Лекция 5. Система организационно-правовой документации

Назначение и состав организационных (организационно-правовых) документов

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в де­ятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

создание организации, включая выбор ее организационно-пра­вовой формы;

установление ее структуры;

определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей — руководителей, специалистов, технических исполни­телей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ETC);

регламентацию деятельности структурных подразделений и ра­ботников;

формирование совещательных органов управления;

регламентацию деятельности аппарата управления;

лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

установление режима работы и системы охраны;

организацию труда работников и оценку труда работников;

реорганизацию;

ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разра­ботке и утверждении комплекса организационно-правовых докумен­тов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие ста­тус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обя­занности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав орга­низации, положение об организации; положения о структурных под­разделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); долж­ностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы адми­нистративного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят про­цедуру утверждения уполномоченным на это органом - вышестоя­щей организацией, руководителем данной организации или ее кол­легиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения — в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непо­средственно актом руководителя с проставлением грифа утвержде­ния на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряже­нием).

Цель разработки организационных документов — наиболее ра­циональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необхо­димость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатыва­ются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и допол­нения распорядительными документами (приказом или распоряже­нием руководителя). В случае реорганизации деятельности учрежде­ния разрабатываются новые организационно-правовые документы и осуществляется их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процеду­рой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным ин­формированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руковод­ством учреждения или подразделения с привлечением квалифици­рованных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стан­дартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если доку­мент утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа яв­ляется дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состо­ит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юри­дической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 

Составление и оформление отдельных видов организационно-правовых документов

Устав

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Порядок составления и оформления уставов для учреждений
конкретных организационно-правовых форм регулируется отдельными законодательными актами.

Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Текст устава может содержать следующие разделы:

1. Общие положения.

2. Акционерный капитал (уставный капитал).

3. Порядок деятельности.

4. Управление.

5. Учет и отчетность; распределение прибыли.

6. Прочие накопления.

7. Прекращение деятельности.

В разделе «Общие положения» указываются полное и сокращен­ное официальные названия организации; ее статус; почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствует­ся в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, пред­ставительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистриро­ванного товарного знака, фирменного бланка, печати.

В разделе «Акционерный капитал (уставный капитал)» опреде­ляются размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговари­ваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регла­ментируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

Раздел «Порядок деятельности» устанавливает цели, виды дея­тельности, механизм отношений организаций с другими организа­циями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе фи­нансово-хозяйственной деятельности.

Раздел «Управление» регламентирует состав органов управления и их полномочия. Например, в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

общее собрание акционеров — высший орган управления обще­ством (в разделе устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, правомочность принятых решений);

совет директоров — высший орган управления обществом в про­межутках между собраниями акционеров, избираемый общим собра­нием (в разделе устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются, компетенция, порядок выборов председа­теля и на какой срок);

исполнительные органы — генеральный директор, исполнитель­ный директор, правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные органы действуют, их компетенция, права и поря­док деятельности);

ревизионная комиссия - орган, осуществляющий проверки финансово-хозяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комиссии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетности).

В разделе «Учет и отчетность; распределение прибыли» устанав­ливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетно­сти, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, а также порядок распределения прибыли.

В разделе «Прочие накопления» устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставного (страховой, резервный), если
они имеются.

Раздел «Прекращение деятельности» устанавливает порядок лик­видации общества, его реорганизации, а также порядок рассмотре­ния споров общества с физическими и юридическими лицами.

Кроме перечисленных, в устав могут быть включены и другие
разделы, отражающие специфику деятельности общества.

Устав оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование органи­зации, наименование вида документа, место составления документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистра­ции устава, печать регистрирующего органа.

Устав утверждается общим собранием учредителей или участни­ков. Гриф утверждения оформляется следующим образом:

УТВЕРЖДЕНО

Собранием учредителей

Открытого акционерного

общества «Веста»

(протокол от 18.12.96 № 1)

Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых орга­низаций, дату регистрации, государственный регистрационный но­мер. Отметка о регистрации заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию работы учреж­дения, структурного подразделения (служб). Положения могут быть типовыми и индивидуальными. При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые по­ложения разрабатываются для однотипных организаций и структур­ных подразделений. Различаются положения об организациях и по­ложения о структурных подразделениях (службах).

Положение об организации

Положение об организации — правовой акт, на основании которо­го действуют государственные бюджетные организации.

Текст положения об организации включает разделы:

1. Общие положения.

2. Основные задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения и связи.

7. Контроль, проверка и ревизия деятельности.

8. Реорганизация и ликвидация.

В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее со­здания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в сво­ей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печа­ти имеет.

Раздел «Основные задачи» устанавливает проблемы или ком­плексы проблем, которые призвана решать организация в своей де­ятельности и которые определяют характер и направления ее дея­тельности.

В разделе «Функции» перечисляются действия или виды работ, которые должна выполнять организация для решения поставленных перед ней задач.

Раздел «Права и обязанности» содержит перечисление прав, которыми наделяется организация в лице ее руководителя. Право в данном случае - это юридически узаконенная возможность запре­щать или требовать выполнения каких-либо действий. Права уста­навливаются в объеме, необходимом для реализации возложенных на организацию функций. В права включаются право на издание рас­порядительных и нормативных документов, ведение переписки, пра­во давать обязательные указания подчиненным подразделениям и лицам в целях выполнения возложенных на организацию функций, право представительствовать в соответствующих органах, запраши­вать справочную, отчетную или иную информацию и др. В числе обязанностей перечисляются действия, которые организация долж­на выполнять для реализации своих функций.

В разделе «Руководство» устанавливается, кем осуществляется руководство организацией, на каких принципах, кем назначается и освобождается от должности руководитель, сфера его компетенции.

Раздел «Контроль, проверка и ревизия деятельности» устанавли­вает, кем осуществляется контроль за деятельностью организации, проверки и ревизии финансово-хозяйственной деятельности, их пе­риодичность или сроки, порядок представления итоговых документов.

В разделе «Реорганизация и ликвидация» устанавливается, в ка­ком порядке и кем осуществляется реорганизация и ликвидация организации.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обя­зательными реквизитами положения об организации являются: наименование вышестоящего органа, наименование организации, на­звание вида документа, дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, печать.

 

⇐ Предыдущая123456Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: