенок в возрасте до 18 лет является ребенком-инвалидом, или учащегося очной формы обучения, аспиранта, ординатора, интерна, студента в возрасте до 24 лет, если он является инвалидом I или II группы.
Первичный учет численности персонала организации осуществляется на основании следующих документов:
. Приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1), который является основанием для приема на работу. Лицо, ответственное за учет личного состава работников организации, в соответствии с приказом о приеме на работу заполняет на каждого вновь принятого личную карточку, делает запись в трудовой книжке, а в бухгалтерии открывается лицевой счет.
. Личная карточка (форма №Т-2) заполняется на каждого работника; в ней содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, образование, и др.), сведения о воинском учете, назначении и перемещении, повышении квалификации, переподготовке, отпуске и другие дополнительные сведения.
|
|
|
. Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма №Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое.
. Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма №Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков.
. Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма №Т-8) издается при оформлении увольнения работников. На основании приказа о прекращении трудового договора бухгалтерия производит расчет с работником.
. Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма №Т-12), табель учета использования рабочего времени (форма №Т-13) фиксируют использование рабочего времени всех работающих в данной организации. Табель по форме №Т-13 используется в условиях автоматизированной обработки данных. Табель формы №Т-12 заполняется вручную работником бухгалтерии. Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы №Т-12, применяются и при заполнении формы №Т-13. Эти табели составляются в одном экземпляре и передаются в бухгалтерию. Они позволяют не только учитывать время, отработанное всеми категориями служащих, но и контролировать соблюдение рабочими и служащими установленного режима работы. На основании табелей рассчитывается заработная плата, составляется статистическая отчетность по труду.
Учет использования рабочего времени ведется в табелях или методом сплошной (каждодневной) регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметки о причинах неявок на работу или о неполном рабочем дне, о работе в сверхурочное время и другие отступления от установленного режима работы должны вноситься в табель только на основании документов (листки нетрудоспособности, справки, приказы о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.).
|
|
|
Учет времени, потраченного на сверхурочные работы, может осуществляться и на основании списков лиц, выполнявших эти работы. Списки составляются и подписываются начальником структурного подразделения; руководитель сверхурочных работ делает отметку о количестве фактически проработанных сверхурочных часов. На основании списков с такой отметкой вносятся данные в табель. Время простоев также может учитываться в табеле. Соответствующие данные вносятся в табель на основании листков о простое, выписанных руководителем структурного подразделения.
. Расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49) применяется для расчета и выплаты заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для средних и малых организаций. При составлении этой формы допускается не заполнять другие расчетные и платежные ведомости.
. Расчетная ведомость (форма №Т-51) используется при расчете заработной платы всем категориям работающих. Рекомендована для применения в крупных организациях.
. Платежная ведомость (форма №Т-53) применяется для учета выплат заработной платы.
. Лицевой счет (формы №Т-54 и №Т-54а) - бухгалтер на основании первичных документов о приеме на работу заполняет на каждого работника лицевой счет, в котором указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество; цех, отдел организации; категория персонала; табельный номер работника; количество детей (для определения льгот при расчете налога на доходы физических лиц); дата поступления на работу. Лицевой счет заполняется в течение года; в нем помесячно отражаются все виды начислений и удержаний, которые произведены. Данные, содержащиеся в лицевом счете, являются основанием для расчета среднего заработка при оплате отпуска, начислений по больничным листкам и т.д. На следующий год на каждого работника открывается новый лицевой счет.
В зависимости от характера производства для учета выработки продукции применяются различные первичные документы - наряд на сдельную работу, маршрутный лист, рапорт о выработке и др. Выработкой называется количество изготовленной продукции, деталей, выполненных операций, оказанных услуг. Эти данные необходимо знать при начислении заработной платы рабочим сдельщикам и для контроля за ходом работы на предприятии.
|
|
|
Применяются типовые формы документов (с учетом специфики производства, применяемых систем оплаты): наряды (форма №Т-40, Т-41, Т-42); рапорты (форма Т-28, Т-17, Т-18); маршрутные листы (форма Т-23); листок учета простоев (форма Т-16); акт о браке (форма Т-46) и др.
Наиболее распространенными являются наряды, особенно при выполнении строительно-монтажных работ, в мелкосерийных и индивидуальных производствах. В наряде указывается задание на сдельные работы, сроки начала и окончания работы, сдельные расценки, а по окончании работ производится закрытие наряда, т.е. указывается количество фактически выполненных работ, сумма причитающейся заработной платы. Выписываются наряды до начала работы прорабом, мастером, начальником цеха и другими должностными лицами. Эти же лица принимают выполненные работы и подписываются в наряде при его закрытии. Наряд может выписываться на одного человека или на бригаду, на срок от одного рабочего дня до одного месяца. При бригадном наряде на обратной стороне наряда или в табеле-расчете (форма Т-42) записывается распределение заработка между членами бригады с учетом их тарифных разрядов, тарифных часовых ставок, числа отработанных часов, коэффициента трудового участия (основной КТУ равен единице), сдельного приработка. В серийных производствах при обработке отдельных деталей отдельными рабочими применяются маршрутные листы, в которых указывается наименование и количество деталей, фамилия рабочих и их табельные номера, сдельные расценки и сумма заработной платы. Маршрутные листы одновременно являются средством контроля за сохранностью деталей и своевременностью их изготовления.
В массовых производствах при поточном методе работы чаще всего применяются рапорты о выработке, в которых ежедневно записывается количество изготовленных деталей по каждой операции (годных и бракованных деталей), а также сдельная расценка и начисление сдельного заработка.
Наряду с типовыми формами документов о выработке могут применяться особые формы документов с учетом специфики предприятия. Листок по учету простоя и акты о браке используются для начисления заработной платы, если простой и брак произошли не по вине рабочего. На исправление брака не по вине рабочего выписывают отдельный наряд со штампом «Исправление брака» для правильного учета потерь от брака. Все виды начислений и удержаний записываются в лицевых счетах и в расчетно-платежной ведомости, на которой ставится разрешительная надпись директора и бухгалтера и передается кассиру для исполнения.
|
|
|
Для правильности начислений и удержаний бухгалтер должен иметь:
) список лиц для удержаний по исполнительным листам (алименты, штрафы и др.);
) список лиц на перечисление их зарплаты на лицевые счета в банке;
) список лиц для удержаний за товары, купленные в кредит;
) сведения о простоях, сверхурочных работах, командированных лицах и др.;
) список лиц для начисления по больничным листкам;
) список лиц о количестве детей, их возрасте и размере компенсаций и другие сведения по мере необходимости.
Важным документом является Положение о премировании работников и протокол заседания общего собрания или совета правления предприятия о распределении прибыли, фонда оплаты труда, которые имеют силу и бухгалтерских и юридических документов.
|
|
|
