Организация: элементы, внешняя среда, структура, система

Организация является важнейшим объектом приложения экономики, управления и права. Существует ряд определений организации. Анализ определений термина «организация» позволяет предположить, что многими авторами двигала неудовлетворенность каждой предшествующей формулировкой. Многообразие смысла определений – результат нечеткости и противоречивости теории. Например, организация – это система, организация – это предприятие, организация – это функция и т.д.

Обобщая сущность этого понятия, можно предположить, что организация – это явление упорядочения компонент относительно друг друга в пространстве и времени в состояние, обеспечивающее их взаимодействие и функциональную устойчивость [98]. В формирование концепций организации свой вклад внесли М. Вебер, Ч. Бернарц, Г. Саймон, Т. Парсонс, М.Х. Мескон и др. Весомый вклад внес А.А. Богданов в работе [12], по мнению которого предметом организационной науки должны стать общие организационные принципы и законы. Большое значение в этой области имеют работы Б.З. Мильнера, Э.А. Смирнова и других авторов [85, 115].

Понятие «организация» приобрело сегодня статус общенаучного, междисциплинарного понятия. Оно применяется к достаточно широкому кругу объектов, процессов и явлений. «Законы самоорганизации материи», «самоорганизация биологических систем и организмов», «социальная организация», «организация крупного машинного производства», «коммерческая организация» – вот лишь
небольшой перечень фрагментов из различных областей знания, подтверждающих универсальный характер понятия «организация» [122].

Организация иногда отождествляется со структурой. Причем не только со структурой объекта, но и со структурой процесса. Например, «организационное строение предприятия» или «организация какого-либо процесса во времени».

Организация строения фирмы (компании, предприятия) охватывает круг вопросов соединения и взаимосвязей основных организационных элементов – рабочих мест, подразделений и людей в некоторой организационной структуре. Организационное строение зависит от многих факторов, важнейшим из которых является назначение или характер основной (операционной) деятельности (общая функция) организации.

Организация процессов включает в себя упорядочение всех управленческих процессов для эффективного изготовления основной продукции/услуг.

С учетом проведенного ранее разграничения между понятиями «система» и «структура» содержание «организации» следует рассматривать в двух аспектах [68]:

организация как процесс формирования строения, упорядочения взаимодействия элементов системы (предприятия, процесса, знаний и т.д.) и преобразования системы в ходе развития из менее организованного состояния в более организованное (техническое перевооружение, реконструкция);

организация как характеристика, отражающая состояние системы в любой момент времени.

Организация представляет собой открытую систему, целостность, состоящую из многочисленных взаимозависимых частей, тесно переплетающихся с внешним миром.

Предприятие (фирма) может находиться как в организованном, так и в неорганизованном состоянии, как в стадии организации (функционирование, развитие), так и в стадии дезорганизации (упадок, кризис). Говорить о степени организованности предприятий и применять понятие «хорошо (плохо) организованное предприятие» можно только для предприятий, «достигших зрелости», т.е. целостных экономических систем.

Структурные компоненты развивающегося предприятия могут быть более организованными, чем само предприятие, однако, достигнув зрелости, предприятие в целом становится более организованным, чем его элементы. Предприятие является более организованным, если его структурные компоненты находятся в высшей форме развития и оно воздействует на свои элементы, поднимая их на более высокий уровень организации.

Современный этап развития организаций – ситуация постмодерна, т.е. «включенность» каждого в функционирование организации в качестве равноправного и ответственного участника – делает эти механизмы особенно тонкими и сложными. Это имеет два следствия. Личностная «захваченность» жизнью и проблемами организации позволяет ввести в действие человеческие ресурсы. Сложность организации повышает ее уязвимость во внешней среде, повышает издержки по реализации управленческих функций [93].

Существуют определенные свойства современной организации. Их можно представить в виде некоторой структуры [52] (рис. 5). Дадим определения наиболее важным свойствам организаций.

 

Общесистемные свойства

 

Общие и элементарные свойства

 

 

Оценочные параметры

 

Рис. 5. Декомпозиция свойств организации

 

Эффективность – общесистемное свойство организации, отражающее результативность ее деятельности в зависимости от поставленных перед ней целей.

Целенаправленность – способность к выбору поведения в зависимости от собственной цели.

Надежность – свойство выполнения заданных функций при соблюдении установленных параметров.

Открытость – способность взаимодействовать с окружающей средой.

Совместимость – объективная необходимость взаимодействия между элементами организации, а также с окружающей средой.

Сложность – свойство иметь достаточно большое количество элементов, связей между ними и определенный уровень конструкции каждого элемента или их определенной совокупности.

Гибкость – свойство системы управления изменяться в зависимости от условий функционирования или состояния подсистем.

Эмержентность – это несводимость свойств системы к свойствам отдельных элементов, из которых она состоит.

Целостность – свойство организации, при котором каждая ее часть так соотносится с каждой другой частью, что изменение в некоторой части вызывает изменение во всех других частях.

Организованность – способность быть упорядоченной по какому-либо признаку и/или показателю.

Устойчивость – выполнение функций организации в течение определенного времени в условиях внешних воздействий. Устойчивость функциональной структуры организации – это возможность выполнения задач управления при экстремальных условиях и сбойных ситуациях с минимальными потерями времени и ресурсов.

Безопасность – свойство противостоять воздействиям внешней или внутренней среды.

Оперативность – свойство, определяющее способность действовать в нужное время в нужном месте.

Непрерывность – свойство сохранять деятельность в течение определенного времени.

Соответствие – свойство, определяющее адекватность состояния каких-либо процессов или объектов как некоторую целостность.

Адаптивность – целенаправленное самоизменение параметров структуры и свойств системы управления в ответ на воздействия внешних и внутренних факторов.

Живучесть – степень активности противодействия различным воздействиям окружающей среды.

Единство – свойство некоторой совокупности элементов находиться в рациональном сочетании или полноте.

Полнота – свойство иметь некоторую совокупность элементов, действий, обеспечивающих переход в новое состояние, или некоторое преобразование, закончившееся желаемым результатом.

Функционирование – это решение всех видов задач организационной структурой для успешного выживания в рыночной среде.

Функциональная эффективность – это деятельность организации, выражающаяся в экономических показателях, когда все функциональные элементы выполняют свои задачи и вносят соответствующих вклад в достижение целей.

Основными элементами (внутренними переменными ) организации являются миссия, цели, структура, задачи, ресурсы, технологии, результаты, объекты (процессы), менеджмент. Они требуют четкого формулирования, определения, построения, поддержания их функционирования и, наконец, непрерывного совершенствования и развития. Рассмотрим кратко содержание этих элементов.

Миссия – четко выраженная причина существования организации. Выработанные на её основе политика, тактика и технологии деятельности служат в качестве ориентиров для принятия управленческих решений. Миссия определяет принципы её деятельности, культуру, рабочий климат внутри организации [83].

Цели – конкретные конечные состояния или желаемый результат. Формулирование и изложение целей организации представляет собой сложный механизм координирования, потому что дает возможность членам организации знать, к чему они должны стремиться. Это могут быть доход, прибыль и затраты. Крупные организации имеют несколько целей. Для того, чтобы получить прибыль, организация должна сформулировать цели в таких областях как доля рынка, разработка новой продукции, качество услуг, управление трудовыми ресурсами, социальная ответственность и др. [28].

Цели подразделений должны составлять конкретный вклад в цели организации как целого, а не вступать в противоречие с целями других подразделений. Каждое подразделение действует в рамках своей функциональной области, т.е. реализует одну или несколько функций организации. Процесс разработки и достижения целей является механизмом, дающим возможность членам организации знать ее основные ориентиры. Цели организации могут быть экономические (прибыль, доход), социальные, эстетические и т.д. Обычно организация руководствуется устоявшимися в обществе ценностями.

Структура – это совокупность частей (подразделений) организации, между которыми установлены взаимосвязи, призванные обеспечить реализацию управленческих и операционных задач для достижения ее целей. Существует несколько видов организационных структур, которые имеют свои особенности.

Структура организации – это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации. Характерной особенностью подразделений является разделение труда – закрепление данной работы за специалистами, способными выполнять ее лучше всех (маркетинг, финансы, операции).

Эффективность и целесообразность разделения работы между людьми сверху вниз, до самого первого уровня организации, определяет, насколько производительнее может быть организация по сравнению с конкурентами. Горизонтальное разделение труда по специализированным линиям – это группировка специалистов в пределах функциональной области. Вертикальное разделение труда связано с необходимостью групповой работы. Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней.

Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которые должны быть выполнены установленным способом в определенные сроки. С технической точки зрения задача предписывается не работнику, а его должности. Каждая должность включает выполнение ряда задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации. Управленческие и операционные задачи делятся на три категории: деятельность с людьми, информацией и предметами [83].

Специализация задач нашла свое применение во многих простых операциях. Технологические нововведения и системное сочетание техники и специализации труда сделали специализацию задач весьма углубленной и сложной.

