Уничтожение документов на основании их сроков хранения

Существует единый порядок уничтожения всех документов на бумажных носителях и в электронной форме, в том числе бухгалтерских и кадровых. Уничтожению подлежат документы с истекшими сроками хранения и потерявшие практическое значение. Для этого составляется установленной формы акт на уничтожение документов в результате проведения экспертизы ценности документов. Одновременно по итогам учета документов оформляются также акты, документирующие различные ситуации снятия документов с учета:

- о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

-  об аннулировании машиночитаемого документа;

-  о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;

-  о неисправимых повреждениях дел.

Основным из этих актов является Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих (дальнейшему) хранению.

В организациях, в процессе деятельности которых не создаются документы, подлежащие включению в Архивный фонд РФ, акты о выделении документов к уничтожению рассматриваются и утверждаются их руководителями только после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения и по личному составу за те же годы, что и уничтожаемые документы. В акт включают все дела, срок хранения которых истек в предыдущем году. Чтобы определить срок хранения документов и соответственно узнать истек ли он, надо пользоваться номенклатурой дел организации. В случае необходимости можно уточнять сроки по типовым и ведомственным перечням документов, при этом разрешается из практических соображений увеличивать сроки хранения, но не уменьшать их. При определении сроков хранения документов также руководствуются иными существующими требованиями в сфере деятельности, например, в налоговом кодексе, федеральном законе, постановлении правительства РФ и т.п. Дела разрешается включать в акт на уничтожение, если их срок хранения закончился к 1 января года составления акта. Это нормативное требование.

В акте допускается не перечислять заголовки каждого дела, а сформулировать и указывать их обобщенные (групповые) заголовки, например: «копии кадровых приказов», «переписка по хозяйственным вопросам» и т.д. Но при этом необходимо перечислить через запятую номера описей или индексы по номенклатурам дел. Для каждой группы дел должны быть указаны дата первого и дата последнего документов (крайние даты) и общее количество дел. По каждой включенной в акт группе дел или отдельным делам должно быть указано еще раз основание их уничтожения - срок хранения и статья (статьи) по перечню. В конце акта в итоговой записи указывается не только общее количество выделенных к уничтожению документов, но и сведения (с номером и датой протокола) о том, что описи дел по личному составу и по основной деятельности за те годы, документы за которые предполагается уничтожить, полностью оформлены. Акт утверждается директором, и только после этого можно приступать к физическому уничтожению дел.

После уничтожения в акт вносится запись о дате и форме утилизации дел, но на типовой форме предусмотрен только один способ утилизации - сдача на пункт вторсырья. На последнем этапе в акт вносится еще одна запись, указывающая на то, что в систему учета дел внесена необходимая правка; с датой и расшифрованной подписью ответственного за это должностного лица. Акт подписывается сотрудником, который проводил экспертизу ценности документов. Затем в акте на уничтожение делается отметка о согласовании его экспертной комиссией организации, для этого его надо рассмотреть на заседании и составить протокол заседания экспертной комиссии.

Необходимо обратить внимание на порядок утверждения акта, чтобы избежать довольно частой ошибки. Акт об уничтожении документов утверждается руководителем организации:

- для организаций, передающих документы на государственное хранение (источников комплектования госархивов), только после утверждения экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения описей дел постоянного хранения за этот же период. Это требование существует, так как госархив может потребовать часть документов, отобранных к уничтожению, включить в опись дел постоянного хранения;

-  для организаций, которые не передают документы на государственное хранение (собственно таких подавляющее большинство), после упорядочения документов по личному составу (т.е. в соответствии с нормативными требованиями дела подшиты в твердую обложку, составлены описи) за соответствующий период без согласования с архивными органами.

Затем организация может уничтожать дела, включенные в акт. Использовать эти документы для хозяйственных нужд не разрешается. Уничтожить документы можно самостоятельно - сжечь (чревато проблемами с пожарной службой), при помощи уничтожителя бумаг (долго и подойдет только для маленьких объемов). В этом случае необходимо составить акт в произвольной форме, чтобы зафиксировать факт уничтожения.

Обычно предназначенные для уничтожения дела передают на переработку (утилизацию) в специализированную организацию. В этом случае передача документов оформляется приемо-сдаточным актом или накладной, где должны быть указаны дата, количество дел и их вес. Для обеспечения конфиденциальности передачу дел на переработку и уничтожение документов необходимо проводить под контролем сотрудника организации.

Напоследок отметим, что уничтожение документов без соблюдения сроков их хранения влечет административную ответственность. За нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов бухгалтер может быть оштрафован на основании статьи 13.20 КоАП РФ.

Следовательно, уничтожение документов оформляют актом, утверждаемым руководителем организации. При этом в акте на утилизацию документов следует указывать необходимые реквизиты всех бумаг. По закону папки с документами, подлежащими уничтожению, надо передать на переработку (утилизацию). Подойти к уничтожению документов можно и проще. Например, использовать для этого уничтожитель бумаг.

 

Заключение

 

В заключении хотелось бы сказать что документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека.

Из всего вышеизложенного можно сделать следующие выводы.

Различные функции документа тесно взаимосвязаны и переплетены между собой, поэтому изучение их возможно только с помощью общенаучного метода абстрагирования, то есть мысленного разграничения и временного выделения каких-либо отдельных функций. Функции документа можно разделить на общие и специальные.

Бухгалтерский документ - это письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности. Хозяйственные операции отражаются на бумажных и машиночитаемых носителях информации (перфокартах, перфолентах, магнитных лентах и др.). Следовательно, документ - это любой носитель информации, с помощью которого хозяйственные операции подвергаются первичной регистрации. Бухгалтерскими документами оформляются любые хозяйственные операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает:

- сплошной, непрерывный учет всех объектов бухгалтерского учета;

-  юридическое обоснование бухгалтерских записей, которые делают на основании документов, имеющих доказательную силу;

-  использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью организаций;

-  контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности;

-  укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Рациональная организация документооборота - это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля. От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Установление того или иного порядка документооборота зависит от характера и особенностей хозяйственных операций и их учетного оформления, а также от структуры предприятия и его учетного аппарата. Для каждого вида или рода документов (требований, накладных, счетов и т.д.) разрабатывается особая схема документооборота в форме графика движения документов. В этом графике указываются, через какие инстанции (рабочие места) и в какой последовательности проходит документ, и какие при этом совершаются в каждой инстанции процессы по обработке документа и бухгалтерским записям на его основе.

Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов. Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчёркнуто и в определении термина документ в законе «Об информации, информатизации и защите информации»: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать».

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. Правильно организованный документооборот должен удовлетворять двум главнейшим условиям:

Во-первых, для каждого документа устанавливается кратчайший путь прохождения, то есть минимальное количество отдельных инстанций (рабочих мест), через которые он должен пройти без излишних и повторных рейсов.

Во-вторых, для каждого документа определяется минимальный срок прохождения, ограниченный пределами времени, необходимого для выполнения работы с документом на каждой инстанции (составление, оформление, обработка, учетные записи и т.п.).

 

Список литературы

бухгалтерский документ хранение уничтожение

1. Об информации, информационных технологиях и о защите информации: Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ // Собрание законодательства. - 2006. - ст. 16

. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ // Собрание законодательства. - 1996. - ст. 16

. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 21.11.96 №129-ФЗ // Собрание законодательства. - 1996. - ст. 16

. Гражданский кодекс Российской Федерации

. Налоговой кодекс Российской Федерации

. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушений от 30.12.2001 N195 - ФЗ

. Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 №34н.

. ПБУ 1/94 «Учётная политика предприятия», утверждённом Приказом Минфина России от 28.07.1994 №100

. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - Постановление Госстандарта России от 27.02.98 №28

. Документооборот в бухгалтерском и налоговом учете / Под ред. Г.Ю. Касьяновой (13-е изд., перераб. и доп.). - М.: АБАК, 2012. - 800 ст.

. Ожегов С.И. и Шведова Н.Ю. Толковый словарь русского языка: 80000 слов и фразеологических выражений / Российская академия наук. Институт русского языка им. В.В. Виноградова. - 4-е изд., дополненное. - М.: ООО «А ТЕМП», 2010. - 874 ст.

⇐ Предыдущая1234

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: