Учет расчетов с подотчетными лицами

В процессе финансово-хозяйственной деятельности у организаций возникает необходимость приобретения материальных ценностей, а также различных работ, услуг не только по безналичному расчету, но и за наличные деньги. В таких случа­ях для оплаты указанных расходов работнику выдаются наличные денежные сред­ства из кассы в виде подотчетного аванса.

Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом наличные денежные средства из кассы:

- на хозяйственно-операционные расходы (канцелярские, почтово-телеграфные и т. п.; приобретение гсм; материалов по мелкому опту в розничной тор­говле);

- для предстоящих командировочных расходов;

- на другие операции.

В организации должен быть список работников, которым могут выдаваться в подотчет наличные деньги, утвержденный руководителем.

Денежные средства в подотчет выдаются по РКО и должны расходоваться строго по назначению. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выдан­ных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.

По полученным денежным средствам подотчетные лица должны составить авансовый отчет с приложением оправдатель­ных документов (товарные чеки, счета-фактуры, накладные на отпуск товаров, проездные документы) и представить их бухгалтеру в установленные организацией сроки.

Проверенный бухгалтером авансовый отчет утверждается руководителем и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдает­ся подотчетным лицом в кассу организации по ПКО. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по РКО.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией произво­дится списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.

Размер денежных средств, выдаваемых под отчет, не ограничен, но в соответствии с указани­ем ЦБ РФ, установлен предельный размер расчетов наличными деньга­ми между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 167 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой.

Работникам, направляемым в служебные командировки, оплачиваются суточ­ные, расходы по найму жилого помещения, расходы на проезд к месту назначения и обратно. Фактическое время пребывания в месте командировки определяется по отмет­кам в командировочном удостоверении о дате прибытия в место командировки и дате выбытия из места командировки.

Командированному работнику перед отъездом выдается денежный аванс рассчитанный исходя из места, срока командировки, стоимости проезда, расходов на проживание, размера суточных.

Не позднее трех рабочих дней по возвращении из командировки работник обя­зан представить в бухгалтерию предприятия авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по ним. К авансовому отчету прилагаются все докумен­ты, подтверждающие произведенные расходы: билеты до места назначения и обрат­но, квитанции за пользование постельными принадлежностями, счета гостиницы, командировочное удостоверение с отметками о выбытии в командировку и прибытии. Кроме того, к авансовому отчету необходимо приложить служебное за­дание для направления в командировку с кратким отчетом о его выполнении.

В ст. 168 ТК РФ определены виды расходов, связанных с командировкой, кото­рые работодатель обязан возместить работнику:

— расходы по найму жилого помещения;

— расходы на проезд;

— суточные;

— иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работо­дателя.

Расходы по найму жилого помещения и расходы по проездук месту командировки и обратновозмещаются командированному работни­ку в размерах фактических затрат, подтвер­жденных первичными документами.

Суточные представляют собой возмещение дополнительных расходов, возни­кающих во время командировки (оплата проезда в городском транспорте, расходы на питание и др.), и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной коман­дировке, включая дни нахождения в пути.

Суточные освобождаются от НДФЛ в пределах следующих норм (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ):

- не более 700 руб. – за каждый день нахождения в командировке внутри страны;

- не более 2500 руб. – за каждый день нахождения в командировке за пределами РФ.

В целях обложения налогом на прибыль размер суточных остался прежним - 100 руб.

Учет расчетов с подотчетными лицамиведется на активно-пассивном сче­те 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Д - выданные под отчет суммы. К - израсходованные подотчетными лицами суммы. Дебетовое сальдо отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию. Кредитовое сальдо - остаток задолженности предприятия подотчетным ли­цам.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

Типовые проводки:

 

Первичный документ	Содержание операций
Дебет	Кредит
Расходный кассовый ордер	Выданы сотруднику денежные средства под от­чет
Выписка банка по р/с	Перечислены ДС на специальный карточный счет при оплате командировочных расходов по корпоративной пластиковой карте		51, 52
Бухгалтерская справка	Выдано сотруднику для оплаты командировочных расходов
Отгрузочные документы по­ставщика	Списаны затраты, связанные с покупкой ОС, НМА, материалов, товаров	08, 10, 41
Авансовый отчет	Списаны расходы подотчетного лица, необходи­мые для нужд основного (вспомогательного, об­служивающего) производства, расходы по командировке	20, 23, 29
Авансовый отчет	Оплачены подотчетными лицами ОПР, ОХР, списаны расходы по командировке, необходи­мой для управленческих нужд организации	25, 26
Авансовый отчет	Затраты подотчетного лица непроизводственно­го характера учтены в составе прочих расходов (расходы на осуществ­ление спорт.мероприятий, отдыха, развле­чений и т. п.)	91-2
Авансовый отчет	Учтена сумма НДС по расходам подотчетных лиц
Расходный кассовый ордер	Возмещены сотруднику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы
Приходный кассовый ор­дер	Оприходованы денежные средства, не израсхо­дованные сотрудником и возвращенные в кассу организации
Бухгалтерская справка	Отражена сумма невозвращенного аванса
Бухгалтерская справка	Удержана сумма невозвращенного аванса из зар­платы сотрудника

⇐ Предыдущая123

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: