 |
Обоснование введения компьютерного учета на предприятии
|
|
|
|
В анализируемом сельскохозяйственном предприятии СООО “Украина”бухгалтерский учет ведется вручную, что существенно снижает его оперативность, эффективность и действенность, а также усложняет процедуру аудита в связи с необходимостью проверять большое количество документов. Реальная организация учета дает возможность поставить его на такой уровень, который отвечает требованиям управления в современных условиях развития экономики. В последние годы многие сельскохозяйственные предприятия принимают решения относительно образования автоматизированных систем управления. Обработка учетно-аналитической информации на базе автоматизированных рабочих мест (АРМ) в своей основе является диалоговой, бухгалтер становится непосредственным участником технологического процесса автоматизированной обработки данных, а персональные ЭВМ – средством его труда.
Введение компьютеров и использование прикладного программного обеспечения может позволить значительно повысить оперативность и точность работ.
Процесс документально-информационного управления (документооборота) традиционно состоит из следующих этапов:
- создание документов и их оформление;
- прием-передача документов;
- организация движения документов внутри предприятия;
- регистрация и контроль выполнения;
- сохранение документов.
Каждый из этих этапов с внедрением компьютерных технологий испытает определенные изменения. Предприятие, которое использует систему управления документами, за счет сокращения непроизводственных потерь времени может осуществлять объем услуг меньшим количеством сотрудников или увеличить объем услуг без увеличения численности персонала. Клиенты таких предприятий обслуживаются более скорее, получают полную информацию и обращаются к меньшему количеству сотрудников для ее получения.
|
|
|
Компьютерные технологии разрешают использовать электронный вариант картотек – базы данных. В простейшем варианте база данных – это и есть картотека, только расположенная в памяти компюьтера, который разрешает искать документ или группу документов за любым поисковым признаком, заложенным при регистрации: автором документа, исполнителем, темой, датой получения или складывание документа, его номером и т.п.
Одно из основных преимуществ передачи документов непосредственно из компьютера на компьютер – это возможность получить документ в том виде, в котором он был подготовлен, с включенными в него таблицами, графиками, рисунками и т.п. Ведомости из такого документа легко могут быть включены в другие документы, а сам он может передаваться по сети внутри предприятия.
Регистрация проводится путем заполнения регистрационной карточки на экране компьютера и перенесения регистрационного номера на сам документ в штамп с пометкой о получении документа.
Компьютерные программы документооборота автоматизируют три основных вида документооборота: офисный, общий, административный.
Офисный документооборот обслуживает рутинные офисные задачи и применяется только в рамках конкретной производственной задачи. Электронное сообщение, которое содержит инструкцию и информацию про ее статус в процессе документооборота, передается от работника к работнику соответственно порядка, определенного руководителем.
Общий документооборот имеет место, если нетипичные процессы охватывают несколько подразделов или предприятий. Разработка новой продукции, которая проходит стадии выдвижения концепции, проектирование производства и маркетинга, служит примером общего документооборота.
|
|
|
Административный документооборот обслуживает процессы, в которых ранише использовались только бумажные формы документов. Как и производственный документооборот, он предназначен для обработки отчетов о затратах и регистрационных формах с меньшими административными затратами. Вместо заполнения бумажной формы, например, для получения суточных при командировке сотрудник заполняет электронную форму на компьютере и по электронной почте присылает ее вбухгалтерию.
Современная компьютерная форма бухгалтерского учета базируется на использовании персональных компьютеров и вычислительных сетей. Компоненты компьютерной формы учета, без которых невозможно ее создание на конкретном предприятии. Практическое ее применение зависит от набора технических средств и выбора организационных форм их использования, которые предусматривают следующие варианты:
- использование исключительно персональных компьютеров;
- использование одного центрального компьютера и терминалов для ведения данных;
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть (этим обеспечивается обмен данными между разными участками бухгалтерского учета);
- объединение персональных компьютеров в локальную сеть с одним или несколько мощными компьютерами и выход к глобальным сетям (Интернет).
Применение компьютеров разрешило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс регистрации хозяйственных операций. Бухгалтер работает на компьютере в диалоговом режиме, использует обратную связь в процессе обработки информации и получение соответствующих исходящих документов.
Компьютерная система учета оперативно отображает основные процессы, которые связанны с получением разных сведенных показателей, которые характеризуют финансово-хозяйственную деятельность предприятия. В этой учетной системе информация идет по единому каналу и используется для всех потребностей управления.
Единство информационной базы и полный автоматизированный технологический процесс обеспечивается за счет одноразового введения информации. Технологический процесс обработки данных при компьютерной форме учета делится на три этапа:
|
|
|
1) собирание и регистрация первичных данных для обработки на компьютере;
2) формирование массивов учетных данных на электронных носителях:
- журнала хозяйственных операций;
- структуры синтетических и аналитических счетов;
- справочников аналитических объектов;
- постоянной информации.
Одновременно осуществляется контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных;
3) получение результатов за отчетных период по запросу пользователя или в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок из бухгалтерских счетов или отображением на экране дисплея нужной информации.
