 |
Тема 7. Организация и технология документационного обеспечения управления
|
|
|
|
Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления. Типовые положения о службах ДОУ. Должностной и численный состав работников службы ДОУ. Функции работников службы ДОУ. Должностные инструкции как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работников. Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт организации делопроизводства. Типовые и индивидуальные инструкции. Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.
Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление на исполнение.
Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Организация работы исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов.
Методические рекомендации
Изучая эту тему, студент должен усвоить, что в любой организации, решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников – секретаря организации). Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную. Следует знать, что основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Для этого решаются следующие задачи: постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; сокращение документооборота; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации, прогрессивных технологий производства.
|
|
|
Студентам следует уделить больше внимания документообороту организации. Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, а организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.
Вопросы для самоконтроля:
1. Организационные формы службы делопроизводства.
2. Задачи и функции службы ДОУ.
3. Должностной и численный состав работников службы ДОУ.
4. Понятие «документооборот».
5. Структура и общая характеристика документопотоков.
6. Объём документооборота учреждения.
7. Схема движения документов в организации.
8. Приём и первичная обработка документов.
9. Распределение поступивших документов.
|
|
|
10. Регистрация документов.
11. Контроль за исполнением документов.
12. Отправка документов.
Литература: (1, 2, 3, 6, 8, 9).
Тема 8. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности
Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях. Номенклатура дел. Информационно-справочная работа с документом.
Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов в «Основных правилах работы ведомственных архивов».
Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положения об ЭК. Права и функции комиссии, организация их работы и документирование деятельности. Порядок работы ЭК. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.
Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы России по оформлению дел.
Основные требования к формированию дел. Полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков хранения. Подготовка дел. Нумерация листов. Заверительная подпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.
Передача дел в архив организации (ведомство). Взаимодействие служб ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документов в делопроизводстве и в архиве.
Методические рекомендации
Изучая данную тему, студент должен знать, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определённый срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. В организации заводятся дела, согласно номенклатуре дел организации. Номенклатура- это утверждённый систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.
|
|
|
Нужно также понимать, что документы, уже включенные в дело, могут в течении года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ. Документ выдаётся под расписку. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.
Студенты должны знать, что при проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения. Для этих целей на предприятиях создаются экспертные комиссии. В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы.
Подготовка к последующему хранению документов после оперативного является завершающим этапом процесса делопроизводства. Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.
Вопросы для самоконтроля:
1. Оперативное хранение и сохранность документов.
2. Экспертиза ценности документа.
3. Экспертная комиссия предприятия.
4. Номенклатура дел организации.
5. Информационно-справочная работа с документом.
6. Оформление дел, отобранных на архивное хранение.
Литература: (1, 2, 3, 6, 8, 9).
|
|
|
