Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Тема 7. Организация и технология документационного обеспечения управления




Современные организационные формы службы делопроизводства. Регламентация основных задач и функции службы ДОУ. Типовые структуры ДОУ в организациях различных уровней управления. Типовые положения о службах ДОУ. Должностной и численный состав работников службы ДОУ. Функции работников службы ДОУ. Должностные инструкции как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работников. Инструкция по делопроизводству – основной нормативный акт организации делопроизводства. Типовые и индивидуальные инструкции. Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота. Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление на исполнение.

Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Организация работы исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов.

Методические рекомендации

Изучая эту тему, студент должен усвоить, что в любой организации, решение проблем документационного обеспечения управления возлагается на специализированное структурное подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. (или одного из сотрудников – секретаря организации). Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную. Следует знать, что основной целью службы делопроизводства, независимо от её названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Для этого решаются следующие задачи: постоянное совершенствование форм и методов работы с документами; обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами; сокращение документооборота; разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации, прогрессивных технологий производства.

Студентам следует уделить больше внимания документообороту организации. Это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, а организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в учреждении. Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. Главное правило документооборота – оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени и труда.

Вопросы для самоконтроля:

1. Организационные формы службы делопроизводства.

2. Задачи и функции службы ДОУ.

3. Должностной и численный состав работников службы ДОУ.

4. Понятие «документооборот».

5. Структура и общая характеристика документопотоков.

6. Объём документооборота учреждения.

7. Схема движения документов в организации.

8. Приём и первичная обработка документов.

9. Распределение поступивших документов.

10. Регистрация документов.

11. Контроль за исполнением документов.

12. Отправка документов.

Литература: (1, 2, 3, 6, 8, 9).

Тема 8. Организация хранения документов и обеспечение их сохранности

Хранение документов в структурных подразделениях организации. Ответственность за сохранность документов. Организация справочной работы и порядок выдачи документов во временное пользование при хранении в структурных подразделениях. Номенклатура дел. Информационно-справочная работа с документом.

Понятие «экспертиза ценности». Нормативно-методические и теоретические основы проведения экспертизы. Требования к проведению экспертизы ценности документов в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

Организация экспертизы ценности документов, центральных экспертных комиссий (ЦЭК) и экспертных комиссий (ЭК) учреждения. Положения об ЭК. Права и функции комиссии, организация их работы и документирование деятельности. Порядок работы ЭК. Этапы проведения экспертизы ценности документов. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

Унификация требований к делам, сдаваемым в архив. Нормативно-методические материалы Федеральной архивной службы России по оформлению дел.

Основные требования к формированию дел. Полное или частичное оформление дел в зависимости от сроков хранения. Подготовка дел. Нумерация листов. Заверительная подпись. Внутренняя опись. Оформление обложки дел постоянного и временного хранения.

Передача дел в архив организации (ведомство). Взаимодействие служб ДОУ и ведомственного архива при формировании основы для последующего хранения и использования документов. Единство требований к хранению документов в делопроизводстве и в архиве.

Методические рекомендации

Изучая данную тему, студент должен знать, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов различных видов. Все они имеют разную значимость, определённый срок хранения и могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. В организации заводятся дела, согласно номенклатуре дел организации. Номенклатура- это утверждённый систематизированный перечень дел, заводимых в организации, с указанием срока их хранения, оформленный в установленном порядке. Дела считаются заведёнными с момента включения в них первого исполненного документа. Они формируются в структурных подразделениях и хранятся в них до передачи в архив учреждения. В небольшой фирме дела хранятся секретарём.

Нужно также понимать, что документы, уже включенные в дело, могут в течении года потребоваться работнику учреждения, фирмы. В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственным за формирование и хранение дел, а на их место закладывается лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок выдан документ. Документ выдаётся под расписку. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения после оперативного хранения сдаются в архив.

Студенты должны знать, что при проведении экспертизы ценности документов определяют их ценность с точки зрения практического, экономического, социально-культурного и другого значения. Для этих целей на предприятиях создаются экспертные комиссии. В результате работы экспертной комиссии документы подразделяются на четыре группы.

Подготовка к последующему хранению документов после оперативного является завершающим этапом процесса делопроизводства. Все дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления.

Вопросы для самоконтроля:

1. Оперативное хранение и сохранность документов.

2. Экспертиза ценности документа.

3. Экспертная комиссия предприятия.

4. Номенклатура дел организации.

5. Информационно-справочная работа с документом.

6. Оформление дел, отобранных на архивное хранение.

Литература: (1, 2, 3, 6, 8, 9).

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...