 |
Стандартизация и унификация управленческой документации
|
|
|
|
Стандартизацию и унификацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда.
Стандартизация представляет собой установление на длительный промежуток времени общегосударственных и общеобязательных норм создания документов.
Унификация документов – это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизации построения.
Основными принципами унификации документов являются:
· унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра-образца документа для конкретной системы документации и установлении на его основе состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т.д.;
· единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов, унификации расположения данных на поле документа, выработки терминологии и условных сокращений;
· комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения. Кроме того, должны учитываться психофизиологические возможности человека и параметры технических средств;
· информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач, поиска и подтверждения юридической силы документа;
· сокращение числа видов документов. Достигается за счет совершенствования методов управления, например, в направлении исключения многоступенчатости в системе управления или широкого и повсеместного применения организационной и электронно-вычислительной техники;
|
|
|
· стабильность требований к документации. Поскольку формы документов используют достаточно длительное время, этот принцип станет более эффективным, если необходимые требования к документам будут установлены государственными и отраслевыми стандартами;
· сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
· экономичность. Достигается за счет обоснованного включения документов в систему управления, широкого применения бланков, рациональной компоновки форм документов, установления оптимального объема реквизитов и их логического расположения и др.
Существуют три способа унификации текстов: трафарет, анкета и таблица.
Трафарет – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, зависящей от конкретной ситуации. Использование этого метода при унификации текстов привело к созданию в форме трафарета ряда приказов, заявлений в унифицированной системе документации (УСД) на организационно-распорядительные документы (ОРД).
Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. В УСД на ОРД анкетным методом смоделированы приказы по приему, переводу, увольнению; кадровые докладные и объяснительные записки.
Таблица так же, как и анкета, представляет собой «разорванный» текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Достоинства текста, представленного в виде таблицы, заключаются в том, что он обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать, кодировать информацию, легко суммировать данные. Однако он более сложен в машинописи. В УСД на ОРД в табличной форме представлены следующие документы: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы.
|
|
|
Общегосударственный классификатор Республики Беларусь ОКРБ 010-95 «Унифицированные документы» содержит классификацию унифицированных документов (УД) различных систем документации с их кодами.
Стандарт Республики Беларусь СТБ 6.10-95 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Основные положения» устанавливает порядок разработки и основные требования к унифицированным системам документации (УСД). В нём даны требования к разработке унифицированных форм документов, порядок их разработки и регистрации, порядок введения унифицированных систем документации, введение и применение унифицированных форм документов. Здесь же даны определения ряда терминов.
Система документации – совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определённой сфере деятельности.
Унифицированная система документации (УСД) – система документации, созданная по единым правилами требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) – совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенными на носителе информации в определённом порядке.
Код документа – идентификатор документа, выраженный при помощи кодового обозначения.
Реквизит документа – обязательный элемент служебного документа.
Постоянная часть реквизитов документа – часть реквизитов документа, наносимая при изготовлении бланка документа. Переменная часть реквизитов документа – часть реквизитов документа, фиксируемая на бланке в процессе его заполнения.
Работы по созданию унифицированных систем документации являются одним из направлений совершенствования процессов управления различными видами деятельности: статистикой, финансовой деятельностью, банковским делом, бухгалтерским учетом, внешней экономической деятельностью и т.д.
|
|
|
Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их реквизитов. Основными задачами, решаемыми УСД, являются:
1) обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;
2) сокращение количества функционирующих форм документов;
3) упорядочение информационных потоков.
Работы по унификации документов включают:
1) установление номенклатуры действующих форм;
2) построение единой модели документов для групп однородных задач с использованием, как правило, формуляра-образца;
3) разработку структур документов;
4) создание общих синтаксических правил построения документа;
5) определение методов контроля информации документа.
Для унифицированных форм документов применяются форматы бумаги АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм), А6 (105 х 148 мм).
Международный стандарт ИСО 15489-2001 рассматривает управление документами как основу создания единых норм обмена информацией в процессе международной экономической деятельности.
Лекция 4. Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов
|
|
|