Ресурсы – это наличные или необходимые средства, возможности, запасы, обеспечивающие стабильную деятельность или развитие организации для достижения её основных целей. Организация должна располагать материальными, энергетическими, финансовыми, трудовыми, информационными, технологическими и другими ресурсами.

Технологии – это инструменты для преобразования входа (ресурсов)в выход (результаты). Технологии составляют основу операционных процессов, протекающих в организации, с помощью которых и производятся основные продукты (услуги) в любой организации. Они могут быть производственные, торговые, образовательные, консультационные, управленческие и т.д. Для их реализации необходимы основные средства (здания, сооружения, оборудование, финансы), орудия (инструмент, приспособления, инвентарь, документация), функциональные или процессные подразделения (цехи, склады, отделы). Во многих организациях существует сразу несколько видов деятельности. Один из них является преобладающим, с помощью которого организация получает доход и реализует цели.

Технология – это сочетание квалификационных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих профессиональных знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации или людях. Влияние технологии на управление в значительной мере определялось тремя крупными поворотами: промышленной революцией; стандартизацией и механизацией; применением конвейерных сборочных линий.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкретной технологии как средства преобразования материала, поступающего на входе, в готовую продукцию, получаемую на выходе.

Результаты – это продукты деятельности организации. Они могут бытьматериальные (товары и услуги), трудовые (занятость), финансовые, информационные, социальные, психологические. Результаты могут быть как отрицательными, так и положительными. Положительные результаты – это качественная продукция, высокая прибыль, нормальный климат в коллективе и т.д. В качестве отрицательных результатов выступают: дефекты, финансовые потери, текучесть и неудовлетворенность персонала и т.д.

Объект – это составная часть, обеспечивающая совместно с другими объектами какую-либо сторону деятельности организации для достижения ее целей и миссии. Основными объектами организации являются стратегия, персонал, маркетинг, финансы, операции, инновации, качество, информация, экономическая безопасность. Дадим их краткую характеристику.

Стратегия – это основные направления деятельности организации, ориентированные на реализацию ее целей и миссии. Она формирует приоритеты и основные направления ее деятельности, отвечающие вызову со стороны внешнего окружения и позволяющие добиваться конкурентных преимуществ, что дает возможность организации выживать или развиваться в долгосрочной перспективе.

Персонал – это совокупность всех работников организации, выполняющих различные задачи организации, направленные на реализацию ее стратегии.

Маркетинг – это рыночное пространство (внешняя среда) вокруг организации, которое требует постоянного внимания и исследования для принятия решений о своей деятельности на перспективу.

Финансы – это совокупностьденежных средств организации, которые находятся в наличном или банковском состоянии, а также в движении от субъекта к субъекту.

Информация – совокупность данных, определяющих состояние тех или иных объектов, процессов или явлений организации.

Инновации – это нововведения в науке, которые используются в технике, технологиях, управлении и других сферах деятельности

Операции – это совокупность действий или процедур по превращению ресурсов в готовый продукт или услуги.

Качество – это совокупность характерных свойств, формы, внешнего вида, условий применения, которыми наделяются соответствующие продукты или услуги.

Безопасность жизнедеятельности – это совокупность критериев, позволяющих дать оценку состояния организации и ее менеджмента.

Управление объектом представляет собой процесс реализации управленческих воздействий на этот объект или на его составные части, что позволяет перейти этому объекту в другое состояние. В зависимости от объекта процессы имеют свои особенности, но все вместе призваны обеспечить эффективное выполнение операционной деятельности.

Менеджмент является главной движущей силой в деятельности любой организации. Менеджмент, ориентируясь на цели и миссию организации, использует свои технологии и созданную структуру для эффективного решения совокупности управленческих процессов и их составных частей. Носителями главных постулатов менеджмента организации являются люди. Эффективность использования человеческих ресурсов организации зависит от состава и содержания решаемых управленческих задач и применяемых технологий менеджмента.

Существуют три основных аспекта менеджмента в деятельности организаций: поведение отдельных людей, поведение людей в группах, поведение руководителя в роли предпринимателя (менеджера) или в роли лидера и его влияние на поведение людей и групп.

Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды и включает: умственные и физические способности, предрасположенность, потребности, ожидания и восприятие. Личность проявляется через качества отдельного человека и его поведение, отражая уникальный характер приспособления индивида к окружающей среде [83].

Способности. Областью, в которой люди различаются наиболее наглядно, являются индивидуальные способности и качества. У одних людей больше способностей, чем у других, для выполнения той или иной работы. Эти различия в способностях частично объясняются наследственностью, к ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные. Часть способностей приобретается с опытом. Организация должна воспользоваться способностями человека при решении, какую деятельность будет выполнять специалист.

