 |
Информационное обеспечение процесса управления
|
|
|
|
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
. Теоретические и методологические основы оперативного управления информационными потоками
Информационное обеспечение процесса управления.
Коммуникационный процесс на предприятии.
Информационные потребности субъектов управления.
. Методические аспекты исследования информационных потоков предприятия
Исследование информационных потоков в аппарате управления.
Анализ информационных потоков на предприятии.
Характеристика службы информационного обеспечения управления.
. Совершенствование информационных потоков в системе управления предприятием «Лайм»
Организационная структура ОАО «Лайм».
Основные правила организации документооборота на ОАО «Лайм».
Схема движения и технология обработки документов на ОАО «Лайм».
Контроль исполнения документов.
Вывод
Список использованной литературы
Приложения
управление информационный коммуникационный документ
ВВЕДЕНИЕ
В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.
Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.
|
|
|
Это необходимо знать и понимать будущим руководителям. Для меня, как для будущего менеджера, “информационный потенциал” играет очень важную роль. Поскольку, наши дни диктуют острую необходимость уверенно чувствовать себя на ногах в обществе, где значение информации для всех сфер общественной жизни постоянно увеличивается. Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.
ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ И МЕТОДОЛОГИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ОПЕРАТИВНОГО УПРАВЛЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННЫМИ ПОТОКАМИ
Информационное обеспечение процесса управления
“Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), сначало - сведения, передаваемые людьми устным, письменным либо иным методом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.Д.); С середины 20 века общенаучное понятие, включающее обмен сведениями меж людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом...”.[2]
Информация состоит из всех объективных фактов и всех догадок, которые влияют на восприятие человеком, принимающим решение, сущности и степени неопределенностей, связанных с данной неувязкой либо возможностью.
Все, что потенциально дозволит понизить степень неопределенности, будь то факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи либо слухи, обязано считаться информацией.
Существует обилие типов информации, используемых менеджерами: факты, оценки, прогнозы, обобщенные связи, слухи.
|
|
|
Управленческую деятельность можно условно поделить на три главные категории.[3] И конкретно они, на мой взор, определяют и характеризуют преобладающие по значимости, по распространению виды и категории управленческой информации.
Посреди более принципиальных видов источников информации можно выделить: источники внутри самой компании: специализированные группы служащих, деятельность специализированных групп служащих, периодические отчеты, всевозможные информационные связи, публикуемые источники, такие, как: отчеты правительственных агентств, отчеты торговых организаций, научные публикации, торговые журнальчики, справочники и списки, общие публикации, остальные компании: поставщики, рекламные агентства и средства массовой информации, заказчики (включая дилеров и оптовиков), конкуренты, информационная промышленность: компании, специализирующиеся исследованиями в области маркетинга, остальные специализированные агентства, такие, как служба газетных вырезок, служба проверки рекламы, служба кредита и т.Д.
В большинстве компаний львиную долю используемой менеджерами информации обеспечивают внутренние источники. Специализированная группа работников занята целиком либо частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.
В настоящее время, все крупная доля информации поставляется фирмами специализирующимися на сборе и анализе информации, предлагаемой потом или хоть какому заказчику в виде стандартизированного продукта, или строго по заказу.
К качеству информации предъявляются определенные требования, до этого всего требование о том, чтоб она удовлетворяла юзеров информации, по другому говоря, была полезной.
Полезность информации оценивается внутренними и внешними юзерами, которые предъявляют к её качеству следующие требования: уместность и своевременность информации - способность повлиять на принятие решения юзером и удовлетворить его интересы в подходящий момент либо к определенному сроку; достоверность информации - гарантия объективности и правдивости представляемых данных, что предполагает необходимость указания способов сбора, учета и обработки информации, чтоб юзеры могли верно понимать назначение представляемой информации и проверить её; сопоставимость информации - возможность сравнения характеристик с данными по иным фирмам, регионам, государствам, что просит внедрения определенных стандартов в предоставлении информации; доступность и понятность информации - представление информации в ясной для понимания форме, чтоб юзер мог использовать её для принятия решения, не боясь допустить ошибку. Для ясного понимания информации нужно, чтоб формы её представления отражали существо вопросов, были четкими, без излишней детализации, верно переведенные на иностранные языки; конфиденциальность информации - серьезный учет и контроль за распространением информации посреди внешних юзеров, а также за её содержанием и характером.
|
|
|
Множество информации о конкретных видах деятельности организации, является только маленький частью всех информационных потребностей компании. В большинстве случаев тут заморочек не возникает. Настоящие трудности возникают при необходимости смотреть за переменами ситуации. Ресурсы хоть какой организации постоянно находятся в состоянии движения. В хоть какой момент времени в наличии имеется большее либо меньшее количество товарных запасов, наличных средств, приходных и расходных счетов. Организация увольняет работников и нанимает новейших. Освоение новой технологии может привести к изменению скорости, с которой потребляется сырье и выпускается готовая продукция. Если внешняя Среда изменчива, то жизненно принципиальные для организации действия могут происходить с ошеломляющей скоростью. И если администрация впору не будет получать информацию об этих конфигурациях, последствия могут быть просто гибельными.
