 |
Порядок организации документооборота в Судебном департаменте
|
|
|
|
95. Порядок организации документооборота определен Инструкцией по делопроизводству в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента от 15 июня 2007 г. № 76, и включает в себя:
обработку и регистрацию входящих документов;
порядок работы со служебными документами;
обработку и регистрацию отправляемых документов;
передачу текстов служебных документов по каналам факсимильной связи;
работу исполнителей со служебными документами;
порядок прохождения внутренних документов;
учет объема документооборота.
96. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в аппарате Судебного департамента, соблюдение установленного порядка работы с документами и правил их подготовки возлагается на Управление делами. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях возлагается на руководителей этих подразделений. Методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях осуществляет Управление делами.
97. Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство. Назначение одного или нескольких работников, ответственных за делопроизводство, производится руководителем структурного подразделения по согласованию с управляющим делами Судебного департамента.
98. Обеспечение деятельности Генерального директора Судебного департамента, руководства и аппарата Судебного департамента осуществляет Управление делами, основными задачами которого являются:
98.1. Организация и обеспечение контроля за своевременным и полным исполнением указаний Генерального директора Судебного департамента, поручений руководства Судебного департамента по служебным документам в аппарате и системе Судебного департамента.
|
|
|
98.2. Организация делопроизводства в аппарате Судебного департамента на основе современных технологий и программно-технических комплексов для обработки документов.
98.3. Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование фонда документов, созданных в результате деятельности Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, управляющего делами, структурными подразделениями.
98.4. Организация работы центрального архива Судебного департамента.
99. На Управление делами в области делопроизводства возложены следующие функции:
99.1. Осуществление экспедиционной обработки и регистрации служебных документов и другой корреспонденции, поступающей в адрес Судебного департамента.
99.2. Составление актов на документы, поступившие в поврежденном виде или не в полном объеме (отсутствие отдельных листов документа, приложений к нему и т.д.), и направление одного экземпляра в суды и управления (отделы) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации.
99.3. Возвращение служебных документов, ошибочно направленных в Судебный департамент.
99.4. Сортировка поступивших в Судебный департамент документов по предназначению на регистрируемые и нерегистрируемые и передача их в структурные подразделения аппарата Судебного департамента по установленному порядку.
99.5. Регистрация в установленном порядке служебных документов, поступивших в адрес руководства Судебного департамента, исполненных ответов на поступившие запросы и документы, подготовленные в структурных подразделениях за подписью Генерального директора или его заместителей.
99.6. Представление управляющему делами обработанных документов, адресованных Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям, на просмотр для последующего доклада.
|
|
|
99.7. Передача в установленном порядке на исполнение в структурные подразделения Судебного департамента документов с поручениями (резолюциями) Генерального директора Судебного департамента и его заместителей.
99.8. Осуществление работы электронной системы «Дело» между Управлением делами и работниками, ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях.
99.9. Прием от подразделений аппарата Судебного департамента исполненных документов (запросы с ответами на них, справки, докладные записки и иные служебные документы) на доклад и подпись Генеральному директору Судебного департамента.
99.10. Проверка правильности оформления и адресования служебных документов, исполненных в структурных подразделениях Судебного департамента, наличия необходимых резолюций, приложений, завизированных и заверенных копий отправляемых документов и т.д., а после подписания их руководством - регистрация и подготовка к отправке или возвращение в структурные подразделения Судебного департамента.
99.11. Осуществление один раз в два года проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях с представлением итогового акта на доклад Генеральному директору Судебного департамента.
99.12. Прием от исполнителей, конвертование и отправка исходящей корреспонденции Судебного департамента.
99.13. Копирование служебных документов, поступивших с доклада от Генерального директора, и их выдача в структурные подразделения в установленном порядке.
99.14. Анализ работы структурных подразделений Судебного департамента по качеству подготовки документов, представляемых на доклад Генеральному директору по итогам полугодия и календарного года, внесение предложений по сокращению служебной переписки и укреплению исполнительской дисциплины.
99.15. Обобщение данных о документообороте в аппарате Судебного департамента, управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и доклад управляющему делами.
99.16. Разработка с учетом требований нормативных актов Федерального архивного агентства России и утверждение в установленном порядке сводной номенклатуры дел Судебного департамента на каждый календарный год.
|
|
|
99.17. Прием от структурных подразделений Судебного департамента дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения. Обеспечение их учета, сохранности и использования до передачи на государственное хранение.
99.18. Отбор дел с истекшими сроками хранения, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение, для уничтожения их в установленном порядке.
99.19. Формирование состава и организация работы центрального архива и Центральной экспертной комиссии Судебного департамента;
99.20. Методическое руководство и консультативная помощь делопроизводственным службам судов, органам Судебного департамента в работе со служебными документами и архивном хранении.
100. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производится централизованно в Управлении делами. Прошедшие учет и первоначальную регистрацию документы распределяются в зависимости от их важности и назначения, на требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента (Генеральным директором Судебного департамента, заместителями Генерального директора Судебного департамента) и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.
Служебные документы, полученные из высших органов государственной власти Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и Совета судей Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, а также содержащие информацию о чрезвычайных происшествиях в судах, органах Судебного департамента, чрезвычайных происшествиях с судьями, материалы по вопросам, требующим соответствующего решения докладываются руководству Судебного департамента.
101. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором, докладывается Генеральному директору Судебного департамента управляющим делами.
Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через секретарей и после ее рассмотрения они возвращают корреспонденцию в Управление делами.
|
|
|
102. На основании рассмотрения исполнителям даются поручения, оформленные в виде резолюции. Если исполнителей несколько, то ответственным исполнителем является должностное лицо, указанное в резолюции первым, которое несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.
103. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления.
104. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись руководству Судебного департамента или руководителю структурного подразделения, подготовку к отправке адресату.
105. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела структурного подразделения, соисполнителей, заместителей Генерального директора по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.
|
|
|