Предрасположенность, одаренность – это имеющийся потенциал человека в отношении деятельности. Являясь результатом сочетания врожденных качеств и приобретенного опыта, одаренность становится как бы талантом, открывающимся в определенной области. Если руководитель не может правильно это использовать, время и расходы по обучению будут напрасными.

Потребности есть внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостатка в чем-либо или в ком-либо. Человек бессознательно или сознательно стремится к удовлетворению своих потребностей. Организация должна создавать ситуации, в которых удовлетворение потребностей работника вело бы к реализации целей организации.

Ожидания человека, основываясь на прошлом опыте и оценке текущей ситуации, формируют поведение для результативной деятельности. Люди ожидают, что поведение, которого ждет от них организация, приведет к достижению желаемых целей или удовлетворению личных потребностей.

Восприятие – это интеллектуальное осознание мотивов, получаемых от ощущений. Восприятие определяет, что такое «реальность» для конкретного индивидуума. Реагируя на окружение с соответствующим пониманием происходящего, восприятие определяет потребности человека и его ожидания в любых ситуациях.

Отношение формирует наше субъективное восприятие окружающей среды и тем самым влияет на поведение. Отношение к работе является важным фактором, определяющим реакцию людей на изменения условий труда, продолжительности работы, стимулирования и т.д.

Ценности – это убеждения, вера по поводу того, что хорошо, плохо или безразлично в жизни. Ценность предполагает субъективное ранжирование по важности, качеству или по признанию чего-то благом. Организации и их руководители имеют ценности, существующие в культуре данного общества. Но и руководители устанавливают свою систему ценностей, обычаи, табу.

Рабочая среда – это некая совокупность всех внутренних переменных, которые в процессе управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации. Несмотря на различия индивидуальности личности и её поведения в одинаковых ситуациях, каждый человек придерживается некоторых норм поведения, т.е. устойчивого набора образцов, относительно согласованных между собой. Поэтому имеет большое значение создание атмосферы, которая поддерживала бы тип поведения, желаемый для организации. Число факторов взаимовлияния личности и рабочей среды огромно и не исследовано, однако два фактора являются приоритетными: группы и управленческое лидерство.

Группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания, связанные с пониманием поведенческой нормы. Групповые нормы могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации.

Однако основные факторы поведения и деятельности людей, проявляемые через менеджмент на все уровнях деятельности организации, будут рассмотрены ниже.

Большую роль играет внешняя среда организации. В соответствии с работой [83] внешняя средаорганизации включает потребителей, конкурентов, правительственные учреждения, поставщиков, финансовые организации, источники трудовых ресурсов и др.

Характеристики внешней среды организации. Под сложностью внешней среды понимается число факторов, на которое организация обязана реагировать, а также вариантность каждого фактора.

Подвижность среды – это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.

Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного феномена, также функцией уверенности в полноте и достоверности информации.

Взаимосвязанность факторов внешней среды – это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы. Связанность может сказываться на влиянии внешних факторов между собой и внешних факторов – на внутренние переменные организации. Выживание организации связано с уровнем знаний организации о ее окружении и умении в этом окружении ориентироваться.

В работе [74] представлена классификация внешней среды по ее свойствам, средам воздействия и функциональным областям (рис. 6).

Элементы среды прямого воздействия [83]. Поставщики. Любая организация – это механизм преобразования входов в выходы. Основные разновидности входов: материалы, оборудование, энергия, капитал и рабочая сила.

Материалы. Некоторые организации зависят от непрерывного притока материалов. Японская система «точно в срок» требует тесного взаимодействия производителя с высшей степени взаимосвязанными поставщиками. Большие запасы связывают деньги, которые приходится расходовать на материалы и хранение.

Капитал. Потенциальных инвесторов несколько: банки, программы учреждений по предоставлению займов, акционеры и частные лица, акцептующие векселя и покупающие акции.

Трудовые ресурсы. Обеспечение рабочей силой нужных специальностей и квалификации необходимо для реализации задач, связанных с достижением поставленных целей. Люди способны эффективно увязывать технологию, капитал и материалы. По персоналу выше других котировались два фактора: привлечение высококвалифицированных менеджеров высшего звена управления и обучение способных руководителей внутри организации.

Законы и государственные органы. Взаимодействие покупателей и продавцов, клиентов, партнеров, каждого ресурса и каждого продукта подпадает под действие многочисленных правовых ограничений. Каждая организация имеет свой правовой статус и это определяет, как она ведет свои дела и какие налоги должна платить. Число и сложность законов, посвященных бизнесу, резко возрастает. Как бы не относилась организация к законам, ей приходится придерживаться их или пожинать плоды отказа от законопослушания. Состояние законодательства часто характеризуется не только его сложностью, но и подвижностью, неопределенностью – как сейчас в России.

Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в соответствующих сферах в рамках своей компетенции, а также вводят собственные требования, зачастую имеющие силу закона. Неопределенность сегодняшнего правового поля про-истекает из-за того, что требования одних учреждений вступают
в противоречие с требованиями других, и в то же время за каждым стоит правительство, принудительно обеспечивающее выполнение требований. Это налоговая инспекция, санэпидстанция, пожарная охрана и др.

Потребители. Выживание и существование организации зависит от ее способности находить потребителя результатов ее деятельности и удовлетворять его запросы.

Конкуренты являются определяющим фактором выживания любой организации, связанной с ценой продукции и объемом продаж. От реакции на конкуренцию зависят условия работы, оплата труда, характер отношения руководства с подчиненными, текучесть кадров.

Элементы среды косвенного воздействия [83]. Технология является одновременно внутренней переменной и внешним фактором большого значения. Технологические инновации влияют на эффективность изготовления и продажи продукции, скорость старения продукта, процессы сбора, хранения и распределения информации, а также на ожидания потребителей от организации. Для сохранения конкурентоспособности необходимо идти в ногу с новыми технологическими разработками.

Состояние экономики влияет на стоимость всех вводимых ресурсов и способность потребителей покупать определенные товары и услуги. К числу таких факторов относятся: учетная ставка кредита, состояние валюты, объём денежной массы, возможность получения кредитов, курс денежной единицы и др.

Социокультурные факторы. Любая организация находится в конкретной культурной среде под влиянием ценностей, традиций, национальных меньшинств, религиозных конфессий. Содержание факторов меняется за счет международных контактов, притока молодежи и др.

Экономические и политические факторы – это:

налогообложение доходов; установление налоговых льгот или льготных торговых пошлин; практика найма, представительство национальных меньшинств; законодательство по защите потребителей; установление стандартов на безопасность и чистоту окружающей среды; контроль цен и зарплаты; обслуживание внешнего долга; создание условий для инвесторов.

В работе [52] элементы внутренней и внешней среды представлены несколько по-иному. Расположение этих элементов изображено на рис. 7. Однако совокупность сред, описанных выше, можно представить в плоскости четырех пространств, которые окружают современные организации [143].

 

Рис. 7. Внешняя и внутренняя среда организации

Пространство административной деятельности – это совокупность правовых актов всех уровней власти в стране. Государство в рыночной экономике оказывает влияние на организации через нало-говую систему, государственную собственность и бюджет и т.д. С политикой государства связаны установление налоговых льгот, защита прав потребителей, установление стандартов на продукцию, контроль цен и зарплаты, создание условий для инвесторов.

Пространство социума содержит социальную среду, т.е. людей, находящихся друг с другом в различных отношениях (проекциях). Это административные структуры, партии, семья и поселения, нации, классы, половые и возрастные страты и т.д. Работниками организации являются люди, пришедшие из социума со своими ценностями, амбициями, потребностями.

Пространство культуры содержит образцы и нормы всех видов организационной деятельности. Факторы культуры непосредственно влияют на готовую продукцию или услуги, являющиеся результатом деятельности организации, и на поведение работников организации.

Пространство ценностных ориентаций – основания для формирования критериев и оценочного отношения. Ценностные ориентации бывают политические, экономические, социальные и др. Они влияют на любую деятельность непосредственно, рождаются системой социальных отношений и являются достаточно консервативными в любом обществе.

Система «организация» – это совокупность элементов, которые находятся в непрерывном взаимодействии, а также тесно связаны с внешней средой (рис. 8) [23].

Рис. 8. Система «организация»

Организация в системном представлении – это замкнутое пространство, потребляющее ресурсы и производящее конкретные результаты на основе операционной деятельности. Все остальное (цели, миссия, задачи, структура и т.д.) в организации способствует эффективному преобразованию входов в выходы. Окружающая среда влияет на организацию через указанные пространства внешней среды.

 

 

Вопросы для повторения и обсуждения

 

1. Существующие аспекты представления организаций в управленческой науке.

2. Каковы важнейшие свойства современных организаций?

3. Основные элементы организации и их сущность.

4. Роль и место менеджмента среди других элементов организации.

5. Важнейшие объекты менеджмента в организации и их содержание.

6. Основные факторы внешней среды, влияющие на организацию

7. Что представляет собой система «организация»?

 

⇐ Предыдущая12345Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: