Главная | Обратная связь | Поможем написать вашу работу!
МегаЛекции

Тема 6. Деловые и коммерческие письма




 

Задание 6.1. Исправьте ошибки в предложенном примере:

Фирма «Сотел-телеком» РА «Миргород» Сомовой К. Р.

г. С.-Петербург,

Отдел маркетинга ул. Достоевского, 34оф. 1

г. С-Петербург, 630117

Невский проспект, 75 — оф. 13

Тел. 1-35-76-01

Рекламный щит «Сотел» на Дворцовой площади.

Дорогая Кристина Ренатовна!

Напоминаем Вам что до 01.02.2010 щит с рекламой нашей фирмы должен быть установлен на оговоренном месте (Дворцовая площадь) деньги мы перевели еще неделю назад и надеемся в ближайшие дни увидеть долгожданную рекламу.

С уважением,

менеджер отдела маркетинга

«Сотел – телеком» Мериносов К.Д. Подпись

 

Задание 6.2. Используя примеры оформления писем, изученный лекционный материал и стандартные фразы и выражения(Приложение 2) составьте инициативное письмо по одной из предложенных ситуаций.

1. Составьте письмо-извещение Новосибирского ЗАО «Экосан» Кемеровскому ЗАО «Партнер» о причинах задержки поставок машин и оборудования.

 

2. Составьте письмо с предложением о подписании коммерческого контракта ОАО «Сарни» с ЗАО «Алекс» на поставку строительных материалов

 

3. Составьте письмо-просьбу коммерческой фирмы «Пермснабсбыт»
фирме «Окситроль» об организации встречи для установлениясотрудничества в поставках точной измерительной аппаратуры.

 

4. Составьте письмо- запрос объединения «Пермавтодор» французской фирме «Окситроль» о возможности продажи современных гидравлических кранов. Цена крана 5500 долларов США.

 

5. Составьте письмо администрации Новосибирской области в Ассоциацию японо-российской торговли с просьбой предоставить подробный список экспортной продукции.

 

Задание6.3. Используя примеры оформления писем, изученный лекционный материал и стандартные фразы и выражения(Приложение 2) составьте ответное письмо по одной из предложенных ситуаций.

1. Составьте письмо-ответ предприятия «Сайл» на просьбу строительно-монтажной фирмы «Альт» разработать проектно-сметную документацию на строительство жилого дома в поселке Коченево.

 

2. Ваша фирма" ОАО Строймет" получила предложение о поставке 15 единиц оборудования в течение месяца от фирмы " Гранд". Ваша фирма не можете выполнить заказ. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – отказ.

 

3. Фирма контр агент ОАО «Аврора» по договору поставки № 45/87 не получила в срок оговоренную продукцию и направила в адрес вашей фирмы претензию. Используя предложенную информацию и стандартные фразы и выражения составьте письмо – ответ на претензию.

 

4. Составьте письмо-ответ типографии издательства «Наука» товариществу на вере «Триника» о невозможности выполнить заказ на изготовление бланков учета и отчетности.

5. Составьте письмо-ответ производственного объединения «Пермгазификация» директору о ежемесячной поставке Химфармзаводу 64 т сжиженного газа в течение года. Поставка будет осуществляться через управление «Пермгоргаз».

 


Тема 7. Организация работы с документами.

 

Задание 7.1. Расположите в правильной последовательности реквизиты, оформляемые на разных этапах документооборота: отметка о направлении в дело, отметка о контроле, резолюция, отметка о поступлении, регистрационной номер.

 

Задание 7.2. Укажите реквизиты, оформляемые на отдельных этапах документооборота:

регистрация документов –

рассмотрение документа руководителем –

исполнение документов –

контроль исполнения документов –

направление документа в дело –

 

Задание 7.3. Дайте письменные ответы на следующие вопросы:

1. Что такое дело?

2. На каком этапе документооборота происходит формирование дел?

3. Каковы принципы формирования дела?

4. Что такое номенклатура дел и для чего она необходима?

5. Как связаны создание номенклатуры дел и формирования дел?

6. В соответствии с какими признаками формулируются заголовки дел?

7. Как определяются сроки хранения дел?

8. Как определяется (присваивается) индекс дела?

 

 


Тема 8. Организация работы с конфиденциальными документами.

 

Дайте письменные ответы на следующие вопросы:

1) Какие документы называют конфиденциальными?

2) Перечислите грифы ограничения доступа

3) Перечислите параметры обеспечения сохранности и учета конфиденциальных документов

4) Являются ли подпись и дата необходимым подтверждением об уничтожении черновика?

5) Где проставляется отметка о количестве составленных экземпляров документа?

6) Что обычно указывается на оборотной стороне листа конфиденциального документа?

7) Перечислите условия размножения конфиденциальных документов

8) Опишите действия, предпринимаемые в случае установления факта утраты конфиденциальных документов

9) Где происходит хранение конфиденциальных документов?

10) Перечислите компоненты присущие делу, которое содержит конфиденциальные документы

11) Цель, процедура и сроки проверки наличия конфиденциальных документов

12) Каким образом происходит уничтожение конфиденциальных документов?


 

Приложение 1

 

Основные требования к оформлению реквизитов документа

 

наименование реквизита Номер реквизита по ГОСТу Требования к оформлению Примечание
       
