 |
Контроль выполнения требований
|
|
|
|
7.1 Требования стандартов организации подлежат обязательному соблюдению должностными лицами подразделений ИГХТУ согласно области применения СТУ.
7.2 Контроль выполнения требований СТУ осуществляют:
• постоянно – руководители подразделений;
• периодически – при проведении внутренних аудитов системы менеджмента качества.
7.3. Планирование и проведение корректирующих действий осуществляется в соответствии с требованиями СТУ-КД-8.5.2-2010.
7.4. Планирование, проведение и оформление результатов внутреннего аудита проводится в соответствии с требованиями СТУ-ВА-8.2.2-05-2010.
Актуализация стандартов организации
8.1 Анализ стандартов на актуальность
8.1.1. Стандарты организации не имеет установленных сроков действия, если это особо не определено разработчиками конкретного документа. Документы действуют до тех пор, пока они не будут отменены приказом ректора.
8.1.2. С целью оценки соответствия СТУ действующей нормативной документации, потребностям ИГХТУ и подготовки предложений по их изменению или пересмотру подразделение-разработчик проводит проверку и
СТУ-УД-002-2010
анализ документов системы менеджмента качества на актуальность не реже одного раза в год.
8.1.3. По результатам анализа на актуальность принимается одно из следующих решений:
• о внесении изменений;
• о переиздании документа (издание редакции стандарта вследствие большого количества корректировок или в связи с истечением срока его действия);
• о пересмотре документа (разработке нового документа взамен существующего);
• об отмене стандарта.
8.1.4. В случае необходимости переиздания или пересмотра документа, эти работы включаются в план стандартизации в соответствии с разделом 5.
|
|
|
8.2 Внесение изменений
8.2.1. Изменение к стандарту разрабатывают при замене, добавлении или исключении отдельных положений.
8.2.2. Разработку изменений к стандартам проводит ответственный исполнитель подразделения-разработчика.
8.2.3. Для внесения изменений в стандарт ответственный исполнитель оформляет изменение (приложение 8) и проект приказа (приложение 9).
8.2.4. В преамбуле приказа указывается основание и причина изменения стандарта.
8.2.5. В проекте приказа при изложении текста изменения к стандарту следует указывать номера разделов, подразделов, пунктов, подпунктов и применять фразы:
• «слова «…» заменить на «…»»;
• «дополнить»;
• «исключить»;
• «изложить в следующей редакции: «…»».
Примеры:
Пункт 2.4.4. дополнить абзацем:
"На основании оценок ежегодно проводится совещание с кадровой службой для подведения итогов".
Пункт 4.5. исключить.
Пункт 5.6. изложить в следующей редакции:
"5.6. Срок сдачи отчетности – 25 число каждого месяца".
8.2.6.При дополнении текста стандарта новыми разделами, подразделами, пунктами, подпунктами, приложениями или при исключении их из текста нумерацию действующих разделов, подразделов, пунктов, подпунктов, приложений изменять не допускается.
8.2.7.Вновь введенным пунктам, подпунктам и т.п. необходимо присваивать номера действующих предыдущих пунктов, подпунктов с добавлением строчной буквы русского алфавита и помещать их после действующих.
Пример – п.3.4а, Приложение 1а.
СТУ-УД-002-2010
8.2.8.В случае если пункт, подпункт вводится последним, допускается увеличивать его нумерацию.
8.2.9.Проект приказа о внесении изменений в стандарт должен быть согласован с теми же подразделениями (должностными лицами), с которыми он был согласован при разработке документа.
8.2.10. Приказ о внесении изменений подписывается ректором (проректором) университета.
|
|
|
8.2.11. Не позднее следующего дня после подписания приказа ответственный исполнитель передает электронный текст документа с внесенными в него изменениями и приказ о внесении изменений начальнику отдела ИОиМК.
8.2.12. Отдел ИОиМК заполняет лист регистрации изменений, вносит изменения в оригинал и обновляет электронную версию стандарта на информационном портале, делает отметки об изменении в «Журнале регистрации стандартов организации».
8.2.13. Начальник отдела ИОиМК организует тиражирование изменений в соответствии с разделом 6.5 настоящего стандарта и рассылку изменений пользователям стандарта по «Листу рассылки».
8.2.14. При получении изменений к СТУ ответственные лица за делопроизводство в подразделениях осуществляют регистрацию изменений в «Листе регистрации изменений», вклеивают текст изменения к соответствующему разделу, пункту стандарта.
8.2.15. Руководители подразделений обеспечивают ознакомление с изменениями персонала подразделений под роспись в «Листе ознакомления» (приложение 6).
8.2.16. Копия приказа о внесении изменений хранится вместе с оригиналом СТУ.
8.3. Переиздание стандарта
Основанием для переиздания стандарта являются:
8.3.1. Основанием для переиздания стандарта являются:
• объем изменений составляет более 20% текста стандарта;
• результаты анализа документа на актуальность.
8.3.2. Решение о необходимости переиздания стандарта принимает подразделение-разработчик.
8.3.3. При переиздании в текст стандарта включаются все изменения к нему.
8.3.4. На первом листе переизданного стандарта приводится слово «ПЕРЕИЗДАНИЕ», указывается месяц и год переиздания.
8.3.5. Начальник отдела ИОиМК ставит свою подпись на титульном листе переизданного стандарта.
8.3.6. Управление переизданным стандартом осуществляются в соответствии с требованиями настоящего стандарта.
8.3.7. Рабочие экземпляры устаревшего варианта стандарта подлежат изъятию из подразделений-пользователей согласно разделу 9 настоящего стандарта.
СТУ-УД-002-2010
Электронная версия переизданного стандарта обновляется на информационном портале.
Аннулирование стандартов
9.1. Изъятие оригиналов стандартов
9.1.1. В случае отмены стандарта отдел ИОиМК проставляет на титульном листе оригинала документа штамп красного цвета следующего вида:
|
|
|
АННУЛИРОВАН
основание________
заменен _________
9.1.2. В оттиске штампа указывается основание (дата и номер приказа), по которому стандарт утратил силу.
9.1.3. Если взамен отмененного стандарта введен в действие другой документ, то в оттиске штампа также указывается информация об этом документе (обозначение документа).
9.2. Изъятие и уничтожения копий стандартов
9.2.1. В случае отмены стандарта, начальник отдела ИОиМК организует ознакомление руководителей подразделений-пользователей СТУ с приказом об отмене действия стандарта, и организует изъятие рабочих экземпляров недействующего документа в срок, не превышающего даты введения в действие нового стандарта, изданного взамен отмененного.
9.2.2. Отдел ИОиМК уничтожает полученные от пользователей экземпляры недействующего стандарта и оформляет акт по форме приложения 10.
9.2.3. Основание (дата и номер приказа), по которому стандарт утратил силу, информация об изъятии и уничтожении зарегистрированных копий недействующего стандарта ((номер и дата акта) приложение 10), заносятся в «Журнал регистрации документов СМК».
9.2.4. Электронная версия недействующего стандарта подлежит удалению с информационного портала в день принятия решения (подписания приказа) об отмене стандарта.
СТУ-УД-002-2010
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
(обязательное)
|
|
|
