 |
Исследование информационных потоков в аппарате управления
|
|
|
|
Полное представление об информационных потоках в аппарате управления может быть получено при изучении его информационной структуры и документированной и недокументированной информации.
Цель исследований информационных структур аппарата управления - получение исходных данных для: проектирования системы документационно-информационйого обеспечения учреждения, в состав которой могут входить подсистемы формирования исходных данных, подразделения и службы обработки корреспонденции, копирования и размножения документов, архив и т. п.
Знание информационной структуры аппарата управления необходимо и для размещения его структурных подразделений, выбора оборудования для транспортировки и передачи документов, проектирования систем связи. Сами же документы исследуют, для того чтобы выяснить возможности их унификации, разработать оптимальные технологические процессы работы с ними, выбрать технические средства механизации и автоматизации документационных процессов.
При изучении информационных структур учитывают функциональные связи и связи, необходимые для передачи материальных объектов.
Информацию о существующих связях получают во время опросов, бесед, анкетирования, с помощью технических средств и т. п. Полученные сведения в зависимости от цели проектирования представляют в виде графиков, схем или таблиц. При представлении информационной структуры иерархической системы управления график имеет вид направленного сверху вниз дерева. На высшем уровне иерархии находится руководитель аппарата управления, на следующем - его заместители и так далее в соответствии с таблицами уровней подчиненности отделов и сотрудников. При представлении информационной структуры в виде схем можно использовать символику, принятую для изображения элементов и связей в автоматизированных системах управления и системах обработки данных.
|
|
|
Числа в матрице показывают, сколько раз была зарегистрирована в течение наблюдаемого периода связь между подразделениями. Каждому числу, расположенному выше диагонали матрицы соответствует число ниже диагонали. Эти числа, показывающие интенсивность связей между подразделением, в общем случае могут быть и не равны, так как характеризуют например, число обращений или вызовов подразделения и число обращений или вызовов подразделения. Для определения интенсивности связи между двумя подразделениями берут либо их среднее арифметическое либо максимальное значение.
Выбор определяется целями, для которых исследуются информационные связи. Например, для проектирования пневмопочт загрузку канала будет определять величина макс (так как необходимо транспортировать обратно и пустые патроны), а для решения вопроса о размещении подразделений - величина х.
Такие таблицы составляют для личных контактов, передачи документов и для передачи данных по техническим каналам связи. Для каждого из этих видов связи может быть составлена или своя таблица, или сводная таблица по всем видам связи.
Наиболее простой и эффективный способ получения сведений об информационных связях между подразделениями заключается в следующем. Для каждого подразделения составляют таблицу связей.
С помощью опроса всех или только ведущих сотрудников подразделения устанавливают интенсивность связей с каждым отделом по личным контактам, передаче документов и использованию технических средств. «Вес» связи определяется количеством сотрудников, которые указали на свои контакты с тем или иным подразделением. Суммируя высказывания сотрудников, можно установить, что наибольшая интенсивность связи по личным контактам будет, например, с подразделением. При анализе можно учесть и служебное положение сотрудника с помощью коэффициента его оценки.
|
|
|
Зная частоту появления и значимость отдельных видов связей, можно определить их относительный «вес». Если предпочтение отдается какому-либо одному виду связи независимо от того, насколько часто она появляется, то решающим фактором в этом случае будет частота появления именно этой связи. Применив бальную оценку каждой из связей, определяем ее общий вес простым умножением весов.
Имея эти данные, составляют таблицу (матрицу) весов. В этой матрице числа в отдельных клетках указывают связи, полученные перемножением частоты связей на оценку их значимости по выбранной, например, трех бальной системе - 3, 2, 1.
Матрица весов позволит решить и проблему оптимального размещения сотрудников структурного подразделения. Из матрицы весов выбирают сотрудника А с наибольшим весом связей, затем сотрудника £ и т. д. Метод позволяет оптимизировать размещение сотрудников при проектировании рационального аппарата управления.
Исследование документированных информационных потоков проводят следующими методами:
на стадиях технического задания, технического предложения или эскизного проекта - беседы и опросы, изучение документов, анкетирование
на стадиях технического и рабочего проектирования - изучение документов полистным их просмотром, анкетирование, с помощью автооперограмм.
