Докладные и объяснительные записки

служат для передачи информации с одного уровня управления на другой и часто являются основанием для издания распорядительных документов.

^ Докладная записка - документ, адресованный руководителю дан­ного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложив­шейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе автора, так и по указанию руковод­ства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому её текст четко делится на две части: первая - констатирующая (описательная), где излагаются имев­шие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Докладные записки, информирующие руково­дителя о ходе работ, могут представляться регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразде­ления или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги по типу общего бланка. Машинописным способом воспроизво­дятся реквизиты: наименование структурного подразделения-автора, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель, внешняя докладная записка, адресу­емая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреж­дения и подписывается руководством.

 

 

^ Пример оформления внутренней докладной записки

Пример оформления внешней докладной записки

^ Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание от­дельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.)* или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступ­ка. Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ (план, отчет) и поясняющие содержание отдель­ных положений основного документа. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные за­писки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок дол­жен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписывают­ся составителем.

* Единая государственная система делопроизводства. (Основные положения). М.: Главархив СССР, 1975, С. 77.

АКТ

- документ, составленный несколькими лицами для под­тверждения установленного факта, события, действия. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назнача­емыми распорядительным документом (обычно приказом).

В отдельных случаях акт может быть составлен одним уполномочен­ным лицом или несколькими должностными лицами. Поводы для со­ставления акта могут быть различными, отсюда и большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, орга­низаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, ма­териальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; списания; ин­вентаризации; ревизии; расследования несчастных случаев, аварий и др. Если нет установленной нормативным документом формы акта, то независимо от разновидности они составляются по единой схеме.

Прежде всего лица, составляющие акт, должны изучить существо вопроса, подлежащего отражению в акте, а также законодательные и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жа­лобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с "Типовым положением о ведении делопроизводства по предложени­ям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на пред­приятиях, в учреждениях и организациях". Знание этого документа по­может комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, порядок регистрации, хранения и т.д., наметить круг вопросов для про­верки. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные, а затем уже составля­ется текст документа. Главное при составлении акта - установить фак­тическое состояние дел и объективно их отразить в документе.

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, про­ставляемые в бланке акта, должны соответствовать дате и месту акти­руемого события.

Для актов с повторяющейся информацией следует разработать и при­менять бланки с трафаретным текстом. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные формы бланков. Например, актов, составляемых архивными учреждениями при провер­ке наличия и состояния архивных дел, актов о выделении к уничтоже­нию документов, не подлежащих хранению,* и т.п. Госкомстатом 30.10.97 утверждён ряд унифицированных форм актов по учёту основных средств и нематериальных активов; материалов; малоценных и быстроизнаши­вающихся предметов; работ в капитальном строительстве. Например, акт на списание основных средств (форма № ОС-4), акт о приёмке мате­риалов (форма № М-7), акт приёмки законченного строительством объекта (форма № КС-11) и др.

* Основные правила работы государственных архивов СССР.- М.: Главархив СССР, 1984.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается ос­нование для составления акта (распорядительный документ, норматив­ный документ, договор и т.п.), перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом "Основание", которое печатается через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца. После слова "Основание" ставятся две точки и указывается наименование распорядительного документа в именитель­ном падеже, его дата, номер и заголовок. Например:

^ Основание: приказ директора школы от 17.04.97 №2 "О проведе­нии инвентаризации на складе школы"

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово "Составлен" и далее перечисляются фамилии с инициалами составите­лей акта или состав комиссии. Например:

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по ал­фавиту. В название должности входит и название учреждения.

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, установ­ленные факты, результаты. Констатирующая часть может быть оформ­лена таблицей. В заключительной части акта делаются выводы или да­ются рекомендации, Эта часть текста не обязательна. Акт может заканчиваться и констатацией фактов.

Количество экземпляров акта определяется наличием заинтересо­ванных в этом документе сторон или нормативными документами, рег­ламентирующими его составление. В этом случае после текста перед подписями указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение. Эта часть акта также не обязательна. Например:

Составлен в 2-х экземплярах:

1-й экз. направлен в Департамент образования

2-й экз.- в дело.

При наличии приложений на них делается ссылка. Завершают текст акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указыва­ются. Например:

Если кто-либо из составителей не согласен с актом, он подписывает его с оговоркой о своём несогласии. Его особое мнение оформляется на отдельном листе и прилагается к акту.

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога "О" ("Об") и формулируемый с помощью от­глагольного существительного: "О проверке", "О приеме-передаче", "О списании", "Об уничтожении".

Ряд разновидностей актов требует утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении к уничтожению документов и дел - руководителем учреждения. Утверждение оформляется гри­фом в соответствии с требованиями ГОСТа.

Пример оформления акта

^

СЛУЖЕБНЫЕ ПИСЬМА

- обобщенное название большой груп­пы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-нибудь, уведомле­ния о чем-нибудь.

Служебные письма применяются для решения многочисленных опе­ративных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, от­сюда вытекает разнообразие содержания писем: запросы, уведомле­ния, приглашения, претензии, изменения, уточнения, задания, сообщения, разъяснения, напоминания, подтверждения, рекомендации, предложе­ния, замечания, просьбы, требования и т.п.

Так как служебные письма выступают связующим звеном между пред­приятиями, учреждениями и организациями, они занимают до 80% вхо­дящей и исходящей документации учреждения. Поэтому, стремясь к сокращению документооборота, прежде всего следует обратить внима­ние на обоснованность составления этой группы документов. Письмо должно составляться только в тех случаях, когда невозможно решение вопроса при устном общении (снятие вопроса по телефону или в лич­ном разговоре).

Текст служебного письма должен быть простым, т.е. освещать один вопрос. Это не только упростит технические операции по обработке пись­ма в учреждении-получателе (прежде всего регистрацию, контроль, формирование в дела), но и ускорит исполнение документа, так как при наличии в письме нескольких вопросов снимается копия или устанав­ливается очередность исполнения вопросов. Поэтому, если с одним адресатом надо решить несколько вопросов, по каждому следует со­ставить отдельный документ. Несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей, В первой части излагаются мотивы, побудившие составить документ, здесь же могут быть сделаны ссылки на решения вышестоящих органов, явившиеся основанием составления письма. Во второй части излагается основная часть документа, ради которой он составлялся: выводы, просьбы, пред­ложения, замечания и т.п. Учитывая постоянный рост объемов информа­ции, с которой приходится знакомиться работникам управленческого аппарата, для активизации восприятия информации, содержащейся в письме можно рекомендовать изменить традиционный порядок изложе­ния текста письма и начинать его с существа вопроса, помещая доказа­тельства и доводы во вторую часть.

Письма по несложным, обговоренным заранее вопросам могут со­стоять из одной основной части, без пояснений.

Например: "Просим выделить 15 компьютеров для конкурса опе­раторов ЭВМ".

Главная цель служебного письма - побудить к действию, убедить, показать, разъяснить. Это достигается ясностью, четкостью и краткос­тью текста. Слова должны точно отражать смысл. Многословие мешает выделить суть документа.

Приводимые факты должны быть объективны, обязательно провере­ны, цифровые данные - точны. Тон письма должен быть нейтральным.

В ГОСТе Р 6.30-97 указано: "В письмах используют следующие фор­мы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "на­правляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "про­шу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возража­ет", "ВНИИДАД считает возможным")".*

* ГОСТ Р 6.30-97 п. 3.19, С. 5.

Рекомендуется избегать в письме категорических выражений, что достигается вводными словами и конструкцией: по-видимому, по-пре­жнему, как известно, если возможно и т.п.

Уважение к адресату помогают выразить деепричастные обороты типа:

"внимательно рассмотрев Ваши предложения...", "Тщательно изучив Ваши замечания...".

Несмотря на многообразие вопросов, отражаемых в письмах, при обосновании действий используется ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: "В порядке обмена...", "В порядке исключения...", "В связи...", "В соответствии... " и т.п.

Причины принятия решений также формулируются с помощью дееп­ричастных оборотов: "учитывая", "считая", "принимая во внимание", "рассматривая", "руководствуясь" и т. д.

Так как письмо оформляется на бланке, его текст не следует начи­нать с указания наименования учреждения-автора, оно уже имеется в самом бланке.

Письма оформляются на специальном бланке для писем. Состави­тель документа кроме текста должен сформулировать заголовок пись­ма (для формата А4), отвечающий на вопрос "о чём", указать адресат, должность, фамилию и инициалы подписывающего, свою фамилию, имя, отчество и номер телефона (реквизит составителя), проверить наличие приложений (если они есть).

Если письмо направляется более чем в 4 адреса, его составитель обязан представить список на рассылку.

Письма, отправляемые из учреждения, делятся на две группы - иници­ативные и ответные. Если письмо является ответом, составитель указы­вает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при окончательном оформлении письма-ответа. При машинописном оформлении письма ма­шинистка руководствуется соответствующим разделом ГОСТа.

По характеру информации письма подразделяются на большое ко­личество разновидностей.

^ Сопроводительное письмо - часто составляемый документ, кото­рый информирует адресата о направлении к нему прилагаемых к пись­му документов. Составление сопроводительного письма допустимо в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к при­ложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и т.д. Сопроводительное пись­мо составляется также, если направляемый документ не имеет адресу­ющей части (например, при рассылке организационных, нормативных, распорядительных документов), или если необходимо зафиксировать перечень нескольких направляемых документов. Начинаются письма этой разновидности словами: "Посылаем", "Направляем", "Возвращаем", "Прилагаем"» т. п., далее указываются заголовки и поисковые признаки (дата и номер) направляемого документа. Обычно текст сопроводитель­ного письма очень короток, умещается на формате А5 и не имеет само­стоятельного заголовка. Например:

или

Во всех остальных случаях, когда сопроводительное письмо не не­сет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составлять­ся.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в ка­ком-либо проводимом мероприятия. Они могут адресоваться как конк­ретным лицам, так и учреждениям. Часто эти письма начинаются слова­ми "Приглашаем Вас" или "Просим Вас принять участие".

В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указывают­ся сроки проведения и условия участия в нем.

Например:

 

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: