 |
Тема 6. Деловые и коммерческие письма
|
|
|
|
Задание 6.1. Исправьте ошибки в предложенном примере:
Фирма «Сотел-телеком» РА «Миргород» Сомовой К. Р.
г. С.-Петербург,
Отдел маркетинга ул. Достоевского, 34 — оф. 1
г. С-Петербург, 630117
Невский проспект, 75 — оф. 13
Тел. 1-35-76-01
Рекламный щит «Сотел» на Дворцовой площади.
Дорогая Кристина Ренатовна!
Напоминаем Вам что до 01.02.2010 щит с рекламой нашей фирмы должен быть установлен на оговоренном месте (Дворцовая площадь) деньги мы перевели еще неделю назад и надеемся в ближайшие дни увидеть долгожданную рекламу.
С уважением,
менеджер отдела маркетинга
«Сотел – телеком» Мериносов К.Д. Подпись
Задание 6.2. Используя примеры оформления писем, изученный лекционный материал и стандартные фразы и выражения(Приложение 2) составьте инициативное письмо по одной из предложенных ситуаций.
1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.
2. Составьте письмо с предложением о подписании коммерческого контракта ОАО «Сарни» с ЗАО «Алекс» на поставку строительных материалов
3. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Пермснабсбыт»
фирме «Окситроль» об организации встречи для установлениясотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.
4. Составьте письмо- запрос объединения «Пермавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.
5. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой предоставить подробный список экспортной продукции.
Задание6.3. Используя примеры оформления писем, изученный лекционный материал и стандартные фразы и выражения(Приложение 2) составьте ответное письмо по одной из предложенных ситуаций.
|
|
|
1. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альт» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в поселке Коченево.
2. Ваша фирма" ОАО Строймет" получила предложение о поставке 15 единиц оборудования в течение месяца от фирмы " Гранд". Ваша фирма не можете выполнить заказ. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – отказ.
3. Фирма контр агент ОАО «Аврора» по договору поставки № 45/87 не получила в срок оговоренную продукцию и направила в адрес вашей фирмы претензию. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – ответ на претензию.
4. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о невозможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.
5. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Пермгазификация» директору о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение года. Поставка будет осуществляться через управление «Пермгоргаз».
Тема 7. Организация работы с документами.
Задание 7.1. Расположите в правильной последовательности реквизиты, оформляемые на разных этапах документооборота: отметка о направлении в дело, отметка о контроле, резолюция, отметка о поступлении, регистрационной номер.
Задание 7.2. Укажите реквизиты, оформляемые на отдельных этапах документооборота:
регистрация документов –
рассмотрение документа руководителем –
исполнение документов –
контроль исполнения документов –
направление документа в дело –
Задание 7.3. Дайте письменные ответы на следующие вопросы:
|
|
|
1. Что такое дело?
2. На каком этапе документооборота происходит формирование дел?
3. Каковы принципы формирования дела?
4. Что такое номенклатура дел и для чего она необходима?
5. Как связаны создание номенклатуры дел и формирования дел?
6. В соответствии с какими признаками формулируются заголовки дел?
7. Как определяются сроки хранения дел?
8. Как определяется (присваивается) индекс дела?
Тема 8. Организация работы с конфиденциальными документами.
Дайте письменные ответы на следующие вопросы:
1) Какие документы называют конфиденциальными?
2) Перечислите грифы ограничения доступа
3) Перечислите параметры обеспечения сохранности и учета конфиденциальных документов
4) Являются ли подпись и дата необходимым подтверждением об уничтожении черновика?
5) Где проставляется отметка о количестве составленных экземпляров документа?
6) Что обычно указывается на оборотной стороне листа конфиденциального документа?
7) Перечислите условия размножения конфиденциальных документов
8) Опишите действия, предпринимаемые в случае установления факта утраты конфиденциальных документов
9) Где происходит хранение конфиденциальных документов?
10) Перечислите компоненты присущие делу, которое содержит конфиденциальные документы
11) Цель, процедура и сроки проверки наличия конфиденциальных документов
12) Каким образом происходит уничтожение конфиденциальных документов?
Приложение 1
Основные требования к оформлению реквизитов документа
| наименование реквизита | Номер реквизита по ГОСТу | Требования к оформлению | Примечание |
| Госуд-ный герб РФ | Помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ1 | - | |
| Герб субъекта РФ | Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ | Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ | |
| Эмблема орг. товарный знак, знак обслуживания | Помещают в соответствии с уставом (положением) организации | Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ | |
| Код организации | Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО) | — | |
| Основной гос.рег. номер (ОГРН)юр.л. | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами | — | |
| ИНН/КПП идент.ном.нл.пл./ код постановки на учет | Проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами | ||
| Код формы документа | Проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) | — | |
| Наименование организации* | Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учредительных документах. | над полнымнаимен-ием указывается сокращенное (условное), а при его отсутствии — полное наимен. вышестоящей организ | |
| Справочные данные об организации | Указываются: почтовый адрес, адрес эл. почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и др. необходимые для осуществления ее деятельности сведения | ||
| Наименование вида документа | Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД | Для писем, как правило, не указывается | |
| Дата документа | Указывается дата подписания или утверждения документа (для протокола — дата заседания, для акта — дата события) в последовательности: день месяца, название месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год — четырьмя, допускается словесно-цифровой способ оформления, напр.11сентября 2005г. | Если документ разрабатывается несколькими организациями, то датой документа является наиболее поздняяиз указанных ими при подписании | |
| Регистрационный номеp документа | Указывается арабскими цифрами порядковый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклатуре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. | Регистрационный номер докум, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа | |
| Ссылка на рег. номер идату документа | Указываются номер и дата документа, на который дается ответ | Применяется только в исходящих ответных документах | |
| Указание на место состав. (издания) документа | Указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений | Указывается, если затруднено его определение по реквизитам 08, 09 | |
| Сведения об адресате | Указываются наименования адресатов — организаций или структурных подразд.л. (в именит, падеже), должностных или физических лиц (в дат.падеже «кому») | При направлении документа в несколько однородных органи-заций (структ. подразд-ний) сведения указываются обобщенно | |
| Гриф утверждения документа | При утверждении должностным лицом:УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решением, приказом, протоколом и т. п.): УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера | Располагается в правом верхнем углу документа | |
| Резолюция | Указываются фамилии и инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата | В отдельных случаях допускается оформление резолюции на отдельном листе | |
| Заголовок к тексту | Включает в себя согласованное с наименованием документа указание на краткое содержание последнего (обычно — в предл. или родит, падеже) | Заголовок к тексту документов, оформленных на листах формата А5, может не составляться | |
| Отметка о контроле | Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль — штампом «К» или «Контроль» | — | |
| Текст документа | Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания вышеперечисленного | ||
| Отметка о наличии приложения | При наличии приложений к документу — Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложения, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация | ||
| Подпись | Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициалы и фамилию) | Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица | |
| Гриф согласования документа | При согласовании должностным лицом — СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифровка, дата согласования. При согласовании с др. документом — СОГЛАСО-ВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа | ||
| Виза согласования документа | Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) | При необходимости согласования с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производится на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отд. листе | |
| Печать | Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется заверение подписи | Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П. | |
| Отметка о заверении копии | Указывается — «Верно», должность, личная подпись лица, завершившего копию, расшифровка подписи, дата заверения | При необходимости заверяется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печатиорганизации, повторно печатью не заверяются | |
| Отметка об исполнителе | Указываются инициалы и фамилия исполнителя, номер его телефона | Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа | |
| Отметка об испол. докум и направлении в дело | Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего обисполнении, либо отметка «В дело такое-то» личная подпись исполнителя и дата испл | Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в кот.исполнен документ | |
| Отметка о поступлении документа в организацию | Указывается порядковый номер и дата поступления документа | В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа | |
| идентификатор электронной копии документа | Указывается наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа | Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа |
Примечания в случае двух государственных языков реквизиты 08,09,14 печатаются на двух языках, на одном уровне продольного бланка или ниже названия на русском языке.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Реквизит 08 допускается печатать фигурными шрифтами.
Приложение 2
|
|
|
