Порядок хранения документов

В соответствии со ст. 17 Закона РФ №129-ФЗ «О бухгалтерском учете», организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. В связи с этим на предприятии должен быть создан архив и назначен работник, ответственный за его сохранность.

Перечень документов, в отношении которых установлены постоянные и временные сроки хранения, регламентирован «Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения», утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15.08.88 в ред. решения Госналогслужбы РФ, Росархива от 27.06.96.

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Например, исчисление срока хранения дел, законченных делопроизводством в 2013 году, начинается с 1 января 2014 г.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз. Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. Согласно ему, должны храниться:

- годовая бухгалтерская отчетность - постоянно, квартальная - в течение пяти лет, а месячная - в течение одного года;

-  документы учетной политики - пять лет;

-  первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета - пять лет при условии проведения проверки (ревизии).

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В-возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет. Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год. Для целей исчисления налогов согласно ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны в течение 4-х лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и прочих документов, связанных с уплатой налогов или сборов. Для этих же целей налогоплательщики должны в течение 4-х лет хранить документы, подтверждающие полученные доходы (для организаций - также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги.

Документы, срок хранения которых определен Перечнем «постоянно», подлежат государственному хранению и передаются в соответствующие государственные архивы в сроки, установленные Положением о ГАФ СССР. В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы. Организации, от которых документы приему в государственные архивы не подлежат, уничтожают дела, практическая надобность в которых отпала и сроки хранения которых по Перечню истекли. На крупных предприятиях целесообразна разработка и утверждение специального внутреннего (локального) акта - Положения о порядке хранения документации.

В Положении о порядке хранения документации определяются с учетом конкретных условий деятельности организации:

- виды документов, подлежащих обязательному хранению;

-  структурные подразделения, обеспечивающие хранение документов;

-  порядок поступления документов на, хранение;

-  сроки хранения документов (если они не определены в нормативных актах);

-  порядок учета и регистрации поступающих на хранение документов;

-  меры, обеспечивающие сохранность документов и конфиденциальность содержащихся в них сведений (кроме тех сведений, что являются открытыми);

-  порядок выдачи хранящихся документов для работы с ними и др.

Федеральная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 28.12.98 №1562 «Об утверждении положения о федеральной архивной службе России» (п. 6, п.п. 15) проверяет выполнение организациями независимо от их ведомственной подчиненности требований законодательства в области архивного дела, обеспечения сохранности, комплектования и использования архивных фондов и организации документов в делопроизводстве.

В соответствии с Основами законодательства РФ от 07.07ю93 №5341-1 «Об Архивном фонде РФ и архивах» должностные лица и граждане несут уголовную, административную и иную установленную законодательством РФ и республик в составе РФ ответственность за нарушение законодательства об Архивном фонде РФ и архивах. При наличии собственного архива необходимо исполнение определенных обязанностей. Среди них:

- создание финансовых, материально-технических и иных условий, необходимых для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов;

-  предоставление создаваемым архивам здания и (или) помещения, отвечающих нормативным требованиям хранения архивных документов и условиям труда работников архивов (ч. 1 ст. 15 Закона №125-ФЗ);

-  обеспечение сохранности архивных документов в течение установленных сроков их хранения (ч. 1 ст. 17 Закона №125-ФЗ).

Во избежание несанкционированного проникновения в помещение архива рекомендуется оборудовать оконные проемы металлическими решетками и установить металлическую дверь. Также следует разработать номенклатуру дел и поместить ее копию в самом помещении архива. Это позволит сэкономить время на поиск необходимых документов.

Затраты на хранение документов в бухгалтерском учете, как правило, являются управленческими расходами. Они подлежат отражению на счете 26 «Общехозяйственные расходы». В налоговом учете такие затраты относят к прочим на основании подпункта 18 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса.

Хранение электронных первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета допускается в электронном виде, если иное не предусмотрено нормативными правовыми актами РФ и при условии, что электронные документы заверены с помощью электронной подписи, как правило, квалифицированной. Первичные учетные документы, составленные в электронном виде, следует сохранять вместе с сертификатами ключей подписи, с документами, подтверждающими статус этих сертификатов, и со средствами, которые дают возможность работы с электронными документами и электронной подписью. Информацию в электронных архивах и средства ее обработки (хранения) нужно защитить от несанкционированного доступа и воздействия. При этом стоит обеспечить достаточную надежность хранения упомянутых архивов в соответствии с правилами государственного архивного дела. Кроме того, важно создавать резервные копии электронных документов. Это даст возможность восстановить информацию при сбоях в работе вычислительной техники. Причем резервную копию рекомендуется сохранять не, только на жестком диске, на котором располагается сама информационная база, но и на внешних запоминающих устройствах (флэш-карты, диски). Для хранения электронных документов не лишним будет вести электронные либо бумажные журналы учета.

Таким образом, предприятие обязано хранить всю бухгалтерскую документацию не менее 5 лет (п. 98 Положения по ведению бухгалтерского учета). Для отдельных категорий первичных учетных документов действующим законодательством предусмотрены более длительные сроки хранения (например, для документов, подтверждающих размер заработной платы работников) - 75 лет. Под архив должно быть выделено отдельное помещение со специальными полками, стеллажами или глухими шкафами. Для защиты документов от выцветания на окна, при их наличии, устанавливают жалюзи или вешают шторы.