Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Содержание

1. Общие положения. 2

2. Поступление денежных средств в кассу организации. 2

3. Выбытие денежных средств из кассы.. 8

4. Возврат денежных средств из кассы в банк. 10

5. Кассовая книга. 10

6. Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. 11

Выводы.. 12

1. Общие положения

Для учета кассовых операций в Плане счетов бухгалтерского учета предусмотрен счет 30 "Касса". К нему открывают субсчета, которые используются в бухгалтерских записях, детализируя конкретные виды касс, используемые в организации.

Счет 30 открывает субсчета 301 "Касса в национальной валюте" и 302 " Касса в иностранной валюте (рис. 1).

Рис. 1. План счетов: Счет 30, субсчета, субконто

В качестве субконто счет 30 и большинство его субсчетов используют субконто "Статьи движения денежных средств". При создании кассовых документов, в первую очередь, система запрашивает выбор статьи движения денежных средств.

Основным нормативным актом, который достаточно подробно регулирует особенности оформления и учета кассовых операций в организации, является документ "Порядок ведения кассовых операций".

Рассмотрим особенности приходования денежных средств в кассу и реализацию этого процесса в 1С:Бухгалтерии.

Поступление денежных средств в кассу организации

Поступление денежных средств в кассу организации оформляется приходным кассовым ордером. Сокращенно его принято называть ПКО. Форма ПКО утверждена в Постановлении Госкомстата "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации". Его внешний вид, мы рассмотрим чуть позже, состоит из двух частей - ордера и квитанции. При внесении денежных средств в кассу организации квитанция выдается внесшему их лицу, а ордер остается в организации.

Порядок движения ПКО по инстанциям организации, вкратце, выглядит следующим образом. Бухгалтер выписывает ПКО, на ПКО ставят печать организации, на нем расписывается главный бухгалтер (или другое уполномоченное лицо), после чего ордер передается кассиру, который проверяет реквизиты ордера, получает по нему деньги и выдает квитанцию лицу, внесшему деньги.

Бухгалтер и кассир в автоматизированном учете кассовых операций

Еще до того, как мы познакомимся с особенностями заполнения документа, который используется в 1С:Бухгалтерии, давайте рассмотрим вопрос разделения функций бухгалтера и кассира при автоматизированной обработке кассовых ордеров.

Бухгалтер может сформировать приходный кассовый ордер, распечатать его на принтере (для того, чтобы поставить на бумажной копии ордера необходимые подписи и печати) и передать кассиру. При этом бухгалтер, после формирования электронного документа, записывает его в системе, но не проводит - то есть - нажимает на кнопку Записать в форме документа и не трогает кнопку ОК. После того, как документ записан - он будет сохранен в базе данных, но не сформирует никаких движений по регистрам. То есть - документ будет, но никакого воздействия на состояние учета, на состояние бухгалтерских регистров, он не окажет. Когда кассир завершит работу с ПКО, получит по нему нужную сумму - он может отыскать документ в базе данных, открыть его и провести, нажав на кнопку Провести в форме документа.

Ну а если деньги по ПКО так и не будут внесены - документ так и останется записанным, но не проведенным, то есть на состояние учета он не повлияет.

Кстати, кассир, помимо вышеописанных манипуляций с ПКО, должен зарегистрировать ордер в кассовой книге (Ф №КО-4). 1С:Бухгалтерия берет на себя и формирование кассовой книги. Несмотря на то, что учет практически полностью автоматизирован, некоторые сведения - такие, как те же ПКО или листы кассовой книги - не доверены пока полностью электронике. Поэтому многое - в частности - листы кассовой книги, о которой мы поговорим ниже, приходится распечатывать, подшивать, хранить - как в обычной бухгалтерии.

Процедура обработки документов в каждой конкретной бухгалтерии может отличаться от стандартной. Кстати, это касается не только кассовых операций.

