Учебная дисциплина ДОУ гр.СЗО-311/11

Практическая работа №4 по Теме «Составление и оформление протокола»

 

 

Методическая разработка урока по теме "Составление и оформление протокола".

Урок производственного обучения профессия «Делопроизводитель», продолжительность урока 90 минут ПЛАН УРОКА Профессия: «Делопроизводитель». Тема урока: «Составление и оформление протокола». Тип урока: Урок изучения трудовых процессов и комплексных операций. Цели урока: Обучающая: Отработать приемы при выполнении комплексов операций в трудовом процессе по составлению и оформлению протокола: повторить и закрепить знания учащихся по составлению информационно- справочной документации (протокол); совершенствовать умения и навыки печати на клавиатуре; отработать рациональные приемы работы с файлами; отработать умения по построению алгоритма действий по составлению и оформлению на компьютере информационно - справочной документации (протоколов полной формы); совершенствовать выполнение комплексов операций в операционной системе Windows XP и в текстовом процессоре MS Word 2007. Развивающая: развить мотивацию к познанию и творчеству в выбранной профессии; развить творческое и аналитическое мышление; развить наблюдательность, внимание, механическую, зрительную память; Воспитательная: закрепить навыки проведения самоконтроля и взаимоконтроля качества выполнения работ; воспитать бережное отношение к оборудованию; воспитать сосредоточенность, аккуратность, добросовестность при выполнении работы; формировать самостоятельность, настойчивость в достижении поставленных задач; воспитать стремление быть лучшей в своей профессии; формировать культуру труда. Материально-техническое оснащение урока: персональные компьютеры – 15 шт.; операционная система Windows XP; текстовый процессор MS Word-2007; мультимедийный проектор; интерактивная доска; Дидактическое оснащение: презентация; слайды тестового задания для повторения; слайды по правилам ТБ; рабочая тетрадь; слайды для интерактивной доски «Реквизиты»; образцы протоколов; задания для выполнения на ПК. Межпредметные связи: «Техника машинописи»: Требования к оформлению машинописной страницы. «Делопроизводство»: Документы информационно-справочного характера. «Информационные технологии»: Обработка текстовых документов. «Основы редактирования», Русский язык. Домашнее задание: Учебное пособие Н.М. Пожникова «Документы, корреспонденция и делопроизводство», тема №5,(стр. 32-34). 1) повторить правила составления и оформления протокола (разной формы); 2) повторить систему расположения реквизитов. КОНСПЕКТ УРОКА СЛАЙД №1. Тема урока «Составление и оформление протокола». Мастер производственного обучения объявляет тему урока и задает вопрос: «Скажите, а Вам знакомо слово протокол? Что вы знаете об этом слове?». СЛАЙД №2. Учащиеся совместно с мастером отвечают на поставленный вопрос, дают характеристику данному виду документа. Мастер производственного обучения: «У меня сразу возникает вопрос, каков срок хранения протокола: год, 10 лет, 70. Учащиеся отвечают на поставленный вопрос: Протоколы имеют постоянный срок хранения. Мастер производственного обучения: "Как вы думаете, много ли таких документов, в делопроизводстве которые имеют постоянный срок хранения?». Учащиеся отвечают на поставленные вопросы. СЛАЙД №3. Сегодня на уроке мы будем, отрабатывать умения по составлению и оформлению протокола используя рациональные приемы. Сейчас на рынке труда востребован специалист, обладающий такими качествами, как мобильность, креативность, профессионал своего дела. А значит, вам как будущим специалистам надо развивать свои профессиональные качества. Вот поэтому так важно научиться грамотно, составлять и оформлять протоколы. На столах находятся рабочие тетради по теме «Составление и оформление протокола». В этих тетрадях собран основной материал по теме. На протяжении всего урока мы будем работать с ними. В конце тетради, есть словарь, к которому тоже можно будет обращаться. Сейчас предлагаю вспомнить основные понятия, связанные с темой нашего урока. СЛАЙД №4, 5, 6, 7,8. Внимание на экран! Ответы на вопросы теста в презентации. СЛАЙД №9. Скажите, пожалуйста, знакомо ли вам слово реквизит? Слово реквизит образовано от латинского (requisitum) – что означает потребность. Это формальные элементы в составе документа, отсутствие которых лишает его юридической силы. Значит любой документ обязательно должен содержать реквизиты. Для выполнения заданий используются слайды, созданные в программе «Notebook», интерактивной доски Smart. Для перехода к слайдам кнопка с гиперссылкой. Теперь давайте вспомним, какие реквизиты необходимы для оформления протокола. Для этого предлагаю выполнить следующие задания: на доске вы видите различные реквизиты, я прошу вас оставить только те, которые необходимы для протокола, (учащиеся перемещают на слайде интерактивной доски реквизиты из одного столба в другой); следующее задание расположите реквизиты в той последовательности, в которой они должны быть в протоколе, (учащиеся перемещают на слайде интерактивной доски реквизиты из одного столбца в другой). Итак, сейчас на доске вы видите в каком порядке, должны быть расположены реквизиты в протоколе. Теперь давайте посмотрим на форму формуляра протокола. Как вы думаете, к какому виду протокола можно отнести такого рода формуляр. Форму рассматривают в рабочей тетради. Отвечают учащиеся: «Это формуляр полного протокола». СЛАЙД №10. Мастер производственного обучения: «Протоколы оформляются на бланках организации, содержат реквизиты. Текст протокола состоит из 2 частей вводной и основной. Вводная часть содержит информационные слова. Председатель, секретарь, присутствовали. Основная часть текста строится с вопросами повестки дня. Обсуждение вопроса повестки дня строится по схеме Слушали – выступали – постановили, (пример). На практике так же применяю краткую и сокращенную форму протокола. В протоколе краткой формы указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы. И принятые решения. (пример). В сокращенной форме протокола после списка присутствовали указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу (пример). Примечание все примеры учащиеся просматривают в рабочей тетради. Мы с вами повторили все, что касается правил составления протокола, а теперь давайте вспомним из курса техники машинописи, какие правила применяют к оформлению текста для протокола. Итак, нам потребуется одна из текстовых программ, самая распространенная это программа Word. Скажите, какие способы запуска программы вы знаете? какой шрифт и размер используется для текста в документе? какие параметры страницы устанавливают? как оформляются слова председатель, присутствовали и т.д. (рассмотреть на примере формуляра.)? Для того, чтобы документ был эстетично оформлен, я рекомендую заполнить протокол с использованием таблицы. Для этого вам потребуется лента Вставка – Таблица, далее указать количество строк и столбцов. Кроме того, что документ должен быть правильно составлен и оформлен, он должен быть эстетичным. Чтобы его приятно было просматривать, читать и делать выводы, что этот человек любит и знает свою работу. Потому что он ее делает качественно. Мы с вами разобрали все вопросы, которые касаются темы урока. В рабочей тетради на стр. 7 у вас находится полная форма протокола, по которой сейчас вы будете выполнять работу на компьютере. Вам необходимо выполнить 2 задания. Первое вы выполните по шаблону который находится на странице 8, а второе задание вам дано в виде повествовательного текста, т.е. вы самостоятельно создадите новый документ и введете данные, обращаясь к тексту на странице 10. Не забывайте про самоконтроль, т.е. будьте внимательны при вводе текста и его оформлении. СЛАЙД №11, 12, 13. Прежде чем вы пройдете за свои рабочие места и начнете выполнять работу, давайте повторим правила ТБ. Прошу пройти за свои места, и начать работу. Желаю удачи! Заключительный инструктаж. Наш урок подходит к концу. Я прошу вас сохранить документы, с помощью кнопки расположенной на панели инструментов. Созданные документы не закрывайте. Перейдите, пожалуйста, к компьютеру напротив, и оцените работу вашего товарища. В оценочном листе поставьте оценку. А, теперь вернитесь с к своим рабочим местам, закройте окна всех работающих программ, и пройдите за парты. Итак, давайте обсудим работу на уроке. Все было для вас понятным при создании и оформлении протокола? Может, у кого-то возникли проблемы по оформлению? Мне приятно сообщить, что вы все хорошо справились с заданиями и за урок получаете положительные отметки. СЛАЙД №14. Домашнее задание. Для выполнения рефлексии используется слайд, созданный в программе «Notebook», интерактивной доски Smart. Для перехода к слайду кнопка с гиперссылкой. Посмотрите на доску, вы видите две графы, в одной смайлик смеется, в другой грустит. Я прошу вас оценить урок с помощью этих смайликов. Подойдите к доске и если урок вам понравился, перетащите смайлик в соответствующую графу». Учащиеся по одному подходят к доске и перемещают смайлик в соответствующий столбец. Благодарю учащихся за урок. Источник: http://letitbit.net/download/75300.7361034cceeecff419fab17a2e2a/zabrudskai_AV.rar.html

