 |
Советы по работе с диалоговым окном
|
|
|
|
Совет.
2. Найдите и выберите файл Учебный список получателей и нажмите кнопку Открыть.
3. Если открылось диалоговое окно Преобразование источника данных, просто нажмите кнопку ОК.
4. Диалоговое окно Выбор таблицы позволяет выбрать в списке получателей определенную таблицу или лист для использования в слиянии. В созданном нами списке сведения содержатся только на одном листе. Выберите лист Клиенты$ и нажмите кнопку ОК. Подключение к списку получателей завершено.
5. Откроется диалоговое окно Получатели слияния, в котором можно упорядочить и выбрать в списке получателей имена адресатов для использования в слиянии.
Советы по работе с диалоговым окном
o Возможно, для просмотра всех столбцов придется воспользоваться горизонтальной полосой прокрутки диалогового окна.
o Если имена столбцов отображаются лишь частично, наведите указатель мыши на границу между столбцами в серой области, содержащей имена. Когда указатель примет вид 
двухсторонней стрелки, перетащите его в сторону увеличения ширины столбца.
Если нет необходимости в улучшении списка, оставьте в этом окне параметры по умолчанию.
6. Снимите флажок рядом со сведениями о Евгении Куликове. Эти сведения будут исключены из слияния.
7. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния. В нижней части окна мастера выберите ссылку Далее. Разработка конверта.
Упражнение 3. Ввод содержимого и вставка полей
1. На четвертом этапе работы мастера прежде всего нужно ввести сведения, которые будут одинаковыми в каждой копии слияния: обратный адрес. Размещение адресов отправителя и получателя уже было задано в диалоговом окне Параметры конверта, поэтому просто щелкните левый верхний угол конверта и введите обратный адрес:
|
|
|
Fourth Coffee
111111 Москва,
Ул. Моховая, 11
2. Теперь добавим заполнитель (поле) для сведений о получателе в каждой копии документа слияния. Щелкните центр нижней части конверта, чтобы отобразить область текста адреса доставки (возможно, придется щелкнуть несколько раз, чтобы отобразить область текста и мигающий курсор в ней).
В окне мастера нажмите кнопку Блок адреса, чтобы добавить на конверт поля слияния.
3. В диалоговом окне Вставка блока адреса выберите нужный формат имен получателей. Кроме того, снимите флажок Вставить название организации. Нажмите кнопку ОК. В основном документе конверта появится поле «Блок адреса».
Примечание. Если поле выглядит так: {MERGEFIELD "Блок адреса"}, а не так: «Блок адреса», это означает, что включены коды полей. Это не повлияет на слияние, но коды полей можно отключить, нажав клавиши ALT + F9.
Упражнение 4. Предварительный просмотр и сопоставление полей
В этом упражнении сначала нужно просмотреть конверты, чтобы определить, каких сведений не хватает, а затем сопоставить имена полей с именами столбцов в списке получателей, чтобы приложению Word удалось найти в списке нужные столбцы.
1. В нижней части окна мастера щелкните ссылку Далее. Просмотр конвертов. На пятом этапе работы мастера вместо полей на конверте, полученном при слиянии, будут отображены сведения одного из получателей в списке.
2. Обратите внимание на ошибки в адресе. Отображается только фамилия (без имени), а ие улицы отсутствует. Проблема заключается в том, что приложению Word не удается найти в списке получателей столбцы, соответствующие некоторым полям, из которых состоит поле Блок адреса. Ничего страшного, именно для этого и нужен предварительный просмотр. Щелкните ссылку Назад. Разработка конверта в нижней части окна мастера, чтобы вернуться к четвертому этапу процесса слияния.
|
|
|
3. Правой кнопкой мыши щелкните на конверте поле <<Блок адреса>> и выберите команду Изменить блок адреса. В диалоговом окне Изменение адресного блока выберите команду Подбор полей.
4. В диалоговом окне Подбор полей откройте список, щелкнув стрелку рядом с заголовком Имя (с надписью "(нет соответствия)"), и выберите столбец Полное имя, который содержит имена получателей.
5. Выполните те же действия, чтобы сопоставить поле Адрес 1, которое находится в списке получателей слева от столбца Число. Нажмите кнопку ОК. Затем повторно нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно.
6. В нижней части окна мастера щелкните ссылку Далее. Просмотр конвертов, чтобы еще раз просмотреть конверт. Теперь адрес доставки отображается правильно. Кнопки с двойными стрелками влево и вправо (
и 
) в окне мастера позволяют переходить от одного конверта, полученного в результате слияния, к другому.
Упражнение 5. Завершение слияния
1. В нижней части окна мастера щелкните ссылку Далее. Завершение слияния, чтобы перейти к шестому этапу. Поскольку эти конверты на самом деле не будут рассылаться по почте, не нужно их печатать (разве что вы вставили конверты в принтер и хотите поэкспериментировать; в этом случае нажмите кнопку Печать).
Теперь выберите в окне мастера ссылку Изменить отдельные конверты. В результате будет создан полный документ со всеми конвертами, полученными в результате слияния. Он может оказаться полезным, если перед печатью нужно просмотреть конверты и, возможно, внести в них персональные изменения.
2. В открывшемся диалоговом окне Слияние в новый документ можно выбрать получателей, которые должны быть включены в новый полный документ. Пока что оставьте установленным флажок Все и нажмите кнопку ОК.
3. Прокрутите открывшийся полный документ с именем "Конверты1" и просмотрите конверты, полученные в результате слияния. Конверты можно распечатать прямо из этого документа, а можно сохранить его под другим именем и напечатать конверты позже.
Действия, необходимые для сохранения документа Нажмите кнопку Microsoft Office 
и выберите команду Сохранить. В диалоговом окне Сохранить как выберите расположение, введите имя файла, а затем снова нажмите кнопку Сохранить.
|
|
|
Совет. Если бы эти конверты на самом деле предназначались для рассылки клиентам, возможно, имело бы смысл сохранить и основной документ (документ с полями), в результате чего сохранилось бы его подключение к списку получателей. Таким образом, достаточно повторно открыть основной документ, и часть действий по слиянию оказывается выполненной. Это поможет быстрее создать другой набор конвертов, когда понадобится разослать письма клиентам в следующий раз.
|
|
|
