 |
Документация хозяйственных операций и требования к оформлению документов.
|
|
|
|
Документооборот – движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив. Документирование операций – это сбор, текущее наблюдение, измерение и запись операций в документах. Для рационального ведения бухгалтерского учета на каждом предприятии должна быть установлена схема документирования хозяйственных операций на основе изучения объектов учета, хозяйственных и производственных процессов и системы управления.
Все хозяйственные операции должны оформляться первичными документами. Первичный документ – это письменное доказательство того, что хозяйственная операция совершена или получено разрешение на ее проведение.
Для отражения хозяйственных операций применяется большое количество документов. 1. Распорядительные документы – это приказы на совершение хозяйственных операций, но они не являются основанием для учетных записей, поскольку не подтверждают факта их осуществления.
2. Оправдательные документы – документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной операции и служащие основанием для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете.
3. Документы бухгалтерского оформления составляются бухгалтером для подготовки информации с целью отражения ее в учетных регистрах.
4. Комбинированные документы содержат признаки распорядительных и оправдательных документов; целесообразность их применения в сокращении общего количества документов.
5. Первичные документы составляются в момент совершения хозяйственной операции.
6. Сводные документы обобщают данные первичных документов.
7. Разовые документы оформляют одну хозяйственную операцию, а накопительные – за определенный период времени.
|
|
|
8. Внутренние документы составляют и используют на данном предприятии, а внешние поступают на предприятие от организаций и лиц.
Реквизиты (название документа, номер, подпись, печать, дата составления и срок действительности документа) – обязательные показатели, которые должен содержать каждый документ.
Порядок расположения реквизитов называется структурой документа.
Виды структур:
а) анкетная – реквизиты расположены, как в анкете, документ легко читать и заполнять;
б) табличная – реквизиты расположены в определенной таблице, их легко обрабатывать на машинах;
в) типовая – такие документы используются везде, они содержат определенные реквизиты и порядок отражения в них хозяйственных операций.
Документы, отражающие факт совершения операции, поступают в бухгалтерию и подвергаются нескольким проверкам.
Виды проверок:
а) формальная – проверка правильности оформления документов по форме;
б) по существу – бухгалтер определяет законность данной хозяйственной операции;
в) арифметическая – проверка правильности подсчетов данных документа.
Проверенные документы сортируются по определенным признакам и по стоимостной оценке.
Проставление расценки в документах – таксировка.
После определения стоимостных показателей на каждом документе проставляется корреспонденция счетов – контировка.
Данные сгруппированных документов заносятся в учетные регистры – специальные ведомости учета затрат. Затем они поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором хранятся 1 год, по истечении этого срока передаются в постоянный архив.
Классификация документов.
ПО НАЗНАЧЕНИЮ: 1. оправдательные (накладная, счет, кассовый ордер);
2. бухгалтерского оформления (бухгалтерская справка, расчеты);
3. распорядительные (платежные поручения, кассовый ордер, приказ о приеме на работу и зачисление в штат)
|
|
|
4. комбинированные (расчетно-платежные ведомости).
ПО ОБЪЕМУ СОДЕРЖАНИЯ: 1. первичные (кассовый ордер, требование, накладная, чек)
2. сводные (авансовый отчет, расчетно-платежная ведомость).
ПО СПОСОБУ СОСТАВЛЕНИЯ: 1. разовые (требования, накладные);
2. накопительные (лицевой счет, лимитно-заборная карта).
ПО МЕСТУ СОСТАВЛЕНИЯ: 1. внутренние (накладные-требования);
2. внешние (платежные требования или поручения, выписка банка).
Первичные документы по назначению разделяют: Распорядительные - разрешают проведение хозяйственных опера-ций, но не подтверждают их совершение (приказы, распоряжения, ука-зания, доверенности) не отражается в учетных регистрах. Эти докумен-ты подписывают сотрудники организация, имеющие право давать рас-поряжения, отраженные в данных документах; Исполнительные (оправдательные) - фиксируют факт совершения хозяйственной операции и свидетельствуют о получении, выдаче, рас-ходовании материальных и денежных ресурсов, что непосредственно отражается в учетных регистрах (накладные, требования, приходные ор-дера, акты приемки и др.); Документы бухгалтерского оформления - составляются в бухгал-терии в случаях, когда для записи хозяйственных операций других пер-вичных документов нет (отчеты, справки, расчеты и др.); Комбинированные документы - документы, имеющие разреши-тельно - оправдательный характер, оправдательный и бухгалтерского оформления (авансовый отчет, расходный кассовый ордер, платежная ведомость). По порядку составления документы разделяют на первичные, ко-торые составляются на каждую отдельную операцию в момент ее со-вершения и сводные - оформляются на основании первичных однородных документов. Они могут быть исполнительными, бухгалтер-ского оформления, комбинированными. По содержанию хозяйственных операций документы делятся на материальные документы - отражают наличие и движение средств и предметов труда. К ним относятся основные акты (накладные) приема/передачи и списания основных средств, нематериальных активов, доку-менты на оприходование и списание материальных ценностей, счета-фактуры, накладные и др. Денежные - отражают движение денежных средств. Например: чеки, выписки банка, приходные и расходные кассо-вые ордера и др. Расчетные г отражают расчеты организация с юриди-ческими и физическими лицами. Например: платежные поручения, рас-четно-платежные ведомости. По способу отражения операций документы бывают разовые - применяются один раз для отражения одной или нескольких операций. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете. Накопительные документы - со-ставляются за определенный период для отражения однородных повто-ряющихся операций. В конце периода подсчитываются итоги для пока-зателей, которые служат основанием для учетных записей. Например: лимитно-заборные карты, месячные наряды и др. По месту составления документы бывают внутренними, которые составляются для отражения внутренних операций организация. Напри-мер: кассовые приходные и расходные ордера, акты, расчетно-платежные ведомости и др. Внешние документы г составляются за пре-делами данного организация и поступают к нему в оформленном виде. Например: счета-фактуры, выписка из банка, товарно-транспортные на-кладные и др. По порядку заполнения: документы, заполняемые вручную или на пишущей машинке и посредством средств вычислительной техники, т.е. автоматическое формирование первичного документа в момент отраже-ние хозяйственной операции в информационной системе организация. Форма документа определяется совокупностью показателей и их распо-ложением в документе. Наименование показателей и их состав зависят от типа отражаемой хозяйственной операции. Первичные документы для придания им юридической силы имеют ряд обязательных показателей:
|
|
|
- наименование документа (формы), код формы;
- дата составления;
- наименование организации;
- содержание хозяйственной операции
- измерители хозяйственной операции
- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяй-ственной операции и правильность ее оформления;
- личные подписи указанных лиц.
Инвентаризация и ее виды.
Ивен-я – это проверка д/обесп-я достоверности данных бух.учета и отчетности по установлению на опред-ый момент фактич-го наличия ср-в их источника, фактич-ки произведенных затрат путем пересчета инвентаризируемого объекта на месте и в натуре, или путем проверки учетных записей.
|
|
|
Инвентар-ции принадлежат: осн. ср-ва, товарно-матер. ценности, расчеты, незаверш. про-во и т.д.
Этапы инв-ции:
1.Проверка фактич-го наличия имущ-ва.
2.Документ-ое оформление результатов инвентаризации.
3.Принятие реш-я по рез-ам инв-ции
Случаи, когда пров-ся ин-ция:
1.При смене матер-но-ответств-го лица.
2.Уход в отпуск бригадира, или более половины членов бригады.
3.Установл-е случаев хищения, порчи и др. злоупотреблений с имущ-ом предпр-я.
4.Составл-е годовой фин. отчетности.
5.Передача имущ-ва в аренду, выкуп, продажа.
6.Ликвидация орг-ции или её реорг-ция.
7.Стихийное бедствие,пожар и др.чрезвыч.ситуации.
Классифицируется инвентаризация на различные виды по следующим признакам:
- по основаниям для проведения инвентаризации делятся:
- на плановые и внеплановые: плановые инвентаризации проводятся в определенные сроки по плану, утверждаются руководителем предприятия (ежемесячные инвентаризации незавершенного производства; инвентаризации, проводимые перед составлением годового отчета);
- внеплановые инвентаризации проводятся вне графика и по требованию правоохранительных органов;
- по объему охватываемых проверкой видов ценностей инвентаризации подразделяют на полные и неполные: полные инвентаризации, охватывающие все виды товарно-материальных ценностей, наличных денежных средств и средств на счетах банковских учреждений, состояние расчетов с кредиторами и дебиторами с целью обеспечения реальности бухгалтерских балансов на конец года и по казанных в них финансовых результатов (они проводятся один раз в год); неполной инвентаризацией охватываются отдельные виды при надлежащего предприятию имущества (например, готовая продукция на складе, наличные деньги в кассе и т. д.) и проводится по мере необходимости;
- по полноте охвата наименований проверяемых ценностей различают сплошные и выборочные инвентаризации: сплошная инвентаризация охватывает все разновидности наименований товарно-материальных ценностей, средств и расчетов (все виды сырья, готовой продукции и т. д.); при выборочной инвентаризации проверяется только какая-то совокупность товарно-материальных ценностей или конкретная их разновидность.
|
|
|
