 |
2.4. Рассмотрение обращений, прием и первичная обработка письменных обращений.
|
|
|
|
2. 4. Рассмотрение обращений, прием и первичная обработка письменных обращений.
Рассмотрение обращений граждан включает в себя:
- прием и первичную обработку письменных обращений;
- регистрацию и аннотирование поступивших обращений;
- направление обращений на рассмотрение;
- рассмотрение обращений;
- личный прием граждан;
- постановку обращений на контроль;
- продление срока рассмотрения обращений;
- оформление ответа на обращение;
- предоставление справочной информации о ходе рассмотрения письменного обращения;
- контроль за рассмотрением обращений.
Основанием для начала рассмотрения письменных обращений является личное обращение гражданина в Администрацию или поступление обращения с сопроводительным документом из других органов власти для рассмотрения по поручению или организаций. Обращение может быть доставлено непосредственно гражданином либо его представителем, поступить по почте, фельдъегерской связью, по факсу, по электронной почте, по телеграфу, иным способом. Обращения, направленные по почте, поступившие по телеграфу, вместе с документами, связанными с их рассмотрением, поступают в Отдел.
Работник Отдела, ответственный за прием документов:
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- проводит сверку реестров на корреспонденцию, поступившую фельдъегерской связью;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прилагает конверт;
- прикладывает впереди письма поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения, фотографии и другие подобные документы);
- в случае отсутствия самого текста в письме составляет справку следующего содержания: " Письма в адрес Администрации города Долгопрудного нет" с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим документам;
- составляет акт в двух экземплярах на письма, поступившие с денежными знаками (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т. д. ), подарками, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах не обнаруживают документы, упомянутые авторами в описях на ценные письма. Один экземпляр указанного акта хранится в Отделе, второй приобщается к поступившему обращению.
|
|
|
Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится работниками Отдела. Не принимаются обращения, не содержащие фамилии гражданина или почтового адреса для ответа. По просьбе гражданина ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается. Обращения, поступившие по факсу, принимаются и учитываются в Отделе. Обращения, поступившие в форме электронного документа, принимаются работниками Отдела. Обращения, поступившие в Интернет-приемную Администрации, принимаются работниками Отдела.
После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, передаются руководителю Администрации.
Обращения с пометкой " лично", поступившие на имя:
- руководителя Администрации, вскрываются начальником Отдела;
- должностных лиц Администрации, вскрываются их помощниками.
В случае если обращение, поступившее с пометкой " лично", не является письмом личного характера, получатель должен передать его для регистрации в Отдел.
|
|
|
Обращения членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Московской областной Думы, депутатов органов законодательной (представительной) власти иных субъектов Российской Федерации и депутатов представительных органов местного самоуправления, адресованные руководителю Администрации, содержащие просьбы о рассмотрении обращений, учитываются в Отделе и в тот же день передаются на рассмотрение.
2. 5. Регистрация, аннотирование поступивших обращений и направление обращения на рассмотрение по принадлежности
Поступившие обращения регистрируются в течение 3 дней с момента поступления с использованием МСЭД. Работник, ответственный за регистрацию обращений на бумажных носителях:
- в правом нижнем углу первой страницы обращения проставляет регистрационный штамп с указанием присвоенного обращению регистрационного номера. В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение;
- в регистрационной карточке МСЭД указывает фамилию и инициалы обратившегося (в именительном падеже) и его адрес. Если обращение подписано двумя и более гражданами, то регистрируются первые два, в том числе гражданин, в адрес которого просят направить ответ. Общее число обратившихся указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов;
- отмечает тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично и т. п. ). Если письмо перенаправлено, то указывает, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, Московской областной Думы и т. д. ), проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- отделяет от письма поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращает их заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет обратившегося;
|
|
|
- сканирует обращение вместе с прилагаемыми документами.
Обращения на иностранных языках и обращения, написанные точечно-рельефным шрифтом слепых, после регистрации направляются для перевода.
Работники, осуществляющие аннотацию обращений:
- прочитывают обращение, определяют его тематику и тип, выявляют поставленные заявителем вопросы;
- проверяют обращение на повторность, при необходимости сверяют с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же автора по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;
- заполняют классификатор МСЭД, составляют и вводят аннотацию на обращение. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении, обосновывать адресность направления обращения на рассмотрение;
- осуществляют ввод необходимых примечаний, определяют и вводят фамилию и инициалы исполнителя;
- устанавливают контрольную дату исполнения в карточке МСЭД на поручениях о рассмотрении обращений, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, а также на поручениях Президента Российской Федерации, председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его заместителей, Губернатора Московской области, Администрации Губернатора Московской области, Правительства Московской области.
Результатом выполнения действий по регистрации и аннотированию обращений являются регистрация обращения в МСЭД и подготовка обращения к передаче на рассмотрение в электронной форме по МСЭД.
Работники Отдела после составления аннотации принимают решение о направлении обращения на рассмотрение. Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.
|
|
|
Решение о направлении обращения на рассмотрение принимается с учетом следующих особенностей:
- в случае, если вопрос находится в ведении государственного органа в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Московской области, обращение направляется на рассмотрение (в том числе с отметкой о контроле) в соответствующий государственный орган;
- в случае, если гражданин ранее обращался в Администрацию и не удовлетворен принятым решением или обжалует действия должностных лиц Администрации, а также если вопрос относится к полномочиям первого заместителя руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации, обращение направляется на рассмотрение первому заместителю руководителя Администрации, заместителям руководителя Администрации;
- в случае, если гражданин обжалует действия (бездействие), решения первого заместителя руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации, такое обращение направляется на рассмотрение с учетом распределения обязанностей между первым заместителем руководителя Администрации, заместителей руководителя Администрации;
- о поступивших телеграммах по вопросам, затрагивающим интересы значительного количества жителей городского округа Долгопрудный (отсутствие воды, отопления, электроснабжения и т. п. ), сообщается руководителю Администрации;
- обращения, по которым имеется поручение Губернатора Московской области, Администрации Губернатора Московской области, Правительства Московской области, депутатские запросы регистрируются в Отделе;
- обращения, поступившие из редакций средств массовой информации, органов политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения), рассматриваются в соответствии с Регламентом;
- обратившимся письменно с просьбой о личном приеме должностными лицами Администрации города Долгопрудного направляются ответы с информацией о графиках приема должностных лиц Администрации;
- в случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Администрации, обращение в течение семи дней со дня регистрации пересылается по принадлежности с уведомлением гражданина о переадресации обращения;
- в случае, если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или должностных лиц, обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в соответствующие государственные органы, органы местного самоуправления или соответствующим должностным лицам;
- обращение о предоставлении информации о деятельности Администрации направляется для подготовки ответа в подразделение Администрации, обладающее данной информацией.
|
|
|
