 |
Оценка теоретических положений о понятии, сущности и классификации информации
|
|
|
|
Содержание
Введение
Глава I. Теоретический аспект информационно-технического обеспечения в управлении предприятием в современных условиях
Оценка теоретических положений о сущности и классификации информации
1.2 Структура, содержание информационно-технического обеспечения и требования к нему
Глава II. Анализ информационно-технического обеспечения на уровень организации труда работников юридического отдела РУП "БМЗ"
Краткая характеристика предприятия, история его возникновения и развития
Анализ организации труда и информационно-технического обеспечения юридического отдела
Глава III. Анализ информационно-технической базы и предложения по её усовершенствованию
Оценка качественных изменений в информационно-техническом обеспечении
Обеспечение информационной безопасности в управлении предприятием
Предложения по усовершенствованию информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ"
Заключение
Список литературы
Введение
Современная экономика немыслима без информации. Информационные потоки необходимо оценить, обработать, сделать необходимые выводы, принять правильное решение. Современный специалист - экономист должен уметь принимать обоснованные решения. Для этого наряду с традиционными знаниями, он должен владеть информацией по построению информационных систем.
Возрастание объема информации особенно стало заметно в середине XX в. Лавинообразный поток информации хлынул на человека, не давая ему возможности воспринять эту информацию в полной мере. Образование больших потоков информации обусловливается:
чрезвычайно быстрым ростом числа документов, отчетов, диссертаций, докладов и т.п., в которых излагаются результаты научных исследований и опытно-конструкторских работ;
|
|
|
постоянно увеличивающимся числом периодических изданий в областях человеческой деятельности;
появлением разнообразных данных, записываемых обычно на магнитных лентах и поэтому не попадающих в сферу действия системы коммуникации.
В данном курсовом проекте рассмотрено влияние роли информационно-технического обеспечения на уровень организации труда. В качестве объекта анализа был выбран юридический отдел РУП "Белорусский металлургический завод" города Жлобина.
Работа состоит из трёх глав, в каждой из которых дана достаточно полная информация об освещаемом вопросе. В первой главе дана оценка работ и публикаций теоретиков по данному вопросу. Она раскрывает понятие, сущность и классификацию информации, даёт общую характеристику информационных технологий. Во второй главе был проведён анализ информационно-технического и программного обеспечения отдела, рассмотрена схема документооборота в пределах юридического отдела. В третьей главе были внесены предложения по усовершенствованию существующей информационной системы, а также о возможностях и способах выхода в глобальную сеть интернет, как в юридическом отделе, так и по всей организации.
В работе был проведён анализ существующей информационной технологии с указанием всех имеющихся недостатков, был предложен перечень необходимых проектных мероприятий с их экономическим обоснованием.
Глава 1. Теоретический аспект информационно-технического обеспечения в управлении предприятием в современных условиях
Оценка теоретических положений о понятии, сущности и классификации информации
Термин "информация" латинского происхождения (от лат. informacion -разъяснение, изложение). Однако, современное определение информации было сделано сравнительно недавно. В Энциклопедическом словаре Ф. А. Брокгауза и И. А. Ефрона, изданном в Петербурге в 1907 г. в 86 томах, нет даже короткой заметки об информации. Лишь во втором издании БСЭ (1953 г.) была дана первоначальная трактовка информации как осведомление о каком-либо событии или чьей-либо деятельности [4, с. 196].
|
|
|
В последующие годы возникли и оформились различные научные подходы к пониманию информации, которые отражают особенности, предмет и объект исследования каждой из наук. Одни рассматривают информацию как научную абстракцию, своего рода инструмент познания, другие как объективное свойство, присущее всему материальному миру. По мере исследования феномена информации многие ученые связывают информацию с понятиями отражения и разнообразия (А. И. Берг, У. Ф. Эшби и др.). Таким образом, информация является не только фактором, но и условием существования, возникновения и развития новых структур [4, с. 198].
Как общенаучное понятие информация включает в себя обмен сведениями, сигналами и передачу наследственных признаков в человеческом обществе, животном и растительном мире.
В моём понимании информация- необходимое условие коммуникативности людей и, следовательно, протекания трудовых процессов. Информация является предметом труда всех занятых в управлении работников. Подвергая её обработке, люди получают продукт труда в виде сгустка информации - управленческого решения, которое не только определяет появление материальных и духовных ценностей, но и во многом воплощается в них. В таком случае управленческая информация представляет собой ресурс, без которого ни производство, ни система управления не могут существовать и развиваться. Движение этого ресурса в определенной системе координат предопределяет поведение всей системы управления [4,с.199-200]. С управленческой точки зрения, информация - это сведения, сообщения, данные о состоянии и движении системы управления, ее составных частей и элементов. Они воспринимаются и передаются человеком и техническим устройством устно (в форме речи), письменно (в виде текста, рисунков, схем, чертежей, таблиц, условных обозначений), либо иным способом. Информационные процессы являются одним из базовых условий любого производственного процесса. Через информацию осуществляется взаимосвязь всех элементов производства.
|
|
|
Я согласна с таким высказыванием, что управленческая информация является основой всякой системы управления, обеспечивая работу всех механизмов управления. Речь идет не только о простом обмене сведениями, сообщениями и данными (хотя и это важно), а о сложном информационном взаимодействии элементов производства и управления и об информационном воздействии на все управляемые объекты различными средствами, приемами и методами [1, с. 156].
Управленческая информация классифицируется по различным критериям: информация программный обеспечение труд
в зависимости от среды действия и применения - экономическая, техническая, идеологическая, политическая, психологическая;
1 по месту образования и направленности использования - внутренняя и
2 внешняя. Внутренняя информация составляет большую часть необходимых для управления предприятием сведений о ходе процесса производства, работе цехов и служб, сумме прибыли и т. д. Внешняя информация отражает связи с внешней средой: спрос на изделия, получение заданий, предписаний, обмен данными;
3 по характеру производственно-хозяйственной деятельности - бухгалтерская, финансовая, плановая, конструкторская, технологическая, сбытовая, кадровая, справочная и др.;
4 по степени подготовки и обработки - первичная, производная, промежуточная, обобщенная;
5 по времени и характеру использования - условно-постоянная, которая
6 составляет примерно 60-70 % сведений и данных нормативного и регламентирующего значения, и переменная - текущая, оперативная;
7 по роли в процессах управления - директивная, оперативно-командная,
8 аналитическая, контрольная и др.;
9 по форме отображения и носителям - документальная, речевая, визуальная и аудиовизуальная (звукозапись и звуковидеозапись);
10в зависимости от управляемых социальных, экономических, технических, технологических, организационно-структурных объектов - по численности, квалификации и половозрастному составу работников; планируемым и фактическим затратам на производство; сведениям о конечном продукте,
|
|
|
11его качестве, суммах продаж и получаемой прибыли (убытках); оборудованию,
12технологическим процессам; организации рабочих мест и организационной
13структуре управления [1, с. 160].
Классификация информации по определенным признакам позволяет ориентированно создавать информационное обеспечение управления, организовывать поиск, получение, преобразование, хранение, передачу данных, их дальнейшее использование. Организация информации неминуемо ведет к формированию "массивов" - комплектов данных, которые подразделяются на входные, основные, рабочие, выходные. Необходимость содержания данных в массивах с последующим накоплением новых сведений ведет к созданию массивов нескольких поколений: массив - "дед", основной массив - "отец", обновленный массив - "сын".
Организация массивов информации приводит на практике к созданию банков данных - важной составной части информационного обеспечения менеджмента. Банк данных - это система автоматизированного хранения информации, заключенной в массивы с прямым и многократным доступом к ним, с возможностью использования высокоскоростных средств переработки сведений на базе применения современных ЭВМ [2, с. 14-15].
Информационное обеспечение включает не только приемы и методы получения информации и выдачи ее пользователям, но и анализ объемов и потоков информации, их движения, состояния внутренней и внешней среды. Система информационного обеспечения менеджмента - это совокупность сведений, сообщений, данных о состоянии и поведении управляемых объектов, их взаимодействии с субъектами управления и окружающей средой; выявления возможностей более оптимального развития.
Информация в управлении заключается в информационную систему, которая интегрирует, объединяет различные подсистемы: справочные, поисковые, следящие, комплексные, автоматизированные, простые и сложные, централизованные и децентрализованные. Эти подсистемы выступают системами по отношению к составляющим их частям и элементам [3, с. 4-7].
Каждая информационная система характеризуется следующими элементами:
1 наличием определенных объемов и потоков информации;
2 звеньями и уровнями поступления и обработки сообщений, выдачи
3 командной информации в виде управленческих решений;
4 техническими средствами поиска, приема, фиксации, преобразования
5 и передачи информации;
- наличием носителей информации;
- каналами движения информации.
|
|
|
Действие информационной системы обусловлено также ее параметрами, языком системы, приемами и методами реализации функций, присущих данной системе [1, с. 165].
При написании курсового проекта я ознакомилась с материалами и публикациями многих учёных-методистов по освещаемому вопросу. Они высказывают свои мысли по поводу роли информационных технологий и информационно-технического обеспечения. Ознакомившись с публикациями и статьями и проанализировав все полученные мною потоки информации, я согласилась с высказываниями многих из них. Кандидат технических наук, доцент кафедры информационных технологий БГЭУ, Т. А. Ткалич пишет о роли эффективности информационных систем в управлении предприятием и актуальности этой проблемы сегодня. В своей статье он пишет, что бурное развитие современных информационных технологий обусловлено не только научно техническим прогрессом, но и ужесточением конкуренции, появлением новых форм и средств борьбы за выживание и экономическое процветание. Значимость современных информационных технологий в экономическом прогрессе является одной из задач, изучаемых в настоящее время в мировой экономической литературе. Актуальными стали новые направления оценки эффективности функционирования современных информационных систем - качество системы, влияние на бизнес и конкурентоспособность фирмы, социальная значимость нововведений, оптимизация инвестиций в ИТ и т д. Рынок ИТ насыщен аппаратно-программным обеспечением, характеризуется быстрым обновлением и моральным старением оборудования и программного обеспечения. Это требует должного уровни автоматизации и поддержки престижа фирмы, что влечет постоянную модернизацию или замену информационных систем (ИС).Оценка эффективности функционирования информационных систем является актуальной задачей для оценки и обоснования капиталовложений в ИТ и я полностью согласна с этими высказываниями [8, с. 21-25].
Непременным условием повышения эффективности управления предприятием в современных условиях является оптимальная информационная технология, обладающая гибкостью, мобильностью и адаптивностью к внешним воздействиям. Информационная технология предполагает умение грамотно работать с информацией и вычислительной техникой. Она базируется и зависит от технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения.
Техническое обеспечение - это персональный компьютер, оргтехника, линии связи, оборудование сетей. Вид информационной технологии, зависящий от технической оснащенности (ручной, автоматизированный, удаленный), влияет на сбор, обработку и передачу информации.
Программное обеспечение, находящееся в прямой зависимости от технического и информационного обеспечения, реализует функции накопления, обработки, анализа, хранения, интерфейса с компьютером.
Информационное обеспечение - совокупность данных, представленных в определенной форме для компьютерной обработки.
Организационное и методическое обеспечение представляют собой комплекс мероприятий, направленных на функционирование компьютера и программного обеспечения для получения искомого результата [1, с. 166].
1.2 Структура, содержание информационно-технического обеспечения и требования к нему
Маркетинговая информация базируется на знании конкретной ситуации, которая складывается на стадиях оформления заказа на производство продукции, ее изготовления, отгрузки и последующей оплаты. Маркетинговые исследования и мероприятия являются информационными. Например, изучение спроса на товары, анализ рынка сбыта требуют первичной информации об объекте с созданием в процессе исследования данных, устанавливающих с объектом обратную связь и корректирующих текущие и будущие маркетинговые программы. Поэтому маркетинговая деятельность - объективно существующий и постоянно функционирующий информационный процесс.
Базируясь на информации и порождая новые информационные потребности, маркетинг не может эффективно работать без использования компьютерных технологий, развитой информационной базы. Основное назначение маркетинговой информации - исключение неопределенности в процессе принятия решений [4, с. 201].
По отношению к процессу управления предприятием маркетинговая информация делится на внешнюю и внутреннюю.
Система внешней информации объединяет сведения о состоянии внешней среды предприятия, рынка и его инфраструктуры, поведения покупателей и поставщиков и т.д.
Система внутренней информации включает совокупность данных, возникающих на объекте в форме учетно-статистической отчетности и оперативной информации (отчеты, договоры, заявки, заказы).
Основным источником маркетинговой информации, на основе которой принимаются управленческие решения, являются данные внешней среды. Они подразделяются на управляемые, полууправляемые и неуправляемые. Такое разделение методологически предшествует разработке линии поведения предприятия, банка, биржи в процессе многоальтернативной проработки при выборе наиболее перспективных рынков. Это будут рынки, где фирме или предприятию (банку, бирже), с одной стороны, проще приспособиться к неуправляемым факторам, а с другой - с меньшими затратами и усилиями изменить управляемые и полууправляемые факторы в свою пользу.
Данные внешней среды, в отличие от внутренних, более стабильны. В силу своей природы они не поддаются воздействию маркетинговых мероприятий, вынуждая предприятия приспосабливаться к условиям внешней среды [4, с. 203].
Внутренняя информация включает анализ состояния и отчетные документы о портфеле заказов, объемах продаж, уровне складских запасов, финансовом положении фирмы или предприятия и т.п., учет которых обеспечивает управление сложными производственными системами в условиях рынка. Фирма, которая заинтересована в быстром и четком выполнении заказов и своевременной оплате покупателями отгруженных товаров, должна своевременно анализировать внутреннюю информацию, характеризующую ход выполнения маркетингового цикла "заказ - изготовление - отгрузка - оплата".
Необходимость использования в маркетинговой деятельности предприятия разнообразной и обширной по объему информации требует системного подхода к организации ее получения, преобразования и анализа в процессе выработки управленческих решений. Ценность управленческих решений в маркетинге в значительной степени зависит от информационного обеспечения (ИО), которое должно удовлетворять информационные потребности конкретных пользователей.
ИО маркетинга - совокупность внешней и внутренней информации, информации маркетинговых исследований и анализа, а также методов и средств ее организации для удовлетворения потребностей пользователей.
Информация маркетинговых исследований является результатом изучения конкретных направлений маркетинговой деятельности: исследования рынка, политики цен, способов продвижения товара, анализа товаров, тенденций деловой активности партнеров, прогнозирования объемов реализации и т.д. [2, с. 14].
Целью маркетинговых исследований является получение точных и достоверных данных по конкретным проблемам маркетинговой деятельности, необходимых для принятия руководством предприятия обоснованных решений. Подобные данные могут быть собраны путем проведения так называемых "кабинетных" и "полевых" исследований.
Первый вид исследований проводится на основе анализа данных, получаемых из специальных публикаций, справочников, статистических сборников и других источников, называемых вторичными данными.
Второй вид исследований опирается на первичные данные, формируемые непосредственно в местах их сбора в определенные сроки. Они получаются в процессе проведения специальных обследований, опросов, тестирования и т.п. При этом широко используются пробные продажи, наблюдения, экспертизы и специальные эксперименты по "проигрыванию" рыночных ситуаций. "Полевые" исследования позволяют оценить поведение потребителей на рынке, выявить эффективность стимулирования и рекламы, исследовать отношение к потребительским параметрам товара, определить намерения поставщиков и посредников [4, с. 205].
Внутренняя, внешняя и исследовательская маркетинговая информация может носить различный характер в зависимости от периодичности возникновения, назначения, отношения к обработке и т.д.
По периодичности или стабильности возникновения маркетинговую информацию подразделяют на постоянную, переменную и эпизодическую. Постоянная информация отражает постоянные, т.е. длительное время остающиеся неизменными величины маркетинговой среды. Переменная информация показывает фактические количественные и качественные характеристики функционирования объектов маркетинга. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например когда нужно получить дополнительные данные о новом конкуренте для оценки возможного изменения цены продаваемого товара.
По назначению маркетинговую информацию делят на: справочную, рекомендательную, нормативную, сигнальную и регулирующую.
Справочная информация носит ознакомительный, вспомогательный характер, отражает относительно стабильные признаки объектов маркетинга и представляется в виде системы справочников по фирмам, технико-эксплуатационным характеристикам продукции, ценам, тарифам и т.п.
Рекомендательная информация формируется в результате специальных маркетинговых исследований или на основе анализа данных, приводимых в печатных изданиях и в коммерческих базах данных. Она содержит прогнозы продажи продукции, приоритеты выбора целевых рынков, агентов посредников, фирм - поставщиков сырья и т.п.
Нормативная информация создается в основном в производственной сфере и включает нормы и нормативы различных элементов производства, а также нормативные законодательные акты.
Сигнальная информация возникает обычно в ходе появления отклонений фактического поведения объектов маркетинговой среды от запланированного.
После установления причин отклонений с целью их устранения выполняются соответствующие мероприятия, отражаемые в регулирующей информации. [4, с. 207].
Различают внемашинное и внутримашинное информационное обеспечение.
Внемашинное информационное обеспечение - это совокупность системы показателей, методов классификации и кодирования элементов информации, документов, документооборота информационных потоков, функционирующих на предприятии (фирме, банке, бирже). Внутримашинное информационное обеспечение представляет - совокупность данных на машинных носителях в виде разнообразных по содержанию, назначению и специальным образом организованных массивов (файлов), программ, баз данных и их информационных связей.
Информационное обеспечение включает знания о трех частях маркетинговой среды:
1 рынок товаров и услуг;
2 производство товаров и услуг;
3 внешняя среда, связанная с производством и рынком сбыта [3, с. 10].
4 Источниками информации о рынке товаров и услуг могут быть тематические и статистические сборники, рекламные проспекты, материалы выставок и семинаров, периодические издания отраслевого, федерального и международного характера, всевозможные обзорные материалы. Эта информация является доминирующей по отношению к двум другим и определяет направленность всего маркетингового анализа - емкости рынка, его деления на сегменты, ценообразования, потребительских свойств товара, деятельности конкурентов, стимулирования продаж и т.д.
При рассмотрении производства товаров и услуг фирмой или предприятием устанавливается соответствие внешних рыночных запросов внутренним производственно-ресурсным возможностям. Источниками информации при этом могут быть производственные планы, финансовые отчеты, бухгалтерский баланс, технологические карты, планы научно-исследовательских и конструкторских работ и т.д. Информация этих источников нацелена на: учет и анализ производственной мощности фирмы, оценку ее материально-технической базы, прибыльности, учет товаров, анализ ассортимента, издержек производства, ценовой политики, оценку кадров и т.д.
Информация о первых двух частях маркетинговой среды используется для разработки стратегии и тактики работы фирмы с целью создания максимально благоприятных условий относительно конкурентов.
Третья часть маркетинговой среды (внешняя среда) постоянно влияет на деятельность фирмы. Обычно факторы такого влияния относительно стабильны и не зависят от маркетинговых мероприятий. При этом фирма просто приспосабливается к внешней среде. К факторам макросферы относятся: демографические, экономические, природные, научно-технические, политические, культурные.
Требования к информации для решения маркетинговых задач предполагают:
1 комплексное изучение предметной области во всей полноте его производственных и рыночных связей;
2 тщательный отбор и обработку информации;
3 разумные затраты на создание развитой системы внутренней информации;
4 определение достаточного объема информации для каждой категории работающих в системе;
5 исключение факторов неожиданности при разработке
6 принципиально новых товаров или товарных систем;
7 соблюдение логической строгости и непротиворечивости
8 суждений при обработке первичной информации. [4, с. 208-209].
Как видно из перечня, многие требования касаются первичных данных. На выбор источников первичных данных, а также технологии и техники маркетинговых исследований влияют следующие факторы: постановка целей управления маркетингом на фирме; особенности информационной системы обследуемой среды; стоимость проведения исследований и выделенные на эти цели ресурсы; наличие специалистов соответствующих квалификаций, имеющих опыт проведения исследований; уровень развития инфраструктуры рынка; наличие средств вычислительной техники и другого специального оборудования; необходимость обеспечения объективности и конфиденциальности результатов исследования.
При создании ИО автоматизированных информационных систем маркетинга выполняются следующие работы:
9 определяются состав экономических задач и система показателей для каждого уровня обработки (индивидуальных АРМ, локальных вычислительных сетей, распределенных сетей);
10 устанавливаются состав и способы обмена информацией
11 между различными уровнями обработки;
12 создается информационный фонд и ведется его распределение между уровнями обработки;
13 организуются различные формы ввода информации на
14 ПЭВМ с учетом многоуровневой обработки данных;
15 рассматриваются вопросы использования различных видов классификаторов и обеспечивается составление локальных
16 классификаторов экономической информации;
17 создаются различные формы вывода информации (включая
18 подготовку таблично-текстового материала для составления
19 докладов, аналитических записок, бюллетеней, справочников) [4, с. 210].
Глава II. Анализ информационно-технического обеспечения на уровень организации труда работников юридического отдела РУП "БМЗ"
|
|
|
