 |
Первичная и сводная документация по учету личного состава работников, труда и его оплаты
|
|
|
|
На ОАО «Самарадорстрой» учетом личного состава предприятия занимается отдел кадров, а на предприятиях среднего и малого бизнеса – специальный работник, назначенный руководителем предприятия, либо эти функции возлагаются на бухгалтера.
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» [ 5] (далее - Постановление Госкомстата РФ №1) утверждены стандартизированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. (Приложение 1)
Указанное Постановление предписывает распространение предложенных форм документации «на все организации независимо от форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации».
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров (Приложение 2).
Особенность оформления вышеуказанных документов обусловлена тем, что они являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, и источником для налоговой отчетности. Поэтому при их оформлении необходимо учитывать требования «Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности в Российской Федерации», утвержденного Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» [ 7], а также Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [7].
Согласно пункту 2 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [ 7]:
«Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
|
|
|
1) наименование документа;
2) дату составления документа;
3) наименование организации, от имени которой составлен документ;
4) содержание хозяйственной операции;
5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
7) личные подписи указанных лиц».
Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.
Согласно пункту 3 статьи 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [ 7] документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, должны быть подписаны руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.
Формы первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы первичных учетных документов, а также порядок их разработки и оформления могут быть разработаны организацией самостоятельно, но с учетом вышеуказанных требований об обязательных реквизитах, и закреплены в Положении об учетной политике организации.
Рассмотрим порядок оформления некоторых документов подробнее.
Приказы по личному составу являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования трудовых отношений.
ТК РФ прямо предусмотрено, что прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 68 ТК РФ) [ 4], прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1 ТК РФ) [ 4], обязательно издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ) [ 4].
|
|
|
На ОАО «Самарадорстрой» приказами по личному составу оформляют также: перевод работников, предоставление им отпусков, командирование, изменение условий оплаты труда, присвоение разрядов, изменение биографических данных, поощрения, изменение режима рабочего времени (например, приказы о привлечении к работе в выходные дни, о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели и другое).
Приказы по личному составу служат основанием внесения соответствующих записей в трудовые книжки, личные карточки (форма № Т-2), лицевые счета (форма №Т-54, Т-54а) работников и другие кадровые документы. Они являются документальным основанием для расчета заработной платы (при приеме на работу, прекращении трудового договора), командировочных расходов, выходного пособия при увольнении, выплаты премии, оплаты отпуска.
Приказы по личному составу, согласно требованию ТК РФ, обязательно доводятся до сведения работника под роспись.
Штатное расписание имеет важное значение для определения размера оплаты труда работника. Штатное расписание - локальный нормативный акт, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей, а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и в целом.
Форма штатного расписания (форма №Т-3) утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 [ 5].
Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителя ОАО «Самарадорстрой».
В ОАО «Самарадорстрой» при ведении Табеля учета использования рабочего времени руководствуются следующими правилами:
· Учет использования рабочего времени может проводиться по организации в целом либо отдельно по структурным подразделениям;
· Включение работника в Табель и исключение из него производится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя;
· Табель составляется в одном экземпляре, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы и передается в бухгалтерию для расчета заработной платы;
|
|
|
· Отметки в Табеле о причинах неявки на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и другие производятся только на основании надлежаще оформленных документов. Такими документами являются листки нетрудоспособности, справки о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством и другие документы.
На ОАО «Самарадорстрой» ведется точный учет продолжительности сверхурочной работы каждого работника, соблюдается следующее требование ТК РФ: продолжительность сверхурочной работы не должна превышать для каждого работника 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год, оплата сверхурочной работы регулируется статьей 152 ТК РФ [ 4]:
По желанию работника, оформленному заявлением в письменной форме, сверхурочная работа вместо повышенной оплаты может компенсироваться предоставлением дополнительного времени отдыха, но не менее времени, отработанного сверхурочно.
При работе на условиях неполного рабочего времени оплата труда работника производится пропорционально отработанному им времени или в зависимости от выполненного им объема работ».
Согласно статье 153 ТК РФ [ 4] работа в выходной или нерабочий праздничный день на ОАО «Самарадорстрой» оплачивается не менее чем в двойном размере, либо по желанию работника, работавшего в выходной или нерабочий праздничный день, ему может быть предоставлен другой день отдыха. В последнем случае работа в выходной или нерабочий праздничный день оплачивается в одинарном размере, а день отдыха оплате не подлежит.
В ОАО «Самарадорстрой» для расчета и выплаты заработной платы работникам применяются ведомости, которые составляются в одном экземпляре в бухгалтерии:
· расчетно-платежная ведомость (форма №Т-49);
· расчетная ведомость (форма №Т-51);
· платежная ведомость (форма №Т-53).
В ОАО «Самарадорстрой» по данным первичных документов ведется оперативный учет движения численности, изменений, происходящих в составе рабочих и служащих, составляется отчетность, используемая для управления и контроля за соблюдением штатной и финансовой дисциплины.
Каждому работнику при приеме на работу присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, выработки и заработной платы. В случаях увольнения или перевода работника на другую работу его табельный номер, как правило, не может присваиваться другому работнику в течение одного – двух лет.
|
|
|