Исследование бездокументных информационных потоков во время реализации технического задания, технического предложения и эскизного проекта производят путем бесед и опросов; на стадиях технического и рабочего проекта - изучением технической документации, анкетированием и с помощью технических средств.
Исследовать как документные, так и бездокументные информационные потоки можно путем инвентаризации и выборочными методами в течение всего расчетного периода (например, в течение года или в ограниченных интервалах времени: неделя, месяц). Результаты исследований обрабатываются статистическими методами и могут быть представлены в виде информационных моделей.
|
|
|
Группировка и классификация неформализованной управленческой информации. Исследование потоков неформализованной информации начинают со сбора фактического материала, всех видов документированной и недокументированной информации, которая используется в аппарате управления. Исследования управленческой информации ведут от «общего к частному», последовательно переходя от укрупненного деления информационного массива на группы к классификации и разделению информации внутри групп, к изучению и анализу отдельных сообщений.
В первую очередь составляют перечень документированной и недокументированной информации. Перечень позволяет выявить процедуры, связанные с построением и обработкой информации, дает возможность построить тезаурус документов, определяющий количество смысловой информации. Перечень документов в дальнейшем позволит формализовать процесс их составления. Так как процессы управления повторяются, то число способов образования документа ограниченно. Перечень документов также способствует использованию матричных методов изучения аппарата управления.
Для составления перечня документов можно применить анкетирование.
Перечень недокументированных сообщений получают с помощью опроса и бесед или используя простую анкету, заполненную ведущими сотрудниками аппарата управления. Уточняют его, просматривая регистрационные карты (журналы), изучая документы в делах и т. п.
Типические группы документов выделяются по признакам, характерным для работы данного аппарата управления (например, кадровые, плановые, отчетные, финансовые и т. п.).
Затем классифицируются документы внутри групп в соответствии например с классификацией, приведенной в главе второй или по признакам, отвечающим функциям управления.
Выявленный и классифицированный перечень документов согласовывают с руководством, после чего он может быть положен в основу дальнейших работ по унификации и типизации документов, проектированию их новых форм, сокращению количества и т. п.
|
|
|
Детальные сведения о документах получают, заполняя анкеты документов.
Изучение потоков управленческих документов может быть произведено наблюдением за прохождением документов; изучением документации; анкетированием; с помощью автооперограмм.
Маршрут движения документа с момента его поступления (или изготовления) до момента передачи в архив или в экспедицию можно точно установить простым наблюдением. Однако хотя сведения и будут достоверными, затраты на их получение будут значительными.
Изучением документации и опросом также можно получить достоверные сведения о маршруте управленческих документов, составляя например, принципиальные маршрутные схемы, которые позволяют выяснить: количество структурных подразделений (сотрудников), через которых проходит документ; последовательность прохождения; состав операций, выполняемых с документом в каждом из структурных подразделений.
Эффективен при изучении работы с документами и метод автооперограмм - разновидность анкетирования (разработка и последующий анализ заполненных сотрудниками аппарата управления анкет). Анкета состоит из вертикальных и горизонтальных граф. По горизонтали отмечаются фамилии сотрудников, обрабатывающих или составляющих документ, а по вертикали указываются выполняемые им операции.
Автооперограмма прилагается к документу по указанию начальника аппарата управления или его заместителя в соответствии с приказом по аппарату управления. Секретарь (инспектор) аппарата управления вписывает в верхнюю строку номер документа и дату наложения резолюции, присваивает автооперограмме номер и регистрирует этот номер, а также номер и дату документа в регистрационных картах или журнале. Исполнитель, получив документ с автооперограммой, обязан в первой свободной строке написать свою фамилию;
после окончания выполняемой им операции, против своей фамилии в столбце, отвечающем виду выполненной им операции, поставить дробью дату окончания операции и время, затраченное на ее выполнение.
После исполнения документа при сдаче его в экспедицию или архив заполненная автооперограмма передается выделенному для этой цели секретарю-инспектору аппарата управления.
Использование автооперограмм позволяет получить следующие сведения; перечень операций над документами; количество исполнителей, занятых обработкой определенных документов; маршрут движения документов; трудоемкость операций над документами; последовательность выполнения операций. Достоинство метода автооперограмм - высокая достоверность и полнота полученных сведений, недостаток сравнительно большая трудоемкость. При большом количестве автооперограмм их необходимо приспособить для машинной обработки, введя соответствующие шифры.
|
|
|