Госуд-ный герб РФ   Помещают в соответствии с Положением о Государственном гербе РФ1 -
Герб субъекта РФ   Помещают в соответствии с правовыми актами субъектов РФ Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ
Эмблема орг. товарный знак, знак обслуживания   Помещают в соответствии с уставом (положением) организации Не воспроизводится, если на бланке помещен герб РФ или субъекта РФ
Код организации   Проставляется в соответствии с Общерос­сийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО)
Основной гос.рег. номер (ОГРН)юр.л.   Проставляется в соответствии с документа­ми, выдаваемыми налоговыми органами
ИНН/КПП идент.ном.нл.пл./ код постановки на учет   Проставляется в соответствии с документа­ми, выдаваемыми налоговыми органами  
Код формы документа   Проставляется в соответствии с Общерос­сийским классификатором управленческой документации (ОКУД)
Наименование организации*   Указывается в полном соответствии с наименованием, закрепленным в учреди­тельных документах. над полнымнаимен-ием указывается сокращенное (условное), а при его отсут­ствии — полное наимен. вышестоящей организ
Справочные данные об организации   Указываются: почтовый адрес, адрес эл. почты, номера телефонов, факсов, телексов, банковских счетов и др. необходимые для осуществления ее дея­тельности сведения  
Наименование вида документа   Указывается в соответствии с уставом (положением) организации и требованиями УСОРД Для писем, как правило, не указывается
Дата документа   Указывается дата подписания или утвержде­ния документа (для протокола — дата заседания, для акта — дата события) в последовательности: день месяца, назва­ние месяца, год. День и название месяца обозначаются двумя парами арабских цифр, год — четырьмя, допускается словесно-цифровой способ оформления, напр.11сентября 2005г. Если документ разрабатыва­ется несколькими организа­циями, то датой документа является наиболее поздняяиз указанных ими при подписании
Регистрационный номеp документа   Указывается арабскими цифрами порядко­вый номер по регистрационному журналу. В необходимых случаях последний может дополняться индексом дела по номенклату­ре дел организации, кодом корреспондента, кодом исполнителя и пр. Регистрационный номер докум, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присвоенных по журналам каждой из этих организаций, проставленных через косую черту в порядке указания авторов документа
Ссылка на рег. номер идату документа   Указываются номер и дата документа, на который дается ответ Применяется только в исхо­дящих ответных документах
Указание на место состав. (издания) документа   Указывается в соответствии с принятым административно-территориальным делением, с использованием общепринятых сокращений Указывается, если затрудне­но его определение по реквизитам 08, 09
Сведения об адресате   Указываются наименования адресатов — организаций или структурных подразд.л. (в именит, падеже), должностных или физических лиц (в дат.падеже «кому») При направлении документа в несколько однородных органи-заций (структ. подразд-ний) сведения указываются обобщенно
Гриф утверждения документа   При утверждении должностным лицом:УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) с указанием наименования должности утверждающего лица, его подписи, инициалов, фамилии, а также даты утверждения. При утверждении постановлением (решени­ем, приказом, протоколом и т. п.): УТВЕРЖДЕНО (без кавычек) с указанием наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера Располагается в правом верхнем углу документа
Резолюция   Указываются фамилии и инициалы испол­нителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись поручителя и дата В отдельных случаях допуска­ется оформление резолюции на отдельном листе
Заголовок к тексту   Включает в себя согласованное с наимено­ванием документа указание на краткое содержание последнего (обычно — в предл. или родит, падеже) Заголовок к тексту докумен­тов, оформленных на листах формата А5, может не составляться
Отметка о контроле   Указывается на документах, исполнение которых поставлено на контроль — штам­пом «К» или «Контроль»
Текст документа   Составляется на государственном языке в соответствии с законодательством РФ (субъекта РФ). Оформляется в виде таблицы, анкеты, связного текста или сочетания вышеперечисленного  
Отметка о наличии приложения   При наличии приложений к документу — Приложение: на стольких-то листах, в стольких-то экземплярах. Для приложе­ния, не названного в тексте, указывается и его наименование. При наличии нескольких приложений приводится их нумерация  
Подпись   Включает в себя наименование должности, личную подпись, ее расшифровку (инициа­лы и фамилию) Должность не указывается (указывается сокращенно) при оформлении на бланке должностного лица
Гриф согласования документа   При согласовании должностным лицом — СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименова­ние должности, личная подпись лица, проводившего согласование, ее расшифров­ка, дата согласования. При согласовании с др. документом — СОГЛАСО-ВАНО, наименование документа, наименование разработчика документа, дата и номер документа  
Виза согласования документа   Указываются должность, личная подпись визирующего, ее расшифровка, дата визирования. При наличии замечаний выше подписи делается пометка: «Замечания прилагаются». Виза ставится на обороте последнего листа подлинника документа или копии отправляемого документа (письма) При необходимости согласо­вания с четырьмя и более должностными лицами оформление виз производит­ся на «Листе согласования». Замечания прилагаются на отд. листе
Печать   Ставится на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, для которых требуется завере­ние подписи Ставится на свободном поле левее подписи, с частичным перекрытием личной подписи или поверх отметки М.П.
Отметка о заверении копии   Указывается — «Верно», должность, личная подпись лица, завершившего копию, расшифровка подписи, дата заверения При необходимости заверя­ется печатью организации. Ксерокопии, содержащие изображение оттиска печатиорганизации, повторно печатью не заверяются
Отметка об исполнителе   Указываются инициалы и фамилия испол­нителя, номер его телефона Располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа
Отметка об испол. докум и направлении в дело   Указываются ссылка на дату и номер документа, свидетельствующего обисполнении, либо отметка «В дело такое-то» личная подпись исполнителя и дата испл Отметка об исполнении документа может быть подписана руководителем подразделения, в кот.исполнен документ
Отметка о поступлении документа в организацию   Указывается порядковый номер и дата поступления документа В необходимых случаях также указываются часы и минуты поступления документа  
идентификатор электронной копии документа   Указывается наименование файла, дата и другие данные, необходимые для поиска документа Проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа

Примечания в случае двух государственных языков реквизиты 08,09,14 печатаются на двух языках, на одном уровне продольного бланка или ниже названия на русском языке.

Реквизит 08 допускается печатать фигурными шрифтами.

 


 

Приложение 2

Поделиться:





Воспользуйтесь поиском по сайту:



©2015 - 2024 megalektsii.ru Все авторские права принадлежат авторам лекционных материалов. Обратная связь с нами...