 |
Понятие об информационной системе.
|
|
|
|
B110200 «Общественное здравоохранение»
B110400 «Медико-профилактическое дело»
B130100 «Общая медицина»
B130200 «Стоматология»
Предмет Информатика
Курс 1
ИНФОРМАЦИОННО –ДИДАКТИЧЕСКИЙ БЛОК
И МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ
ДЛЯ СТУДЕНТОВ
К ПРАКТИЧЕСКМУ ЗАНЯТИЮ
Тема № 
“ Средства обработки информации.
Система управления базами данных MS Access.
Таблицы, формы. Связывание таблиц.
Создание запросов и отчетов.”
Составитель
старший преподаватель Дихамбеков Ж.К.
Семей, 2011 г.
Информационно-дидактический блок и методические указания для студентов к практическому занятию на тему “ Средства обработки информации. Система управления базами данных MS Access. Таблицы, формы. Связывание таблиц. Создание запросов и отчетов.”
обсуждена на заседании кафедры (курса) от 2011 года
Протокол №
Ответственный по курсу Буланова Р.К.
1. Тема: “ Средства обработки информации. Система управления базами данных MS Access. Таблицы, формы. Связывание таблиц. Создание запросов и отчетов.”
2. Количество учебных часов: 3 академических часа (150 минут).
3. Актуальность темы (мотивация): Количество информации: которую получает человек, удваивается каждые десять лет. Если раньше систематизировались в основном только текстовые и числовые данные, то теперь стало необходимым обрабатывать практически всю информацию: которая доступна органам чувств человека. Последние достижения компьютерных технологии: включая развитие средств коммуникаций, позволяют решить эту задачу.
4. Цель занятия: Ознакомить студентов с возможностями MS Access.
5. Задачи обучения: Показать студентам составление таблиц, форм для их заполнения, запросов и отчета на MS Access.
|
|
|
6. Студент должен знать:
1. Структуру интерфейса MS Access.
2. Типы данных в MS Access.
7. Студент должен уметь:
1. Загружать MS Access в работу.
2. Пользоваться панелями инструментов MS Access.
8. Вопросы самопроверки:
а) по базисным знаниям:
1. Получение в Excel формы для заполнения таблицы и работа с ней.
2. Выполнение в Excel сортировки данных.
3. Установка автофильтра в Excel
4. Снятие автофильтра в Excel.
б) по теме занятия:
1. Понятие об информационной системе.
2. База данных и основные понятия базы данных.
3. Типы данных в ИС.
4. Структура данных.
5. Основные понятия реляционных БД
6. Кодирование информации.
7. Первичный ключ таблицы.
8. СУБД Microsoft Access.
9. Создание макета таблицы и изменение его.
10. Создание Формы и заполнение таблицы.
11. Запрос – выборка.
12. Отчет.
Литература
Информационно-дидактический блок (аннотация, пособия)
Понятие об информационной системе.
Организация и обработка больших структурированных массивов данных об объектах и явлениях реального мира вместе с программно-аппаратными средствами для их обработки называют информационными системами (ИС).
Информационные системы можно условно разделить на фактографические, документальные и интеллектуальные.
В фактографических ИС-ах регистрируются факты – конкретные значения данных (атрибутов) об объектах реального мира. В таких системах все сведения сообщаются компьютеру заранее обусловленном формате (например, дата – в виде комбинации ДД.ММ.ГГГГ). В фактографических ИС-ах информация имеет четкую структуру, позволяющую машине отличить одно данное от другого, - например, фамилию от должности человека, дату рождения от роста и т.п. Поэтому фактографическая ИС способна давать однозначные ответы на поставленные вопросы.
Документальные ИС обслуживают принципиально иной класс задач, которые не предполагают однозначного ответа на поставленный вопрос. Базу данных таких систем образует совокупность (статьи, книги, рефераты, и др.) и графических, а так же звуковых объектов, снабженных тем или иным формализованным аппаратом поиска. Цель системы, как правило, - выдать в ответ на запрос пользователя список документов или объектов, в какой-то мере удовлетворяющих сформулированных в запросе условиям.
|
|
|
Интеллектуальные информационные системы предназначены для поиска, анализа и обобщения информации с использованием связей между ними.
2. База данных и основные понятия базы данных.
Основой ИС, т.е. объектом ее обработки является база данных (БД). В широком смысле слова можно сказать, что БД – это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой либо предметной области или разделе предметной области.
База данных - это инструмент для хранения и организации информации. Основная функция БАЗ ДАННЫХ - выдавать ответы на поступающие запросы. БД включает в себя набор файлов, доступ к которым организован через СУБД
Объект, атрибут и связь – фундаментальные понятия ИС. В теории БД данные часто называют атрибутами, а объекты – сущностями.
Объект (сущность) – это то, для которого существует название и способ отличить один подобный объект от другого, т.е. нечто существующее и различимое. Объектом можем быть человек, класс в школе, фирма, сплав, химическое соединение и т.д. Бабочку летающую на лугу можно считать объектом, если имеется способ отличать одну бабочку от другой. В противном случае бабочка не воспринимается как объект. Объектами могут быть не только материальные предметы, но и более абстрактные понятия, отражающие реальный мир. Например: события, регионы, произведения искусства, правовые нормы, философские теории и другие.
Группа всех подобных объектов образует набор объектов. Конкретный объект в наборе принято называть экземпляром объекта. ИС оперирует наборами объектов используя конкретные значения атрибутов (данных) о тех или иных объектах. Пользователь ИС формирует набор объектов произвольно, исходя из смысла задачи и выбранного способа классификации данных.
Атрибут (или данные) – это некоторый показатель, который характеризует объект и принимает для конкретного экземпляра объекта некоторое числовое, текстовое или иное значение. В теории БД совместно с термином «Атрибут» (а иногда и вместо него) часто употребляют сочетание «Домен атрибута». Домен – это множество допустимых значений данного атрибута. Списки возможных значений атрибутов называются классификаторами (справочниками, словарями). Любое значение атрибута в классификаторе можно в свою очередь считать экземпляром определенного набора объектов. Например, страна, гражданином которой является конкретное лицо, служит атрибутом этого лица. С другой стороны, страна может быть объектом набора «Страны» и в свою очередь иметь списки значений атрибутов, таких как территория, политическая система, население, глава государства и др.
|
|
|
Иногда для конкретного объекта одно и то же данное может принимать несколько значений. Например, одна фирма изготавливает разные виды продукции и т.п. Такие данные образуют так называемые повторяющиеся группы.
Процесс приспособления форматов и значений данных к нуждам компьютера можно назвать структурированием информации. Другими словами, структурирование – это введение каких-то соглашении о способах представления данных.
При выборе данного необходимо приписать ему и сообщить системе точное название (имя), с помощью которого в дальнейшем можно манипулировать значениями данных. Например, «Наименование продукции», «Год рождения» и т.п. Кроме того, разработчик определяет и сообщает ИС тип данного – текстовое, числовое и т.п., а также формат данного (например, формат даты).
Типы данных в ИС.
Типы данных в ИС могут быть разными.
А) Текстовые данные. Значение каждого текстового (символьного) данного представлено совокупностью произвольных алфавитно-цифровых символов, длина которой не превышает 255 (например, 5, 40, 140). Текстовыми данными представляют в ИС фамилии и должности людей, названия фирм, продуктов и т.д. В частном случае, значение текстового данного может быть именем файла, который содержит неструктурированную информацию. Фактически это, структурированная ссылка, позволяющая резко расширить информативность таблицы.
|
|
|
Б) Числовое данное. Данного этого типа обычно используются для представления атрибутов, со значениями которых можно производить арифметические операции. Числовое данное, как правило, имеет дополнительные характеристики, например: целое число длиной 2 байта, число с плавающей точкой (4 байта) в фиксированном формате и др.
В) Данное типа даты или времени. Данное типа даты задается в известном машине формате, например, ДД.ММ.ТТТТ (день, месяц, год). Казалось бы, что данное типа дата – это частный случай текстового данного. Использование в ИС особого типа для даты имеет свои следующие преимущества:
ü Система получает возможность вести жесткий контроль, например, значение месяца может быть дискретным в диапазоне 01-12.
ü Появляется возможность автоматизированного представления формата даты в зависимости от традиции той или иной страны.
ü Резко упрощаются арифметические операции с датами.
Г) Логические данные. Данные этого типа может принимать одно из двух взаимоисключающих значений – «Да» или «Нет» или как «Истина» или «Ложь». Поэтому логическим тип удобно использовать для тех атрибутов, которые могут принимать одно из двух взаимоисключающих значений, например, наличие водительских прав (да - нет).
Д) Поле объекта ОLE. «Значением» такого данного может быть любой объект ОLE (графика, звук, видео).
Е) Пользовательские типы. Во многих системах пользователям представляются возможность создавать собственные типы данных.
Структура данных.
Структура данных в ИС могут быть иерархической (древовидной), реляционной и сетевой. В иерархической структуре исходные элементы порождают другие элементы, причем эти элементы в свою очередь порождают следующие элементы. Существенно то, что каждый порожденный элемент имеет только одного порождающего элемента (родителя).
Сетевые структуры более сложные структуры, в которых каждый порожденный элемент может иметь более одного порождающего элемента (родителя).
Базы данных, которые состоят из двумерных таблиц, называют реляционными. Основная идея реляционного подхода состоит в том, чтобы представить произвольную структуру данных в виде двумерной таблицы или нормализовать структуру. Таким образом процесс превращения иерархической или сетевой структуры данных в реляционную называется нормализацией.
5. Основные понятия реляционных БД:
1) В реляционных БД любые совокупности данных представляются в виде двумерной таблицы.
|
|
|
2) Каждая таблица состоит из фиксированного числа столбцов и некоторого (переменного) количества строк. Описание столбцов, которое составляет пользователь, принято называть макетом таблицы.
3) Каждый столбец представляет конкретное данное. На языке БД столбцы таблицы называются полями, для каждого поля разработчик должен определить:
• уникальное имя поля;
• тип поля;
• дополнительные характеристики (длину, формат).
4) Каждая строка таблицы называется записью. Система нумерует записи по порядку: 1, 2, …, n, где n – общее число записей (строк) в таблице на данный момент. В отличие от количества полей (столбцов) в таблице, количество записей в процессе эксплуатации БД может изменятся как угодно (от нуля до миллионов). Количество полей, их имена и типы тоже можно изменить, но это особая операция, которая называется изменением макета таблицы.
5) Каждое поле может входить в несколько таблиц.
Реляционные БД обычно состоят из нескольких таблиц. Одна из которых является главным, а остальные подчиненными. Между этими таблицами существует связь либо «Один-ко-Многим», либо «Один-к-Одному». Эти связи всегда начинаются от главного и идут к подчиненным.
Кодирование информации.
Вместе с наименованиями (названиями) в ИС часто используются их цифровые или буквенные обозначения – коды (шифры). Применение кодов обусловлено тем, что во-первых, резко увеличивается объем вводимой информации (особенно если поле входит в несколько таблиц), так как названия могут быть длинными. Во-вторых, одно и то же название могут быть набраны по разному (например, областная больница, облбольница, областная больн.) и компьютер может запутаться.
Поэтому для многих полей вводят их цифровые или буквенные коды. Одновременно в базу данных включают таблицы, условно именуемые классификаторами (словарями, справочниками), в которых расшифровывают эти коды. Расшифровки используются при выдаче информации в удобочитаемой форме на печать или на экран дисплея.
Непременное условие корректности кода – его уникальность, т.е. данный код может принадлежать только данным, имеющим одно и то же значения.
Значность кода зависит от количества возможных значений данного. Так, национальность укладывается обычно в двузначный код, заказчики для больших предприятий в трехзначный или четырехзначный и т.п.
Какие данные и как следует кодировать? Это зависит от характера данных и от целей и возможностей разработчика.
Первичный ключ таблицы.
Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого определяет эту только эту запись.
Первичный ключ должен обладать следующими свойствами:
1) Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа.
2) Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалять из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.
3) Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой.
СУБД Microsoft Access.
Назначение СУБД
•Легко и удобно работать с большими объемами информации
•осуществлять быстрый поиск и сортировку данных
•представлять данные в различных видах
•Вносить изменения в данные, добавлять, удалять записи, менять структуру базы
•обмениваться информацией с другими базами
•выводить на принтер или другие носители информацию из БД
•оформление почтовой корреспонденции, получение готовых форм различной отчетной документации
MS Access – это система управления реляционными базами данных и набор инструментальных средств для создания и эксплуатации ИС. С помощью MS Access можно провести следующие операции:
1. Проектирование базовых объектов ИС – двумерных таблиц, с разными типами данных, включая поля объектов OLE.
2. Установление связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления и удаления записей.
3. Ввод, хранение, просмотр, сортировка, модификация и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля.
4. Создание, модификация и использование производных объектов ИС (форм, запросов и отчетов).
СУБД Microsoft Access является приложением ОС Windows и запускается в работу как любая прикладная программа этой среды: Пуск→Программы→Microsoft Access. Общий вид окна Microsoft Access после запуска показан на рисунке 1. Для создания новой базы данных и открытия существующей базы данных нужно установить радиокнопку перед соответствующим распоряжением и нажать клавишу Ok.
Объектом обработки MS Access является файл базы данных, имеющий произвольное имя и расширение.MDB. В этот файл входят основные объекты MS Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы и модули.
Таблица является базовым объектом. Все остальные объекты являются производными и создаются только на базе ранее подготовленных таблиц.
Форма не является самостоятельным объектом. Она помогает вводить, просматривать и модифицировать информацию в таблице или запросе.
Запросы и отчеты выполняют самостоятельные функции: выбирают, группируют, представляют и печатают информацию.
Макрос – это набор специальных макрокоманд (например, ОткрытьФорму, ПечататьОтчет и т.п.).
Модуль – это программа, написанная на языке Access Basic или VBA (Access для Windows).
С каждым объектом работа производится в отдельном окне, причем предусмотрено два режима работы:
1) оперативный режим – в окне решается задачи ИС, т.е. производится просматривание, изменения, выборка информации;
2) режим конструктора – создается или изменяется макет, структура объекта.
В файл базы данных входит еще один документ имеющий собственное окно: Схема данных. В этом окне создается, просматривается, изменяется и разрываются связи между таблицами. Эти связи помогают контролировать данные, создавать запросы и отчеты.
Если создается новая база данных, то в окне MS Access, показанной на рисунке 1, надо установить радиокнопку перед командой «Новая база данных» окно (рис. 1), где нужно указать имя создаваемой базы данных и щелкнуть по кнопке Создать. Появится окно базы данных для создания объектов новой базы данных (рис. 3). В окне базы данных имеются три командные кнопки (Открыть, Конструктор, Создать) и 7 вкладок объектов MS Access с корешками: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Страницы, Макросы, Модули. В рабочей области окна выдается список действий, которые можно выполнить в данном случае с выбранным объектом базы данных и список существующих объектов данного типа.
Чтобы включить в БД новый объект, надо нажать на кнопку «Создать» (рис. 2).
Чтобы открыть существующий объект, надо выделить ее имя в списке базы данных (рис. 4) и нажать на кнопку «Открыть».
Чтобы исправить макет существующего объекта, надо выделить ее имя в списке базы данных и нажать на кнопку «Конструктор».
Любой объект(таблицу, форму, запрос, отчет) можно создать либо вручную с помощью конструктора, либо с помощью Мастера.
Для начинающих пользователей рекомендуется:
- таблицы и запросы создавать с помощью конструктора;
- формы и отчеты создавать с помощью Мастера.
При создании объектов нужно иметь в виду что, форма и отчет создается на базе одной таблицы (запроса), а запрос может быть создан на база одной или нескольких таблиц (запросов). Поэтому при создании запроса система просит выбрать одну или несколько уже существующих таблиц в этой базе данных.
Для таблиц, к ним относятся и классификаторы, сначала создаются макеты, которые потом заполняются с помощью форм.
|
|
|