В компьютерной форме учета ключевым моментом, который формирует как вид регистров, так и последовательность учетных записей, есть алгоритм, конкретное программное обеспечение. Поэтому качество и безошибочность отчетной информации зависит от усердия и качественной реализации учетных процедур программистами.
Любую форму учета характеризуют бумажные регистры. Учетные регистры – носители данных определенной формы, построенные соответственно экономическому группированию информации об активах, капитале и обязательствах предприятия.
В основу построения регистров бухгалтерского учета при бумажных формах учета положен принцип излишка, т.е. все данные, которые могут понадобиться, по определеному принципу фиксируются в регистрах, имеют многоцелевое назначение. В них формируется информация, необходимая функциональным службам для разных целей: проведение анализа и выявление резервов, заполнение форм периодической и годовой бухгалтерской отчетности, текущего и следующего контроля, выдачи справок и т.д. Учетные регистры однозначно характеризуют любую форму учета.
Если при безкомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром бухгалтерского учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации, то в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадия отбражения учетной информации, т.е. предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, который не связан со стадиями накопления, обобщения и систематизации.
|
|
|
Накопление, систематизация и обощение учетной информации в условиях применения современной вычислительной техники осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обощается и систематизируется на счетах, которые представлены отдельными каморками памяти компьютера и есть идеальным, с точки зрения теории бухгалтерского учета, носителями признаков ее группирования. Посторонние структуры компьютерных баз данных может быть разнообразнейший, табличный принципп, за которым строятся бумажные регистры, не является единым при построении компьтерных баз данных. Базы данных есть также иерархические, рнляционные.
Накопление, систематизация и обощение учетной информации осуществляются в автоматическом режиме. Первичная бухгалтерская информация накапливается в базы данных компьютерной системы, а обобщается и систематизируется на счетах.
То есть, при безкомпьютерном способе обработки бухгалтерских данных под регистром учета понимают средство, предназначенное для фиксации, накопления, систематизации, обобщения и отображения учетной информации, а в условиях компьютеризации бухгалтерского учета стадии отображения учетной информации, т.е. предоставление систематизированных учетных данных в удобном для пользователя виде, как правило, есть самостоятельным процессом, не связанной со стадиями накопления, обобщения и систематизации.
Еще одной особенностью компьютерной формы учета также есть то, что она существует без конкретной компьютерной программы. Учетные регистры разных программ похожие, но не одинаковые.
При условии детального складывания учетных записей формируется единый электронный учетный регистр – журнал хозяйственных операций, хотя большинство программ для компьютеризации бухгалтерского учета разрешают просмотр информации в виде журналов, сведений и т.п.
В анализируемом сельскохозяйственном предприятии имеется 2 компьютера: у главного бухгалтера и в бухгалтерии. Этого не достаточно, для полного автоматизирования бухгалтерскго учета.
В настоящее время предприятию необходима автоматизированная система учета на базе современных средств вычислительной техники, которая позволит обеспечить:
- полное и своевременное удовлетворение информационных потребностей пользователей
|
|
|
-выполнение контрольных и аудиторских задач с целью получения необходимой информации об имеющихся отклонениях
- получение автоматизированным путем готовых компьютерных управленческих решений
- анализ и прогнозирование хозяйственно – финансовой деятельности предприятия.
Применение вычислительных машин на предприятии приведет к радикальным изменениям в организационной структуре и процессе принятия решений руководством. В результате вычислительные машины освободят бухгалтеров от ведения бумажной работы, и таким образом дадут им возможность сосредоточиться на творческих задачах, позволят оперативно подводить итоги работы и вовремя принимать необходимые меры.
Выводы и предложения
Во время прохождения практики мы смогли применить теоретические знания практически. Со стороны работников предприятия нам была оказана квалифицированная помощь, и мы получили ответы на интересующие нас вопросы.
Мы ознакомились с экономической характеристикой предприятия и установили, что СООО «Украина» является рентабельным, т.е. оно получает прибыль от результатов своей деятельности.
Так как анализируемое предприятие занимается растениеводством, животноводством и переработкой сельскохозяйственной продукции, поэтому мы смогли изучить, как ведется учет в этих отраслях.
Также мы ознакомились с информационным обеспечением и обнаружили, на наш взгляд, недостатки в этом направлении. В настоящее время предприятию необходима автоматизированная система учета на базе современных средств вычислительной техники.
Применение вычислительных машин на предприятии приведет к радикальным изменениям в организационной структуре и процессе принятия решений руководством. В результате вычислительные машины освободят бухгалтеров от ведения бумажной работы, и таким образом дадут им возможность сосредоточиться на творческих задачах, позволят оперативно подводить итоги работы и вовремя принимать необходимые меры.
Список использованной литературы
1. Закон Украины от 16.07.1999 года «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине».
2. Методические рекомендации по планированию, учету и калькуляции себестоимости продукции (работ, услуг) сельскохозяйственных предприятий от 18.05.2001года № 132.
3. Положение (стандарт) бухгалтерского учета 15 “Доходы”.
4. Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 “Расходы”.
5. План счетов бухгалтерского учета предприятий, организаций и учреждений.
6. Огійчук М.Ф. Бухгалтерський облік на сільськогосподарських підприємствах: підручник – 2-ге вид., перероб. і допов. – К.: вища освіта – 2003.
|
|
|