Информационно-управляющая система (ИУС) определяется как формальная система для выдачи администрации информации, нужной для принятия решений.
Одна из принципиальных заморочек, связанных с новой технологией ИУС, - это легкость, с которой можно выдавать чрезмерное количество информации. А избыток информации также затрудняет процесс принятия решения, как и её недочет. Погребенный под грудой несущественных фактов, управляющий либо может просмотреть важную информацию, либо не сумеет довольно скоро установить её для современного принятия решения. Следовательно, отлично проектированная ИУС избирательно снабжает управляющего информацией только того типа, которая нужна для его деятельности. По способности, информацию нужно как можно плотнее “сжимать”, чтоб ускорить процесс её скопления.
|
|
|
Как и большая часть остальных вспомогательных средств управления, на работу ИУС оказывают влияния конфигурации внутренних и внешних событий. Хоть какое изменение в структуре организации традиционно значит, что какую-то конкретную информацию необходимо будет направлять по другому адресу. К примеру, если высшее управление воспринимает шаги к децентрализации организационной структуры, нужно модифицировать ИУС таковым образом, чтоб снабжать управляющих более низких звеньев отчетами и другой информацией, которая ранее была адресована лишь высокому управлению. Аналогично, если вышло изменение целей, к примеру, вследствие решения выпускать новое изделие, необходимо также изменить и модернизировать ИУС, чтоб она выдавала информацию о новейших потребителях и конкурентах. Если от правительственных органов поступают новейшие распоряжения относительно налогообложения, сохранности изделия, потребительской информации, гарантий прав на работу и т.П., Нужно модернизировать ИУС с целью сбора, хранения, обработки и распределения новой нужной информации.
Руководящие работники не могут предвидеть, какая конкретно информация им может понадобиться. Конфигурации банковского процента, вероятное слияние компаний, объявление конкурентов о выпуске нового изделия может вынудить управляющего разыскивать соответствующие данные и собирать практически по крохам нужную ему для принятия решения информацию. Даже рутинный анализ оперативных данных может породить самые нежданные вопросы.
Внешняя система направляет свои ИП для того, чтоб предприятие правильно изменило свое поведение, но это может быть только в том случае, если менеджер предварительно был обучен правильному восприятию соответствующего информационного продукта.
Исследователи в области теории информации обращают внимание на то, что для понимания и последующего использования конкретной порции информации получатель обязан обладать определенным запасом знаний. Совокупность знаний, позволяющих распознать некое множество информационных товаров именуется информационным потенциалом.[7]
|
|
|
Обучение, либо формирование информационного потенциала, менеджера осуществляется с помощью ИП, вырабатываемых внешними системами и посылаемых в информационное поле. Естественно поделить все ИП на управляющие и обучающие. Следует заметить, что сами системы такового явного деления не создают.
Вырабатывая управляющие ИП, системы не заботятся о том, чтоб самим же изготавливать адекватные им обучающие ИП. Предполагается, что менеджеры уже получили их ранее в учебных системах либо что какая-то другая система их уже выпустила либо выпустит позднее. Более ярко это выражается в денежной сфере, когда постановления Правительства разъясняются потом налоговой службой либо центральным банком.
Обучающие ИП направляются в то же глобальное информационное поле, где они смешиваются с другими управляющими ИП и нейтральными информационными изделиями.
Информационный потенциал менеджера обязан обеспечить восприятие всех видов ИП, чтоб его управленческие решения не привели к отрицательным последствиям для компании. Жизнеспособность компании напрямую зависит от его информационного потенциала.
В процессе управления встречаются самые разные ситуации, очень сложные трудности и задачки. Поэтому менеджеру приходится воспринимать организационные, экологические, организационно-экономические, социальные, социально-экономические, производственно-технологические и технические решения.
Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования: краткость, четкость формулировок, своевременность поступления; ублажение потребностей конкретных управляющих; точность и достоверность, верный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.
|
|
|
