 |
Совещания. Управление внесением изменений в принятые решения. Решения о сотрудничестве. Управление последующими проектными совещаниями
|
|
|
|
Совещания
• Где проводятся совещания?
• Какого плана совещания проводятся?
• Кто будет руководить совещаниями?
• Как будут вырабатываться повестки дня?
• Как будет вестись протокол совещаний?
Управление внесением изменений в принятые решения
• Как будут устанавливаться изменения?
• Кто будет иметь право одобрить изменения?
• Как изменения в плане будут документироваться и оцениваться?
Решения о сотрудничестве
• С какими отделами или организациями команда будет сотрудничать во время разработки проекта?
• Каковы роли и ответственность каждой организации (рецензент, утверждающий, сотрудник, пользователь)?
• Как информировать все заинтересованные стороны о промежуточных результатах, сроках?
• Как члены команды будут обмениваться информацией между собой?
• Какой информацией нужно, а какой не нужно обмениваться?
В процессе выработки этих правил организации работы команды руководитель должен вместе с членами команды вырабатывать нормы командного взаимодействия. Ниже даны примеры, которые я привожу на семинарах своим слушателям. Они касаются эффективных норм взаимодействия сотрудников в команде.
Открытое сотрудничество. В работе команды не должно быть закрытых тем. Сотрудники должны иметь право поставить любой касающийся работы вопрос.
Соблюдение конфиденциальности. Никакая информация не должна выходить за пределы команды, если на то нет общего согласия.
Недопустимость сокрытия просчетов и промахов. Просчеты и промахи возможны в работе каждой команды, но нельзя их скрывать. Необходимо немедленно ставить в известность остальных членов команды о срыве основных или промежуточных сроков.
|
|
|
Недопустимость прямолинейного решения проблем. Спорьте, но, если решение принято, выполняйте его независимо от ваших личных чувств. «Сохраняйте лицо». Это японское выражение означает то, что в любых ситуациях недопустимо унижать человека или показывать, что вы не владеете собой. Бизнес, приносящий миллионы, – это бизнес долгосрочных отношений. Оставляйте сотрудникам возможность относиться к вам позитивно.
Взаимоуважение. Уважайте членов вашей команды и не хвастайте вашим высоким положением в команде. Не злоупотребляйте силой своей мысли.
Никогда не используйте силу своей мысли для того, чтобы заставить другого человека делать то, чего не хочется делать вам, даже в случае, если вы настаиваете на своем для его же блага. Такие действия могут повлечь весьма нежелательные последствия для вас.
Оптимальные рабочие нагрузки. Много работать – не значит отказывать себе в отдыхе.
Руководители проекта играют огромную роль в установлении норм сотрудничества личным примером. Руководитель добивается стабильного успеха только в том случае, когда его поступки не наносят вреда и не причиняют ущерба кому‑ то другому, и только в этом случае возможно стабильное развитие команды в позитивном направлении. Если руководитель открыто признает свои ошибки, то и члены команды будут поступать так же. Одновременно при этом руководитель команды должен вмешаться, если, по его мнению, эти нормы нарушаются. Он должен обсудить проблему с «нарушителями» и четко высказать свое мнение.
Интересно, что если группа сотрудников становится командой единомышленников, то у руководителя отпадет необходимость в выполнении роли надсмотрщика.
Управление последующими проектными совещаниями
Первое проектное собрание необходимо для разработки проекта. Другие собрания посвящают отчетам о статусе, решению проблем и аудиту. Я хочу познакомить читателя с общим руководством по проведению успешных совещаний.
|
|
|
• Начинайте совещание в строго указанное время, даже если еще не все члены команды собрались.
• Подготовьте и раздайте распечатки с повесткой дня до начала совещания.
• Укажите время перерыва.
• Периодически уделяйте время анализу того, насколько эффективным было предыдущее совещание.
• Требуйте, чтобы присутствующие высказывали свое мнение, и вносите изменения.
• Проанализируйте повестку дня до начала совещания и отведите примерное время на каждый пункт.
• Определите приоритетность обсуждаемых вопросов, так чтобы можно было вносить коррективы в случае нехватки времени.
• Поощряйте активное участие всех членов команды, задавайте им вопросы, а не делайте заявления.
• Подведите итоги относительно принятых решений, проанализируйте вопросы на следующее совещание.
• Подготовьте выводы из проведенного совещания и ознакомьте с ними всех, кого они касаются.
• Отметьте достижения и положительное поведение.
• «Сохраняйте лицо». Бизнес, приносящий миллионы – это бизнес долгосрочных отношений. Оставляйте людям возможность относиться к вам позитивно.
Совещания часто считают бесполезной тратой времени. Сотрудники жалуются на то, что совещания длятся слишком долго. Так не должно быть. Если вы, как руководитель, определите повестку дня и время перерыва, то это позволит вашим сотрудникам рассчитать время на обсуждения и не отнимет у них много рабочего времени. Если вы будете тщательно готовиться к совещаниям с сотрудниками, то можете сделать эти собрания важной частью проектов.
|
|
|
