 |
Создание новой таблицы с использованием существующих данных. Импорт таблиц из внешних источников
|
|
|
|
Access позволяет импортировать файлы многих известных форматов, включая dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, многие текстовые форматы ASCII (в том числе с фиксированной длиной строки или заданным ограничителем), а также данные в формате HTML. В результате импортирования создается таблица Access.
Cсоздадим таблицу Офисы путем импортаранее созданной в программе Excel.
Для этого необходимо выполнить:
1. Выберите команду Файл, Внешние данные, Импорт или одноименную команду контекстного меню.
2. В появившемся диалоговом окне Импорт раскройте папку, в которой находится файл, содержащий нужную таблицу. В раскрывающемся списке Тип файла выберите Microsoft Excel (*.xls). Выделите файл Офисы1 и нажмите кнопку Импорт. Появится диалоговое окно Импорт электронной таблицы.
3. В диалоговом окне Импорт электронной таблицы все зависит от того, сколько в книге файла Офисы1 листов. Каждый лист будет отдельной таблицей. Если в таблице есть именованные диапазоны, то они тоже будут восприняты как отдельные таблицы. Файл Офисы1 содержит таблицу на одном листе, которая и представлена в окне Образцы данных для листа «Лист1». Нажмите кнопку Далее. Появится новое диалоговое окно.
4. В появившемся окне необходимо указать, откуда берутся имена полей - будут ли они созданы автоматически или взяты из таблицы. Устанавливаем флажок Первая строка содержит заголовки столбцов и нажимаем кнопку Далее.
5. В появившемся окне необходимо указать, место сохранения данных (в новой таблице или в существующей). Выберите в новой таблице и нажмите кнопку Далее.
6. В появившемся окне предоставляется возможность изменить сведения в области Описание поля и, при необходимости, отказаться от импорта какого-нибудь поля. Оставляем все без изменений и нажимаем кнопку Далее.
|
|
|
7. В появившемся окне определяем ключевое поле – № офиса и нажимаем кнопку Далее.
8. В появившемся окне задаем имя импортированной таблицы Офисы1. Нажимаем кнопку Готово, таблица импортирована.
Примечание:
Если присоединяемые таблицы являются связанными в своей базе данных, то эта связь между ними сохраняется и в той базе данных, к которой они были присоединены. Однако изменить свойства этой связи или удалить ее можно только в "родной" базе данных.
Примечание:
При задании имен таблиц и полей в таблицах необходимо придерживаться ряда правил.
· Имена полей в таблице не должны повторяться, т. е. должны быть уникальными.
· Имена полей могут содержать не более 64 символов, включая пробелы.
· Желательно избегать употребления имен полей, совпадающих с именами встроенных функций или свойств Microsoft Access (например, Name — имя).
· Имя поля не должно начинаться с пробела или управляющего символа (коды ASCII 00-31).
· Имена полей могут содержать любые символы, включая буквы, цифры, пробелы, специальные символы, за исключением точки (.), восклицательного знака (!), апострофа (') и квадратных скобок ([), (]).
Эти же правила действительны и для имен таблиц, а также других объектов Microsoft Access.
Рекомендуется не использовать очень длинные имена, т. к. они плохо запоминаются, и не включать в имена большое количество пробелов, особенно если с именами предполагается работать с помощью процедур Visual Basic for Application. Чтобы следовать этой рекомендации и при этом получать понятные имена, можно либо использовать вместо пробелов между словами знак подчеркивания (_), либо писать все слова слитно, но каждое начинать с заглавной буквы.
Важно четко представлять предметную сторону задачи, чтобы не делать ошибок, применяя типы данных «Текстовый», «Числовой», «Денежный», «Дата/время», «Логический», назначение которых, по-видимому, ясно.
|
|
|
Тип данных "Счетчик" применяется в Microsoft Access для создания полей, в которые при добавлении записи автоматически вводится число. В поле счетчика могут быть использованы три типа чисел:
· последовательно возрастающие на один;
· случайные числа;
· коды репликации (также называемые GUID—глобальные уникальные идентификаторы).
Наиболее часто используется счетчик последовательно возрастающих чисел. Такой тип счетчика удобно использовать как ключевое поле таблицы (см. ниже). Счетчик случайных чисел создает уникальный номер для каждой записи в таблице. Код репликации используется при репликации базы данных для создания уникальных идентификаторов, обеспечивающих синхронизацию реплик. (Пояснение к механизму репликации есть в приложении.)
Данные типа "Мемо" (примечание) используются для размещения символьных данных большой (свыше максимальной длины текстовых строк) и переменной длины, когда нельзя заранее предугадать длину поля. В БД "Студенты" тип мемо можно применить к полям "Предыдущее место учебы" или "Хобби", объем размещаемой информации в которых варьируется от нескольких строк (для очень деятельной и разносторонней личности) до нуля (скрытный человек).
Данные типов "Гиперссылка" и "Объект" в нашем примере не используются и их свойства не обсуждаются. Краткие пояснения к данным этих типов даны в приложении.
С типом данных связан тип поля. Различие между типом поля и типом данных достаточно неуловимо. Следует заметить, что тип данных отражает не только тип данных, хранящихся в нем, но и способ формирования этих данных. Есть типы данных, однозначно совпадающие с типом полей, а есть такие, которые указывают на группу типов полей, из которой надо выбрать конкретный тип для создаваемого поля. Каждый тип поля однозначно определяет его длину, чего нельзя сказать о типе данных (см. Тема 4).
После ввода имени поля необходимо задать тип данных, которые будут находиться в этом поле. Наиболее удобным способом является выбор типа из списка, но наименование типа можно ввести и вручную. Обычно при ручном вводе Конструктор автоматически предлагает закончить вводимое название типа. В Microsoft Access имеются следующие типы данных:
|
|
|
· Текстовый — символьные или числовые данные, не требующие вычислений. Поле данного типа может содержать до 255 символов. Размер текстового поля задается с помощью свойства Размер поля, в котором указывается максимальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле. При необходимости ввести строку большего размера, чем указано в данном свойстве, надо значение свойства изменить, т. к. место под дополнительные символы не резервируется. Независимо от длины текстового поля оно хранится в базе данных Access в записи переменной длины. Access не занимает память под неиспользуемую часть текстового поля в записи, что уменьшает общий размер базы данных.
· Поле MEMO — поле MEMO предназначено для ввода текстовой информации, по объему превышающей 255 символов. Такое поле может содержать до 65 535 символов. Этот тип данных отличается от типа Текстовый тем, что в таблице хранятся не сами данные, а ссылки на блоки данных, хранящиеся отдельно. За счет этого ускоряется обработка таблиц (сортировка, поиск и т. п.). Поле типа MEMO не может быть ключевым или проиндексированным.
Примечание:
Не используйте поле типа MEMO, если нужно будет сортировать записи таблицы по данному полю — это невозможно. Если 255 символов не достаточно для хранения всех данных, придется разбить его на два или три текстовых поля.
· Числовой — числовой тип применяется для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. Имеет много подтипов. От выбора подтипа (размера) данных числового типа зависит точность вычислений. Для установки подтипа числовых данных служит свойство Размер поля. Данные этого типа могут содержаться в 1, 2, 4, 8 или 16 байтах. Обычно по умолчанию используется подтип Длинное целое, который занимает 4 байта и представляет собой число в пределах от -2 147 483 648 до +2 147 483 647. Но, кроме этого типа, можно указать Байт — 1 байт, — 2 байта, Одинарное с плавающей точкой — 4 байта, Двойное с плавающей точкой — 8 байтов, Десятичное — 12 байтов, Код репликации — 16 байтов.
|
|
|
· Дата/Время — тип для представления даты и времени. Позволяет вводить даты с 100 по 9999 год. Размер поля — 8 байтов. Даты и время хранятся в специальном фиксированном числовом формате. Дата является целой частью значения поля типа Дата/Время, а время — его дробной частью. Access предоставляет большой выбор форматов отображения даты и времени.
· Денежный — тип данных, предназначенный для хранения данных, точность представления которых колеблется от 1 до 4 десятичных знаков. Целая часть данного типа может содержать до 15 десятичных знаков.
· Счетчик — поле содержит 4-байтный уникальный номер, определяемый Microsoft Access автоматически для каждой новой записи либо случайным образом, либо путем увеличения предыдущего значения на 1. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать двух миллиардов.
· Логический — логическое поле, которое может содержать только два значения, интерпретируемых как Да/Нет, Истина/Ложь, Включено/Выключено. Поля логического типа не могут быть ключевыми, но их можно индексировать.
Примечание:
Access использует величину -1 для представления значения Истина и величину 0 — для значения Ложь.
· Поле объекта OLE — содержит ссылку на OLE-объект (лист Microsoft Excel, документ Microsoft Word, звук, рисунок и т. п.). Объем объекта ограничивается имеющимся в наличии дисковым пространством. Тип объекта OLE не указывается в свойствах поля объекта OLE. Он зависит от приложения, использованного для создания объектов OLE, которые хранятся в этом поле. Упаковщик объектов позволяет внедрять файлы, созданные приложениями, которые не являются серверами объектов OLE. Например, он позволяет внедрить текстовые файлы в качестве объектов в таблицы Access 2002. В поле объекта OLE могут храниться произвольные данные, в том числе и данные нескольких типов. Это позволяет обойти основное ограничение реляционных баз данных, которое требует, чтобы в каждом поле хранились данные только одного типа.
· Гиперссылка — дает позможность хранить в поле ссылку, с помощью которой можно ссылаться на произвольный фрагмент данных внутри файла или Web-страницы на том же компьютере, в интранет или в Интернет. Гиперссылка состоит из четырех частей: отображаемый текст, адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (положение внутри файла или страницы) и текст всплывающей подсказки. Каждая часть гиперссылки может содержать до 2048 символов. Поле типа Гиперссылка не может быть ключевым или индексированным.
В поле типа можно также выбрать значение Мастер подстановок, который запускает Мастера подстановок, создающего поле подстановок. Поле подстановок позволяет выбирать значение поля из списка, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы.
|
|
|
Задание для самостоятельной работы
Создать для базы данных (Товар-Накладная) рассмотренной в главе Нормализация таблицы любым из рассмотренных способов (лучше использовать разные способы).
|
|
|
