 |
Как формы для ведения отчетности.
|
|
|
|
Электронные таблицы являются обязательным атрибутом офисного программного обеспечения. Их можно использовать для хранения и упорядочения данных, т.е. как форму отчетности. Электронные таблицы позволяют автоматизировать рутинные однотипные вычисления. По табличным данным можно построить диаграммы, позволяющие анализировать эти данные визуальным способом.
Задание 1. Заполнение листа книги исходными и расчетными данными.
Для демонстрации работы с электронными таблицами выберем задачу, встающую перед секретарем: заказ и ведение отчетности по канцтоварам. Отчеты составляются в виде таблицы ежеквартально. Перечень товаром примерно известен, но может меняться с учетом специфики предприятия. Основные позиции указаны в таблице.
| Мелкие офисные принадлежности | Мин. Упаковка | Цена |
| Степлер № 24 | 44,61 | |
| Скобки для степлера № 24 | 4,71 | |
| Степлер № 10 | 17,85 | |
| Скобки для степлера № 10 | 3,47 | |
| Дестеплер | 11,15 | |
| Кнопки канцелярские | 8,18 | |
| Скрепки 50 мм | 2,73 | |
| Скрепки 25 мм | 2,97 | |
| Скрепочница магнитная | 81,55 | |
| Нож канцелярский | 2,97 | |
| Ножницы 180 мм | 42,88 | |
| Дырокол | 82,79 | |
| Ластик | 2,23 | |
| Ластик по дереву | 0,99 | |
| Точилка | 17,85 | |
| Бумага и бумажные изделия | ||
| Бумага для факса 210 мм*15м | 26,6 | |
| Бумага для факса 216 мм*30 м | 39,66 | |
| Блок для записей 300 л | 12,16 | |
| Блок для заметок 9*9*9 см | 93,69 | |
| Тетрадь 12 листов в клетку | 0,82 | |
| Тетрадь 18 листов в клетку | 1,34 | |
| Тетрадь 48 листов в клетку | 4,71 | |
| Тетрадь 96 листов в клетку | 11,85 | |
| Книга учета 200 л | 58,25 | |
| Книга бухгалтерская 40 л | 5,21 | |
| Алфавитная книжка 95*165 | 21,07 | |
| Ежедневник 145*210 | 78,57 | |
| Ежедневник 95*150 | 37,92 | |
| Потребительская бумага 500 л | 51,6 | |
| Бумага для п/м 500 | 32,54 | |
| Data copy 500 | 118,27 | |
| Copy X 500 | 104,98 | |
| Copy REX 500 | 203,85 | |
| Lux Copy 500 | 160,31 | |
| Пишущие принадлежности | ||
| Ручка шариковая со сменным стержнем | 2,23 | |
| Ручка гелевая | 6,23 | |
| Стержень шариковый | 0,23 | |
| Стержень гелевый | 5,21 | |
| Карандаш простой ТМ | 1,31 | |
| Карандаш механический 0,5 мм | 4,71 | |
| Грифели к механическому карандашу | 5,95 | |
| Текстовыделитель | 6,44 | |
| Текстмаркер цветной | 17,35 | |
| Маркер перманентный цветной | 11,4 | |
| Фломастеры | 29,5 | |
| Карандаши цветные | 8,43 | |
| Папки и скоросшиватели | ||
| Скоросшиватель картонный | 2,21 | |
| Папка с завязками | 2,47 | |
| Папка-конверт А4 с кнопкой | 14,38 | |
| Папка-демонстр. на 10 карманов | 28,74 | |
| Папка-демонстр. на 20 карманов | 43,13 | |
| Папка-демонстр. на 40 карманов | 78,08 | |
| Папка-уголок | 2,23 | |
| Папка-карман | 87,00 | |
| Клипборд-папка | 24,29 | |
| Папка с механическим прижимом | 35,2 | |
| Скоросшиватель пластиковый | 5,95 | |
| Клей и клеящие средства | ||
| Клей ПВА 80 мл | 5,9 | |
| Клей карандаш 8 г | 6,9 | |
| Клей канцелярский | 19,83 | |
| Скотч 12 мм*33 м | 4,21 | |
| Скотч 19 мм*33 м | 6,94 |
|
|
|
Цены на канцтовары можно корректировать непосредственно в таблицах. Поквартальная книга составляется единожды, затем используется из года в год, так как вносить корректировки в готовую таблицу гораздо проще, чем создавать новую.
Технология работы.
1. Открыть программу Excel.
2. Заполнить шапку таблицы.
3. Выделите ячейки с заголовками и назначьте начертание Полужирный и выравнивание По центру.
4. Заполните ячейки таблицы исходными данными, используя приведенную выше таблицу.
5. Проставьте примерное количество приобретенных канцтоваров в расчете на 200 работающих.
6. Введите формулу для подсчета стоимости конкретного наименования товара:
= C6*D6 (цена*количество) в ячейку Е4.
7. Скопируйте введенную формулу во все ячейки таблицы.
|
|
|
8. Подведите общий итог по сумме затрат на канцтовары за 1-й квартал:
=СУММ(Е4:Е70), для этого:
- используйте стандартную математическую функцию: Вставка – Функция – выбрать Математические – выбрать СУММ ();
- суммируемый диапазон выделить мышкой.
9. На свободном поле таблицы разместите данные расчетов промежуточных сумм за мелкие канцтовары: мелочь, папки и скоросшиватели (папки), клей и клеящие средства (клей), бумага и бумажные изделия (бумага), пишущие принадлежности (ручки)
10. Сохраните документ в своей папке под именем «канцтовары».
Задание 2. Копирование таблицы на другие листы книги.
Форма и содержание таблиц на другие кварталы будут такими же, поэтому для их создания достаточно скопировать заполненную таблицу и скорректировать ее по ценам и количеству приобретенных товаров.
1. Сделать три копии Листа 1: Лист 1(2), Лист 1(3), Лист 1(4).
2. Выборочно изменить содержимое Лист 1(2), Лист 1(3), Лист 1(4), увеличив в третьем квартале количество потребляемой бумаги, снизив закупки мелких канцтоваров.
3. В четвертом квартале цены на все бумажные изделия увеличить на 10%. Чтобы изменить цены всего столбца автоматически, в зависимости от роста цен, следует поступить так:
- в свободном поле таблицы поместить данные роста цен;
- ввести формулу пересчета цен: старая цена*(1+процент роста);
- заполнить формулу вниз;
- скопировать новые цены;
- выделить столбец со старыми ценами;
- выбрать Правка – Специальная вставка;
- установить переключатель Вставить: Значения, затем ОК;
4. Сохранить расширенный документ.
Задание 3. Формирование годового отчета.
По результатам четырех кварталов можно составить годовой отчет по затраченным средствам.
Технология работы.
1. На свободном поле таблицы четвертого квартала разместить заголовки по образцу:
2. В ячейку, предназначенную для итоговой суммы по мелким канцтоварам, ввести формулу: =СУММ(Лист1!Е74+Лист2!Е74+Лист3!Е74+Лист4!Е74)
3. Скопировать вниз формулу, записанную для ячейки Мелочь.
4. Повести итог по сумме для всех видов товаров.
5. Сохранить документ.
Дополнительное задание
1. Найти среднее значение квартальных расходов на основные категории канцтоваров.
2. Создать таблицу расходных материалов и средств на содержание оргтехники (ксерокса, ризографа, принтера и т.д.).
|
|
|
Практическая работа № 18.
|
|
|