 

Таблица 1. Виды ПКО и хозяйственные операции

№	Вид документа	Хозяйственные операции	Д	К
	Оплата от покупателя	Поступила выручка, полученная от реализации товаров, работ, услуг
	Прием розничной выручки	Приняты денежные средства из операционной кассы в кассу организации
	Возврат денежных средств подотчетником	Сдан остаток подотчетной суммы наличными в кассу организации
	Возврат денежных средств поставщиком	Получены ранее уплаченные денежные средства от поставщика за недопоставленную продукцию
	Получение наличных денежных средств в банке	Получены денежные средства в банке по чеку №___ для целей _____
	Расчеты по кредитам и займам с контрагентами	Получены денежные средства в счет возврата коммерческого кредита
	Прочий приход денежных средств	Оприходована выручка от реализации ОС, материалов, НМА и т.д.
В ходе инвентаризации выявлены излишки кассы, выявленные излишки оприходованы в кассу
Получены денежные средства от сотрудников организации в счет возмещения ущерба от материально-ответственных лиц, выплаты за услуги и т.д.

Рассмотрим пример. В кассу организации поступили наличные денежные средства с расчетного счета в сумме 2000 гривен.

 

Для того, чтобы открыть список документов для ПКО, нужно выполнить команду Касса > Приходный кассовый ордер (рис.2).

Рис. 2. Окно Приходные кассовые ордер а

В появившемся окне нажмем на кнопку Добавить - отобразится окно для выбора вида операции документа (рис. 3).

Рис. 3. Окно Выбор вида операции документа

Для создаваемого ПКО выберем вид операции документа Получение наличных денежных средств в банке и нажмем кнопку ОК. Откроется форма ПКО, которую нужно заполнить (рис. 4).

Рис. 4. Приходный кассовый ордер, Получение наличных денежных средств в банке

Напомним, что аналитический учет в разрезе счетов учета денежных средств (в частности, по счету 30 и его субсчетам) ведется по субконто Статья движения денежных средств (ДДС). Наличие данного аналитического разреза предназначено для автоматизированного заполнения Отчета о движении денежных средств (Форма №4). Каждый "денежный" документ вам придется снабдить информацией о статье ДДС. Вкладка Печать нужна для заполнения реквизитов, которые используются при печати документа. Для того, чтобы распечатать ПКО, нажмем на кнопку Печать. На экране (рис. 5) отобразится печатная форма ПКО - та самая Форма №КО-1, о которой мы говорили выше.

Рис. 5. Приходный кассовый ордер, печатная форма

Нажмем кнопку ОК в окне документа, он будет записан, проведен и отобразится в окне списка документов Приходные кассовые ордера.

Часто после того, как документ записан, возникает необходимость в уточнении подробностей о его проведении (кнопка Провести). Чтобы узнать, какие именно проводки сформировал этот документ, в какие именно регистры были сделаны записи нужно нажать на кнопку Проводки БУ. Результат нажатия этой кнопки вы видите на рис. 6.

Рис. 6. Подробности о проведении документа

Причем, это окно дает не только данные о проводке, но и позволяет отредактировать ее вручную (установив соответствующую галочку в поле ), а так же получить полный отчет по проведению документа с подробной информацией обо всех движениях документа по регистрам. Отчет по движениям документа отображает те же данные, которые отображаются в окне просмотра результатов проведения документа, однако, все они размещены на одном листе - это удобно для быстрого просмотра и для печати.

Ввод на основании

При заполнении ПКО и других кассовых документов (кстати, это касается вообще любых документов 1С:Бухгалтерии), очень удобно использовать механизм ввода на основании. Он позволяет ввести один документ на основании другого. Такой способ ввода документов выглядит вполне логичным - ведь документы довольно часто содержат повторяющуюся информацию и ее, эту информацию, вполне можно использовать.

Ввести ПКО можно на основании таких документов, как Счет на оплату покупателю, Реализация товаров и услуг, Отчет комиссионера о продажах, Отчет о розничных продажах.

ПКО и сам может послужить основанием для заполнения документа (кнопка Ввести на основании). Это могут быть документ Налоговая накладная, Расходный кассовый ордер, Регистрация входящего налогового документа.

Теперь давайте рассмотрим выбытие денежных средств из кассы.

12Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: