 |
Разработка стандартов организации
|
|
|
|
СТУ-УД-002-2010
Содержание
1. Область применения……………………………………………………………3
2. Нормативные ссылки…………………………………………………………..3
3. Термины и определения………………………………………………………..4
4. Общие положения………………………………..……………….……………4
5. Планирование разработки стандартов организации…………………………6
6. Разработка стандартов организации…………………………...….…………..6
7. Контроль выполнения требований………………………………...………...10
8. Актуализация стандартов организации……………………………………...10
9. Аннулирование стандартов………………………………..…………………13
Приложение 1. Иерархическая структура документации СМК………………14
Приложение 2. Форма плана по стандартизации……………………………...15
Приложение 3. Журнал регистрации документов СМК………………...…….16
Приложение 4. Приказ о введении в действие стандарта организации…...…17
Приложение 5. Форма листа рассылки…………………………………………18
Приложение 6. Форма листа ознакомления……………………………………19
Приложение 7. Форма журнала учета действующих стандартов организации……………………………………………………………………....20
Приложение 8. Оформление изменения к документу………………….……...21
Приложение 9. Приказ о внесении изменений в стандарт организации.….....22
Приложение 10. Акт уничтожения учетных экземпляров недействующего стандарта………………………………………………………………………....23
СТУ-УД-002-2010
Область применения
1.1. Настоящий стандарт организации разработан с целью управления документацией и устанавливает требования к разработке, согласованию, утверждению, издания, введению в действие, учету и обращению внутренней и внешней документации системы менеджмента качества (СМК).
|
|
|
1.2. Требования настоящего стандарта организации (СТО) распространяются на все структурные подразделения Ивановского государственного химико-технологического университета (далее – ИГХТУ) и сотрудников ИГХТУ, участвующих в управлении документов системы менеджмента качества.
Нормативные ссылки
В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие нормативные документы:
ГОСТ Р ИСО 9000-2008. Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
ГОСТ Р ИСО 9001-2008. Системы менеджмента качества. Требования.
МИ-СМК-4.2.01-2010 Система менеджмента качества. Общие требования к построению, содержанию, оформлению, утверждению «Положения о структурном подразделении» и «Должностной инструкции» и изменений к ним.
СТУ-ВА-8.2.2-05-2010 Система менеджмента качества. Мониторинг и улучшение. Внутренние аудиты.
СТУ-КД-8.5.2-2010 Система менеджмента качества. Мониторинг и улучшение. Корректирующие действия.
СТУ-ПД-8.5.3-2010 Система менеджмента качества. Мониторинг и улучшение. Предупреждающие действия.
И-РП-7.1.5.2-2010 Рабочие программы учебных дисциплин. Порядок разработки и требования к содержанию.
СТУ-П-010-2010 Система менеджмента качества. Персонал. Общие требования к содержанию, оформлению и управлению положениями о структурных подразделениях.
СТУ-З-4.2.4-2010 Система менеджмента качества. Управление документацией. Записи. Общие требования
СТУ-НТБ-014-2010 Система менеджмента качества. Научно-техническая библиотека. Порядок библиотечного обслуживания
СМК-РК-01-2010 Руководство по качеству ГОУ ВПО ИГХТУ Версия 2.0
Термины и определения
В настоящем стандарте применены следующие термины с соответствующими определениями по ГОСТ Р ИСО 9000-2001:
информация - значимые данные
документ - информация и соответствующий носитель
ПРИМЕРЫ - Зарегистрированные данные, нормативно-техническая
|
|
|
СТУ-УД-002-2010
документация, процедурный документ, чертеж, отчет, стандарт.
Примечание 1. Носитель может быть бумажным, магнитным, электронным или оптическим компьютерным диском, фотографией или эталонным образцом, или комбинацией из них.
нормативно-техническая документация - документы, устанавливающие требования
Примечание. Нормативные документы могут относиться к деятельности (например, документированная процедура, технологическая документация на процесс или методику испытаний) или продукции (например, технические условия на продукцию, чертежи и эксплуатационная документация).
руководство по качеству - документ, определяющий систему м енеджмента качества организации.
Примечание. Руководства по качеству могут различаться по форме и детальности изложения, исходя из соответствия размеру и сложности организации.
Общие положения
4.1. Документация СМК разрабатывается с целью разработки, внедрения и поддержания в рабочем состоянии СМК и поддержки результативности и эффективной работы процессов организации.
4.2. Документация СМК способствует:
• достижению соответствия требованиям потребителя и повышения качества образовательных услуг, научных и административных технологий университета;
• обеспечению соответствующей подготовки кадров;
• повторяемости и прослеживаемости;
• обеспечению объективных свидетельств соответствия установленным требованиям продукции и процессов:
• оцениванию эффективности и постоянной пригодности СМК.
4.3. Документация СМК обеспечивает распределение обязанностей и ответственности руководства и исполнителей, устанавливает порядок взаимодействия подразделений и служб ИГХТУ при выполнении функций и решении задач по вопросам качества процессов.
4.4. К внутренней документации системы менеджмента качества относятся:
• «Руководство по качеству» - документ, представляющий согласованную информацию о системе менеджмента качества ИГХТУ;
• документированные процедуры, рабочие инструкции, содержащие информацию о том, как последовательно выполняются действия и процессы;
• планы качества - документы, описывающие, как система менеджмента качества применяется к конкретной продукции, проекту или контракту;
|
|
|
• нормативно-техническая документация – документы, устанавливающие требования;
• записи - документы, содержащие объективные свидетельства
СТУ-УД-002-2010
выполненных действий или достигнутых результатов;
• организационно-распорядительные документы: положения о направлениях деятельности, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, инструкции по охране труда, приказы, распоряжения, указания, протоколы совещаний, штатное расписание.
4.5. К внешним документам СМК относятся законы и регламенты вышестоящих организаций, устанавливающие соответствующие требования к общеобразовательной деятельности, международные, межгосударственные и государственные стандарты, контрактные требования потребителей, информация, содержащая сведения о потребностях и ожиданиях потребителей.
4.6. Процесс документооборота с точки зрения менеджмента качества рассматривается как специфический технологический процесс, входной и выходной продукцией которого является документ. Данный процесс включает:
• установление потребности в документе;
• разработка документа;
• согласование (проверка) документа;
• введение в действие;
• включение документа в систему документооборота;
• рассылка документа;
• регулирование изменениями;
• сдача в архив.
4.7. Разработка, согласование, утверждение, анализ, изменение внутренней документации СМК осуществляется ответственными лицами структурных подразделений, которые несут ответственность за их своевременную актуализацию и сохранность.
4.8. Порядок разработки, оформления, утверждения и управления положениями о структурных подразделениях установлен в СТО ИрГТУ.010-2007.
4.9. Порядок разработки, оформления, утверждения и управления должностными инструкциями установлен в СТО ИрГТУ.039-2007.
4.10. Порядок управления, разработки и требования к содержанию рабочими программами учебных дисциплин установлен в И-РП-7.1.5.2-2010.
4.11. Управление записями о качестве установлено в СТУ-З-4.2.4-2010
4.12. Разработка «Руководства по качеству», документированных процедур, методик СМК, внесение изменений, пересмотр осуществляется на основании приказов руководства ИГХТУ, или в соответствии с планами по стандартизации.
|
|
|
4.13. Потребность в разработке других документов СМК устанавливаются руководителями структурных подразделений, управление которых осуществляется в соответствии с требованиями, предъявляемыми настоящим стандартом к СТУ.
4.14. Руководство по качеству, документированные процедуры СМК оформляются в виде стандартов университета.
СТУ-УД-002-2010
4.15. Иерархическая структура документации СМК приведена в приложении 1.
4.16. Организацию работ по разработке и управление оригиналами стандартов организации осуществляет отдел информационного обеспечения и менеджмента качества (ИОиМК).
4.17. Управление рабочими экземплярами документов осуществляют ответственные лица, назначенные за делопроизводство и ведение архива в подразделениях ИГХТУ.
Планирование разработки стандартов организации
5.1. Разработка, пересмотр и переиздание стандартов университета осуществляется на основании:
• приказов (распоряжений) ректора (проректора) университета;
• годовых планов по стандартизации деятельности.
5.2. Предложения от руководителей подразделений ИГХТУ по разработке СТУ на планируемый календарный год и по составу рабочих групп подаются в отдел ИОиМК.
5.3. В состав рабочих групп по разработке стандартов могут включаться представители кафедры, отдела, лаборатории, методической комиссии учебно-методического совета ИГХТУ и представители заинтересованных подразделений в области применения разрабатываемого стандарта. В каждой рабочей группе определяется руководитель группы и ответственный исполнитель.
5.4. Начальник отдела ИОиМК систематизирует предложения, разрабатывает проект годового плана по стандартизации (приложение 2), согласовывает его с руководителями соответствующих заинтересованных подразделений (проректорами, деканами, зав. кафедрами, руководителями отделов и т.д.).
5.5. План по стандартизации утверждается ректором университета и вводится в действие приказом. Проект приказа подготавливает начальник отдела ИОиМК
5.6. Утвержденный план по стандартизации размещается во внутренней электронной сети университета.
Разработка стандартов организации
6.1. Устанавливаются четыре этапа разработки стандартов университета:
• 1-ый этап – разработка проекта стандарта;
• 2-ой этап – представление ответственным исполнителем проекта стандарта на рабочей группе, обсуждение отзывов, редактирование проекта СТУ ответственным исполнителем с учетом замечаний и рекомендаций членов рабочей группы;
|
|
|
• 3-ий этап – согласование с членами рабочей группами и заинтересованными лицами, указанными в п.6.3.2 настоящего стандарта.
• 4-ый этап - утверждение СТУ.
СТУ-УД-002-2010
6.2. Разработка проекта стандарта
6.2.1. Проект стандарта разрабатывается ответственным исполнителем в соответствии с планом по стандартизации, требованиями МИ-СМК-4.2.01-2010 и настоящего стандарта.
6.2.2. При разработке проекта СТУ должны быть учтены нормативные документы вышестоящих организаций, достижения науки и техники, передовой опыт других вузов, а также имеющиеся нормативные документы в области стандартизации.
6.2.3. Требования, устанавливаемые стандартом не должны противоречить требованиям нормативных документов, а также отменять или изменять требования вышестоящих организаций.
6.2.4. Проект стандарта, подписанный ответственным исполнителем и руководителем рабочей группы, предоставляется ответственным исполнителем начальнику отдела ИОиМК для регистрации.
6.2.5. Начальник отдела ИОиМК регистрирует проект стандарта в «Журнале регистрации документов СМК» (приложение 3); и присваивает шифр (обозначение) в соответствии с требованиями раздела 9 МИ-СМК-4.2.01-2010.
6.2.6. Проект СТУ рассматривается на заседании рабочей группы или рассылается ответственным исполнителем членам рабочей группы для согласования и формирования отзывов, внесения предложений и рекомендаций.
6.2.7. Отзывы на проект стандарт представляются ответственному исполнителю в виде конкретных обоснованных замечаний и предложений по проекту стандарта в целом и по отдельным его пунктам на бумажных или электронных носителях.
6.2.8. Замечания должны быть краткими, четкими, обоснованными и не допускать различных толкований. При этом необходимо использовать слова: «предлагаю заменить», «дополнить», «предлагаю изложить в редакции», «исключить» и т.п. Допускается направлять замечания в виде исправлений текста проекта документа в электронном виде.
6.2.9. При наличии разногласий или замечаний по содержанию проект стандарта вместе с отзывами рассматривается на заседании рабочей группы. Решения заседания рабочей группы фиксируются протоколом.
6.2.10. На основании решений, принятых на заседании рабочей группы, составляется окончательная редакция стандарта.
6.2.11. Ответственный исполнитель и руководитель группы подписывают проект стандарта.
6.2.12. В случае, если разногласия остаются, окончательное решение принимает Представитель руководства по качеству.
6.3. Согласование проекта стандарта
6.3.1. Ответственный исполнитель должен обеспечить согласование стандарта с членами рабочей группы и другими заинтересованными лицами, указанными в п.6.3.2.
6.3.2. В лист согласования обязательно включаются:
СТУ-УД-002-2010
• представитель руководства по качеству – для всех проектов стандартов;
• начальник учебно-методического управления и проректор по учебной работе
– для проектов стандартов, касающихся учебной, методической и организационно-методической работы;
• заместитель проректора по научной работе и проректор по научной работе – для проектов стандартов, касающихся научно-исследовательской работы, учебно-исследовательской работы студентов, организационной работы;
• начальник отдела ИОиМК – для всех проектов стандартов – для проведения нормоконтроля;
• юрист – для всех проектов стандартов – для проверки соответствия законодательству Российской Федерации и нормативным документам вышестоящих организаций.
6.4. Введение в действие
6.4.1. Согласованный проект стандарта, а также файл с текстом стандарта передаются ответственным исполнителем начальнику отдела ИОиМК, который оформляет проект приказа на введение в действие стандарта в соответствии с приложением 4.
6.4.2. В преамбуле приказа приводится цель разработки и введения в действие стандарта. В приказ может быть включен перечень мероприятий, обеспечивающих выполнение требований стандарта с указанием сроков и исполнителей работ.
6.4.3. Согласованный проект стандарта вместе с проектом приказа на введение в действие СТУ предоставляется ректору университета на утверждение начальником отдела ИОиМК.
6.4.4. Отдел ИО и МК проставляет на титульном листе утвержденного оригинала стандарта под наименованием документа штамп синего цвета:
|
6.4.5. На первом листе оригинала проставляется дата введения стандарта в действие, определенная приказом ректора о введение СТУ в действие.
6.4.6. Информация о введении СТУ в действие отражается в «Журнале регистрации документов СМК».
6.4.7. Инструкции, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции вводятся в действие с момента их утверждения в установленном порядке.
6.4.8. Документы СМК третьего уровня, устанавливающие порядок работ, ответственность персонала внутри подразделений, утверждают руководители структурных подразделений.
6.5. Тиражирование стандарта
6.5.1. Издание стандартов и другой документации СМК осуществляет типография университета.
СТУ-УД-002-2010
6.5.2. Для тиражирования отдел ИОиМК оформляет макет документа с учетом раздела 7 МИ-СМК-4.2.01-2010.
6.5.3. Заказ на тиражирование документа оформляет начальник отдела ИОиМК после оформления «Листа рассылки» (приложение 5) совместно с ответственным исполнителем (разработчиком стандарта) и определением количества необходимых рабочих экземпляров.
6.5.4. Тираж экземпляров документа должен быть на 5-30 экземпляров больше (в зависимости от тиража), чем количество, определенное по «Листу рассылки». Дополнительные экземпляры используются отделом ИОиМК для выдачи вновь образованным подразделениям университета или взамен ветхих, утерянных документов.
6.6. Учет и рассылка
6.6.1. Учет и рассылку изданных стандартов осуществляет отдел ИОиМК.
6.6.2. На каждом рабочем экземпляре СТУ на титульном листе под наименованием документа проставляется штамп синего цвета с указанием порядкового номера учетного экземпляра стандарта.
Рабочий экземпляр №
6.6.3. Пронумерованные рабочие экземпляры СТУ передаются руководителям подразделений (пользователям) под роспись в «Листе рассылки» (приложение 5), который хранится с оригиналом документа.
6.6.4. Рабочие экземпляры СТУ должны быть разосланы пользователям не менее, чем за 15 дней до даты введения стандарта в действие, определенной в приказе.
6.6.5. Электронные версии стандартов размещаются отделом ИОиМК на информационном портале университета. При этом название файла должно соответствовать наименованию документа.
6.6.6. Руководители подразделений обеспечивают ознакомление с документом персонала подразделений под роспись в «Листе ознакомления» (приложение 6).
6.6.7. В каждом подразделении ответственными лицами составляется список действующих документов СМК по форме, приведенной в приложении 7, который по мере необходимости уточняется.
6.6.8. Стандарты организаций, распределенные для выработки предложений, использования потребителями вне организации, а также в других целях, когда не предполагается управление изменениями, идентифицируются как неучтенные.
6.7. Хранение
6.7.1. Оригинал стандарта университета (на бумажном носителе и в электронном виде) хранится в отделе ИОиМК.
6.7.2. Ответственность за учет, хранение документов СМК, замену и изъятие устаревших документов, рассылку новых несут назначенные руководителем подразделения ответственные лица. Обязанности ответственных лиц должны быть установлены в должностных инструкциях
СТУ-УД-002-2010
или определены письменным распоряжением руководителя подразделения.
6.7.3. Порядок хранения документации и ответственность персонала устанавливаются в «Руководстве по менеджменту качества» и соответствующих стандартах организации.
6.7.4. Места хранения документации устанавливаются в подразделениях. Условия хранения документов СМК должны обеспечивать их сохранность от порчи или повреждений, а также легкий поиск и доступность для персонала.
6.7.5. Сроки хранения документации СМК устанавливаются в соответствии с требованиями «Руководства по менеджменту качества», стандартов организации. В случаях, когда срок хранения не установлен в соответствующих документах, то они хранятся не менее трех лет. Срок хранения документа после его отмены, если он не заменен новым, 1 год.
6.7.6. Доступ к документам разрешен только персоналу подразделений. Документация СМК является собственностью ИГХТУ. Доступ посторонних лиц к документации СМК допускается только с разрешения представителя руководства по качеству и руководителя структурного подразделения или вышестоящего руководства.
6.7.7. Устаревшие документы, оставленные в архиве свыше срока хранения для определенных целей, должны быть идентифицированы, и храниться в условиях, исключающих их использование в качестве действующих.
|
|
|
