Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!

Задание 1. Создание базы данных

Стр 1 из 3Следующая ⇒

Цикл практических работ «Введение в систему управления базами данных Access»

Цель цикла работ

Изучаются следующие вопросы:

· Создание однотабличной базы данных;

· Проектирование реляционной базы данных: создание схемы данных и структуры БД;

· Ввод, редактирования данных;

· Проектирование пользовательских форм ввода данных в однотабличную и реляционную базы данных;

· Формирование запросов с целью поиска и отбора данных;

· Проектирование отчетов для вывода данных.

Введение к циклу работ

Накопление данных в современном мире привело к тому, что практически в любой сфере деятельности имеют дело с большими объемами информации. Основными операциями при работе с информацией являются её сбор, обработка (поиск, сортировка, выборка требуемых данных и т.п.), создание форм для просмотра, вывода или распечатки данных. Система управления базами данных Access фирмы Microsoft как раз и предназначена для вышеупомянутых целей. В настоящем цикле практических работ учащиеся получают начальные навыки обращения с системой управления базами данных Access. Это позволит создавать и редактировать базы данных реляционного типа, осуществлять к ним запросы, формировать отчеты, включая графические элементы (диаграммы), создавать кнопочные формы-меню и пр.

Практическая работа № 1. Создание однотабличной базы данных

Цель работы

Приобретение специальных навыков работы в СУБД Access по созданию однотабличной базы данных

План работы

1. Введение

2. Задание 1. Создание новой базы данных

3. Задание 2. Заполнение базы данных

4. Задание 3. Ввод и просмотр данных посредством формы

Введение

Система управления базами данных (СУБД) Access позволяет хранить большие массивы данных в определенном формате, обрабатывать их, представляя в удобном для пользователей виде. Access позволяет автоматизировать часто выполняемые операции (расчет заработной платы, учет материальных ценностей и т.п.), разрабатывать удобные формы ввода и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

Access - это Windows-приложение фирмы Microsoft, поэтому и Access, и Windows хорошо взаимодействуют друг с другом. Все преимущества Windows доступны в Access, например, можно вырезать, копировать и вставлять данные из любого приложения Windows в приложение Access и наоборот.

Access - реляционная СУБД, т. е. с её помощью можно работать одновременно с несколькими таблицами базы данных. Применение реляционной СУБД помогает упростить структуру данных и таким образом облегчить выполнение работы. Таблицу Access можно связать с данными, хранящимися на другом компьютере или на сервере, а также использовать таблицу, созданную в СУБД Paradox или Dbase. Данные Access достаточно просто комбинировать с данными Excel.

В СУБД Access предусмотрено много дополнительных сервисных возможностей. Мастера помогут вам создать таблицы, формы или отчеты из имеющихся заготовок, сделав за вас основную черновую работу. Выражения используются в Access, например, для проверки допустимости введенного значения. Макросы позволяют автоматизировать многие процессы без программирования, тогда как встроенный в Access язык VBA (Visual Basic for Applications) - специально разработанный компанией Microsoft диалект языка Basic для использования в приложениях Microsoft Office - дает возможность опытному пользователю программировать сложные процедуры обработки данных. Просматривая свою форму или отчет, вы сможете представить, как они будут выглядеть в распечатанном виде. И наконец, используя такие возможности языка программирования С, как функции и обращения к Windows API (Application Programming Interface - интерфейс прикладных программ Windows), можно написать подпрограмму для взаимодействия Access с другими приложениями - источниками данных.

В Microsoft Access добавлено множество новых средств, разработанных для облегчения работы в Интернет и создания приложений для Web.

Access содержит набор инструментов для управления базами данных, включающий конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Кроме того, Access можно рассматривать и как среду для разработки приложений. Используя макросы для автоматизации задач, вы можете создавать такие же мощные, ориентированные на пользователя приложения, как и приложения, созданные с помощью "полноценных" языков программирования, дополнять их кнопками, меню и диалоговыми окнами.

