 |
Автоматизированная система «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
|
|
|
|
В 2003 году на сети российских железных дорог на смену многим ранее действующим автоматизированным систем пришла новая, построенная на основе современных IT – решений, автоматизированная система «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» - ЭТРАН (Электронная Транспортная Накладная).
Система ЭТРАН основана на принципах использования электронного документооборота при взаимодействии с пользователями услуг железнодорожного транспорта для организации перевозок грузов.
Ключевой особенностью данной системы является наличие клиентской части, установленной непосредственно на рабочих местах клиентов и партнеров железнодорожного транспорта, - АРМа ППД («Подготовка перевозочных документов»), позволяющего организовать электронный обмен данными.
Система ЭТРАН является результатом реинжениринга таких систем, как АРМ ТВК, АСУ ТехПД, ЕК ИОДВ, информационные системы в ГВЦ и ЦФТО.
Система впервые включает клиента (грузоотправителя, грузополучателя, экспедитора) в технологический цикл приема заявок и оформления перевозок, обеспечивая ему возможность оформить заявку на перевозку, подготовить электронную накладную, получить итоговые документы, увидеть результаты расчетов провозной платы по перевозкам и в определенной степени отследить ход перевозок его грузов со своего рабочего места. Клиенту также предоставляется возможность получения информации обо всех грузах, отправленных в его адрес.
Организация обмена информацией с клиентами регламентируется специальными договорами, где прописывается состав информации и ответственность сторон, а также права на доступ к системе со стороны клиента. Разделение функций и включение клиента в процесс оформления документов исключает затраты времени на выполнение работниками железной дороги несвойственных им функций.
|
|
|
Структура и технология системы ЭТРАН позволяет исключить массу ошибок, возникающих при съеме информации с бумажных документов, т.к. использует принцип первичности электронного документа перед бумажным, раз и навсегда исключает проблему стыковки результатов отправления и прибытия.
Система ЭТРАН впервые использует информацию из заявки на перевозку при оформлении перевозочных документов, что позволяет уменьшить объем ручной работы при заполнении электронной накладной. Связь перевозочных документов с заявкой на перевозку грузов дает возможность автоматизировать ведение учетной карточки по этой заявке и обеспечить переход к автоматизации подразделений, которые занимаются контролем исполнения заявок.
Еще один принцип данной системы - расчет провозной платы и тарификация одной программой в одном месте. Данный принцип позволяет не проводить повторный контроль расчетов отправления и прибытия. Информация, введенная по прибытии (при раскредитовании перевозочных документов) является дополнением к той информации, которая была введена при отправлении груза и получена в пути следования. Единственность базы данных позволяет всем пользователям системы получать одинаковую информацию (на станции, у клиента, в ДЦФТО, в финансовой службе).
Система ЭТРАН взаимодействует с Системой финансовых расчетов (ЕК АСУФР). Между системами существует соглашение о разделении зон ответственности по функциям, в частности: функции ЕК АСУФР - открытие и ведение лицевого счета клиентам, экспедиторам; функции ЭТРАН - использование присвоенных кодов лицевых счетов, получение и использование сальдо лицевого счета и дебетование лицевого счета. Реализовано взаимодействие системы ЭТРАН с системами управления перевозочным процессом - это АСОУП и Система линейного района АСУ станций. На переходном периоде система ЭТРАН взаимодействует с теми системами, на смену которым она приходит - это ЕК ИОДВ, АКС ФТО.
|
|
|
Цель создания системы ЭТРАН - это полная электронизация документооборота, сопровождающего процесс организации перевозки грузов.
Основное назначение Автоматизированной системы "Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов" (АС ЭТРАН)
Эксплуатация системы ЭТРАН, прежде всего, должна решить вопросы повышения качества, обеспечения полноты подготовки перевозочных документов и расчетов за перевозки во всех видах сообщений за счет единства требований и предоставления возможности предварительного оформления необходимой документации непосредственно с рабочего места грузоотправителя. Одновременно снижаются затраты по проверке и внесению изменений в расчеты любой перевозки, по недопущению ошибок и налаживанию взаимодействия с плательщиками, клиентами железнодорожного транспорта.
Электронный обмен данными с последующим применением электронной цифровой подписи позволяет организовать более оперативное, с полным информационным сопровождением процесса перевозок, взаимодействие грузоотправителей и железных дорог на всех этапах: от заказа перевозки до выдачи груза получателю.
АС ЭТРАН позволяет:
- обеспечить защищенное подключение информационного ресурса клиента с использованием общедоступных сетей связи (в том числе Интернет) или через ведомственную сеть передачи данных;
- рассчитать оценочный и (или) точный тариф;
- оценить текущее состояние расчетов с железной дорогой;
- сформировать электронную заявку на перевозку грузов и получить результаты согласования. Согласовать заявку владельцем путей необщего пользования;
- оформить транспортную накладную в электронном виде;
- получить информацию о прибывших, поданных, убранных и отправленных вагонах;
- получить в электронном виде транспортную накладную с момента отправления груза в свой адрес;
- оформить получение прибывшего груза;
- согласовать учетную карточку по результатам выполнения заявки на перевозку грузов;
|
|
|
- получать выписки с лицевого счета и счет фактур;
- организовать обмен данными с действующими автоматизированными системами в организации;
- организовать доступ для получения и использования необходимых актуальных электронных справочников, необходимых при контроле и формировании электронной информации (заявки, перевозочные документы и другое): о станциях, грузах и вагонах, о грузополучателях, портах и странах, об объявленных конвенциях и тому подобное;
- просмотреть разрешающие телеграммы.
Функции Автоматизированной системы «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
Возможности, предоставляемые системой ЭТРАН клиенту, позволяют минимизировать бумажный документооборот, время и сроки оформления перевозок:
· Подача заявки на перевозку;
· Получение результата согласования заявки;
· Оформление накладной на основе заявки;
· Оформление результатов погрузки;
· Получение в электронном виде квитанции о приеме груза к перевозке;
· Получение информации о нештатных ситуациях.
Для товарных кассиров это дает возможность избавиться от ручного ввода информации по перевозочным документам, используя данные заявки и данные накладной, оформленной клиентом. Товарным кассиром реализуются функций различных проверок:
· Соответствие информации по заявке;
· Наличие денег на счете клиента;
· Наличие конвенционных запрещений и ограничений по данной перевозке.
Товарный кассир на станции назначения выполняет минимум работы по оформлению перевозочных документов по прибытии:
· Добавление сведений по перевозке, которые возникли в пути следования;
· Окончательный расчет за перевозку.
Система ЭТРАН предоставляет работникам ДЦФТО возможность получения информации о выполнении заявок (в объеме учетных карточек) для контроля исполнения заказов.
Система ЭТРАН обеспечивает ЦФТО возможность получения полной информации по всем видам деятельности системы:
· Объемам отправления;
· Объемам прибытия;
· Состоянию расчетов (сколько денег получено за перевозки);
|
|
|
· О нарушениях в процессе работы.
Система ЭТРАН предоставляет смежным системам следующую информацию:
· Результаты погрузки/выгрузки;
· Переоформление документов;
· Результаты расчетов по перевозкам (АСОУП, ЕК ИОДВ, ЕК АСУФР).
Также сохраняется возможность обеспечить экспедиторов информацией и организовывать расчеты с ними.
В систему ЭТРАН попадает вся информация по импортным и транзитным перевозкам с момента пересечения границы, что позволяет взять под контроль эти перевозки и организовать необходимую работу с экспедиторскими организациями:
· рассчитать деньги на предстоящие перевозки, принятые из-за границы;
· проверить платежеспособность экспедиторов.
Достоинства и недостатки Автоматизированной системы «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
Преимущества: Грузоотправитель получает возможность, во-первых, автоматизировать необходимые формы отчетности и учета собственной продукции, сократить время на подготовку документации, а также в реальном режиме времени получать информацию об объемах, номенклатуре погруженных грузов, начисленных платежах и сборах, используемом подвижном составе. Агент ФТО освобождается от непроизводительного ручного труда по вводу информации за счет передачи; более внимательно проверять правильность оформления перевозочных документов, что очень актуально при неравномерном предъявлении больших объемов к погрузке; сокращается время, затрачиваемое на оформление документа.
Недостатки: В случае обнаружения ошибки или неточности передаваемой информации время, затрачиваемое на оформление перевозочного документа, увеличивается, так как все поля, даже поля ответственности работников железной дороги, не доступны для корректировки при первоначальной передаче. Чтобы исправить или добавить информацию необходимо полностью оформить документ с искусственно допущенной ошибкой (например, неправильно указать дату фактической погрузки), и только после этого поля становятся доступными для проведения корректировки.
В итоге организация электронного обмена позволяет решить вопросы повышения качества обслуживания клиентов, полноты подготовки перевозочных документов за счет единства требований. Кроме того исключаются затраты за счет однократности ввода информации и многократности ее использования.
Принципы взаимодействия АСУ Грузоотправителя с АС ЭТРАН
В целях перехода на использование электронного документооборота при взаимодействии с потребителями услуг железнодорожного транспорта ОАО «РЖД» успешно внедряют автоматизированную систему централизованной подготовки и оформления перевозочных документов - ЭТРАН. Эта система даёт ряд преимуществ как для работников железной дороги, так и грузоотправителей при оформлении перевозок. Любой грузоотправитель имеет возможность подключиться к системе ЭТРАН и воспользоваться преимуществами данной системы.
|
|
|
Если грузоотправитель (далее ГО) имеет собственную систему оформления и учёта перевозочных документов (далее АСУ ГО), то возникает необходимость синхронизации процессов передачи и оформления перевозочных документов. В основном такая синхронизация реализована грузоотправителем в виде обработки документов на бумажных носителях, например передача накладной на станцию погрузки, а далее внесение информации о платежах и сборах из квитанции в собственную АСУ для внутренней отчётности. Когда объем перевозок увеличивается, эта работа превращается в рутину, отнимает много времени, ведет к увеличению расходов (транспорт, расходные материалы и пр.). Также не исключается человеческий фактор: при обработке большого количества бумажных документов любой, даже самый опытный работник, может совершить ошибку, которую потом сложно отследить и вовремя устранить.
Требования, необходимые для реализации электронного взаимодействия АСУ ГО с системой ЭТРАН:
· наличие собственной АСУ, имеющей необходимые интерфейсы доступа;
· наличие подключения к системе ЭТРАН.
На данный момент реализовано такое взаимодействие на примере крупного грузоотправителя, использующего корпоративную систему Босс Корпорация и ЭТРАН. На рисунке 10.42.1 приведена схема информационных потоков этой реализации.
Рисунок 10.42.1 - Схема информационных потоков
Описание информационных потоков по схеме:
1. Пользователи АСУ ГО формируют план отгрузок на следующий месяц до установленного железной дорогой срока (в зависимости от вида сообщения) и сообщают о готовности администратору Шлюза.
2. Администратор Шлюза выполняет передачу заявок на перевозку грузов в ЭТРАН нажатием одной кнопки, при этом заявки формируются в ЭТРАНе в состоянии «Заготовка».
3. На экранных формах АСУ ГО отображается успешность передачи данных плана отгрузок в качестве заявок в ЭТРАН, в соответствии с привязкой строк плана со сформированными (или не сформированными) заявками. Если при передаче возникали ошибки, то на форме будут присутствовать их описания. При этом пользователям АСУ ГО ответственным за формирование плана отгрузок предлагается внести исправления в соответствии с описанием ошибки. После устранения ошибок, пользователи АСУ ГО информируют об этом администратора Шлюза и снова выполняются действия 2-3 по циклу до максимального устранения всех ошибок.
4. Если какие-то ошибки так и не удалось устранить, сотрудник ГО ответственный за согласование заявок на перевозку, вводит непереданные данные в ЭТРАН через АРМ ППД и переводит их в состояние «На согласовании». Затем тот же сотрудник визуально проверяет заявки в состоянии «Заготовка», переданные в ЭТРАН посредством Шлюза, и переводит их в состояние «На согласовании». Далее, заявки проходят согласование в ДЦФТО и ЦФТО.
5. На экранных формах АСУ ГО отображается ход согласования заявок, соответствующих строкам плана, а также комментарии, которые добавили сотрудники согласующих подразделений.
6. На основании согласованного и утверждённого плана отгрузок пользователи АСУ ГО, ответственные за оформление и обработку железнодорожных накладных, по мере осуществления перевозок производят формирование накладных в АСУ ГО за сутки до предполагаемой отгрузки. После создания накладной пользователь проверяет визуально все реквизиты автоматически созданной накладной и производит передачу в ЭТРАН нажатием одной кнопки. Передача осуществляется посредством Шлюза, который обрабатывает запросы на передачу накладных из АСУ ГО. При этом в ЭТРАНе на основе переданных данных формируется накладная на перевозку в состоянии «На визировании».
7. В течение нескольких секунд после нажатия кнопки, на экранной форме АСУ ГО отображается успешность операции передачи данных накладной в ЭТРАН. Если возникает ошибка при передаче данных, то необходимо внести исправления согласно комментарию к ошибке, и выполнить передачу снова. Так до тех пор, пока ошибка не будет устранена. Если ошибку устранить не удаётся, то накладную создаёт сотрудник, отвечающий за оформление железнодорожных накладных в ЭТРАНе, посредством АРМ ППД.
8. На экранной форме АСУ ГО отображается состояние, которое имеет накладная в ЭТРАНе, синхронно с изменением состояния.
9. На экранной форме АСУ ГО отображается результат визирования накладной сотрудниками железнодорожной станции.
10. Если накладная переходит в состояние «Завизирована», сотрудник, отвечающий за оформление железнодорожных накладных в ЭТРАНе, посредством АРМ ППД вводит в эту накладную сведения о погрузке и переводит в состояние «Погружено».
11. Сотрудник железнодорожной станции производит окончательное оформление перевозки и переводит накладную в состояние «Груз принят к перевозке».
12. Шлюз передаёт в АСУ ГО данные из накладной, интересующие ГО: номер вагона, реальный вес груза, провозные платежи и сборы, дата отправления и др.
Электронная цифровая подпись в Автоматизированной системе «Централизованной подготовки и оформления перевозочных документов» (АС ЭТРАН)
С апреля 2005 г. в ОАО «РЖД» начато поэтапное внедрение технологии электронной цифровой подписи (ЭЦП) при электронном документообороте между ОАО «РЖД» и клиентами. Эта работа ведется на базе услуг и продуктов, реализуемых инфраструктурой удостоверяющих центров ЗАО «Компания ТрансТелеком» (ИУЦ КТТК). Услуги ИУЦ КТТК по обслуживанию сертификатов ключей подписи для ОАО «РЖД» осуществляются на основании соглашения, описывающего состав, порядок предоставления услуг и ответственность сторон при использовании сертификатов ключей.
Услуга «Электронная Цифровая Подпись» включает в себя выпуск, обслуживание сертификатов ключей подписи для обеспечения юридической значимости в системах электронного документооборота корпоративного и межотраслевого уровня, а также предоставление в режиме реального времени информации об актуальном статусе сертификатов. Для демонстрации этой услуги была организована выдача сертификатов ключей подписи транспортным организациям в тестовое использование на безвозмездной основе (сроком на три месяца).
Единая информационная технология предоставления – потребления транспортных услуг, выставления счетов и их оплаты, осуществляющая учет, контроль и расчеты в режиме реального времени, может быть реализована объединением автоматизированной системы централизованной подготовки и оформления перевозочных документов ЭТРАН, АСУ финансами и ресурсами и других обеспечивающих систем и подсистем. Таким образом, введение в систему ЭТРАН технологии ЭЦП на базе услуг, предоставляемых инфраструктурой удостоверяющих центров «Компании ТрансТелеком» для обеспечения юридической значимости электронного документооборота, заложит основу создания и формирования единой транспортной счетно–финансовой системы железнодорожного транспорта с соблюдением необходимых требований информационной безопасности.
Контрольные вопросы
1. Перечислите основные задачи ЕК АСУФР?
2. Назовите основные этапы разработки системы?
3. Назначение ЕК АСУФР?
4. Принципы построения ЕК АСУФР?
5. Функции системы ЕК АСУФР?
6. Система ЕК АСУФР/Ц - сетевой уровень управления, перечислите ее функции?
7. Система ЕК АСУФР/Д - дорожно-линейный уровень управления, перечислите ее функции?
8. Объясните информационное взаимодействие между уровнями ЕК АСУФР?
9. В чем заключается принцип открытости системы ЕК АСУФР?
10. Назовите факторы развития ЕК АСУФР?
11. Назовите цели развития ЕК АСУФР?
12. Обоснуйте необходимость создания ИАС КУП?
13. Назначение системы ИАС КУП?
14. Функции системы ИАС КУП?
15. Назовите основное назначение системы ЭТРАН?
16. Перечислите функции системы ЭТРАН?
17. Назовите особенности функционирования системы АС ЭТРАН?
18. Перечислите возможности системы ЭТРАН?
19. Назовите преимущества и недостатки АС ЭТРАН?
|
|
|
