Шаг 3. Пресс-релиз и рекламный пакет

К этому шагу нужно непосредственно приступать, когда положение дел досконально известно. Вы знаете ваши возможности, ваши средства, аудиторию и участников, цели и задачи проекта, в общем: все, что скопилось, необходимо перенести на бумагу, причем сделать это нужно - структурировано, что бы при прочтении любой мог понять, о чем идет речь. Эту бумагу с набором слов принято называть заявкой, но мы ушли от такого названия и оставили нам старое и знакомое пресс-релиз. Традиционно пресс-релиз создается для средств массовой информации и включает в себя краткую аннотацию о проекте, что бы представители СМИ понимали: кто организует, что организуют, где организуют и когда организуют. Нет надобности, ездить по администрации СМИ и размахивая руками рассказывать о вашем мероприятии или проекте, вы просто высылаете пресс-релиз на электронную почту, а руководство администрации уже решает интересно им данное мероприятие или нет. Конечно, особо настойчивые организаторы либо продублируют письмо, что бы получить ответ, либо сделают контрольный звонок в администрацию.

Так же пресс-релиз можно переформировать под аудиторию спонсоров, включив туда графу о просьбе поддержки проекта. Так же будет полезным составить рекламное предложение или рекламный пакет к проекту, где вы подробно пишите, что вы можете предоставить спонсорам, рекламный пакет может быть как платным, так и бесплатным см. Приложение 1 и Приложение 2.

 

Приложение 1. Образец составления бесплатного рекламного пакета

Рекламный пакет Калужского областного конкурса интеллекта, красоты и таланта «Чудо-студентка»

Предлагаем Вам рассмотреть проведение нашего конкурса, как рекламную акцию предоставляемых Вашим предприятием товаров и услуг:

 

1. Размещение наружной рекламы (баннеры, растяжки);

2. Размещение информации о партнерстве на сайте Министерства спорта, туризма и молодежной политики Калужской области, ГБУ КО «Областной молодежный центр», официальных страницах «ВКонтакте», на афишах конкурса и буклетах;

3. Озвучивание информации о деятельности Вашего предприятия в официальной группе «ВКонтакте», а так же во время проведения финального шоу;

4. Размещение Вашей информации в сюжетных видеороликах в сети Интернет, на протяжении основного и финального этапов конкурса;

5. Вручение собственного приза понравившейся участнице конкурса «Чудо-студентка-2014», выступление представителей компании;

6. Предоставление пригласительных билетов на финальный этап конкурса «Чудо-студентка-2014»;

7. Раздача листовок о деятельности компании нашими администраторами.

 

Контактные данные: г. Калуга, ул. Салтыкова-Щедрина, 10 (ГБУ КО «Областной молодежный центр»), каб. 207, отдел по работе со студентами ВУЗов.

Телефоны: 56-29-19, Ушакова Ксения

e-mail: [email protected]

 

 

Приложение 2. Образец составления платного рекламного пакета

Рекламный пакет Калужского областного конкурса интеллекта, красоты и таланта «Чудо-студентка»

Предлагаем Вам рассмотреть проведение конкурса, как рекламную акцию предоставляемых Вашим предприятием товаров и услуг.

На сумму 5-10 тысяч рублей:

1. Размещение наружной рекламы (баннеры, растяжки) в течение проведения финального этапа конкурса (ноябрь 2014 года);
2. Озвучивание информации о деятельности Вашего предприятия, во время финального шоу;
3. Размещение информации о партнерстве на сайте Министерства спорта, туризма и молодежной политики Калужской области, ГБУ КО «Областной молодежный центр», официальных страницах «В Контакте», на афишах фестиваля;
4. Предоставление пригласительных билетов на финальный этап конкурса «Чудо-студентка».

На сумму 11–20 тысяч рублей:

1. Размещение наружной рекламы (баннеры, растяжки, ваш логотип на фотографиях участниц и видеороликах в социальных сетях) в течение основного и финального этапов конкурса (сентябрь-ноябрь 2014);
2. Озвучивание информации о деятельности Вашего предприятия в официальной группе «ВКонтакте», а так же во время проведения финального шоу;
3. Размещение Вашей информации в сюжетных видеороликах в сети Интернет на протяжении основного и финального этапов;
4. Вручение собственного приза понравившейся участнице конкурса «Чудо-студентка», выступление представителей компании;
5. Размещение информации о партнерстве на сайте Министерства спорта, туризма и молодежной политики Калужской области, ГБУ КО «Областной молодежный центр», официальных страницах «В Контакте», на афишах фестиваля;
6. Предоставление пригласительных билетов на финальный этап конкурса «Чудо-студентка»;
7. Раздача листовок о деятельности компании нашими администраторами.

На сумму более 20 тысяч рублей:

1. Уже указанные ранее услуги;
2. Получение статуса Генерального спонсора;
3. Размещение символики Вашей компании на форме конкурсантки в период участия во Всероссийских фестивалях и конкурсах, презентациях, выставках, концертных и телевизионных программах.

 

Контактные данные: г. Калуга, ул. Салтыкова-Щедрина, 10 (ГБУ КО «Областной молодежный центр»), каб. 207, отдел по работе со студентами ВУЗов.

Телефоны: 56-29-19, Ушакова Ксения

e-mail: [email protected]

 

Конечно, вы должны понимать, что со спонсорами можно договориться как на платные условия, так и на бесплатные условия рекламы. В любом случае лучше составить соглашение или договор о сотрудничестве и условиях сотрудничества. Изъясняясь простым языком - необходимо на бумаге изложить, что спонсор должен вам и что вы взамен должны спонсору. Такие условия укрепят и вашу позицию, и позицию спонсора, и уже непосредственно на самом мероприятии не будет таких недоразумений, что спонсор просто не принес свои подарки, финансирование и прочее о чем вы с ним словесно договаривались.

 

Шаг 4. Поиск спонсоров

Теперь, когда уже половина пути пройдена, и вы сами определились в мыслях, переходим к поиску спонсоров. Обычно в просторах Интернета вашего региона есть такие сайты или форумы, где собраны все заведения, услуги и прочее с контактной информацией в одном месте, и вам только и приходиться щелкать кнопкой мыши в поиске подходящих вам. В Калужском регионе таким порталом является сайт Калуга Сейл - http://www.kalugasale.ru, или Калуга Поиск - http://www.kaluga-poisk.ru. Оба сайта имеют множество подзаголовков и позволяют максимально быстро найти необходимое вам, будь то магазин или салон парикмахерская, которых вы рассматриваете как потенциальных спонсоров. Так же у ссылки на организацию есть контактная информация, телефон и электронная почта, поэтому для удобства можно составить таблицу, кому вы собираетесь рассылать пресс-релиз и рекламный пакет. Пример составления таблицы см. Приложение № 3

Приложение № 3. Составление таблицы спонсоров

№	Наименование организации	Электронная почта	Телефон/Адрес	Сайт
1.	Пиццерия «Peppers Pizza»	[email protected]	+7 (4842) 909-606 ул. Суворова, д. 113 ул. Королева, д. 22; ул. Кирова, д. 22	www.pepperspizza.ru
2.	….	….	….	….

 

Данная методика удобна, если спонсоров у проекта более десяти, так как связываться и работать с ними придется часто, а записи в таблице упрощают поиски контактов. Кстати, есть риск столкнуться с устаревшими контактными данными, поэтому на поисковом портале или сайте могут быть данные двух, трех и более годичной давности, за это время и организация и адрес её местонахождения может измениться. Поэтому, когда вы найдете спонсора, который вам подходит, первым делом ищите его сайт в Интернете, и уже смотрите контактные данные там, конкретно электронную почту и телефон для связи, если такого не имеется, опирайтесь на данные поискового сайта или портала.

После того как список спонсоров составлен, есть все необходимые данные для связи, переходим к следующему шагу.

 

Шаг 5. Рассылка

Здесь все предельно просто, заходите на электронную почту свою или почту, с которой хотите сделать рассылку, в строку адресата забиваете все имеющиеся у вас электронные почты потенциальных инвесторов и делаете общую рассылку всем, прикрепляя в письмо пресс-релиз и два рекламных пакета (при их наличии или необходимости). В письме сделайте сразу обращение, что данное письмо адресовано администрации в лице директора организации. В крупных компаниях, множество подразделений и что бы письмо благополучно дошло до адресата, это уточнение не будет лишним. В самом письме можно сделать небольшое текстовое вложение, краткое описание, о чем данное письмо. Если письмо адресовано не директору, а например менеджеру по рекламе в какой-либо организации, то делать массовую рассылку лучше не стоит, а по имённо направлять данное письмо одному адресату, указывая инициалы или должность адресата в письме. Если ответ не будет получен – не удивляйтесь! Большинство организаций не отвечают на письма такого рода, по причине загруженности, поэтому письмо можно либо продублировать еще раз, но не более, или позвонить по контактному телефону и уточнить дошло ли до них письмо. Если вы, получите положительный ответ, требуйте, чтобы вас связали на прямую с руководством или с представителем администрации. Достучавшись до необходимого вам представителя администрации, договариваетесь о личной встрече, где у вас будет возможность рассказать о проекте, что он из себя представляет, и каковы плюсы для спонсоров. О личных качествах организатора мы не будем рассматривать и понятно, что человек, который будет заниматься поиском спонсоров должен быть максимально настойчив, убедителен, и уверен в собственных силах, иначе работа со спонсорами превратиться в попрошайничество, и к хорошему концу проект не приведет.

Если ответ отрицательный и вам сообщили, что письмо не приходило, продублируйте еще раз до получения и действуйте по уже описанной выше схеме.

Добивайтесь своей цели, если спонсор отказал, не стоит сразу опускать руки и расстраиваться, в наше время рынок перенасыщен товарами и услугами если одна организация отказала, то вы точно найдете другую, которая согласиться к сотрудничеству.

 

⇐ Предыдущая123

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: