 |
Тема 4. Основные свойства, функции и признаки документа
|
|
|
|
Соотношение понятий «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения.
Возникновение документа, его назначение. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Изменение понятия «документ» в условиях автоматизации управления. Электронный документ. Определение документа в государственных стандартах.
Свойства и функции документа. Информационная природа документа. Социальный, правовой и исторический характер документа. Понятие оригинала. Черновики и беловики текстовых документов. Понятия «копия». Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Полифункциональность документа. Способы документирования. Фото,-кино,-фоно,-теледокументирование. Носители информации. Классификация организационно-управленческих документов.
Методические рекомендации
Изучая эту тему, студенты должны усвоить, что документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные. Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относятся актуальность, достоверность, полнота информации, её доступность и другие. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.
|
|
|
Документы многофункциональны. Эти функции делятся на общие и специальные. Основными общими функциями документов являются: информационная (фиксация, хранение и передача информации); коммуникативная (передача, обмен информацией); социально-культурная (документы, представляющие социальное и культурное значение, передающие культурные традиции и системы ценностей). Специальными функциями документов являются:
- правовая (одни документы являются источником права, другие могут быть доказательством в юридической сфере); организационная (установка правовых отношений); управленческая (решение управленческих вопросов и принятие решений на основе документированной информации); обучающая (передача знаний между людьми и поколениями); познавательная (получение и передача знаний для дальнейшего изучения процессов и явлений); мемориальная (передача исторических сведений об отдельных людях или обществе, документы, являющиеся историческим наследием). Признаками документа являются: оригинальность, подлинность, копийность.
Вопросы для самоконтроля:
1. Свойства документов.
2. Функции документов.
3. Признаки документа.
4. Классификация организационно-управленческих документов.
Литература: (1, 2, 3, 6).
Тема 5. Структура документа
Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляра документа». Формуляр – образец.
Вопросы документирования, составления и оформления документов. Унификация документов. Развитие унификации и стандартизации документов. Государственные стандарты на документы.
ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.
Роль бланка в оформлении документа. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и продольным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка.
|
|
|
Методические рекомендации
Изучая данную тему, студенты должны усвоить, что составляя и оформляя какой-либо документ, он должен придерживаться определённой схемы расположения реквизитов (обязательных элементов официального документа). Требования к составу реквизитов документа, их оформлению, а также требования к бланкам документов устанавливаются стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Официальные документы организаций, как правило, оформляются на стандартных бланках предприятия и имеют установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения. При разработке бланков организации используются два варианта расположения реквизитов на бланках: продольный и угловой. В организациях обычно применяют общий бланк, бланк письма, бланк конкретного вида документа.
Вопросы для самоконтроля:
1. Реквизит документа.
2. Формуляр документа.
3. Требования к оформлению ОРД.
4. Бланки документов.
Литература: (1, 2, 3, 4, 6).
Тема 6. Системы документации
Представление о «системе документации». Признаки системы документации.
Создание и развитие унифицированных систем документации. Характеристика унифицированных систем документации. Государственные стандарты на унифицированные системы. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Табель документов. Типовые формы документов. Назначение альбомов форм унифицированных документов.
Правила оформления организационно-правовых документов. Учредительный договор. Устав. Штатное расписание. Положение. Должностная инструкция.
Правила оформления распорядительных документов. Приказ по основной деятельности. Приказ по личному составу. Распоряжение. Указание. Решение. Постановление.
Правила оформления информационно-справочных документов. Протокол. Акт. Докладная, служебная и объяснительная записки. Справка. Телефонограмма. Служебная и личная доверенности. Резюме. Письма.
Методические рекомендации
|
|
|
Изучая данную тему, студент должен знать, что системой документации называется совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определённой сфере деятельности.
Унифицированная система документации- совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определённой сфере деятельности (управлении, финансах и т.п.). Задачей унификации является сокращение многообразия применяемых документов, приведение к единому виду их форм, структуры, языка и стиля, а также процессов их обработки, учёта и хранения. Задачей стандартизации является разработка и принятия обязательных для применения норм, правил и требований, принятых в делопроизводстве. Стандартизация – это форма юридического закрепления унификации и определение уровня её обязательности. Категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), стандарты предприятия (СТП). Государственный надзор за соблюдением требований УСД в государственном секторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе – на местные органы исполнительной власти. Унифицированная система организационно-распорядительной документации включает в себя: организационно-правовые документы предприятия, распорядительные и информационно-справочные. Необходимо знать правила составления и оформления ОРД и уметь их составлять и оформлять.
Вопросы для самоконтроля:
1. Системы документации.
2. Унифицированные системы документации.
3. Унификация и стандартизация.
4. Унифицированная система ОРД.
5. Правила составления и оформления ОРД.
Литература: (1, 2, 3, 4, 6, 8, 9).
|
|
|
