Функции работы с базами данных

РАБОТА С ТАБЛИЧНЫМИ БАЗАМИ ДАННЫХ В MS EXSEL

Список – набор строк таблицы, содержащий связанные данные. (список жильцов дома)

Список может использоваться как база данных, в которой строки – записи, столбцы – поля, при этом 1-я строка – заголовки столбцов (имена полей) (название столбцов.

Правила оформления списка

1. Можно использовать только 1 список на 1 листе
2. Подобные объекты надо помещать в один столбец (фамилии под фамилией)
3. Между списком и другими данными на листе надо оставлять 1 пустую строку и 1 пустой столбец
4. Важные данные располагать сверху и снизу от списка
5. В списке не должно быть полностью пустых строчек и полностью пустых столбцов
6. Для подписей столбцов надо использовать особой форматирование (курсив, подчеркнуть)

Возможности анализа данных

1. Новую информацию в список удобно вносить с помощью формы

Форму можно использовать и для добавления, изменения и удаления строк в списке

Форма – диалоговое окно, в котором заголовки столбцов отображаются в виде подписей.

Для того чтобы вызвать форму для работы со списком нужно:

• Добавить кнопку «ФОРМА» на панель быстрого доступа (доля этого нужно в вернем левом углу экрана нажать кнопку со стрелочкой в открывшемся диалогом окне выбрать команды_ все команды_форма_добавить _ОК)
• Поставить указатель ячейки на любое место списка, нажать кноупку форма и быстро вызвать

Или

• Иногда при работе с большими списками удобно закрепить постоянно на экране несколько верхних строк и несколько левых столбцов

Например: список

ФИО	1-й забег	2-й забег	3-й забег	4-й забег	5-й забег

Для этого нужно поставить указатель ячейки справа и ниже закрепляемых строк и столбцов, на вкладке ВИД в группе ОКНО нажать кнопку или свернутый список ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ и выбрать 1 из 3 вариантов:

• Если нужно закрепить только 1 верхнюю сточку – выбираем пункт ЗАКРЕПИТЬ СТРОКУ
• Если нужно закрепить только 1 левый столбец– выбираем пункт ЗАКРЕПИТЬ СТОЛБЕЦ
• Если несколько строк и столбцов – ЗАКРЕПИТ ОБЛАСТИ

Чтобы снять – надо поставить указатель на любое место списка и в том же меню ВИД_ОКНО,ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ выбрать СНЯТЬ ЗАКРЕПЛЕНИЕ ОБЛАСТЕЙ.

СОРТИРОВКА ДАННЫХ СПИСКА – это порядок расположения данных

В списках используется сортировка строк, столбцы остаются на месте.

По умолчанию под сортировкой подразумевается расположение строк в порядку возрастания, если текст – по алфавиту, если числа и текст – числа потом текст

Для того чтобы отсортировать текст нужно:

· Поставить указатель ячейки на список

· В меню ДАННЫЕ выбрать группу СОРТИРОВКА и нажать кнопку СОРТИРОВКА, появиться диалоговое окно СОРТИРОВКА, в котором нужно указать:

o Столбец в котором осуществляется сортировка, одновременно можно осуществить сортировку до 7 столбцов, для этого надо нажать кнопку ДОБАВИТЬ УРОВЕНЬ

Для того чтобы при сортировке списка заголовки столбцов оставались на месте надо поставить галочку в опции МОИ ДАННЫЕ СОДЕРЖАТ ЗАГОЛОВКИ.

Для того чтобы отсортировать список в обратном порядке (от А до Я, от большего к меньшему) – нужно выбрать в списке порядок строку от А до Я.

Если надо создать нестандартный порядок сортировки то он называется ПОЛЬЗОВАТЛЬСКИМ. Их Есть несколько – по дням недели и по месяцам

Для создания своего (мастер спорта, канн. в мастера спорта, 1,2,3 р.) нужно…

Использование фильтров для анализа данных

Фильтрация данных = это способ выделения подмножества данных по заданному критерию.

ЕХ есть 2 вида фильтров:

o Автофильстры для простых случаев(для работы с ним нужно:

§ Поставить 3казатель ячейки на любую ячейку списка

§ Меню данные группа СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР кнопка ФИЛЬТР после чего загаоловкас столбцов списка будут добавлены кнопки свернутого списка (треуголдьники). Для сортировки по определенному условию нужно нажать эту свернутую кнопку автофильтра возле того поля по которому осуществляется фильтрация данных (по разряду).

§ В открывшемся списке нужно указать критерий или условия фильтрации. Фильтр возможен по:

· По значению, которое встречается в столбуце (только КМС)

· Можно выбирать число или % наименьших и наибольших элементов (5 лучших в забеге или 10%)

· Каждый тип данных поля имеет свои условия фильтрации:

o Для текстовых нужно выбрать все записи или строки, которые начинаются с определенных символов, кончаются или содержат

o Для числовых полей надо показать все записи которые больше или меньше определенного значения, больше или меньше среднего, выше или ниже среднего

o Для столбцов с датой. Даты можно фильтровать по значению, до и после опред. Даты, на прошлой неделе, в прошлом месяце.

Для того чтобы снять фильтр нужно в поле на которое накладываются условия в кнопке свернутого списка, где прорисован фильтр и выбрать ОТОБРАЗИТЬ ВСЕ, после чего в меню ДАНННЫЕ группа СОРТИРОВКА_ФИЛЬТР нажать ФИЛЬТР и полностью снять автофильтр.

Если необходимо отфильтровать список по 2 условиям для одного и того же столбца необходимо после нажатия кнопки автофильтр возле нужного поля выбрать пункт НАСТРАИВАЕМЫЙ ФИЛЬТР и в открывшемся окне указать каким условиям связаны 2 или 3 критерия (И, ИЛИ) (МС и КМС – «И»)

 

o Расширенные (усиленные) фильтры – применяется при более сложных условиях фильтрации по более сложным критериям

Для этого нужно: предварительно создать диапазон условий. Вид его зависит от вида условия. Имеется 2 вида:

o Не вычисляемые условия (все старше 25, все КМС)

o Вычисляемые – (выше среднего, а средний надо вычислить)

Для этого надо в меню ДАННЫЕ в группе СОРТИРОВКА И ФИЛЬТР, кнопка ДОПОЛНИТЕЛЬНО, пункт РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР, в открывшемся диалоговом окне надо указать диапазон условий фильтрации и место расположения отфильтрованных значений.пункт ПОМЕСТИТЬ РЕЗУЛЬТАТ В ДИАПАЗОН.

8.11.13

ФУНКЦИИ РАБОТЫ С БАЗАМИ ДАННЫХ

БД-функции, они Имеют 3 параметра: список, столбец, критерий.

Для того чтобы использовать любую функцию БД (БД сумм, Б, б счета, Дмин, Дмакс) необходимо:

• Выше или ниже списка (или на другом листе) создать диапазон условий. Способ создания диапазона условий зависит от того, вычисляемое или не вычисляемое условие будет использовано:
• При создании не вычисляемого условия диапазон условий создается:
• Из списка копируются заголовки столбцов на которые накладываются условия
• Под скопированными заголовками пишутся сами условия
• Если используются несколько условий (посчитать средний оклад менеджера и начальника или суммарный оклад, или кол-во сотрудников старше 35 в отделе снабжения) по подпунктам
• Если условия связаны логическим «и», их пишут в одну строку (РИСУНОК)
• Если условия связаны логическим «или» - их пишут на разных строчках (минимальный возраст работников отдела снабжения и реализации); условие – отдел снабжения ИЛИ реализации, Определить мин. возраст женщин в организации и (ИЛИ) работников АХЧ (пишем на разных строчках)
• При использовании вычисляемых условий – диапазон условий создается (посчитать кол-во работников организации выше среднего возраста) – условие ВЫШЕ СРЕДНЕГО; посчитать кол-во сотрудников с минимальной зарплатой – условие МИН ЗАРПЛАТА: Для создания диапазона выч. условий нужно:
• Создать заголовки этого вычисляемого списка, которые должны отличаться от заголовков списка – для этого в заголовок добавляем 1….или 2…
• Ссылки на ячейки находящиеся вне списка должны быть абсолютными ($)
• Ссылки на ячейки внутри списка должны быть относительными кроме диапазона, диапазоны списка должны обозначаться абсолютными ссылками
• Вычисляемое условие должно начинаться с = затем идет относительная ссылка на 1-ю ячейку в списка данного столбца и условие
• Поставить указатель ячейки на список и вызвать необходимую функцию работы с БД посчитать кол-во работников старше 35 лет – БД сред знач, если кол-во работников с мин. окладом – Б счета, условие мин оклад.)
• Функции БД имеют 3 параметра (диапазон всего списка – протягиванием мыши), столбец на котором производятся вычисления (кол-во работников с мин. окладом – условие мин оклад, столбец – фамилия), созданный нами диапазон условий

ФУНКЦИИ ДАТЫ ВРЕМЕНИ

В экселе под датой, независимо от его формата, хранится число дней прошедших с 1-го января 1900 года

дата	число
1.01.1900
1.02.1900
8.11.2013	365х112+10х30,5+8=

Для того, чтобы проверить используем функцию СЕГОДНЯ, потом поменять фомат на цифровой

Время соответствует десятичной дроби (т.е. дробной части …0,5=12часов; …0, 25=6часов…

Работа с датами подразумевает работу с числами – если из одной даты вычесть другую, то получим разницу в днях.

Название дня недели – дата и формат

Формат бывает:

• ДДД – буквенно
• ДДДД – полное название
• МММ – сокращенное название месяца
• ММММ - 4-хбуквенное
• ЕЕЕ – 2-буквенный год
• ЕЕЕЕ- 4-х буквенный год
• Д- день месяца в виде от 1 до 31

15.11.13

12Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: