 |
Матричная структура управления
|
|
|
|
На предприятии с матричной ОСУ работа постоянно ведется по нескольким направлениям одновременно. Примером матричной организационной структуры является проектная организация, функционирующая следующим образом: при запуске новой программы назначается Ответственный руководитель, который ведет ее от начала и до конца. Из специализированных подразделений ему для работы выделяют необходимых сотрудников, которые по завершении реализации возложенных на них задач возвращаются обратно в свои структурные подразделения.
Матричная организационная структура состоит из основных базисных структур типа " круг". Такие структуры редко носят постоянный характер, а в основном образуются в рамках предприятия для быстрого внедрения нескольких новшеств одновременно. Они так же, как и все предыдущие структуры имеют свои плюсы и минусы.
Плюсы:
- возможность оперативной ориентации на потребности своих клиентов;
- снижение затрат на разработку и апробацию новшеств;
- значительное сокращение времени на внедрение различных новшеств;
- своеобразная кузница руководящих кадров, так как руководителем проекта может быть назначен практически любой сотрудник предприятия.
Минусы:
- подрыв принципа единоначалия и, как следствие, необходимость со стороны руководства постоянного отслеживания баланса в управлении сотрудником, который одновременно подчиняется и руководителю проекта, и своему непосредственному начальнику из того структурного подразделения, из которого он пришел;
- опасность возникновения конфликтов между руководителями проектов и начальниками подразделений, из которых они получают специалистов для реализации своих проектов;
- большая сложность в управлении и координации деятельности организации в целом.
Одна из основных функций управленческой деятельности заключается в обеспечении целеполагания и целедостижения силами и средствами, имеющимися в распоряжении управляемой системы. Функция целеполагания и целедостижения реализуется посредством выдвижения 1) целей-ориентаций, выражающих общие интересы и устремления входящих в состав управляемой организации людей, групп и подразделений; 2) целей-заданий -планов, предписаний, поручений, задаваемых управляемой системе ее управляющей подсистемой или вышестоящей организацией; 3) целей-систем, обеспечивающих стабильность, целостность, устойчивость, динамизм управляемой системы, устанавливаемые управлением и необходимые для функционирования материализованной и объективированной структуры данной организации - фирмы, предприятия, корпорации и т.п. Четкое согласование всех трех компонентов этой функции - важнейшая задача управления, ибо любое их рассогласование - источник дисфункции и социальной патологии управленческой деятельности.
|
|
|
Вторая функция управления - административная, отражающая деятельность управленческой структуры на основе законодательства в области труда и нормативных актов, регулирующих кадровую сферу и складывающиеся трудовые отношения, в том числе составление штатного расписания организации, прием, увольнение, передвижение кадров, соблюдение трудового законодательства и т.п.
Управленческая деятельность неосуществима без выполнения информационно-аналитической функции, которая обеспечивает приток информациииз окружающей социальной среды в данную организацию и из этой организации в окружающую среду, а также информационное обеспечение управленческой структуры, подчиненных ей структурных подразделений и отдельных индивидов, включенных в состав данного предприятия, фирмы, корпорации и т.п., без чего невозможно обеспечение целеполагания и целеосуществления, сплочение членов организации для решения поставленных перед нею задач.
|
|
|
Четвертая функция управления - социальная, заключающаяся в социальной поддержке и защите работников, создании условий для их эффективного труда, определении уровня заработной платы, социальных льгот, оздоровлении работающих и их семей, организации их содержательного отдыха.
Пятая функция управленческой деятельности - прогнозирование, заключающаяся в определении возможных изменений в окружающей социальной среде, например, конъюнктуры рынка, и соответствующей этому трансформации задач и действий данной организации, а также внутренних изменений в самой организации, в том числе ее кадровом потенциале, в подготовке, переподготовке и повышении квалификации работников, в планировании их служебной карьеры.
Шестой функцией управления является планирование, представляющее собой процесс выбора целей данной системы (организации) и решений, необходимых дляихдостижения.
Для своей успешной реализации управленческая деятельность должна включать в себя мотивационно-стимулирующую функцию, предполагающую создание необходимых условий (материально-технических, финансовых, социально-психологических, бытовых и др.), побуждающих сотрудников к активной и эффективной трудовой деятельности посредством экономических (зарплата, премия и т.п.), моральных (благодарность, награда, почетное звание и др.) и иных рычагов, в первую очередь, с учетом необходимости оценки работы в соответствии с ее качеством, эффективностью и результатом.
Восьмая функция управления - корректирующая деятельность управляемой системы (организации), направленная на недопущение срывов и невыполнения порученных заданий, на повышение эффективности и качества работы всех подразделений и звеньев данного объекта управления.
Девятая функция управленческой деятельности -удерживание возможных отклонении в функционировании системы (организации) в определенных пределах, обеспечивающее сохранение ее целостности, качественной специфики и динамической устойчивости.
Десятая функция управления - обеспечение компетентности и дисциплины всего персонала, всех должностных лиц данной организации вих повседневной служебной деятельности.
|
|
|
Одиннадцатая функция управленческой деятельности - осуществление контроля всех подразделений данной организации, обеспечивающего упорядочивающее и эффективное взаимодействие ее элементов с помощью нормативного (в том числе правового) регулирования.
Двенадцатая функция управленческой деятельности - создание благоприятного климата для успешной работы всех сотрудников организации, способствующего достижению высоких результатов в деятельности данной организации.
Тринадцатая функция успешной управленческой деятельности воплощается в обеспечении целостности системы (организации), сохранении и упрощении ее качественной специфики и динамичного устойчивого развития.
Четырнадцатая функция управления - повышение качества и эффективности служебной деятельности. Она включает в себя разработку прогнозных оценок внешнесредовых и внутрифирменных изменений, формулирование и реализацию предложений и планов по совершенствованию организации труда, по ориентационным изменениям в структурных подразделениях, по улучшению мотивации и стимулирования всех направлений деятельности организации, по обеспечению высокой эффективности ее деятельности.
Оптимальное соотношение рассмотренных функций управленческой деятельности предполагает их интеграцию на основе использования возможностей и пределов каждой из них, их непротиворечивого сочетания и взаимодействия. Например, руководитель любой организации - завода, вуза. банка, торговой фирмы и т.п. - заинтересован в том, чтобы как можно больший объем управленческих решений (распоряжений, заданий, указаний и т.д.) перевести из формы разовых воздействий в форму оптимально действующей системы в соответствии с целями, стоящими перед данной организацией.
Цикличность управления.
Процесс управления производством, осуществляемый аппаратом управления, имеет циклический непрерывный характер и протекает во времени и в пространстве. По своим временным параметрам он может измеряться длительностью — от нескольких минут до нескольких месяцев. Пространственные характеристики процесса управления могут простираться от групп, бригад исполнителей до предприятия в целом. Таким образом, цикл управления характеризуется двумя видами измерений: временем цикла и пространственными рамками цикла.
|
|
|
Длительность процессов управления (циклов управления) складывается из времени на сбор, передачу и обработку информации; выработку и принятие решений; организацию исполнения решений. Отсюда вытекает большое значение фактора времени в управлении организациями и предприятиями. Необходимо сокращать время на выполнение отдельных операций, упрощать организационные и документальные процедуры, использовать технические средства для выполнения ряда управленческих операций.
Деятельность руководителя производства по своей технологии делится на три основных цикла, в рамках которых выполняются различные операции и процедуры (рис. 30); 1) информационный цикл — И (поиск, сбор, передача, обработка, хранение научно-технической, экономической, учетной и другой информации. Этим занимаются преимущественно технические исполнители и специалисты); 2) логико-мыслительный цикл — выработка и принятие управленческих решений — Р (исследования, научно-технические и другие разработки, технико-экономические расчеты, прогнозы, выработка решений по экономическим, организационным, социальным и другим вопросам. Здесь заняты в основном специалисты и руководящие работники предприятий и организаций); 3) организационный цикл — организационное воздействие на объект управления для реализации решения — О (подбор и расстановка кадров, инструктаж, доведение заданий до исполнителей, оперативное планирование, организация трудовых процессов персонала, диспетчирование, координация, контроль исполнения и т. п. Здесь заняты преимущественно линейные руководители).
На входе цикла И принимается три вида информации: 1) внешняя (а); 2) внутренняя, от объекта управления (б]); 3) информация, входящая через цикл О (в ходе организационного воздействия на объект управления формируется множество потоков информации между отдельными звеньями управляющей системы).
На выходе цикла И (и на входе цикла Р) находится должным образом обработанная информация, необходимая руководителю для подготовки и принятия соответствующего управленческого решения.
На выходе цикла Р (соответственно на входе цикла О) принимаются устные или письменные решения, распоряжения, приказы, указания и иная директивная информация.
|
|
|
Наконец, на выходе цикла О осуществляются функции организации производства, которые выполняют руководители с помощью соответствующей системы методов управления.
Технология работы организатора производства имеет одинаковый циклический характер независимо от уровня управляющей системы (рис. 31). На любом уровне управления выполняются все три цикла процедур. Они сочетаются друг с другом (по уровням) через циклы О—И, т. е. на уровне руководства предприятием (организацией) в числе организационных операций осуществляются постановка задач, передача директивной информации и указаний руководителям нижележащего уровня, которые, в свою очередь, приняв и обработав директивную, плановую и другую информацию, принимают решения, организуют их исполнение и осуществляют тот же процесс по отношению к следующему уровню и т. д.
Различие в выполнении операций и процедур проявляется лишь в степени разделения труда. Например, руководитель низового уровня управления сам выполняет все три цикла процедур; у начальника крупного подразделения большую долю в затратах рабочего времени занимают процедуры Р и О (информационные процедуры выполняются преимущественно служащими и специалистами этого подразделения); директор и его заместители также имеют для выполнения информационных процедур специальный функциональный аппарат (отделы и службы). Удельный вес различных видов работ в общих трудовых затратах по указанным выше технологическим циклам распределяется примерно следующим образом (табл. 4).
Как видно из табл. 4, руководитель затрачивает свое рабочее время на все три основных цикла управленческих работ. Соотношение этих затрат, разумеется, различно и зависит в основном от должностного положения (например, у мастера, начальника участка в бюджете рабочего времени до 60 % занимает организаторская работа, а у директора предприятия, до 60 % рабочего времени занимают процедуры принятия решений). Следовательно, профессиональный организатор должен владеть технологией работы с устной и документальной информацией, подготовки и принятия управленческих решений иорганизаторской работы (организационной технологией). Необходимо также, чтобы руководители предприятия умели осуществлять проектирование организационной технологии, т. е. порядка и схемы выполнения тех или иных процедур процесса управления.
Проектирование организационной технологии процесса управления включает:
• четкое распределение функций управления между отдельными ступенями, звеньями и работниками управленческого аппарата (функциональное разделение труда), закрепление функциональных обязанностей с помощью специальных организационно-правовых документов (положений об отделах и службах, должностных инструкций);
• определение необходимого количества работников аппарата управления по специальностям (профессиям) и должностям (профессиональное и квалификационное разделение труда);
• проектирование схем выполнения отдельных управленческих операций, их сочетания — процедур, технологических циклов (поиск, сбор, передача, обработка информации, подготовка и принятие решений, организация исполнения решений, т. е. опе-рационно-технологическое разделение труда в управляющей системе);
^ проектирование технологии процесса управления предприятием, т. е. создание комплексной системы разделения и кооперации труда работников управляющей системы; ^ проектирование отдельных систем (учет и оценка качества труда работников аппарата управления: учет рабочего времени; контроль исполнения; регламентирование трудовых процессов; обслуживание аппарата управления и т. д.); ^ проектирование технологии управленческих работ с применением организационной и вычислительной техники. Чтобы проектировать управленческие операции и процедуры и создавать организационную технологию, следует тщательно изучить действующую систему работы, упразднив формальные действия, т. е. такие, которые не оказывают реального воздействия на процесс управления (их называют «балластными процедурами»), модернизировав нужные процедуры, выполнение которых осуществляется малоэффективными методами, а также объединить однородные процедуры и т. п.
Особое значение организационное проектирование процедур приобретает в условиях внедрения современных технических средств управления, в частности электронно-вычислительной техники. Внедряя ЭВМ, необходимо соответственно изменять организационные и другие процедуры, выполняемые в аппарате управления. Если этого не сделать (а на практике такое бывает), резко снижается эффективность эксплуатации дорогостоящей электронно-вычислительной техники.
Проектирование управленческих процедур в аппарате управления осуществляется в целях:
• унификации выполнения работниками разных подразделений одинаковых информационных, логико-мыслительных или организационных процедур;
• обеспечения контроля за выполнением трудовых процессов техническими исполнителями и специалистами;
• быстрейшего овладения новыми сотрудниками выполнением необходимых операций и процедур;
^ передачи квалифицированными сотрудниками управленческого аппарата передового опыта работы начинающим работникам;
^ обеспечения взаимозаменяемости работников (в случае временного замещения, чрезвычайных обстоятельств);
^ обеспечения дальнейшей рационализации процедур, если в этом возникает необходимость (например, при внедрении машинно-информационных систем на базе ЭВМ для увязки новой технической системы с существующими процедурами).
|
|
|
