 |
Выполнение слияния с помощью ленты
|
|
|
|
На этом практическом занятии нужно будет выполнить следующие действия: начать слияние, используя письмо, выполнить подключение к списку получателей, вставить поля и завершить слияние с помощью вкладки Рассылки на ленте. Кроме того, понадобится выполнить сортировку и фильтрацию списка получателей и сопоставить его столбцы с элементами поля Блок адреса.
Упражнение 1. Отображение вкладки "Рассылки" и начало слияния
1. Перейдите на вкладку Рассылки на ленте и нажмите кнопку Начать слияние.
2. Нажмите кнопку Письма.
Ничего не произойдет, поскольку документ уже открыт.
Упражнение 2. Подключение к списку получателей и настройка списка
В этом упражнении нужно подключиться к списку получателей, а затем выполнить его сортировку и фильтрацию, чтобы отправить нужные письма нужным клиентам.
Подключение к списку получателей
1. На вкладке Рассылки в группе Начать слияние нажмите кнопку Выбрать получателей, а затем выберите вариант Существующий список.
2. В диалоговом окне Выбор источника данных перейдите к файлу " Учебный список получателей.xlsx".
3. Выберите файл и нажмите кнопку Открыть.
4. В диалоговом окне Выбор таблицы выберите пункт Клиенты$$.
5. Нажмите кнопку ОК. Теперь подключение к списку установлено.
Обратите внимание на то, что теперь стали доступны дополнительные команды, например Изменить список получателей и Блок адреса. Они понадобятся на последующих этапах.
Сортировка и фильтрация списка получателей
1. Нажмите в группе Начать слияние кнопку Изменить список получателей.
2. В диалоговом окне Получатели слияния выберите команду Сортировка.
3. В диалоговом окне Фильтр и сортировка щелкните стрелку рядом с кнопкой Сортировать по и выберите вариант Город.
|
|
|
4. Нажмите кнопку ОК.
Теперь получатели сгруппированы по городам.
5. Нажмите кнопку Фильтр
6. В диалоговом окне Фильтр и сортировка щелкните стрелку рядом с кнопкой Поле и выберите пункт Почтовый индекс.
7. В списке Сравнение выберите пункт Равно и введите в текстовом поле Сравнить с индекс 14457.
8. Нажмите кнопку ОК.
Обратите внимание на то, что теперь в списке получателей отображаются только получатели с почтовым индексом 14457. Не волнуйтесь, остальные получатели не удалены из списка. Чтобы снова увидеть всех получателей, просто щелкните в заголовке стрелку с меткой "Почтовый индекс" и выберите параметр (Все).
9. Чтобы закрыть диалоговое окно Получатели слияния, нажмите кнопку ОК.
Упражнение 3. Добавление и сопоставление полей
Как видите, в основном документе уже содержится текст, который будет повторяться во всех копиях письма. Теперь нужно добавить поля для сведений, которые индивидуальны для каждой копии:
• адрес получателя;
• имя получателя в строке приветствия;
• личное примечание.
Команды для вставки этих полей находятся в группе Запись и вставка полей. После вставки полей их можно просмотреть с помощью другой команды из этой же группы.
Добавление адреса получателя и сопоставление полей
1. В основном документе щелкните после цифр "2009" в дате. Дважды нажмите клавишу ВВОД.
2. В группе Запись и вставка полей нажмите кнопку Блок адреса.
3. Если появится диалоговое окно Выбор таблицы, выберите таблицу Клиенты$$ и нажмите кнопку ОК.
4. В правом нижнем углу раздела Устранение проблем диалогового окна Вставка блока адреса выберите команду Подбор полей.
5. В диалоговом окне Подбор полей сопоставьте столбец Имя в списке получателей с элементами блока адреса, которые называются Имя. Сопоставьте столбец Адрес с элементом Адрес 1.
|
|
|
6. Нажмите кнопку ОК, а затем еще раз нажмите кнопку ОК.
Теперь в основной документ вставлено поле «Блок_адреса».
Примечание. Если поле после вставки выглядит так: {MERGEFIELD "Блок адреса"}, а не так: «Блок адреса», это означает, что включены коды полей. Это не повлияет на слияние, но коды полей можно отключить, нажав клавиши ALT + F9.
Добавление приветствия
1. Курсор должен находиться в конце поля «Блок_адреса». Дважды нажмите клавишу ВВОД.
2. В группе Запись и вставка полей нажмите кнопку Строка приветствия.
3. В диалоговом окне Строка приветствия выберите подходящий формат приветствия.
4. Нажмите кнопку ОК.
Добавление личного примечания
1. В основном документе щелкните после точки, которая следует за словом "кофе" в конце второго абзаца, и нажмите клавишу ВВОД.
2. В группе Запись и вставка полей щелкните стрелку рядом с кнопкой Вставить поле слияния.
3. В появившемся списке выберите пункт Личное_примечание и нажмите кнопку Вставить.
В письме появится поле <<Личное_примечание>>. В следующем уроке оно будет отформатировано.
Просмотр всех полей в основном документе
Чтобы просмотреть все поля, добавленные в основной документ, выполните действия, указанные ниже.
В группе Запись и вставка полей нажмите кнопку Выделить поля слияния.
Теперь у всех полей серый фон, и их легко заметить в документе. Чтобы убрать серый фон, повторно нажмите кнопку Выделить поля слияния.
Обратите внимание на текст "[Инструкции для]". На следующем уроке он будет изменен, а пока пусть останется как есть.
Упражнение 4. Предварительный просмотр и завершение слияния
Теперь, когда все поля добавлены в основной документ, можно просмотреть предварительные результаты слияния.
1. В группе Предварительные результаты нажмите кнопку Предварительные результаты.
2. Прокрутите полученный в результате слияния документ вниз, чтобы увидеть, как вместо полей отображаются сведения об одном из получателей в списке.
3. В группе Предварительные результаты нажмите кнопку Следующая запись 
, которая позволяет перейти к другим документам слияния.
4. Если бы эти письма действительно предназначались для рассылки, можно было бы выполнить одно из действий, перечисленных ниже.
|
|
|
o Нажать кнопку Изменить отдельные документы, чтобы создать новый полный документ с именем "Письма1", который содержал бы все письма, каждое на отдельной странице. Это удобно, если нужно подкорректировать все или некоторые письма, прежде чем их печатать.
o Нажать кнопку Печать документов, чтобы распечатать письма.
В обоих случаях есть возможность выбрать получателей, которых нужно включить в слияние.
5. Сохраните основной документ. Он понадобится на следующем уроке при возобновлении слияния. В результате сохранения основного документа сохранится также подключение к списку получателей. Поэтому в следующий раз, когда возникнет необходимость разослать документ на бланке, это можно будет сделать быстрее.
Для этого выполните действия, описанные ниже. Окно основного документа должно быть активно, – в нем содержится лишь одно письмо (однако можно просмотреть результаты для всех получателей с помощью кнопок со стрелками). Нажмите кнопку Microsoft Office 
, а затем – кнопку Сохранить как. В диалоговом окне Сохранить как выберите расположение файла, введите его имя, а затем выберите в поле Тип файла пункт Документ Word. Нажмите кнопку Сохранить.
6. Чтобы закрыть приложение Word, нажмите кнопку Microsoft Office, а затем – кнопку Выход из Word в правом нижнем углу.
Выберите вкладку Рецензирование на ленте в верхней части экрана. Затем в группе Отслеживание щелкните стрелку на пункте Выноски.
Если параметр Показывать исправления в выносках не выбран, выберите его.
|
|
|
