 |
Технология электронной обработки задач
|
|
|
|
Технология электронной обработки задач — совокупность строго регламентированных человеко-машинных операций, выполняемых в определенной последовательности, начиная от момента создания первичного бухгалтерского документа и заканчивая составлением сводной финансовой отчетности.
Современный этап характеризуется созданием новой компьютерной информационной технологии на базе децентрализованной обработки бухгалтерских задач. Рассмотрим ее отличительные моменты:
1. Применение компьютеров, установленных на рабочем месте пользователя, где решение задач выполняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте.
2. Формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономических задач различных подразделений предприятия (организации, фирмы).
3. Существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, выполняемых вычислительной техникой.
4. Создание единой распределенной базы данных предприятия для различных подразделений.
5. Возможность формирования машиной первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной технологии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регистрации документов.
6. Интеграция решения комплексов бухгалтерских задач.
7. Возможность организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера путем осуществления диалогового режима.
Новая интегрированная технология — сложный информационно-технологический и программный комплекс, проектируемый в тесной взаимосвязи. Технологический процесс разрабатывается в ходе составления рабочего проекта. Все операции технологического процесса выполняются на ЭВМ последовательно, на одном рабочем месте и в соответствии со структурой.
|
|
|
Основой обработки учетных задач являются различные виды информационных массивов.
Первый вид связан с процессами сбора и регистрации первичных документов. При использовании ЭВМ появляется возможность формирования их машиной, что автоматизирует процесс создания документов. Однако не исключена возможность поступления на ЭВМ и первичных документов, заполненных ручным способом.
Второй вид информационного обеспечения — файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных носителях и в памяти ЭВМ (база данных). Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных документов и используются однократно при решении задачи за определенный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).
Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и периодически корректируются. К ним относятся массивы различных нормативов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, персональные карточки работающих и др.
В условиях децентрализованной обработки, когда все операции технологического процесса выполняются бухгалтером на его рабочем месте, несколько меняется содержание традиционно сложившихся этапов технологического процесса. Выполнение всех операций определяет меню программы, которое высвечивается на экране сразу же после включения машины. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных документов и заканчивая составлением сводных отчетов.
В технологическом процессе, выполняемом на ЭВМ, можно выделить следующие этапы:
· подготовительный;
· начальный;
|
|
|
· основной.
Подготовительный этап связан с подготовкой программы и информационной базы к работе. Особенное значение этот этап приобретает в начальный период, при внедрении задачи. Бухгалтер заносит в машину справочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских счетов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятий, материалов, поставщиков, покупателей и т.д. При внедрении проекта один раз вручную вводятся остатки по балансовым счетам; далее они получаются автоматически.
Начальный этап связан с операциями сбора и регистрацией первичных документов. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически.
Программа ввода документов предусматривает выполнение следующих функций:
· составление регистра введенных документов с присвоением уникального их номера, даты выписки и других признаков;
· автоматический ввод в документ справочных и условно-постоянных признаков (поставщики, цена и др.);
· преобразование введенной цифровой информации в алфавитную;
· автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйственных операций;
· удаление неверных документов;
· контроль и корректировка неверной информации;
· печать первичного документа;
· дублирование документов.
Начальный этап заканчивается размещением данных документов в базовые массивы.
Основной этап является завершающим этапом работы с программой и связан с получением различных отчетных форм. В ходе выполнения основного этапа машиной обеспечивается получение из базы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, используемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных.
ОРГАНИЗАЦИЯ КОРПОРАТИВНЫХ ИНФОРМАЦИОННЫХ СИСТЕМ. Понятие корпоративных информационных систем. Системы управления ЕРП И МРП 2
Корпоративная информационная система (КИС) — это информационная система, поддерживающая оперативный и управленческий учет на предприятии и представляющая информацию для оперативного принятия управленческих решений. Несмотря на то, что нет стандартов, определяющих функционирование КИС, рассмотрим широко распространенные методологии: MRP II (Manufacturing Resource Planning) и ERP (Enterprise Resource Planning) американской исследовательской компании Gartner Group.
|
|
|
MRP II и более новая методология ERP фактически являются стандартами управления бизнесом, реализованными во всех прогрессивных программных продуктах масштаба предприятия. Российские подходы к этой области ограничиваются описанием системы автоматизированных систем управления (АСУ), а это технологические приемы и методические указания, позволяющие придерживаться определенных правил при создании систем автоматизации различных видов деятельности предприятия: системы автоматизированного проектирования (САПР), автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУТП).
Специалисты в области КИС — Е. Монахова и И. Альтшулер дают следующую формулировку: корпоративная информационная система — это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия (с выстроенной для ее реализации структурой) и передовые информационные технологии. Центр тяжести при этом лежит на отработанной структуре управления, автоматизация выполняет второстепенную, инструментальную роль. Обобщенная структура управления бизнесом включает в себя четыре основных блока: сам объект управления, блок управления, ресурсы и математическую модель (которая распадается на три, а иногда и больше, разновидности — модель текущего состояния, переходного состояния и конечного состояния). Все остальное — это правила взаимодействия между ними.
«Корпоративность» в термине КИС означает соответствие системы нуждам крупной фирмы, имеющей сложную территориальную структуру. Кроме того, информационная система отдельных составляющих фирму подразделений (финансовых, экономических, маркетинговых и других) не может претендовать на корпоративность. Только полнофункциональная система может по праву быть охарактеризована как КИС.
Основная задача КИС состоит в поддержке функционирования и развития предприятия. Смыслом существования любого коммерческого предприятия, как известно, является получение прибыли. Несмотря на то, что сферы деятельности предприятии (производство, услуги) могут быть самыми различными, в общем виде задачи управления схожи. Они заключаются в организации управления поступающими на вход предприятия ресурсами для получения на выходе необходимого результата. Таким образом, можно сделать вывод о том, что информационная структура организации должна быть описана характерными законами управления, регламентирующими управляющие воздействия на систему.
|
|
|
Крупному промышленному предприятию целесообразно использовать КИС, которая соответствует законам управления MRP II. Такие КИС способны предоставить руководителю необходимую информацию о возможности выполнения заявок на поставку продукции. Другими КИС являются интегрированные системы управления предприятием, так называемые, ERP-системы.
В то время, как MRP II и ERP-системы однозначно соответствуют определению КИС, интегрированные системы управления предприятием нельзя отождествлять с КИС. Рассмотрим взаимоотношения ИСУП и КИС на нижнем уровне управления (операционном) и верхнем (стратегическом).
Исходными данными для КИС являются данные об основных ресурсах, которыми необходимо управлять (финансовых, материальных, кадровых, информационных), которые на выходе трансформируются в результат основной деятельности предприятия. По мере движения вверх по управленческой пирамиде происходит структурирование первичной информации, ее отбор, и отчеты для высшего руководства содержат несколько значимых для выработки стратегических решении величин. Интегрированные системы управления предприятием охватывают слой, осуществляющий оперативный учет (OLTP — On-Line Transaction Processing), и слой, в котором хранятся структурированные (то есть систематизированные в соответствии с требованиями среднего управляющего персонала) корпоративные данные. Вместе они образуют управленческую ИС нижнего уровня (Management Information System — MIS), позволяющую менеджерам видеть информацию интересующую конкретно их. Большинство ИСУП являются фундаментом для построения КИС. Выделенный нами стратегический слой начинается с систем подложки принятия решений (Decision Support System — DSS), которые могут включать в себя ситуационные центры, средства многомерного анализа данных и прочие инструменты аналитической обработки (On-Line Analytic Processing — OLAP). Используемые на том уровне специальные математические методы позволяют прогнозировать динамику различных показателей, анализировать затраты по разным видам деятельности, уяснять их детальную структуру, формировать подробные бюджеты по разным схемам.
|
|
|
Можно выделить несколько типов предприятий, в зависимости от числа видов конечной продукции и объема выпуска в натуральных показателях:
· предприятия единичного производства; для таких предприятий характерно большое разнообразие выпускаемой продукции;
· предприятия мелкосерийного, серийного и крупносерийного типа производства; при этом, чем выше серийность, тем ниже универсальность оборудования и уже специализация рабочих, меньше видов готовой продукции;
· предприятия массового производства; для таких предприятии характерно узкоспециализированное оборудование (конвейеры, поточные линии, технологические комплексы), множество видов выпускаемой продукции с максимальный объемом выпуска.
Каждому из вышеперечисленных пяти типов производства соответствуют свои методы управления. Для предприятий первого типа - это сетевые модели: методы PERT и MRP II, для второго, третьего и четвертого типов — это MRP II. Для предприятий пятого типа — методы Just-In-Time (JIT или их еще называют «канбан»), в ряде случаев методы MRP II. Несмотря на то, что для предприятий с непрерывным производством нет общепризнанных методов управления, может использоваться MRP II.
Методы управления JIT ориентированы на организацию бездефектного производства при минимуме издержек. Методы «канбан» появились впервые в Японии, в России очень сложно назвать предприятие, работающее по таким принципам. Поэтому исключим JIT из рассмотрения. Основное внимание сфокусируем на методах управления MRPII и их своеобразной корпоративной надстройке — ERP.
Еще в 60-х годах усилиями американских исследователей был разработан метод расчета необходимых для производства материалов, получивший название MRP.
В первой версии MRP систем (Material Requirement Planning - управление материальными ресурсами) были собраны и интегрированы все имеющиеся в то время в наличии экономические модели, пригодные для планирования производства. Эти системы постоянно отслеживают состояние каждого материала, работают со спецификациями и реализуют принцип объемно-календарного планирования.
Система, имея на входе данные о наличии материалов на складе, и зная, что именно требуется для производства конечного продукта, а также, имея возможность соотнести производственный цикл с временной шкалой, способна предоставить в руки управляющего ценную информацию, которая позволит оптимально (с точки зрения сроков закупки и производства) спланировать процесс производства. Более конкретно система отлеживает движение материалов с тем, чтобы оптимизировать процесс выработки решений о заказе новых поставок.
Недостаток MRP систем - необходимые материалы и комплектующие планировались без учета необходимых ресурсов для превращения их в готовую продукцию: производственных мощностей, людских и финансовых ресурсов, складских помещений и т.п.
Программы усложнялись: в них появилось понятие замкнутого цикла. Информация, генерируемая системой, в обязательном порядке учитывалась и становилась причиной для изменения входных данных в следующей итерации, тем самым системе были приданы динамические свойства. Этим свойством обладают рассматриваемые динамические системы оперативного управления предприятием. В них используется сходный математический аппарат, и даже в ряде случаев - подобная информационная технология - динамика систем.
В результате системы, названные MRPII (Manufacturing Resource Planning - управление ресурсами предприятия), получили функции, позволяющие анализировать слабые места производственного цикла, приводящие к увеличению производственных затрат. Использование ряда алгоритмов, прежде всего динамики систем, позволило моделировать производственный процесс и планировать производственные мощности. А в случае наличия более менее достоверного прогноза спроса на ту или иную продукцию, всегда можно экспериментировать и сказать, возможно ли, произвести необходимый объём продукции на имеющихся мощностях и, если нет, то что именно требуется приобрести в дополнение к тому, что уже есть.
Итак, если система класса MRP предназначена для эффективного управления имеющимися ресурсами, то в системе класса MRPII уже встроен аналитический аппарат, с помощью которого можно с приемлемой точностью делать прогнозы.
Модули MRPII:
1. Составление основного плана производства.
2. Планирование необходимых материалов.
3. Спецификации и технологические маршруты изделий.
4. Диспетчирование - управление производством.
5. Планирование производственных мощностей.
6. Управление цехами по уровню незавершенного производства.
7. Управление запасами многих предприятий или дистрибьюторских центров.
8. Материально-техническое снабжение.
9. Управление издержками.
10. Управление финансами.
11. Планирование и контроль производственных операций.
12. Планирование продаж и производство.
13. Моделирование.
14. Оценка результатов деятельности.
15. Управление спросом.
Первые 10 модулей - основа, на которую можно «навешивать» модули №№ 11-15, а также свои собственные модули.
Главное свойство MRPII систем - функции и модули, их реализующие, тесно между собой интегрированы.
Интеграция обладает синергетическим эффектом: ‑ результаты работы каждого модуля анализируются системой в целом, что позволяет учесть произошедшие изменения сразу в системе в целом и во всех её частях.
С одной стороны, это повышает эффективность работы системы, а с другой - повышает её устойчивость к изменениям внутренних и внешних условий.
Руководители предприятия получают уникальный шанс увидеть все производственные и финансовые потоки подконтрольной им структуры. Это приводит к значительному сокращению затрат, что подчас способно в несколько, а то и в несколько десятков раз окупить затраты на приобретение и внедрение MRPII системы. Это тем более справедливо для недорогих динамических систем оперативного управления предприятием, которые позволяют увидеть все взаимосвязанные производственные и финансовые потоки с нужной для восприятия руководителя степенью детализации - руководителю нет нужды знать прохождение каждой заявки: это заслоняет картину в целом.
ERP системы (Enterprise Resource Planning - планирование ресурсов предприятия) - это расширение идеологии MRPII систем на непроизводственные организации и попытка интегрировать все подразделения и все функции организации, я том числе и предприятия в единой компьютерной системе. По большому счету, ERP - это всего лишь новое маркетинговое имя для MRPII системы, придуманное агентством Gardner Group и раскрученное большинством поставщиков этих систем.
ERP системы относятся к классу учетно-транзакционных компьютерных систем управления предприятием (в основном западных производителей) предназначены для планирования и управления всеми ресурсами предприятия, необходимыми для производства, реализации и учета продукции.
Недостатка у ERP систем - три: большая цена (сотни тысяч - миллионы долларов), причем затраты на внедрение в несколько раз превышают стоимость программного комплекса, большой срок внедрения (1,5 - 2 года) и стандартное программное обеспечение, что вынуждает подгонять предприятие под систему («хвост виляет собакой»). Да, иногда необходимо, перестраивать предприятие, но под цели бизнеса, а не стандартную КИС.
Не все предприятия потянут дорогостоящую КИС, да и не всем она нужна, или не все функции нужны, например, автоматическая (без участия человека) генерация заданий для производства или заказов поставщику. Стоимость ненужных функций-модулей может превзойти эффект от их использования.
Резюмируя вышесказанное можно отметить, что использование западных технологий на российском предприятии затруднено. Процесс адаптации ее к российским особенностям требует очень больших затрат времени и денег и не всегда приводит к желаемым результатам. Много крупнейших российских предприятий (например, РАО «Газпром») уже пытались внедрить подобные системы, но столкнулись с большими трудностями в процессе их практической эксплуатации.
В данной ситуации способом устранения основных недостатков западных систем может стать использование КИС отечественных производителей. Самые известные из них – «Галактика», «Парус», «АйТи», которые активно работают над созданием корпоративных программных продуктов. Эти продукты не следует относить к системам класса ERP, но они являются платформой на базе которой тоже можно построить MRP-решение. В нижней ценовой категории находится платформа 1С, теоретически на базе инструментария от 1С возможно построить систему, которая формально отвечала бы стандартам MRP. Для ОАО «Электроагрегат», которое не готово платить за автоматизацию более 10000-20000 долларов – это вполне может оказать приемлемым решением.
Существуют также средства самостоятельного автоматизированного проектирования КИС, силами собственного отдела АСУ – это CASE-средства.
|
|
|
