 |
Тема 9. Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления
|
|
|
|
Соотношение бумажного и электронного делопроизводства в современном управлении. Создание и внедрение новых информационных технологий, направленных на совершенствование управленческой деятельности.
Комплексность автоматизации работы с документами. ДОУ в условиях развития экономических методов управления и рыночных методов хозяйствования: изменение функций и структуры служб ДОУ, ее организационно-правового положения.
Комплексное решение проблем организации электронного делопроизводства и документооборота в органах власти.
Методические рекомендации
Изучая данную тему, студент должен реально понимать, на каком этапе своего развития находится сейчас российское делопроизводство. Государство пытается своими опытными программами и проектами вывести российское документационное обеспечение на уровень европейских стран. В 2001 году была разработана Федеральная программа «Электронная Россия», которая включает три этапа и рассчитана на 2002-2010 гг. Цель этой программы – перевод всей документации в электронную форму, стандартизация межведомственного обмена информацией, а также обеспечение прав на свободный поиск, получение, передачу, производство и распространение информации.
Электронно-цифровая форма документа позволяет разрабатывать, внедрять и использовать прогрессивные средства электронной вычислительной техники. Объём электронного документооборота постоянно увеличивается, особенно в связи с развитием всемирной сети Интернет и возможностью обмена документами по электронной почте.
Электронный документооборот – процесс движения, обработки, хранения и обмена электронными документами. Ведение электронной документации предоставляет дополнительные возможности для делопроизводства, делая процессы подготовки и обработки документов более эффективными, но в то же время накладывает и некоторые ограничения и предъявляет определённые требования к организации рабочих мест документоведов. К недостаткам электронных документов можно отнести: необходимость наличия технических средств для создания, прочтения и дальнейшего хранения документов; необходимость защиты информации от внесения несанкционированных изменений. Автоматизация делопроизводства предполагает автоматизацию подготовки документов предприятия, регистрацию и учёт поступающих в организацию документов, прохождение внутренних документов, а также контроль за их исполнением. Автоматизация работы с документами осуществляется с использованием персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (АРМ), сформированных на их основе.
|
|
|
Вопросы для самоконтроля:
1. Направления совершенствования ДОУ.
2. Понятие электронного документа.
3. Требования к электронному документу.
4. Преимущества и недостатки электронного документа.
5. Электронная почта.
6. Что обеспечивают современные системы автоматизации делопроизводственной деятельности.
7. Автоматизированное рабочее место.
8. Современные технические средства автоматизации информационно-управленческой деятельности.
Литература: (1, 2, 3, 6, 10).
ВАРИАНТЫ КОНТРОЛЬНЫХ РАБОТ
Методические указания
Необходимой формой учебной работы студента-заочника является выполнение им контрольной работы, когда вырабатываются навыки самостоятельного интеллектуального труда, а без них, как известно, невозможна подготовка специалиста с высшим профессиональным образованием.
Выбор варианта осуществляется в соответствии с последней цифрой студенческого билета.
Приступая к выполнению контрольной работы, необходимо глубоко и всесторонне изучить литературу, относящуюся к теме. Письменный ответ даётся на каждый вопрос определённого варианта. Изложение вопросов начинайте с их названий.
|
|
|
При ответах на вопросы студент должен опираться на нормативно-правовые акты, учебную и монографическую литературу, статьи специальных журналов.
При использовании цитат необходимо сделать сноски на нормативно-правовые акты, источники с указанием фамилии и инициалов автора, полного названия произведения, места и годы издания, издательства и страницы.
Контрольная работа может быть зачтена, если основные вопросы темы получили освещение, рассматриваемые проблемы органически увязаны с современностью.
Требования к оформлению контрольной работы
1. Чётко и правильно переписать задание контрольной работы по своему варианту. Работы, выполненные по другому варианту, возвращаются без проверки.
2. Ответы на вопросы должны быть чёткими, полными, аргументированными.
3. Работу выполнять чернилами (пастой) чётко и разборчиво, допускается выполнение работы на компьютере.
4. Страницы работы нумеруются, и оставляются поля для замечаний рецензента.
5. На обложке указывается название института, отделения, дисциплина, фамилия, инициалы студента.
6. На последней странице обязателен список использованной литературы, не менее восьми названий, дата выполнения и подпись.
7. Вариант контрольной работы определяется по последней цифре номера студенческого билета.
ВАРИАНТ 1
1. История развития системы государственного делопроизводства.
2. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности.
3. Распорядительные документы.
4. Правила оформления реквизитов «эмблема организации или товарный знак» и «идентификатор электронной копии документа».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие организационно-распорядительные документы:
- общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов;
- бланк письма с угловым расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
|
|
|
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- договор о предоставлении туристических услуг (договор-тур);
- резюме.
ВАРИАНТ 2
1. Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления.
2. Материальные носители документов.
3. Информационно-справочные документы.
4. Правила оформления реквизита «наименование организации».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие организационно-распорядительные документы:
- общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов;
- бланк письма с продольным расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- туристическая путёвка;
- телефонограмма;
- резюме.
ВАРИАНТ 3
1. Нормативно-методическая база делопроизводства.
2. Классификация организационно-управленческих документов.
3. Задачи и функции службы документационного обеспечения управления.
4. Правила оформления реквизитов «дата документа» и «отметка о поступлении документа в организацию».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие организационно-распорядительные документы:
- общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов;
- бланк письма с угловым расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
|
|
|
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- туристический ваучер;
- телефонограмма;
- резюме.
ВАРИАНТ 4
1. Государственная система документационного обеспечения управления.
2. Потоки документов в организации.
3. Структура службы делопроизводства.
4. Правила оформления реквизитов «регистрационный номер документа» и «отметка об исполнении документа и направлении его в дело».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов;
- бланк письма с продольным расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- информационный листок для туриста;
- телефонограмма;
- резюме.
ВАРИАНТ 5
1. Основные свойства, функции и признаки документа.
2. Регистрация документов.
3. Права и ответственность службы ДОУ.
4. Правила оформления реквизита «адресат».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов;
- бланк письма с угловым расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- договор о предоставлении туристических услуг (договор-тур);
- резюме.
ВАРИАНТ 6
1. Структура документа.
2. Основные направления совершенствования документационного обеспечения управления.
3. Контроль исполнения документов.
4. Правила оформления реквизита «гриф утверждения документа».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов;
- бланк письма с продольным расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
|
|
|
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- туристическая путёвка;
- телефонограмма;
- резюме.
ВАРИАНТ 7
1. Системы документации.
2. ГОСТ Р 6.30-2003.
3. Информационно-справочная работа с документами.
4. Правила оформления реквизитов «резолюция» и «отметка об исполнителе».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов;
- бланк письма с угловым расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- туристический ваучер (инвойс);
- телефонограмма;
- резюме.
ВАРИАНТ 8
1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
2. Реквизиты документа.
3. Формирование и хранение дел в делопроизводстве.
4. Правила оформления реквизита «отметка о наличии приложения».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов;
- бланк письма с продольным расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- информационный листок для туриста;
- телефонограмма;
- резюме.
ВАРИАНТ 9
1. Служба документационного обеспечения управления.
2. Бланки документов. Передача дел в архив.
3. Оперативное хранение дел.
4. Правила оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с продольным расположением реквизитов;
- бланк письма с угловым расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- договор о предоставлении туристических услуг (договор-тур);
- резюме.
ВАРИАНТ 10
1. Документооборот предприятия.
2. Организационные документы.
3. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.
4. Правила оформления реквизитов «гриф согласования документа» и «визы согласования документа».
5. Создать и оформить пакет документов (папку). Для этого необходимо создать конкретную туристскую фирму с указанием правовой формы (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) и от этой фирмы оформить следующие документы:
- общий бланк конкретной организации с угловым расположением реквизитов;
- бланк письма с продольным расположением реквизитов;
- титульный лист устава этой организации;
- штатное расписание;
- приказ по основной деятельности;
- приказ по личному составу;
- распоряжение;
- протокол;
- акт;
- письмо;
- докладная или служебная записка;
- объяснительная записка,
- справка с места работы;
- туристическая путёвка;
- телефонограмма;
- резюме.
ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЭКЗАМЕНУ
1. Понятия: - документационное обеспечение управления;
- информация;
- документ;
- документирование;
- реквизит документа;
- формуляр документа.
2. Роль документационного обеспечения управления в современной организации.
3. Нормативно-правовая база ДОУ.
4. История развития системы государственного делопроизводства.
5. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
6. Свойства документов.
7. Функции документов.
8. Классификация организационно-управленческих документов.
9. Признаки документов.
10. Структура документа. ГОСТ Р 6.3-2003.
11. Бланки документов. Виды бланков документов и их реквизиты.
12. Правила оформления реквизитов документа.
13. Системы документации.
14. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.
15. Унифицированная система организационно-распорядительных документов.
16. Организационно-правовые документы.
17. Распорядительные документы.
18. Информационно-справочные документы.
19. Характеристика и состав устава предприятия.
20. Характеристика и состав штатного расписания.
21. Характеристика и состав положения.
22. Характеристика и состав должностной инструкции.
23. Характеристика и состав приказа.
24. Характеристика и состав распоряжения.
25. Характеристика и состав решения.
26. Характеристика и состав протокола.
27. Характеристика и состав акта.
28. Характеристика и состав письма.
29. Характеристика и состав телефонограммы.
30. Характеристика и состав справки.
31. Характеристика и состав договора.
32. Характеристика и состав докладной и служебной записок.
33. Характеристика и состав объяснительной записки.
34. Характеристика и состав личной и служебной доверенностей.
35. Характеристика и состав автобиографии.
36. Характеристика и состав резюме.
37. Характеристика и состав телеграммы и факса.
38. Задачи и функции службы документационного обеспечения управления.
39. Структура службы ДОУ.
40. Права и ответственность службы ДОУ.
41. Регистрация документов.
42. Контроль исполнения документов.
43. Номенклатура дел.
44. Формирование дел.
45. Оформление дел.
46. Оперативное хранение дел.
47. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве.
48. Подготовка и передача дел в архив.
49. Понятие электронного документа, его преимущества и недостатки.
50. Автоматизация делопроизводства.
51. Основные направления совершенствования ДОУ.
52. Характеристика и составление информационного листа для туриста.
53. Характеристика и составление туристического ваучера.
54. Характеристика и составление туристической путевки.
55. Документооборот в туроперейтинге.
|
|
|
