 |
Из чего складывается менеджмент времени?
|
|
|
|
Во-первых, из нахождения и устранения «поглотителей» времени руководителя
Во-вторых, из умения планировать рабочий день.
Сначала рассмотрим наиболее часто встречающиеся «поглотители», или «ловушки» времени! Попробуйте в своей работе устранить хотя бы пять из них и это будет прекрасный результат.
Ловушки времени:
- Нечеткая постановка целей.
- Отсутствие приоритета в целях.
- Попытки слишком много делать за один раз.
- Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.
- Плохое планирование рабочего дня.
- Личная неорганизованность («заваленный» письменный стол).
- Чрезмерная трата времени на корреспонденцию, бумаги.
- Плохое ведение документации.
- Недостаток мотивации.
- Поиски записей, записок, адресов, телефонных номеров.
- Недостатки в кооперации и разделении труда.
- Отрывающие отдел телефонные звонки.
- Незапланированные посетители.
- Неспособность сказать «нет».
- Неполная запоздалая информация.
- Отсутствие самодисциплины.
- Неумение довести дело до конца.
- Нерабочая обстановка (посторонний шум).
- Затяжные совещания.
- Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.
- Отсутствие обратной связи.
- Болтовня на частные темы.
- Излишняя коммуникабельность.
- Деловые записи сверх меры.
- Синдром откладывания.
- Желание знать все факты.
- Длительность ожидания (например, деловой встречи).
- Спешка, нетерпение.
- Слишком редкое делегирование дел.
- Недостаточный контроль и самоконтроль.
Перейдем теперь к анализу принципов эффективного планирования рабочего дня. Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени. Принципы и правила планирования рабочего дня, которые я предложу вашему вниманию, не носят, конечно, обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим. Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».
|
|
|
Двадцать пять правил планирования рабочего дня можно разделить на три группы:
- правила начала дня;
- правила середины дня;
- правила окончания дня.
Правила начала дня:
1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:
- Как этот день может приблизить меня к достижению целей?
-Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?
- Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)? Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».
2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).
3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.
|
|
|
4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% - это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.
5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т.д. (Вспомните о поглотителях времени). Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.
6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.
Правила планирования середины дня:
1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно:
во-первых, лишние бумаги поглощают время;
во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях;
2 Устанавливайте сроки. Мы уже говорили о том, что при АБВ-анализе очень важно для каждой группы задач планировать определенное количество времени. К этому нужно добавить еще вот что. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи - это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть Меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для Решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.
|
|
|
3 Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идея, ми, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.
4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. «Когда решается крупная проблема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на передний план» (Ф. Купер). Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельств приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретной случае в зависимости от обстоятельств.
5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.
|
|
|
6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимости их периодичность и продолжительность индивидуальная Главное — делайте их регулярно.
7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шести блоков по 10 минут на диктовку писем, телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).
8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.
9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приёмной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»
10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.
11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.
Правила завершения рабочего дня:
1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».
2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих лекций. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализа отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.
|
|
|
3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять на кануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.
Вывод.
Планирование - это функция управления включает выбор целей организации, а также определение политики, программ, действий и методов их достижения. По существу планирование обеспечивает основу принятия интегрированных решений.
Р Джонсон, Ф. Каст и Д. Розенцвейг считают, что планирование в предпринимательстве — это интегрирующая деятельность, направленная на достижение максимальной эффективности организации как системы в соответствии с ее целями.
В понятие плана, как определенного заранее направления действий входят три основных момента:
1. Ориентация на будущее.
2. Необходимое действие
3. Элемент, указывающий на определенное лицо или организацию, имеющие отношение к планированию и выполнению плана.
Об эффективности плана судят по размерам того вклада, который он вносит в осуществление целей и задач организации, за исключением нежелательных последствий, возникающих в некоторых случаях при формулировании его и выполнении.
При осуществлении функции планирования учитываются следующие требования:
1. Устранить отрицательный эффект неопределенности и изменения.
2. Сосредоточить внимание на основных задачах этого этапа.
3. Составить бюджеты.
4. Облегчить контрольную функцию управления.
При выполнении функции планирования реализуется принцип принятия обязательств, который рассматривается с учетом гибкости самого планирования для уменьшения риска потерь.
Именно планирование отличает социальную организацию от прочих открытых систем.
СИСТЕМНЫЙ ПОДХОД к планированию требует от руководства признания, что способность к творческой деятельности не является чертой отдельной личности, ее можно приобрести, поскольку она во многом зависит от условий, существующих внутри самой организации.
|
|
|