Работа с мастерами. Мастер (Wizard) - специальная программа, помогающая в решении какой-то задачи или создании объекта определенного типа, Эта программа поможет вам за несколько минут выполнить рутинную работу, на которую без применения этой программы может уйти несколько часов. Программа-мастер задает вопросы о содержании, стиле и формате объекта, а затем создает этот объект без какого-либо вмешательства с вашей стороны. В Access имеется около сотни мастеров, предназначенных для проектирования баз данных, приложений, таблиц, форм, отчетов, графиков, почтовых наклеек, элементов управления и свойств.

Информация для пользователей электронных таблиц. Access во многом похож на Excel. Обе программы являются продуктами для Windows, следовательно, можно использовать свой опыт применения специфичных для Windows соглашений. Данные таблицы или запроса Access отображаются в виде электронной таблицы, которую принято называть таблицей данных. Фактически режим ввода данных Access ничем не отличается от аналогичного режима Excel. Основное различие между таблицей базы данных (БД) и электронной таблицей - в системе адресации: в электронной таблице адресуется каждая ячейка, а в таблице БД - только поля текущей записи. В электронной таблице каждая ячейка обрабатывается индивидуально, а в таблице БД обработка идет по записям, причем записи обрабатываются однотипным образом. Эти упрощения для БД позволяют повысить скорость обработки и количество обслуживаемой информации.

Контекстно-зависимая справка и Помощник. Access дает возможность использовать контекстно-зависимую справку, для получения которой достаточно нажать правую клавишу мыши. Какие бы вы ни испытывали затруднения при работе с системой, вам поможет появляющаяся на экране справка по интересующей вас теме. Помимо этого, справочная система Access имеет удобные и простые в использовании содержание, предметный указатель, систему поиска, журнал хронологии и закладки. Помощник отвечает на вопросы, выдает советы и справки об особенностях используемой программы.

Структура таблицы и типы данных. Все составляющие базы данных, такие, как таблицы, отчеты, запросы, формы и объекты, в Access хранятся в едином дисковом файле. Основным структурным компонентом базы данных является таблица. В таблицах хранятся вводимые нами данные. Внешне каждая таблица Access 97 похожа на таблицы, с которыми мы привыкли работать на бумаге, - она состоит из столбцов, называемых полями, и строк, называемых записями. Каждая запись таблицы содержит всю необходимую информацию об отдельном элементе базы данных. Например, запись о преподавателе может содержать фамилию, имя, отчество, дату рождения, должность и т.п.

При разработке структуры таблицы прежде всего необходимо определить названия полей, из которых она должна состоять, типы полей и их размеры. Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. Имя желательно делать таким, чтобы функция поля узнавалась по его имени. Далее надо решить, данные какого типа будут содержаться в каждом поле. В Access можно выбирать любые из основных типов данных. Один из этих типов данных должен быть присвоен каждому полю. Значение типа поля может быть задано только в режиме конструктора. Ниже представлены типы данных Access и их описание.

Тип данных	Описание
Текстовый (значение по умолчанию)	Текст или числа, не требующие проведения расчетов, например номера телефонов (до 255 знаков)
Числовой	Числовые данные различных форматов, используемые для проведения расчетов
Дата/время	Для хранения информации о дате и времени с 100 по 9999 год включительно
Денежный	Денежные значения и числовые данные, используемые в математических расчетах, проводящихся с точностью до 15 знаков в целой и до 4 знаков в дробной части
Поле MEMO	Для хранения комментариев; до 65535 символов
Счетчик	Специальное числовое поле, в котором Access автоматически присваивает уникальный порядковый номер каждой записи. Значения полей типа счетчика обновлять нельзя
Логический	Может иметь только одно из двух возможных значений (True/False, Да/Нет)
Поле объекта OLE	Объект (например, электронная таблица Microsoft Excel, документ Microsoft Word, рисунок, звукозапись или другие данные в двоичном формате), связанный или внедренный в таблицу Access
Гиперссылка	Строка, состоящая из бука и цифр и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст, выводимый в поле или в элементе управлении; путь к файлу (в формате пути UNC) или к странице (адрес URL). Чтобы вставить адрес гиперссылки в поле или в элемент управления, выполните команду Вставка, Гиперссылка
Мастер подстановок	Создает поле, в котором предлагается выбор значений из списка или из поля со списком, содержащего набор постоянных значений или значений из другой таблицы. Это в действительности не тип поля, а способ хранения поля

В Access существует четыре способа создания пустой таблицы: 1 - использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных;

2 - мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких, как деловые контакты, список личного имущества или рецепты;

3 - ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Access данные анализируются, и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат;

4 - определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.

Для всех методов имеется возможность использовать режим конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Однако только четвертый метод позволяет сразу задать ту структуру таблицы, которая вам нужна, и поэтому далее рассматривается именно этот метод.

Ввод данных в ячейки таблицы производится обычным образом. Однако для некоторых типов данных (числовой, денежный, дата/время, логический) Access автоматически проверяет правильность их ввода. Например, если вы введете букву в ячейку с числовым типом, то Access выдаст сообщение о неправильно введенном значении и не позволит перейти к другой ячейке, пока не будут введены правильные данные.

Для всех типов полей (кроме типов Счетчик и поле объекта OLE) можно самостоятельно задавать ограничения для вводимых данных. Для этого в режиме конструктора надо выбрать вкладку Общие, перевести курсор в поле с именем «Условия на значение» и ввести ограничение на данные. Например, стаж работы вряд ли может быть более 70 лет, и ограничение будет следующее: <70. Ограничение можно вводить и на текстовое поле. Обычно в этом случае задаются слова, которые могут присутствовать в данном поле. Вводить ограничения можно не только вручную, но и с помощью Построителя выражений.

Можно использовать еще один удобный инструмент при вводе данных - параметр Значение по умолчанию (находится также на вкладке Общие). Здесь можно задать данные, которые Access будет вводить по умолчанию при заполнении таблицы. Это удобно использовать, когда большинство значений данного поля одинаковы и лишь некоторые отличаются. Например, должность большинства преподавателей - доцент. Если ввести это слово в строку параметра Значение по умолчанию, то все ячейки поля «Должность» примут значение Доцент и надо будет лишь изменить значения ячеек для преподавателей с другими должностями. Данные можно вводить и копированием их из одной ячейки в другую стандартными средствами Windows.

Для каждого типа данных (кроме типа данных Счетчик) предусмотрено пустое (нулевое) значение. Различают два типа пустых значений: пустые (Null) значения и пустые строки. Если пустое поле имеет пустое (Null) значение, то это означает, что данные для него существуют, но пока неизвестны. Если же введена пустая строка (два знака прямых кавычек (""), то это означает, что данные не существуют вовсе. Access позволяет обрабатывать такие пустые значения.

Сортировка данных. Для удобства просмотра можно сортировать записи в таблице в определенной последовательности, например, в таблице Преподаватели записи можно отсортировать в порядке убывания стажа преподавателей. Кнопки сортировки на панели инструментов (или команды меню Записи, Сортировка, Сортировка по возрастанию (Сортировка по убыванию) позволяют сортировать столбцы по возрастанию или по убыванию. Прежде чем щелкнуть по кнопке сортировки, следует выбрать поля, используемые для сортировки. Современные СУБД, такие, как Access, никогда не сортируют таблицы физически, как это делалось раньше. Средства сортировки данных (а также фильтрации, поиска и замены) реализованы в Access как автоматически создаваемые запросы. Записи таблицы всегда располагаются в файле базы данных в том порядке, в котором они были добавлены в таблицу.

Отбор данных с помощью фильтра. Фильтр - это набор условий, применяемых для отбора подмножества записей. В Access существуют фильтры четырех типов: фильтр по выделенному фрагменту, обычный фильтр, расширенный фильтр и фильтр по вводу.

Фильтрование данных в Access производится с помощью кнопок <Фильтр по выделенному> или <Изменить фильтр> (команда меню Записи, Фильтр, Изменить фильтр). После нажатия второй кнопки от таблицы остается одна запись. Каждое поле становится полем со списком (когда в нем находится курсор), в котором можно выбрать из списка все значения для данного поля. После щелчка по кнопке <Применить фильтр> будут выбраны записи, соответствующие измененному фильтру. Еще более сложные условия фильтрации можно задать командой меню Записи, Фильтр, Расширенный фильтр...

Задание 1. Создание базы данных

План работы

1. Создать новую базу данных.

2. Создать таблицу базы данных.

3. Определить поля таблицы в соответствии с таблицей, см. рис.5.1.

4. Сохранить созданную таблицу.

Имя поля	Тип данных	Размер, формат, свойства поля
Код преподавателя	Счетчик
Фамилия	Текстовый
Имя	Текстовый
Отчество	Текстовый
Дата рождения	Дата/время	Краткий
Должность	Текстовый
Дисциплина	Текстовый
Телефон	Текстовый
Зарплата	Денежный	(число десятичных знаков – 0)

Рис. 5.1. Таблица данных Преподаватели

Технология работы состоит в следующем:
1. Для создания новой базы данных:

· загрузите Access, в появившемся окне выберите пункт Новая база данных;

· в окне «Файл новой базы данных» задайте имя вашей базы (пункт Имя файла) и выберите папку (пункт Папка), где ваша база данных будет находиться. По умолчанию Access предлагает вам имя базы dbl, а тип файла - Базы данных Access. Имя задайте Преподаватели, а тип файла оставьте прежним, так как другие типы файлов нужны в специальных случаях;

· щелкните по кнопке <Создать>.

2. Для создания таблицы базы данных:

· в окне базы данных выберите вкладку Таблицы, а затем щелкните по кнопке <Создать>;

· в окне «Новая таблица» выберите пункт Конструктор и щелкните по кнопке <ОК>. В результате проделанных операций открывается окно таблицы в режиме конструктора (рис. 5.2), в котором следует определить поля таблицы.

3. Для определения полей таблицы:

· введите в строку столбца «Имя поля» имя первого поля Код преподавателя;

· в строке столбца «Тип данных» щелкните по кнопке списка и выберите тип данных Счетчик. Поля вкладки Общие оставьте такими, как предлагает Access.

Примечание. Заполнение строки столбца «Описание» необязательно и обычно используется для внесения дополнительных сведений о поле.

Для определения всех остальных полей таблицы базы данных Преподаватели в соответствии с таблицей рис. 5.1 выполните действия, аналогичные указанным выше.

Внимание! На вкладке Общие в нижней части экрана Свойства поля изменим данные в пункте Размер поля, а остальные пункты пока оставляем по умолчанию. Например, для текстового типа данных Access предлагает по умолчанию длину 50 символов, однако поле «Фамилия» вряд ли будет содержать более 15 символов (иногда при проектировании БД следует подсчитать, сколько символов в самой длинной фамилии). В дальнейшем можно скорректировать длину поля. Для числового типа Access предлагает Длинное целое, но в нашем случае данные – это либо небольшие целые числа (в диапазоне от -32768 до 32767) - тогда следует выбрать Целое, либо дробные числа - тогда надо выбрать С плавающей точкой. (Для выбора необходимого параметра надо щелкнуть по полю, а затем нажать появившуюся кнопку списка и выбрать необходимые данные). В результате проектируемая таблица будет иметь более компактный вид, а объем базы данных уменьшится.

Рис. 5.2. Окно таблицы в режиме конструктора

4. Для сохранения таблицы:

· выберите пункт меню Файл, Сохранить;

· в диалоговом окне «Сохранение» введите имя таблицы Преподаватели;

· щелкните по кнопке <ОК>.

Примечание. В результате щелчка по кнопке <ОК> Access предложит вам задать ключевое поле (поле первичного ключа), т.е. поле, однозначно идентифицирующее каждую запись. Для однотабличной базы данных это не столь актуально, как для многотабличной, поэтому щелкните по кнопке <Нет>.

12 3 Следующая ⇒