Источники и методы получения информации

Процессы управления на АТП осуществляются циклически и носят отно­сительно замкнутый характер. Цикл управления начинается со сбора информации о состоянии управляемого объекта (АТП, цех, участок и т.п.), затем полученная информация анализируется и используется для принятия решений и, наконец, эти решения доводят до исполнителей (см. гл. 14). Таким образом, основой управления является информация о состоянии управляемого объекта. Это информация может быть получена:

• из действующей на предприятии системы учета (см. приложение 8);

• из нормативно-справочной документации;

• в результате специально организованных выборочных наблюдений и опросов персонала;

• при обобщении и анализе имеющегося опыта.

Производственный учет отражает деятельность предприятия путем фиксации технических, экономических и других показателей (например, конкретные значе­ния расхода топлива, плановых и фактических периодичностей ТО, наработок на отказ и пр.). Сведения о выполненных производственно-хозяйственных операциях фиксируются на первичных бумажных или электронных носителях информации в виде натуральных, стоимостных или иных показателей (табл. 17.1). Для упрощения и возможности компьютерной обработки данных объекты воздействия и техно­логические операции могут кодироваться (см. гл. 16).

АТП представляет собой совокупность производственных подразделений (автоколонны, зоны ТО и ремонта, склады, участки) и служб (бухгалтерия, пла­новый отдел, технический отдел и т.д.), в каждом из которых решается опре­деленный круг задач. Все подразделения АТП (и работающий в них персонал) можно разделить на две части - выполняющие свои функции на территории и за пределами территории предприятия. Деятельность подразделений и персонала фиксируется в различных документах (табели работы служащих, наряды выходов на линию, путевые и ремонтные листы, требования на получение запасных частей и пр.). Результаты деятельности предприятия оформляются в виде различных отчетов и сводок. Таким образом, источниками информации являются подразде­ления АТП, в которых персонал выполняет определенные виды работ. Примеры

 

 

некоторых источников и носителей информации приведены на рис. 17.1 и в приложении 8.

Результаты работы подразделений и персонала фиксируются в различных документах (путевые листы, ремонтные листы, ведомость выдачи топлива, требование на получение запасных частей и пр.). В настоящее время нет единых требований к составу и формам документов, однако их можно разделить (по типу хранимой в них информации) на три вида: нормативные, первичные и вторичные. Нормативными являются те документы, сведения в которых в течение некоторого периода остаются неизменными (периодичности ТО, нормы расхода топлива, складские номера деталей и т.п.). К первичным относятся те документы, в которых

 

 

фиксируется информация о ходе текущей производственной деятельности (путевые листы, требования на ремонт и на получение запасных частей и т.д.). В них могут содержаться данные из нормативно-справочной документации. Ко вторичным относятся документы, содержащие результаты выборки и группировки данных из первичных документов (сведения о расходе запасных частей, ведомость премирования за экономию топлива, сводки о простоях автомобилей в ремонте и т.д.), нормативно-справочную и другую информацию.

Документы, являясь носителями информации, в процессе формирования проходят через ряд подразделений предприятия, каждое из которых вносит в него (или извлекает из него) определенные данные. Набор документов (в совокупности со схемой их движения) представляет собой документооборот, или информа­ционные потоки предприятия. Нет смысла приводить полную схему документо­оборота, поскольку она специфична для конкретного предприятия. Однако степень рациональности документооборота предприятия может быть оценена при прочих равных условиях рядом показателей:

• объемом обрабатываемой информации (на уровне документа, задачи, под­разделения, АТП);

• соотношением объемов нормативно-справочной, первичной и вторичной информации;

• степенью дублирования информации (на уровне документа, задачи, подраз­деления, АТП);

• трудоемкостью обработки данных и т.п.

При отсутствии в АТП вычислительных средств документы обрабатываются персоналом вручную. Применение информационных технологий несколько изме­няет документооборот, так как используется компьютерная база данных (БД) (рис. 17.2), которая обеспечивает хранение нормативно-справочной информации (НСИ), первичных документов и автоматическое формирование вторичных доку­ментов.

Изменения в документообороте, а также степень совершенства применяемых информационных технологий можно количественно оценить с помощью следую­щих показателей:

• объемы информации, обрабатываемые персоналом вручную;

• объем НСИ, хранимой в БД информационной системы;

• объем текущей информации, заносимой в БД с клавиатуры за определенный интервал времени;

• объем информации, передаваемой по каналам связи информационной системы.

Практически любой документ состоит из двух частей - описательной и инфор­мационной. Описательная часть содержит данные, характеризующие сам документ (наименование, номер, дата и прочие атрибуты). Информационная часть состоит из

 

 

 

 

степень дублирования на разных уровнях может быть различной. Дублирование на уровне документов имеет место, когда содержание одного документа частично или полностью повторяет содержание другого. Количественно дублирование инфор­мации на этом уровне можно оценить двумя показателями: степенью и кратностью дублирования. Степень дублирования указывает на ту долю информации, которая содержится в двух и более документах:

объем информации документа.

Кратность дублирования К_)[у6л определяется количеством документов, в кото­рых повторяется одна и та же информация.

ДОКУМЕНТООБОРОТ, ПЛАНИРОВАНИЕ И УЧЕТ В СИСТЕМАХ ПОДДЕРЖАНИЯ РАБОТОСПОСОБНОСТИ

Персоналу технической службы в ходе производственного процесса приходится решать комплекс взаимосвязанных задач (рис. 17.4).

Результаты работы персонала фиксируются в определенных документах. На информационном уровне все подразделения предприятия очень тесно взаимо­действуют между собой.

Документооборот только технической службы АТП включает более 120 документов. Из общего количества документов доля первичных составляет 21% (технические паспорта, путевые листы, ремонтные листы, требования на запасные части и т.д.). Доля документов с НСИ составляет 6% (маршруты и режимы работы, нормы расхода топлива, ресурс шин, периодичности и трудоемкости ТО и пр.).

 

 

Рис. 17.5. Месячные объемы (I) и дублирование (II) информации на пассажирских АТП (300 автомобилей)

/ - обработка путевых листов, 2 - учет топлива, 3 - запчастей, 4 - ТО и ремонта, 5 - шин, 6 - подвижного состава

Больше всего - вторичных документов (73%): это различные отчетные формы (справки, сводки, ведомости, картотеки, журналы и т.д.).

Общий объем информации, обрабатываемой в АТП в течение месяца, составляет порядка 50 кб на один автомобиль. Доля НСИ в этом объеме составляет 3%, больше половины объема обрабатываемой информации (55%) содержится в первичных документах, вторичные формы содержат примерно 42% данных.

С большинством первичных документов работает несколько подразделе­ний предприятия. Например, требования на запасные части "двигаются по марш­руту": автоколонна —> ЦУП —> склад —> бухгалтерия, при этом каждое подраз­деление вносит в них свою информацию, которая однако, не повторяет уже имею­щуюся.

Содержание вторичных документов частично или полностью дублирует информацию первичных. Например, при выдаче запасных частей в картотеку складского учета переносятся сведения из требования, при получении запасных частей - из накладной. При обработке путевых листов формируется множество сводок, справок и отчетов, при этом выполняется сортировка и разноска содержащихся в них сведений (по маркам, автомобилям, автоколоннам, водителям и т.д.). Анализ документооборота показал, что содержание 77% вторичных доку­ментов состоит только из дублированной информации, а в 23% выходных форм частично повторяются сведения первичных документов, что является одной из предпосылок автоматизации систем управления. Примерное распределение объемов информации и ее дублирование по подразделениям пассажирского АТП приведено на рис. 17.5. Каждая служба предприятия стремится сформировать свой перечень необходимых ей документов, что неизбежно приводит к дублированию информации, к дополнительным затратам времени на ее перенос из одних доку­ментов в другие и сопровождается частичным искажением данных (появлением ошибок).

При реализации на АТП информационных систем необходимо в первую очередь совершенствовать и упрощать документооборот. Требуется сохранить минимальный набор нормативно-справочных и первичных документов, подлежа­щих вводу в ЭВМ; процессы хранения, поиска, передачи и формирования вто­ричных документов необходимо полностью автоматизировать, что избавит персо­нал от рутинной работы.

 

Глава 18

⇐ Предыдущая39404142434445464748Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: