 |
Теоретические обоснования основных потоков документов, образующих документооборот
|
|
|
|
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине: Организация и технология документационного обеспечения управления
Выполнил:
Студент гр. ЭД-12
_____ ________ Н.В. Никитченко
(дата) (подпись) (инициалы,фамилия)
Проверил:
Ст. преподаватель О.Г.Модзелевская
__________ ___________ __________
(оценка) (дата) (подпись)
Новокузнецк
2014г.
Содержание
Введение…………………………………………………………………...………3
1 Общая часть……………………………………………………………………..4
1.1 Организационная структура организации…………………………………..4
1.2 Структура подразделений СибГИУ………………………………………….5
1.3 Документооборот организации……………………………………………....7
1.4 Структура управленческой и нормативно – правовой документации…...12
2 Специальная часть…………………………………………………………...13
2.1 Разработка организационной структуры службы ДОУ…………………...13
2.2 Разработка основных потоков документов……………………………...…14
2.3 Разработка положения о службе ДОУ……………………………………...16
2.4 Разработка должностных инструкций сотрудников службы ДОУ………17
Заключение……………………………………………………………………….20
Список использованных источников…………………………………………...19
Приложение А Организационная структура отдела делопроизводства СибГИУ…………………………………………………………………………..19
Приложенеи Б Оперограмма входящего документа на примере приказа…...20
Приложение В Оперограмма исходящего документа на примере письма…..21
Приложение Г Оперограмма внутреннего документа на примере приказа…22
ПриложениеД Документооборот СибГИУ…………………………………….23
Приложение Е Положение об отделе делопроизводства……………………..24
Приложение Ж Должностная инструкция ведущего документоведа по регистрации документов………………………………………………………...28
|
|
|
Приложение З Должностная инструкция секретаря ректора………………...33
Введение
Руководитель каждой организации должен владеть информацией о работе его подчиненных и вовремя принимать решения по устранению проблем и координации деятельности персонала организации.
Успешное управление любым процессом, бизнесом, предприятием невозможно без использования современных технологий делопроизводства или документационного обеспечения управления (ДОУ).
Организация ДОУ на уровне современных требований предусматривает создание единой комплексной системы ДОУ, единого порядка работы с документами, начиная с их создания/получения и до сдачи в архив (уничтожения). ДОУ является эффективным инструментом контроля исполнения, достаточно простым средством ведения общего делопроизводства и решения различных вопросов при работе с документами.
Необходимо отметить, что с документами работают все сотрудники организации. Документы всегда создаются исключительно в каких-либо целях: либо для закрепления информации при выполнении поставленных задач, либо по требованию контролирующих органов.
Главными задачами курсовой работы являются:
Краткая историческая справка касаемо становления ДОУ в его современном виде;
Определение организационной структуры службы ДОУ;
Рассмотрение основных потоков документов, образующих документооборот;
Разработка положения о службе ДОУ;
Разработка должностных инструкций сотрудников службы ДОУ.
Теоретическая часть
Становление современного аппарата ДОУ
В настоящее время термин «делопроизводство» определяется как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами[1]. В последние годы употребляется синонимичный ему термин «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
|
|
|
Его возникновение связано с изменением организационно-технической основы делопроизводства, ставшим возможным благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и современных информационных технологий, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.
Под определением ДОУ следует понимать деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций.
На практике используются различные названия подразделения по ДОУ: управление делами, канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства, служба делопроизводства, отдел корреспонденции, служба документационного обеспечения управления, управление по работе с документами, отдел документации.
Рассмотрим Государственную структуру документооборота управления (ГСДОУ) в зависимости от категории учреждения предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб:
управление делами;
канцелярию;
общий отдел;
секретаря руководителя.
Управление делами создается в министерствах как структура по работе с документами и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. В состав управления делами, как правило, включаются:
- секретариат: приемная-секретариат министра, секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро;
- инспекция при министре, канцелярия: бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро, отдел писем (жалоб), отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств, центральный архив.
Канцелярия, или отдел документационного обеспечения управления, создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, в учебных заведениях высшего профессионального образования.
Канцелярия состоит, как правило, из подразделений: по учету и регистрации документов, контролю исполнения; по совершенствованию работы с документами и внедрению технических средств; по рассмотрению обращений граждан; секретариата, экспедиции, машинописного бюро, копировально-множительного бюро, архива.
|
|
|
От общих определений перейдем к рассмотрению организационной структуры на государственного учреждения на примере Российского государственного университета нефти и газа имени И. М. Губкина (РГУ нефти и газа им. И.М.Губкина).
Теоретические обоснования основных потоков документов, образующих документооборот
Прежде чем переходить к практической обработке документации любой организации либо государственного предприятия, следует теоретически обосновать сущность понятия документооборот. А также других ключевых понятий, связанных с документацией.
Документопоток - это поток документов между пунктами обработки и создания информации (руководителями организации и структурных подразделений, специалистами) и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией и др.
Основные документопотоки в организации:
поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Основные характеристики документопотока:
содержание;
структура;
цикличность;
направление;
объем.
Содержание документопотока определяется составом документов, входящих в документопоток, и составом информации, содержащейся в этих документах.
Структура документопотока описывается признаками, по которым могут быть классифицированы и индексированы входящие в документопоток документы, а также сформирована справочная система по документам организации.
Режим или цикличность документопотока определяется изменением во времени информационной нагрузки документопотока. Изменения информационной нагрузки, как правило, связаны с цикличностью планирования и подведения итогов работы, периодическим изменением деловой, политической и управленческой активности, внутренними режимами работы организации.
|
|
|
Направление документопотока зависит от содержания конкретного этапа обработки документов:регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ и т.д., а также от способа удостоверения входящих в документопоток документов: согласование, утверждение, ознакомление и др.
Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть дополнен объемом содержащейся в документах информации. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.
Исследование документопотоков организации проводится для следующих целей:
повышение эффективности управленческой деятельности;
ускорение движения документов в организации;
уменьшение трудоемкости обработки документов [5].
Документооборот Российского государственного университета нефти и газа имени И. М. Губкина (РГУ нефти и газа им. И.М.Губкина) представлен в приложении 5.
Практическая часть
|
|
|
