 |
Анализ организации труда и информационно-технического обеспечения юридического отдела
|
|
|
|
В сфере широкого круга потребителей продукции данного завода, можно выделить и тот факт, что многие из них стоят на учёте в юридическом отделе заводоуправления, как должники, вовремя не оплатившие поставленную продукцию. Вследствие этого и раскрываются функции юридического отдела, заключающиеся в работе с этими предприятиями путём принятия оптимальных решений в вопросах с должниками.
Прежде, чем приступить к анализу отдела, отметим тот важный факт, с которым сталкиваются практически все студенты-практиканты. Многая информация на заводах является конфиденциальной и доступ к её базам данных либо ограничен, либо практически невозможен. За счёт этого становится тяжёлой задачей написание отчётов и курсовых проектов, из-за бедноты используемой информации.
Отдел состоит из 8-ми человек: начальник отдела, зам. начальника отдела и 6 юристов. Каждый из них выполняет свои функции по работе и несёт определённую ответственность за невыполнение своих функций. Разделение труда происходит между работниками и отделами по задачам стоящим перед юридическим отделом.
Общую ответственность перед коммерческим директором по работе ЮРО несёт начальник отдела. В его обязанности входят:
- подача заявлений в суд на должников, вовремя не оплативших поставленную продукцию;
- выезд в командировки, для решения в судебном порядке вопросов с должниками по искам;
решение административно-правового регулирования производственной деятельности предприятия;
защита правовой стороны функционирования предприятия;
принятие конкретных решений и отчёт по производимой работе перед коммерческим директором.
Все документы, иски и договоры подписывает начальник отдела, а в случаи его отсутствия - заместитель начальника. Заместитель несёт такую же ответственность за работу отдела, что и начальник ЮРО, с тем лишь отличием, что он подчиняется непосредственно своему начальнику. Заместитель занимается непосредственно контролем над работой юристов отдела и отвечает перед начальником за результаты работы отдела, так же в его обязанности входит решение всех вопросов, которые согласованы с начальником отдела.
|
|
|
Функции юристов отдела заключаются в следующем:
- работа на компьютере с накопительным банком данных и накопительными данными о клиентах;
- выявление по анализируемым потокам информации должников, вовремя не оплативших поставленную продукцию;
составление исков, договоров на реализацию продукции, поставку сырья и материалов;
представление отчётов о правовой стороне деятельности предприятия;
Ответственность за невыполнение своих функций в отделе, утечку информации, несвоевременную обработку данных несут юристы перед начальником отдела и его замом.
Схема подчинения представлена ниже.
Схема 2.1
Информация в отделе передаётся от юристов к начальнику и его заместителю в форме отчётов и документов, далее она регистрируется в накопительном банке данных отдела, где и хранится в течение нескольких лет. Потоки информации непрерывны и постоянно меняются, однако работники отдела отлично справляются с этими потоками с помощью современной техники, оборудования и программного обеспечения.
Кооперирование происходит по потокам юридической информации к начальнику и зам. начальника юридического отдела (ЮРО). Требования к исполнителям - это:
- высшее юридическое образование;
- 7-10 лет работы в соответствующей сфере;
высокий уровень способностей к анализу и управлению;
высокий уровень знания компьютера.
|
|
|
Деятельность отдела заключается в следующем:
- решение проблем правовой стороны функционирования предприятия;
- предъявление исков должникам;
заключение договоров на реализацию продукции, поставку сырья и материалов;
занятие административно-правовым регулированием производственной деятельности предприятия.
При организации труда отдела используются стимулирование и мотивация труда в форме дополнительной оплаты за перевыполнение плана в размере 30%, премии, вознаграждения. Так же рабочим предоставляются путёвки в профилактории, как по территории Беларуси, так и за рубежом, с оплатой 30% путёвки сразу, а остальное на протяжении года, что значительно облегчает рабочим покупку путёвки сразу. Оснащение рабочих мест, их планировка соответствуют санитарно-гигиеническим нормам. Организационная оснастка так же соответствует нормам и наибольшей эффективности производительности труда. В её состав входят:
компьютеры,
калькуляторы,
принтер,
факс,
дискеты,
картотека,
средства для сшивания документов,
- телефоны, в том числе и сотовый телефон начальника отдела и его заместителя, что так же облегчает работу сотрудников, имеющих возможность постоянно вести связь в командировках и т. д.
В таблице 2.1. приведены данные о состоянии организационной оснастки.
Таблица 2.1. Степень изношенности организационной оснастки с учетом возраста
| оснастка | возраст, лет | степень изношенности, % |
| компьютеры | 1,5 | 19 |
| калькуляторы | 0,3 | 25 |
| принтер | 2 | 20 |
| факс | 3 | 18 |
| дискеты | 0,1 | 50 |
| средства для сшивания документов | 0,6 | 10 |
| телефоны | 3 | 70 |
| сотовый телефон | 2 | 10 |
По данным таблицы 2.1 можно сделать вывод, о том что большая степень изношенности у телефонов и дискет. Это свидетельствует о том, что телефоны давно не обновлялись, аппараты уже устарели и нуждаются в обмене на более современные и удобные. Дискеты же имеют высокую степень изношенности из-за их недолговечности и плохого качества.
При работе с информацией используются различные программные обеспечения, которые обновляются по мере их старения. К ним относятся: MS WORD, ACCESS, EXCEL, FAR MANEGER и средства архивирования, предназначенные для компактного хранения большого объема информации.
|
|
|
Документация отдела и её информационная база состоит из:
- положений и инструкций по работе ЮРО;
- директивные письма;
справки;
кассовые документы;
счета и отчёты;
накладные;
приказы и распоряжения;
документы по претензиям и искам.
Все эти документы имеют свои периоды издания. Для положений и инструкций по работе ЮРО этот период определяется по мере обновления юридической документации и отчётности в РБ и время их обращения обуславливается рамками того периода, на который эти документы издаются. Директивные письма, счета и отчёты, накладные издаются, как правило, на период, длящийся год, либо квартал и издаются на первое января определённого года, либо на первое число месяца. Документы по претензиям и искам имеют время обращения в течении которого иски удовлетворяются, как правило, это длится около месяца и издаются они по мере их возникновения, если должники во время не оплачивают долги. Приказы и распоряжения, так же как и документы по претензиям и искам издаются по мере возникновения ситуаций нуждающейся в распоряжении вышестоящей инстанции.
В анализируемом отделе имеется собственный накопительный банк данных и накопительные данные о клиентах. Однако эта информация доступна ограниченному кругу лиц и являются конфиденциальной.
При анализе информационно-технической базы юридического отдела РУП "БМЗ", выяснили, что в отделе все рабочие места оборудованы оптимально, но соответствуют только минимальным требованиям для работы. Каждое место оснащено компьютером, имеющим в своём составе только тот необходимый минимум, который позволяет пользователю работать с документацией, банком данных и другой информацией, заложенной в компьютере. В отделе имеются недостатки, так как компьютеры не имеют в своём составе CD-ROM, не имеют доступа в глобальную сеть Интернет. Все эти проблемы рассмотрены далее и предложены мероприятия по усовершенствованию информационно-технической базы.
|
|
|