 

Практическая работа № 4

В ряду управленческих документов особое место принадлежит протоколам. Они входят в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях, конференциях¹.

Нужно иметь в виду, что в деятельности организаций и предприятий часто составляются документы под названием «Протокол», однако они не подпадают под приведенное определение. Так, в области договорных отношений составляются протоколы о намерениях, протоколы разногласий, протоколы согласований; в числе основных документов общего собрания акционеров законодательство называет протоколы счетной комиссии и т.д. Подобные разновидности протоколов сходны по своему назначению с актами: они фиксируют и подтверждают факты или события.

Протоколы составляются в любой организации, где есть временные или постоянно действующие коллегиальные органы, комиссии и т.п. Формой их деятельности является обсуждение тех или иных вопросов на собраниях или заседаниях и совместное принятие решений, часто голосованием.

С появлением в нашей стране акционерных обществ возросло внимание к этому виду документа. Высшие органы управления акционерного общества – коллегиальные, и протоколы, в которых находит отражение их деятельность, становятся одними из важнейших управленческих документов. Речь идет о протоколах общих собраний акционеров, заседаний совета директоров и правления. Не случайно Федеральный закон «Об акционерных обществах» и иные правовые акты уделяют специальное внимание составу информации этих документов, то есть их содержанию.

¹ Кузнецова Т.В. Делопроизводство. 2003.С.166.

Часть нормативных требований может быть отнесена и к тому, что называется оформлением документов. При оформлении протоколов органов управления, следует учитывать как типовые требования к данному виду документов (типовой формуляр протокола), так и те, что закреплены специальными нормами правовых актов и регламентируют документирование деятельности органов управления.

.

Приступая к изучению данной темы, поставили перед собой цель – многоаспектное рассмотрение требований к составлению протокола.

Исходя из поставленной цели, задачами работы являются:

• Рассмотрение задач и функций протокола;
• Рассмотрение правил составления протокола, как важного документа всего документооборота предприятия (организации);
• Приведение образца составленного протокола.

При написании курсовой работы использованы нормативные акты РФ:

ПРИКАЗ Минобразования РФ от 23.04.1997 N 790 (ред. от 24.12.1998) "ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В МИНИСТЕРСТВЕ ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ".

Учебники по делопроизводству:

Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.: Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. – 359с. Учебник в доступной форме дает наиболее полное представление о порядке разработки и оформления управленческой документации, об организации делопроизводственной службы, технологии регистрации, учета и хранения документов. В отличие от других в данный учебник включены вопросы оформления кадровой и коммерческой документации, регулирующей отношения партнеров по бизнесу. Учебник базируется на положениях ГОСТ Р 6.30-2003 и других нормативных документах и отвечает требованиям Государственного образовательного стандарта для студентов экономических специальностей. Может быть полезным слушателям курсов делопроизводителей, секретарей, секретарей-референтов.

Учебное пособие по документоведению:

Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие /Н.С. Ларьков.- М.: АСТ: Восток-Запад, 2006. – 427, [5]с. Предлагаемое пособие ставит своей целью дать студентам комплексные знания о документе, системах документации, способах документирования и оформлении основных видов организационно-распорядительных документов при решении практических проблем создания документной информации учреждений любой организационно-правовой формы. Предназначено для студентов как специальности "Документоведение и ДОУ", так и иных специальностей, изучающих вопросы документоведения.

Учебник по секретарскому делу:

Стенюков М.В. Курс секретарского дела: учебник для ССУЗов /М.В. Стенюков. – М.: А-ПРИОР, 2008. – 240с. В настоящем пособии изложены требования, предъявляемые к документам, обеспечивающим деятельность предприятий разных форм собственности и видов деятельности, по их составлению, систематизации, хранению. Издание включает в себя образцы документов, соответствующие требованиям стандартов и инструкций Российской Федерации, ГОСТа Р 6.30-2003, а также Гражданскому кодексу РФ и Трудовому кодексу РФ. Пособие содержит готовые формулировки текста деловых бумаг и основные понятия, необходимые в работе секретаря. Пособие предназначено для секретарей, секретарей-референтов, для работников делопроизводственных служб, а также для студентов, обучающихся по соответствующим дисциплинам.

Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, ВНИИДАД, М.,1974. и т.д.

 

1. Задачи и функции протокола

 

Протокол представляет особый вид документа, в котором подробно или кратко содержится запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, конференциях, заседаниях¹. Протокол является официальным документом, на основании которого руководство вправе требовать от сотрудников выполнения порученных им заданий.

Протокол, в котором правильно зафиксированы основное содержание выступлений и формулировка принятых решений, может оказаться неоценимым помощником в служебных конфликтах, возникающих на почве непреднамеренных или умышленных искажений чьей-либо мысли, забывчивости или непонимания сути дела. Протокол отражает фактическое состояние рассматриваемого вопроса в организации на день и час совещания.

Важность документирования процесса принятия коллективных решений возрастает в условиях рыночной экономики. когда значительно увеличивается число акционерных обществ, ассоциаций и других коллегиальных структур хозяйствования с участием множества юридических и физических лиц - субъектов собственности. Поэтому к оформлению протоколов по всем вопросам, и особенно по результатам голосования (с приложенном бюллетеней для тайного голосования, протоколов счетных комиссий и т.д.), необходимо относиться с предельным вниманием и аккуратностью.

Важны протоколы заседаний, где решаются судьбы дальнейшего экономического и социального развития предприятий, вопросы социального страхования и социального обеспечения, приватизации, распределения заработанной прибыли.

¹ М.Л. Гавлин. Требования к оформлению документов. М., 2003.С.95

Протокол необходим как средство фиксации решений, сроков, ответственных исполнителей.

Замечено, что даже несколько раз подведенные устно итоги спустя некоторое время начинают трактоваться по–разному, в зависимости от ситуации и интересов участников. Если никогда раньше не вели протокола совещаний, то придется приучать команду к этому.

Кто будет вести протокол – тоже не праздный вопрос. Не всегда верным решением будет присутствие выделенного сотрудника (секретаря) для этих целей: для обсуждаемых тем иногда нежелательно расширение круга посвященных; тематика и терминология часто требуют достаточно высокой квалификации от протоколиста, иначе это будет «запись под диктовку» без отражения сути проблемы.

Решения, зафиксированные в протоколах, являются обязательными для исполнения.

Протокольные решения, как правило, имеют непродолжительный характер действия и распространяются на ограниченный круг должностных лиц и организаций.

1. Протоко́л (от др.-греч. Protos — «первый» и kolla — «клей») — первый лист, приклеенный к свитку. На нем фиксировались титульная информация (например, дата написания, имя писца) и краткое основное содержание свитка (изображение)¹. Все последующие значения исходят из этого перви Документ, фиксирующий достигнутые договоренности (определяющие порядок проведения того или иного процесса или цели процесса), примерный синоним: соглашение, договоренность. Например: Киотский протокол, протокол передачи данных.

 

 

¹Славятинская М.Н. Учебник древнегреческого языка. М., 2003. С.89.

В настоящее время имеет 2 основных значения в различных областях деятельности:

1. Выполненная в определенном формате запись, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие в данный момент) события. Например: милицейский протокол, протокол собрания, протокол работы программы и т.д.

 

 

Оформление протокола имеет ряд особенностей. Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания совещания. Номером протокола является порядковый номер заседания коллегиального органа с начала года.

Протокол подписывается председателем и секретарем.

В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол, визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

Как правило, время, которое отводится на подготовку протокола, зависит от вида совещания и должно быть закреплено в локальных нормативных актах предприятия.

Обычно протокол окончательно оформляют в течение нескольких часов после совещания или же на следующий день, пока в памяти свежи воспоминания о ходе обсуждения у секретаря, председателя и всех присутствующих.

 

_____________________

¹Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.173.

Всем участникам совещания необходимо разослать копию протокола, а ответственным исполнителям по конкретным вопросам, не присутствовавшим на совещании, выписку из протокола, которая включала бы лишь необходимую для выполнения поручения информацию. Сроки рассылки копии протокола участникам совещания или выписки из протокола должны быть определены в локальных нормативных актах предприятия.

Как правило, копия протокола делается путем изготовления ксерокопии с оригинала протокола, подписанного председателем и секретарем совещания. При этом в верхнем правом углу документа ставится штамп «КОПИЯ», а не «КОПИЯ ВЕРНА», как это делается во многих организациях, а в конце протокола делается заверяющая запись в соответствии с ГОСТ Р6.30–2003: при заверении копии документа ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «Верно», должность лица, заверившего копию, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения. При этом лицо, имеющее право заверения копий протоколов, должно быть наделено такими полномочиями локальными нормативными актами предприятия, например, это может быть отражено в Инструкции по делопроизводству.

Копию протокола (так же, как и выписку из протокола) допускается заверять печатью организации, определяемой по ее усмотрению. Но, как правило, печать на копиях документов (на выписках), используемых внутри организации, не ставится.

Если изготавливают копию многостраничного протокола, то отксерокопированные листы документа сначала необходимо прошить, а заверительная надпись в этом случае делается на оборотной стороне последнего листа документа. На практике многостраничные копии, используемые только внутри организации, не прошиваются.

2. Требования к составлению и оформлению протокола.

Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. ¹

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.). ²

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.). ³

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). ¹

В протоколе отражаются все мнения по рассматриваемым вопросам и все принятые решения. Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседания. ²

Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.

__________________

1Краткий словарь видов и разновидностей документов /Главархив, М., 1974.

2 Кудряева В.А. Организация работы с документами. М.,2002. С.124.

3 Там же. С.126.

Существует два вида протоколов: полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий – только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации. ³

Заголовком протокола служит название коллегиального органа или заседания (Протокол заседания аттестационной комиссии...; протокол совещания...).

Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть оформляется единообразно в полной и краткой формах протокола. В ней указываются фамилии председателя и секретаря, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка – "Список участников прилагается"), повестка дня. Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, – в алфавитном порядке, с указанием места работы и должности; если же присутствующих больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.¹ Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.

___________________

¹Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.40.

²Там же С.40

³Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.146.

¹Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.149.

²Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.48.

 

При этом слова "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали" (без кавычек) печатают слева от нулевого положения табулятора (от поля), отделяя двумя интервалами от заголовка и друг от друга. ²

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагают по степени их сложности, важности и предполагаемого времени обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже, нумеруются арабскими цифрами и начинаются с предлогов "О", "Об". Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом "Разное". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Слова "Повестка дня" располагаются центрировано через два-три интервала от списка участников.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме: СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)... ¹

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах указываются фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: "текст доклада прилагается". ²

В разделе "ВЫСТУПИЛ указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность. ³

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указываются количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется. ¹

Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" печатается через 1,5 межстрочный интервал с красной строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. ²

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, которое излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения. ³

Текст, краткого протокола также состоит из двух частей. Во вводной части указываются инициалы и фамилии председательствующего (председателя), а также должности, инициалы, фамилии лиц, присутствовавших на заседании.

 

__________________

¹Кудряева В.А. Организация работы с документами. М., 2002. С.214.

²Там же. С.214.

³Там же. С. 215.

⁴Там же С. 215.

¹Гавлин М.Л. Организационно-распорядительная документация. Требование к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М., 2003. С.158.

²Там же. С. 158.

³Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.64.

Слово "Присутствовали" печатается от границы левого поля, подчеркивается, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих. Наименования должностей могут указываться обобщенно. Многострочные наименования должностей присутствующих указываются через 1 межстрочный интервал. ¹ Список отделяется от основной части протокола сплошной чертой. ²

Основная часть протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется римской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованно размером шрифта № 15 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии должностных лиц, выступивших при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал. Затем указывается принятое по вопросу решение. ³

Пример оформления краткого протокола приводится в приложении 10 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536.(в данной работе см. Приложение №1). Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления. ⁴

______________________

¹Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006. п.2.7.3.4.

²Там же. п.2.7.3.4.

³Там же п.2.7.3.4.

⁴Рекомендации по документационному обеспечению деятельности органов исполнительной власти. М., 1995. С.15-18.

Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.¹ Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. ²

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – "ПРОТОКОЛ" – или на специальном бланке протокола (бланк конкретного вида документа).

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса. Копии протоколов заверяются печатью службы документационного обеспечения управления (ДОУ). ³

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке и заверяются печатью службы ДОУ. ⁴

В связи с нарушениями в оформлении протоколов производственных совещаний организации был разработан образец протокола.

Протокол может содержать пункт об утверждении какого-либо документа. В таком случае документ должен прилагаться к протоколу и иметь ссылку на его номер и дату.

__________________________

¹Кузнецова Т.В. Делопроизводство. М., 2003. С.167.

²Типовая инструкция по делопроизводству. М., 2006. п.2.7.3.5.

³Там же. п. 2.7.3.6.

⁴Там же. п. 2.7.3.6.

Подпись отделяется от текста протокола тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего (выполнявшего обязанности секретаря) на протокольном мероприятии, его личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через один межстрочный интервал и центрируется относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Гриф (пометка об ограничении доступа к документу) - печатается в правом верхнем углу первого листа протокола. Номер экземпляра документа печатается ниже грифа (пометки) через полтора межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним. К протоколу подшиваются представленные на рассмотрение материалы: справки, доклады, проекты и т.п., которые оформляются как приложения.

 

3.Порядок составления протокола заседания с использованием звукозаписи.

 

Рассмотрим процесс ведения протокола на примере совещания в Администрации области.

Протокол, как уже известно, составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.
При подготовке совещаний, проводимых Главой Администрации (Губернатором) области или его первыми заместителями, не позднее, чем за 15 дней до дня его проведения утверждается план подготовки совещания.

Организация подготовки материалов, порядка работы, составления протокола поручений совещания, а также приглашения, регистрации участников совещания согласно списку и дежурство возлагаются на заместителей Главы Администрации (Губернатора) области, руководителей структурных подразделений аппарата Администрации области и областных органов исполнительной власти.

Координация подготовки и протокольно-организационное обеспечение совещаний, проводимых с участием Главы Администрации (Губернатора) области, осуществляются протоколом Главы Администрации (Губернатора) области. Расшифрованная аудиозапись в 3-дневный срок после совещания передается общим отделом должностному лицу, ответственному за его подготовку, для составления протокола поручений.

Подписанный ведущим совещания протокол поручений в 5-дневный срок после совещания передается вместе с листом рассылки, завизированным ответственным за подготовку совещания, в канцелярию, которая производит рассылку протокола исполнителям.

Стенограммы и протоколы совещаний хранятся в общем отделе.

Порядок, срок и ответственный за подготовку информации об исполнении поручений определяются должностным лицом, подписавшим протокол.

Самое важное начинается как раз после проведения совещания. Ведь именно от выполнения принятых решений будет зависеть его эффективность. Для этого необходимо составлять протокол, в котором письменно фиксируются решения с указанием ответственных исполнителей и сроков выполнения задания. Как правило, в конце совещания председатель подводит итоги обсуждения и кратко объявляет, какие действия должны быть предприняты, кем и когда. Именно протокол документально подтверждает достигнутые договоренности и указывает направления предстоящей работы.

Протокол является обязательным элементом завершающей стадии совещания. В протоколе фиксируется ход обсуждения вопросов и принятые решения. Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников.

3.1 Роль секретаря при составлении протокола

Очень важна роль секретаря, который с председателем выступает в роли хозяев, - они вместе встречают и приветствуют участников, представляют новых членов. Председатель ведет совещание, а секретарь - записи. Весьма существенны функции секретаря при подготовке совещания: выбор помещения, подбор и рассылка материалов к совещанию, контроль подготовки материалов участниками, составление и распространение протокола, забота об удобствах участников, обеспечение прохладительными напитками, контроль исправности демонстрационных средств и оргтехники (микрофон, трибуна, плакаты и графики, проектор для слайдов, компьютер, электронная почта, Интернет, доска, маркеры).

123456Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: