Тема 17. Обработка списков в Excel

Выполните следующие действия.

1. Запустите Excel и изучите справочную информацию об использовании списков, их сортировке и фильтрации. Для этого, вызвав справку Excel, на вкладке Содержание нужно выбрать раздел Работа с данными на листах, тему Отбор и сортировка.

2. Создайте на первом листе таблицу Список участников соревнований. Вначале нужно определить исходные данные задачи: фамилии и имена спортсменов (текст), вес (число), название региона (текст), набранные в ходе состязаний очки и место, занятое на соревновании (числа).

3. Опишите структуру таблицы и заполните ее данными, например, как показано в таблице.

4. Отсортируйте список участников, упорядочив его в порядке возрастания весовых категорий. Для этого установите курсор в столбец С и щелкните кнопку «Сортировка» по возрастанию в панели инструментов Стандартная. После этого порядок размещения записей о спортсменах в таблице изменится.

5. Найдите участников соревнований из Самары. Для этого в меню Правка выберите команду Найти, затем в окне Найти и заменить в поле Найти введите образ поиска «Самара», щелкнув кнопку «Параметры», задайте опции поиска: не учитывать регистр, просматривать по строкам. Для начала поиска щелкните кнопку «Найти далее». Курсор выделяет ячейку с найденным текстом. Щелчок кнопки «Найти далее» переводит курсор на следующую ячейку таблицы, удовлетворяющую условиям поиска. Если данных нет, то на экране будет выведено сообщение об этом. Закройте окно поиска.

6. Отфильтруйте список спортсменов и просмотрите участников состязаний в весовой категории до 130 кг. Для этого выберите команду Фильтр в меню Данные, а затем выберите опцию Автофильтр. После этого в правой части заголовков всех граф таблицы появятся стрелки. Выбрав графу Вес, нажмите кнопку со стрелкой вниз, выберите значение в списке, например 130.

После этого в окне Excel будет выведен список участников, удовлетворяющий заданному фильтру.

Можно применить фильтр к уже отфильтрованному списку. Щелкнув стрелку в графе Имя, установите фильтр Александр. После этого в таблице будут отображаться только записи о спортсменах, у которых Вес=130 и Имя=«Александр».

7. Удалите фильтр Имя=«Александр»; для этого нажмите кнопку со стрелкой в графе Имя, а затем выберите из развернувшегося списка Все.

Чтобы удалить фильтры для всех столбцов списка, нужно выбрать пункт Фильтр в меню Данные, а затем - команду Отобразить все. Для удаления автофильтра выберите пункт Фильтр в меню Данные, а затем - команду Автофильтр.

8. Для просмотра записей таблицы с использованием формы выберите команду Форма в меню Данные. После этого на экране раскроется форма с отображением записей таблицы на листе 1,как показано на рис. 4.

Рис. 4. Форма с отображением записей таблицы

Для получения подсказки о назначении какого-либо параметра формы нажмите кнопку «?» в правом верхнем углу окна и щелкните интересующий вас параметр.

Сначала в форме отображается информация из первой строки таблицы. В окне формы над кнопкой «Добавить» отображается информация 1 из 9, что означает: в форме отображается текущая запись с номером 1, всего записей в таблице 9. Для просмотра следующей записи щелкните кнопку «Далее», предыдущей записи -«Назад».

9. Для того чтобы задать фильтр отбора данных, щелкните кнопку «Критерии», затем в поле Регион введите значение «Самара» и нажмите клавишу Enter.

После этого в форме будут отображаться только данные об участниках из Самары. Для просмотра остальных записей, удовлетворяющих условиям отбора Регион=«Самара» используйте кнопки «Далее» и «Назад».

10. Для отмены фильтрации данных следует щелкнуть кнопку «Критерии» и очистить поле, в котором задано значение фильтра отбора данных (в данном примере в поле Регион удалить значение «Самара»).

11. Для вставки записи в таблицу укажите ячейку списка, начиная с которой следует добавлять записи (например, 5), затем щелкните кнопку «Добавить» и введите значения полей новой записи, используя клавишу Tab для перемещения к следующему полю. Задайте следующие данные новой записи: Петров, Василий, 97, Тула, 5, 2. Завершите ввод данных, нажав клавишу Enter. Обратите внимание, что количество записей в таблице, отображаемое над кнопкой «Добавить», увеличилось на 1.

12. Измените запись об участнике из Ульяновска, для чего, щелкнув кнопку Критерии, в поле Регион введите значение «Ульяновск» и нажмите Enter, затем измените данные в записи (например, измените фамилию «Зуйков» на «Зайцев»). После изменения данных нажмите клавишу Enter для обновления текущей записи.

Примечание. Если поле списка содержит формулу, то в форме выводится ее результат. Изменять это поле в форме нельзя.

13. Для удаления записи об участнике из Ульяновска установите ее текущей, а затем щелкните кнопку «Удалить». Подтвердите удаление записи, щелкнув кнопку «ОК» на панели сообщения Microsoft Excel.

Примечание. Чтобы отменить добавление записи, нажмите кнопку «Вернуть» перед нажатием клавиши Enter или кнопки «Закрыть».

14. Нажмите кнопку «Закрыть» для выхода из формы и просмотрите изменения, внесенные в таблицу в режиме формы.

15. Завершите работу Excel, сохранив таблицу под именем Список участников соревнований.