 |
Сервисы DMS. ]Метаданные. Интеграция. Захват. Индексирование. Хранилище. Развитые возможности поиска. Известные системы. 22. Примеры систем автоматизации документооборота, критерии выбора.
|
|
|
|
Сервисы DMS
]Метаданные
Метаданные обычно хранятся для каждого документа. Метаданные, например, могут включать дату занесения документа в хранилище и идентификатор пользователя, совершившего это действие. DMS также может извлекать метаданные из документа автоматически или запрашивать их у пользователя. Некоторые системы предоставляют сервис оптического распознавания текста сканированных документов, или извлекают текст из электронных документов. Используя извлечённый текст система позволяет производить поиск документа по ключевым словам внутри документа.
Интеграция
Многие системы управления документами пытаются интегрировать функцию управления документами непосредственно в различные приложения, позволяя пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него. Данная интеграция, в основном, доступна для офисных пакетов и почтовых клиентов или для программного обеспечения, предназначенного для групповой/коллективной работы. Интеграция обычно подразумевает использование открытых стандартов та-ких как: ODMA, LDAP, WebDAV и SOAP.
Захват
Перевод в цифру бумажных документов, используя сканеры и МФУ. Также часто используется программное обеспечение для оптического распознавания текста, чтобы конвертировать цифровые изображения в машиночитаемый текст.
Индексирование
Индексирование предоставляет возможность классифицировать документы посредством метаданных и словарного индекса текста, извлечённого из документа. Индексация существует, главным образом, для поддержки развитых возможностей поиска документов. Одно из главных условий быстрого и качественного поиска — это создание индекса документа.
|
|
|
Хранилище
Хранит электронные документы. Хранилище документов также включает в себя и управление тех же самых документов, которое оно хранит; также хранилище обеспечивает миграцию с одного носителя на другой и обеспечивает целостность данных.
Хранилище документов может представлять собой как файловое хранилище, так и хранилище в виде СУБД (базы данных). В свою очередь, хранилище документов в СУБД может производиться как в одной (единой) базе данных, так и в раздельных базах данных.
Развитые возможности поиска
Известные системы
Наиболее перспективным считается направление систем, предоставляемых по модели SaaS.
22. Примеры систем автоматизации документооборота, критерии выбора.
Технологические критерии Lotus или не Lotus
Все системы, представленные на рынки, делятся на два больших класса — работающие в среде Lotus Notes и все остальные.
Если в организации используется Lotus и с него не собираются уходить, естественным выбором являются системы лотусовского семейства — от «Интертраста», «АйТи», ИРМ и пр.
Если же Lotus не используется, приобретать его исключительно для автоматизации документооборота вряд ли целесообразно. Lotus — отдельный параллельный мир, и если уж ставить на этот пакет, под него есть смысл переводить всю корпоративную IT-инфраструктуру.
При этом нельзя сказать, что по своим пользовательским качествам системы на базе Lotus превосходят конкурентов из не-лотусовского мира. Более того, в силу функциональных ограничений Lotus Notes до 5-й версии включительно эти системы страдали некоторыми «родовыми дефектами», снижающими их надежность при большом потоке документов.
|
|
|
Правда, надо заметить, что в современной версии Lotus Notes (R6) наконец реализованы транзакции в их честном СУБД'шном смысле (согласованная модификация группы записей в БД с гарантированным результатом). Тем самым устранен главный, на мой взгляд, технологический дефект Lotus, и открыта принципиальная возможность реализации OLTP-систем на его базе.
Так что сейчас технологические противопоказания с лотусовских систем сняты, и выбор является только делом вкуса. Но я склонен думать, что больших миграций уже не будет: те, кто использует Lotus, продолжат его использовать, а те, кто не подсел на него, уже и не подсядут — слишком высока цена смены корпоративной информационной инфраструктуры. Конечно, за исключением форс-мажоров, возникающих при поглощении компаний, — типа покупки ТНК корпорацией British Petroleum, в результате которой ТНК переходит на Lotus, являющийся корпоративным стандартом BP.
При удовлетворении же всевозможных противоречивых интересов Лотус выглядит очень симпатично, что и обусловило, видимо, его достаточно широкое распространение, а именно:
- если Lotus уже внедрен, несложные подсистемы на его базе запускаются очень быстро и начинают приносить реальную пользу;
- поскольку сам Lotus является конструктором (см. дальше), то системы на его базе легко подстраиваются к поверхностным особенностям бизнес-процессов компании, что позволяет как удовлетворить ревнителей существующей практики, так и обеспечить вечной работой по подкручиванию системы IT-департамент компании;
- как с любыми дорогими западными системами, при покупке значительного количества лицензий на Lotus можно рассчитывать на хорошие «откаты»;
- но полноценные лицензии можно и не покупать — имеются «бюджетные» варианты для обеспечения работы через Web.
|
|
|
