Этапы инвентаризации материальных ценностей

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов. Формы по учету результатов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России от 18.08.98 г. №88 (в ред. от 27.03.2000 г.).

Первый этап - подготовительный:

- подготовка имущества (например, товарно-материальных ценностей) к проведению инвентаризации;

-  подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации; издание приказа (постановления, распоряжения) о проведении инвентаризации по форме №ИНВ-22;

-  формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;

-  определение сроков проведения и видов инвентаризируемого имущества;

-  распечатка инвентаризационных описей товарно-материальных ценностей (форма №ИНВ-3) отдельно на каждое материально ответственное лицо.

Перед тем как начать проверку остатков имущества, инвентаризационная комиссия должна получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств, а председатель инвентаризационной комиссии обязан их завизировать с указанием «до инвентаризации на «_______» (дата)». Кроме того, материально ответственные лица организации должны дать расписки в том, что к началу инвентаризации они сдали в бухгалтерию или передали комиссии все расходные и приходные документы на имущество, а также в том, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие - списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, которым были выданы подотчетные суммы для покупки имущества или доверенности на его получение.

Приказ (постановление, распоряжение) (форма №ИНВ-22) является письменным заданием, конкретизирующим содержание, объем, порядок и сроки проведения инвентаризации проверяемого объекта, а также персональный состав инвентаризационной комиссии. Приказ (постановление, распоряжение) подписывается руководителем организации и вручается председателю инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации (форма №ИНВ-23).

Рекомендуем не приступать к выполнению второго этапа инвентаризации, пока не будет правильно оформлен первый этап.

В инвентаризации процедура очень важна, так как нередко в результате инвентаризации могут быть выявлены реальные недостачи, что повлечет за собой санкции для материально ответственных лиц. Необходимо, чтобы эти лица уже заранее были готовы к тому, что их работу проверяют, чтобы, например, весь товар находился на вверенном им складе, был оприходован и проверен, т.е. они обязаны расписаться на заглавном листе инвентарной описи №ИНВ-3 и быть ознакомлены с приказом по форме №ИНВ-22.

Перед инвентаризацией следует проверить также наличие договоров о личной или коллективной материальной ответственности, сроки действия этих договоров.

Второй этап - собственно инвентаризация (т.е. выявление и проверка фактического наличия товаров, а также заполнение соответствующих граф в инвентаризационных описях). Фактическое наличие имущества при инвентаризации комиссия определяет путем его обязательного физического пересчета, взвешивания и перемеривания.

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи, которые составляются в двух экземплярах. На выявленные при инвентаризации негодные или испорченные материалы и готовые изделия составляются соответствующие акты.

При автоматизированной обработке данных по учету результатов инвентаризации форма №ИНВ-3 выдается комиссии на бумажных или машинных носителях информации с заполненными графами с 1-й по 9-ю. В описи ответственные лица комиссии заполняют графу 10 о фактическом наличии товарно-материальных ценностей в количественном выражении. Графа 9 «Номер паспорта» заполняется на материальные ценности, содержащие драгоценные металлы и камни.

При выявлении материальных ценностей, не отраженных в учете, комиссия должна включить их в инвентаризационную опись.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

Третий этап - это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета. На данном этапе выявляются расхождения в учете с фактическими остатками. Руководитель организации совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию, определяет причины расхождений, при необходимости сверяется движение товарно-материальных ценностей за период с момента предыдущей инвентаризации. Сличительные ведомости (формы №ИНВ-18, ИНВ-19) применяются для отражения результатов инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, готовой продукции и прочих материальных ценностей, по которым выявлены отклонения от данных учета.

В сличительных ведомостях отражаются результаты инвентаризации, т.е. расхождения между показателями по данным бухгалтерского учета и данными инвентаризационных описей.

На ценности, не принадлежащие организации, но числящиеся в бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении или арендованные, полученные для переработки), составляются отдельные сличительные ведомости.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному (ым) лицу (ам).

При заполнении сличительной ведомости для отражения результатов инвентаризации нематериальных активов (форма №ИНВ-18) графы 3, 8, 10 не заполняются.

Для выявления результатов инвентаризации незаконченных ремонтов основных средств, расходов будущих периодов, наличия денежных средств, ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности соответственно применяются формы №ИНВ-10, ИНВ-11, ИНВ-15 и ИНВ-16, в которых объединены показатели инвентаризационных описей (актов) и сличительных ведомостей.

Четвертый этап - оформление результатов инвентаризации. Документы по учету результатов проверок составляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно индивидуальному или коллективному договору о материальной ответственности.

Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма №ИНВ-26), применяется для оформления проведения инвентаризаций и контрольных проверок правильности проведения инвентаризации.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

В заключение следует указать на то, что ответственность за непроведение инвентаризации действующим законодательством Российской Федерации не предусмотрена. Однако штраф может быть назначен за недостоверность данных бухгалтерского учета и отчетности, поскольку инвентаризация проводится именно для подтверждения учетных данных.

Организация, которая не проводит инвентаризацию или делает это формально, нарушает требования бухгалтерского законодательства. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета, и представления бухгалтерской отчетности влечет за собой административную ответственность по статье 15.11 КоАП РФ.