 |
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).
|
|
|
|
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).
Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:
- имя файла;
- код оператора;
- другие поисковые данные.
Например:
DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC
158 20 12 2000
где
DEPARTAMENT – каталог;
PRIKAZ – подкаталог;
IVANOV. DOC – имя файла.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.
|
|
|
Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
Заключение
Действующая Типовая инструкция предназначена для федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам правильно решать такие важные задачи, как:
предварительное рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с применением современных информационных технологий;
организация исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке ответов;
оперативное хранение документации на бумажных и электронных носителях.
|
|
|
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных документов и придании им юридической силы.
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа, особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в следующих вопросах:
пояснение их юридического значения;
порядок утверждения и согласования документов;
использование различных видов печатей и правильная простановка их оттисков на документах;
применение факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
руководителя подписью другого должностного лица;
требования к текстам документов;
использование оборотной стороны документа для простановки реквизитов.
Список используемой литературы
1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова
2. «Составление и оформление служебных документов» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой
3. «Государственный стандарт Российской Федерации»
4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина
5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов
Приложение 1
МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
ПРИКАЗ
08.11.2004 № 215о/к
По личному составу
ПРИНЯТЬ:
ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.
|
|
|
Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.
Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.
ОСВОБОДИТЬ:
МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.
Основание: заявление Малаховой С.В.
Зам. директора К.В.Рябов
университета
Приложение 2
Министерство образования Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(РГГУ)
ПРИКАЗ
23.12.2001 № 124
Об обеспечении студентов
учебной литературой
В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.
2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.
3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.
Ректор университета Ю.А.Афанасьев
С приказом ознакомлены:
Приложение 3
Министерство образования
Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
(РГГУ)
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
|
|
|
23.12.2001 № 124
Москва
Об обеспечение студентов
учебной литературой
В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.
2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).
Ректор Ю.Н.Афанасьев
университета
Верно
Секретарь А.О.Горюнова
27.10.2004
[1] До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97
[2] Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях
[3] Реквизит – это отдельный элемент служебного документа
[4] Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
[5] Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.
|
|
|
