 |
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
|
|
|
|
Вопрос №1
Приказное делопроизводство как система начинает складываться после образования в конце XV в. Русского централизованного государства и активно развивается на протяжении XVI-XVII в. Образование Русского государства потребовало создания специальных органов для реализации властных полномочий. Во главе государства стоял царь. Высшим органом управления в XVI-XVII вв. стала Боярская дума, представлявшая собой собрание представителей старинных боярских фамилий и позднее, в XVII в., выслужившихся приказных чинов — дьяков. Местные органы в лице в оевод, городовых приказчиков, губных и земских старост, целовальников осуществляли свою деятельность в избах (губной, приказной, земской). Во главе приказной избы стоял воевода, ему подчинялись дьяки и подьячие, которые вели делопроизводство в избе. Особенности приказного делопроизводства
Наиболее четкая система делопроизводства в XVI-XVII вв. сложилась в центральных учреждениях — приказах, поэтому делопроизводство этого периода называют приказным.
Для приказного делопроизводства характерно появление штата «служилых» людей, обязанностью которых была работа с документами. Во главе приказов стояли судьи из думных чинов, а при них дьяки (их могло быть несколько). В подчинении у дьяков находились подьячие, подразделявшиеся на «старых» (старших), «средней руки» (средних) и «молодших» (младших). Структурными подразделениями приказов были столы или повытья.
Ответственность за всю работу с документами, т.е. за делопроизводство, возлагалась на дьяка. Старшие подьячие заведовали структурными частями приказов, готовили проекты документов (черновики), средние подьячие делали выписки и наводили справки по рассматриваемому вопросу, хранили дела в сундуках и ларях, опечатывали их, младшие — переписывали документ набело.
|
|
|
В приказном делопроизводстве складывается система видов и разновидностей документов, в которых фиксируются и передаются решения по управлению государством.
От верховной власти в лице царя и Боярской думы подчиненным направлялись грамоты, указы и приговоры. кст документов писался на узких полосках бумаги (шириной 15-17 см) на одной стороне; оборотная сторона использовалась для проставления помет, резолюций, написания адреса. Если текст занимал несколько листов, их склеивали по узкому краю в ленту, иногда очень большой длины (например, Соборное уложение 1649 г. имело длину около 309 м), которая скатывалась в свиток, получивший название «столбец». Поэтому и система делопроизводства этого периода называется «столбцовой». Если документ состоял из нескольких склеенных листов, дьяк проставлял свою подпись (называемую «припись») по слогам на оборотной стороне документа по всем местам склейки листов так, чтобы буквы захватывали оба конца склеенных листов. Место склеивания листов называли «сстав».
Коллежское делопроизводство значительно отличается от приказного. Изменения связаны? прежде всего, с административными реформами Петра I, коренным образом изменившими систему государственных учреждений и управления, а также принцип принятия решений, который стал коллегиальным, что означало принятие решения голосованием.
Кроме того, указом 1700 г. столбцовая форма делопроизводства отменена и заменена листовой. В результате реформ высшим светским учреждением стал Сенат, церковным — Синод. Центральные учреждения приказы были заменены коллегиями. Преобразованы местные учреждения. Созданы бурмистерские избы, городовые магистраты, ратуши губернские и провинциальные канцелярии. По принципу принятия решений (коллегиальному) делопроизводство XVIII в. стало называться коллежским. Основой деятельности системы государственных учреждений России XVIII в. стало законодательство. Законодательными актами закреплялся как факт создания учреждений, так и их функции, штатный состав, должностные обязанности чиновников, организация делопроизводства.
|
|
|
Министерское делопроизводство XIX века. С начала XIX века в России вводится министерское делопроизводство вместо коллегий.Решающую роль в формировании министерской системы сыграл М.М.Сперанский, по плану которого 17 августа 1810 года был принят закон «О разделении государственных дел по министерствам», а 25 нюня 1811 года утверждено «Общее учреждение министерств», ставшее законодательной основой для регламентации внутреннего устройства и порядка деятельности министерств на многие десятилетия вперёд.
Министерская система базировалась на вертикальном подчинении главе каждого ведомства системы местных отраслевых учреждений. Эти учреждения подчинялись министерству (или главному управлению на правах министерства) в административном отношении и были обязаны регулярной отчетностью. Все «места и лица», подчиненные министру, должны были исполнять его предписания «с точностью и беспрекословно». Назначения и увольнения, чинопроизводство, награды и назначение пенсий всех должностных лиц данного ведомства зависели от министра. Канцелярия министерства занимала в этой иерархической лестнице значительное и уважаемое место: «Обязанности канцелярии министра и ее директора: Главная обязанность канцелярии министра состоит в правильном распределении дел по департаментам и в исполнении приказаний министра по тем делам, кои не принадлежат ни к одному департаменту или кои министр предоставил собственному своему усмотрению и решению. Исключая сии дела, канцелярия ни в какое производство сама собою не входит. Канцелярия министра состоит в управлении ее директора. Директор канцелярии имеет те же права и обязанности по сему управлению, какие принадлежат каждому директору по департаменту. Канцелярия сносится о всех нужных ей сведениях с департаментами, одно министерство составляющими, посредством ее директора. Канцелярии разных министров сносятся между собою также посредством их директоров, но не иначе, как с ведома и по точному приказанию министров».
|
|
|
В начале XX в. Россия стояла на пороге новых преобразований в области делопроизводства. Начинался процесс формирования теории делопроизводства. Главная особенность делопроизводства XIX - начала XX в. заключалась в том, что и организация делопроизводственной службы, порядок оформления документов и технология работы с ними прочно опирались на законодательную базу. Были изданы правовые акты, регламентировавшие порядок внесения законопроектов, их утверждения, подписания, опубликования и вступления законов в силу; оформление официальных документов; порядок использования печатей. Становление советского государственного аппарата, несмотря на трудности гражданской войны, сопровождалось поисками новых, соответствующих времени форм делопроизводства. В результате, уже после Великой Отечественной войны, в конце 1950-х гг. был издан ряд правительственных постановлений, реализация которых предполагала решение трех задач:
1) создание Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД);
2) разработка и внедрение средств механизации в сферу управления;
3) подготовка специалистов высшего и среднего специального образования в области делопроизводства.
В результате, ЕГСД был одобрен Комитетом по науке и технике СССР в сентябре 1973 года, что послужило новым толчком к развитию делопроизводства в СССР и предопределило черты современного делопроизводства в организациях Российской Федерации. Делопроизводственная документация советского периода возникла не на пустом месте. Формуляры большинства документов без изменений вошли в практику послереволюционного времени. Изменялись приоритету среди разновидностей, социальная окраска и направленность, характер информации, заключенной в традиционных формулярах.
Вопрос №2
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
|
|
|
Документирование управленческой деятельности – это совокупность регламентированных процессов фиксации информации на различных носителя с соблюдением норм установленных правовыми и нормативными актами РФ.
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами.
Реквизит – это отдельно взятый элемент любого документа (печать, подпись, дата)
Бланк или формуляр – совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаги.
Документационный менеджмент – это систему управления документацией и персоналом, работающим с документами.
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до определения их в архив или на уничтожение.
Документы имеют юридическую силу - это свойства официального документа предаваемая ему действующая законодательством РФ противоречивостью организации издаваемой его определенным комплексом реквизитов и установленными порядка его оформления.
Часть делопроизводства, непосредственно связанная с созданием документов, называется документированием.
Вопрос №3
Нормативно-методическая база делопроизводства представляет собой совокупность законов, нормативно-правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания документов, их обработку, хранение и использование в текущей деятельности организации, а также деятельность службы делопроизводства: её структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты.
Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют:
· законодательные акты РФ в сфере информации и документации;
· указы и распоряжения Президента РФ, постановления Правительства РФ;
· нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие правовые вопросы документационного обеспечения управленческой деятельности;
· государственные стандарты на документы;
· общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
· унифицированные системы документации;
· нормативно-правовые акты организации, а также методические документы по делопроизводству, разработанные в организации.
Нормативно – методическая база делопроизводства регулирует:
1) Правила оформления документов
2) Обеспечение сохранности документов
3) Порядок передачи документов на архивное хранение
4) Работу службы делопроизводства
5) Внедрение новых информационных технологий
6) Работа с документами
7) Юридические аспекты
|
|
|
Вопрос №4
Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности
Социальная функция тоже присуща многим документам, т. к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов.
Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества.
Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).
Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.)
Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.
Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.
Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.
Классификация документов
По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фотофоно-кинодокументы.
По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.
По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".
По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.
По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом "срочно".
|
|
|
