Документооборот на предприятии

Документы - это основные информационные ресурсы предприятия, работа с которыми требует правильной организации. Документы обеспечивают информационную поддержку принятия управленческих решений на всех уровнях и сопровождают ведение всех бизнес-процессов. Документооборот - это непрерывный процесс движения документов, объективно отражающий деятельность предприятия и позволяющий оперативно управлять им. Горы макулатуры, длительный поиск нужного документа, потери, дублирующие документы, задержки с отправкой и получением, ошибки персонала составляют не полный перечень проблем, возникающих при плохой организации документооборота. Все это может сильно затормозить, а в исключительных случаях полностью парализовать работу предприятия. Отдельно следует выделить проблемы предприятий, имеющих в своем составе территориально удаленные подразделения. Организовать сквозной документооборот, а значит и централизованное оперативное управление, в данном случае крайне затруднительно.

Эффективный документооборот является обязательной составляющей эффективного управления предприятием. Документооборот исключительно важен для правильной организации финансового и управленческого учета, его нельзя рассматривать в отрыве от специфических бизнес-процессов конкретного предприятия.

Упорядочивание документооборота должно начинаться с составления полного реестра используемых на предприятии документов. Для каждого типа документа определяется схема движения по этапам развития от момента его возникновения (создания или получения) до списания и отправки в архив. Каждый этап жизненного цикла документа досконально описывается (определяется сотрудник, ответственный за выполнение этапа, условия перехода к следующему этапу, устанавливаются связи с документом-основанием и дочерними документами). Такой подход позволяет оптимизировать документооборот, исключить дублирующие друг друга документы и операции, ускорить работу над документами

Входящие документы организации и их обработка

Входящие документы (т.е. вся корреспонденция, поступающая в организацию по почте, телеграфом, факсом или каким-либо иным путем) должны пройти экспедиционную обработку (см. схему работы с входящими документами). Сотрудник экспедиции прежде всего проверяет правильность доставки корреспонденции, ее сохранность (отсутствие повреждений упаковки, полноту присланных материалов и т.д.). Вскрываются все конверты, кроме личной корреспонденции (с пометкой «лично»). Конверты уничтожаются, за исключением тех случаев, когда на конверте имеются пометки «конфиденциально» или «срочно», а также если адрес отправителя, даты отправки и поступления проставлены только на конверте. Экспедиционная обработка документов должна осуществляться в день их поступления в организацию. Затем входящие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Не все входящие документы подлежат регистрации. Организация сама определяет перечень нерегистрируемых документов. Как правило, к документам, не подлежащим регистрации, относятся поздравительные письма, каталоги, печатные издания (брошюры, журналы), сообщения о встречах и т.д. На регистрируемых документах проставляется регистрационный штамп, содержащий название организации, дату поступления документа, его номер. Регистрационные сведения оформляются арабскими цифрами на первом листе документа, в правом нижнем углу. Нумерацию писем, телеграмм, факсограмм ведут в пределах года. Если корреспонденция не вскрывается, то штамп ставится на конверте или упаковке.

Схема работы с входящими документами

Прием конвертов, проверка правильности адресования
Вскрытие конвертов и поверка вложений
Предварительное рассмотрение (сортировка, разметка)
Постановка отметки о поступлении (входящего штампа) на документе

Процесс "Входящие документы" состоит из следующих этапов:

• Регистрация входящих документов
• Рассмотрение входящего документа получателем
• Формирование резолюций
• Контроль исполнения поручений по входящему документу
• Формирование ответа на входящий документ
• Архивное хранение входящего документа

Карточки входящих документов могут создаваться вручную Регистратором или автоматически, из электронной почты или из системы потокового сканирования документов.

Регистрация входящего документа может осуществляться централизованно, в канцелярии организации или децентрализованно, в подразделениях организации.

Для исключения повторной регистрации входящего документа выполняется проверка на наличие ранее зарегистрированного документа с такими же атрибутам.

Система документооборота содержит журнал регистрации входящих документов и возможность атрибутного и полнотекстового поиска карточек входящих документов.

Поддерживается возможность штрих-кодирования входящих документов и учёт мест хранения оригинала входящего документа.

Система документооборота автоматически управляет статусами входящих документов и правами доступа пользователей. При наступлении следующего этапа работы система автоматически доставляет уведомление очередному участнику работы с входящим документом.

Если входящий документ получен в ответ на исходящий, то система документооборота позволяет это отразить в карточке как входящего так и исходящего документа посредством внесения в карточки документов ссылок.

В карточке входящего документа отображаются сформированные резолюции и ход их исполнения, а так же ссылка на подготовленный ответ.

Для классификации входящих документов и контроля сроков хранения входящих документов в системе документооборота используется номенклатура дел.

Обработка исходящих документов

Исходящими называются документы, отправляемые из организации. Их обработка включает следующие этапы:

- составление проекта документа исполнителем;

- согласование проекта документа;

- проверка правильности оформления проекта документа;

- подписание документа руководителем;

- регистрация документа;

- отправка документа адресату;

- подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Схема работы с исходящими документами

Составление проекта исходящего документа
Согласование проекта документа
Проверка правильности оформления проекта документа
Подписание руководителем
Регистрация документа
Простановка индекса (номера) на документе
Проверка правильности адресования
Отправка документа адресату
Подшивка второго экземпляра (копии) в дело

Проект документа составляется исполнителем и согласовывается с заинтересованными должностными лицами или структурными подразделениями. До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить содержание документа и приложения к нему, правильность оформления документа, наличие необходимых реквизитов. Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, которые составляются в одном экземпляре. Подготовленный проект документа представляется на подпись руководителю организации. После подписания руководителем двух экземпляров документ регистрируется в журнале регистрации исходящих документов. При регистрации исходящих документов записываются следующие данные:

- индекс документа, включающий номер дела;

- дата документа;

- адресат (корреспондент);

- краткое содержание или заголовок;

- отметка об исполнении;

- исполнитель.

Образец журнала регистрации исходящих документов

Индекс (номер) документа	Адрес (кому)	Краткое содержание (заголовок)	Исполнитель	Примечание

Номер, присвоенный документу при регистрации, проставляется на обоих экземплярах документа. Регистрационный номер исходящего документа состоит из порядкового номера документа, условного обозначения структурного подразделения или должностного лица и номера дела, в которое будет подшита копия документа.

При рассылке документа более чем в четыре адреса исполнитель готовит список на рассылку и после его регистрации организует размножение документа.

Экспедиционная обработка исходящих документов включает сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Оформление почтового отправления осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами. Телеграммы отправляются немедленно, отдельная корреспонденция -- в течение дня. Если документ, отправляемый в другую организацию, должен быть возвращен, на нем делают пометку «Подлежит возврату». Такую же пометку необходимо сделать в журнале регистрации исходящих документов.

Управлению документацией как внутреннего, так и внешнего происхождения, для того, чтобы:
a) проверять на адекватность и утверждать документы до введения их в действие;
b) анализировать, актуализировать и повторно утверждать документы;
c) обозначать изменения и действующие редакции документов;
d) обеспечивать доступность действующих редакций необходимых документов в местах их использования;
e) обеспечивать разборчивость и четкую идентификацию документов;
f) обеспечивать идентификацию документов внешнего происхождения и управление их рассылкой;
g) предотвращать непреднамеренное использование устаревших документов и определенным образом обозначать их в случаях, когда они сохраняются в каких либо целях.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы организации, в которой он был подготовлен.

Внутренние документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Также к документам внутреннего документооборота относятся протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка) и т.д.

Вопрос №16

Контроль исполнения документов -совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Организация контроля должна обеспечивать качественное и своевременное исполнение документов. Ответственность за качество исполнения документов несут исполнители и руководители подразделений, в которых работают исполнители. Контроль за сроками исполнения документов осуществляет наряду с руководителями соответствующих структурных подразделений подразделение конфиденциального делопроизводства. Если исполнение документа поставлено на контроль, то для его осуществления при карточном способе учета используются дополнительные экземпляры учетных карточек, в которых для перенесения резолюции руководителя и контрольных отметок используются графы, отражающие движение документов в ходе их исполнения.

Контроль — одна из основных функций системы управления. Контроль осуществляется на основе наблюдения за поведением управляемой системы с целью обеспечения оптимального функционирования последней. На основе данных контроля осуществляется адаптация системы, то есть принятие оптимизирующих управленческих решений.

1. субъект контроля — тот, кто осуществляет контроль,

2. субъект принятия решений по результатам контроля,

3. объект контроля — то, что подлежит контролю,

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа.

Этап А — установление стандартов. Стандарты — это конкретные цели, прогресс в отношении которых поддается измерению. Эти цели явным образом «вырастают» из процесса планирования. На первом этапе необходимо определить временные рамки и конкретный критерий, по которому оценивается работа. Это и есть результативность. Показатель результативности точно определяет то, что должно быть получено для достижения поставленных целей.

Этап Б — сопоставление достигнутых результатов с установленными стандартами. На этом этапе менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют его ожиданиям. При этом нужно принять еще одно очень важное решение: определить, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов. Такой этап контроля очень важен: определяется масштаб отклонений, измеряются результаты, передается и оценивается информация.

Этап В — принятие необходимых корректирующих действий.

Проведение контроля может быть очень дорогостоящим, поэтому решение о том, какой тип контроля применить, требует тщательного обдумывания. В связи с этим при организации и проведении контроля следует учитывать ряд факторов и дать ответ на следующие вопросы: понимают ли сотрудники цели организации? спроектирована ли система контроля так, чтобы обеспечить существенные, а не тривиальные измерения? представляет ли действующая система контроля менеджерам такую информацию, на основе которой можно действовать в разумных временных рамках? Несомненно, что в будущих контрольных системах будут использованы новые приспособления и новые достижения, однако базис, на котором они создаются, останется тем же.

Вопрос №17

⇐ Предыдущая12345678Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: