 |
Организационные формы делопроизводства
|
|
|
|
Лекция 1. Документационное обеспечение управления
1. Предмет делопроизводства, его содержание
Делопроизводство представляет собой деятельность, охватывающую вопросы документирования и организации работы с документами в процессе управленческой деятельности.
Документирование – это процесс подготовки и создания документов. О любой организации можно судить по тому, насколько грамотно в ней поставлено делопроизводство. От этого зависят оперативность, надежность и экономичность организации управленческого труда.
Делопроизводство, как процесс обработки информации, представляет собой часть технологии управления, где предметом труда является информация в различном виде, а средством труда служит оргтехника, которая обеспечивает качество и высокую производительность обработки информации. Учитывая это, понятие «делопроизводство» меняется на более точно соответствующее его содержанию понятие «документационное обеспечение управления» (ДОУ).
Организация работы с документами – это создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов в делопроизводстве.
Административным делопроизводством называют операции по документированию организационно-распорядительной деятельности и организации работы с документами.
Цель курса состоит в овладении студентами теоретическими знаниям и выработке практических навыков и умений в области документирования организационно-распорядительных документов, а также организации работы с документами.
В этой связи задачами курса являются:
· определение роли делопроизводственных процессов в структуре управленческого труда;
· изучение организации и условий труда работников служб документации;
|
|
|
· определение роли организационной техники и унификации документов в повышении производительности управленческого труда;
· приобретение навыков практического применения нормативно-правовых и методических документов по делопроизводству;
· изучение требований к форматам бумаги, бланкам документов, машинописному тексту, составу реквизитов документов, правилам составления и оформления организационно-распорядительных документов.
Основные нормативно-правовые и методические документы, регламентирующие делопроизводство
Государственная система делопроизводства представляет собой научно упорядоченный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства с момента подготовки и оформления документов, отправления (поступления) до передачи их в ведомственный архив и на государственное хранение.
Основными нормативно-правовыми актами, регламентирующими делопроизводство в Республике Беларусь, являются:
· закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь»;
· стандарт СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
· методические указания по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
· инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь;
· унифицированная система организационно-распорядительной документации;
· основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь.
Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» включает 11 глав, регламентирующих деятельность архивов, порядок организации и ведения делопроизводства в госорганах, на предприятиях, в учреждениях и организациях Республики Беларусь.
|
|
|
Государственный стандарт Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов на документе, требования к бланкам и текстам документов, оформление реквизитов и требования к документам, изготавливаемым с помощью печатных устройств.
В методических указаниях по практическому применению стандарта СТБ 6.38-2004 приведен порядок разработки бланков и оформления документов.
Инструкция по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь устанавливает:
- правила подготовки и оформления документов;
- организацию работы с документами;
- контроль исполнения документов;
- составление номенклатуры, оформление и формирование дел;
- экспертизу ценности документа;
- составление описи дел;
- оперативное хранение документов;
- передачу дел в ведомственный архив и на государственное хранение.
В унифицированной системе организационно-распорядительной документации приведен классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов:
- по созданию, реорганизации, ликвидации организации (предприятия);
- приватизации государственных и коммунальных организаций;
- распорядительной деятельности предприятий;
- организационно-нормативному регулированию деятельности предприятия;
- оперативно-информационному регулированию деятельности организаций;
- переводу (перемещению) на другую работу;
- увольнению с работы;
- оформлению отпусков, поощрений и дисциплинарных взысканий.
Основные правила работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь определяют:
- номенклатуру и формирование дел;
- экспертизу ценности документов, подготовку дел к передаче и передачу их в архив;
|
|
|
- обеспечение сохранности документов архива;
- организацию работы архива.
Организационные основы делопроизводства
Организационные формы делопроизводства
Делопроизводство в учреждениях, организациях, на предприятиях имеет 3 основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.
Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объёма документооборота.
При централизованной системе все операции, связанные с документационным обеспечением управления сосредотачиваются в одном месте, в единой для всего учреждения службе ДОУ или у секретаря. Достоинства этой формы делопроизводства заключаются в освобождении основных структурных подразделений от вспомогательных операций с документами, повышении качества их обработки. Централизованная форма делопроизводства чаще всего применяется в учреждениях, небольших по объёму работы с документами.
При децентрализованной системе организации делопроизводства все виды работ с документами производятся непосредственно в структурных подразделениях учреждения.
При смешанной системе организации делопроизводства одни операции (приём, отправка корреспонденции) осуществляется службой ДОУ, а другие (регистрация, оформление и составление документов, формирование дел) производится как в службе ДОУ, так и в других структурных подразделениях. Смешанная форма организации делопроизводства применяется обычно в крупных подразделениях со значительным объёмом обрабатываемой документации. Она позволяет полностью механизировать работу с документами, более рационально использовать предназначенные для этих целей технические средства.
|
|
|
