Оценка эффективности административного менеджмента

22. Стратегическое планирование в административной среде

 

 

23. Программно-целевое планирование в административной среде

Программно-целевое планирование -- это один из видов планирования, в основе которого лежит ориентация деятельности на достижение поставленных целей. По сути, любой метод планирования направлен на достижение каких-либо конкретных целей. Но в данном случае в основе самого процесса планирования лежит определение и постановка целей и лишь затем подбираются пути их достижения.

Программно-целевое планирование построено по логической схеме «цели -- пути -- способы -- средства». Сначала определяются цели, которые должны быть достигнуты, потом намечаются пути их реализации, а затем - более детализированные способы и средства. В конечном итоге, поставив перед собой какие-то цели, организатор разрабатывает программу действий по их достижению. Отсюда следует, что особенностью данного метода планирования является не просто прогнозирование будущих состояний системы, а составление конкретной программы достижения желаемых результатов. Программно-целевой метод планирования «активен», он позволяет не только наблюдать ситуацию, но и влиять на ее последствия, что выгодно отличает его от большинства других методов.

Особенностью программного планирования является также способ влияния на планируемую систему. Во главу угла ставится не система сама по себе, ее составные элементы и сложившаяся организационная структура, а управление элементами программы, программными действиями.

Итак, программно-целевой метод планирования состоит в отборе приоритетных целей экономического, социального, научно-технического развития, разработке взаимоувязанных мероприятий по их достижению в заданные сроки с максимальной эффективностью при требуемом обеспечении ресурсами. Метод включает разработку программ с учетом стратегических целей, определение путей, средств и организационных мероприятий по их достижению.

Программа - это научно обоснованное представление о состоянии какого-либо отдельного, локального объекта управления через определенный период времени (5, 10 лет или более) на основании реализации поставленной цели и выполнения комплекса мероприятий, согласованных по ресурсам, срокам и исполнителям.

По содержанию выделяют экономические, социальные, научно-технические, инновационные, инвестиционные, экологические, оборонные программы. Они могут быть направлены на решение политических, национальных, чрезвычайных, религиозных задач, проблем преступности и т.д. По временному периоду программы бывают: долгосрочные (свыше 10 лет), среднесрочные (3-5 лет) и краткосрочные (до года).

Планирование осуществляется с соблюдением конкретных принципов, т.е. правил формирования, обоснования и организации разработки плановых документов. Основными из них являются: научность, социальная направленность, повышение эффективности производства, пропорциональность и сбалансированность, приоритетность, согласование кратко-, средне- и долгосрочных целей.

Принцип научности реализуется в том, что плановые документы должны разрабатываться с использованием законов общественного развития, анализа тенденций и прогнозов социально-экономического функционирования общества, НТП.

Принцип социальной направленности планирования подразумевает первоочередной учет интересов человека и общества, направленность планов на удовлетворение их потребностей.

Принцип повышения эффективности производства требует, чтобы результаты выполнения планов достигались максимальной экономией труда и ресурсов на единицу продукции. Важны при планировании такие показатели эффективности, как рост производительности труда, снижение материало- и энергоемкости, повышение фондоотдачи, рентабельности и т.д.

Принцип пропорциональности и сбалансированности заключается в том, что рост производства должен сопровождаться улучшением структуры хозяйства, уменьшением доли отсталых производств, расширением применения высоких технологий и др. При этом должны увеличиваться объемы продукции, имеющей максимальный спрос на мировом рынке, главным образом, товаров с большей долей добавленной стоимости, и сокращаться сырьевые поставки другим странам.

Приоритет общественного развития должен господствовать при составлении планов. В связи с тем, что в государстве всегда есть ограниченность в каких-либо ресурсах (трудовых, материальных, природных и др.), правительство должно определять такие направления в развитии страны, которые имеют первоочередное значение для общества в данный период.

Принцип согласования краткосрочных и долгосрочных целей по существу является продолжением принципа пропорциональности, но здесь главное внимание уделено учету целей при планировании на временных отрезках. Задаваемые результаты планов при этом должны согласовываться со стратегическими целями общества.

В СССР первой программой в условиях превалирования государственной собственности был план ГОЭЛРО - комплексный государственный план электрификации страны, принятый в 1920 г. На уровне государства программы применялись также и в других странах. Так, федеральным правительством США в 30-е гг. была принята программа по развитию производств в долине реки Теннесси. В послевоенный период была реализована программа по созданию в местности Силиконовая долина (штат Калифорния) комплекса лабораторий, организаций и предприятий по разработке и выпуску средств электроники и вычислительной техники для нужд военной промышленности.

Программный подход как метод решения долговременных комплексных проблем социально-экономического развития органически присущ индустриальной системе хозяйствования.

Реализация программно-целевого метода в современных условиях Украины осуществляется в виде целевых комплексных программ (ЦКП), которые являются одним из важнейших средств реализации экономической политики государства, активного воздействия на производственные и другие процессы.

В составлении программы выделяются следующие этапы: отбор проблем для включения в программу; принятие решения о разработке целевой программы и ее формирование; экспертиза и оценка целевой программы; утверждение целевой программы; управление реализацией целевой программы и контроль за ходом ее выполнения.

Отбор проблем для их программной разработки и решения определяется следующими факторами:

— значимость проблемы;

— невозможность комплексно решить проблему в приемлемые сроки за счет использования действующего рыночного механизма, и необходимость государственной поддержки ее решения;

— принципиальная новизна технических, организационных и иных мероприятий, крайне нужных для широкомасштабного распространения прогрессивных научно-технических достижений и повышения на этой основе эффективности общественного производства;

— необходимость координации межотраслевых связей технологически сопряженных отраслей и производств для решения данной проблемы.

Для программно-целевого метода на современном этапе развития образования характерно то, что он обеспечивает реализацию одновременно двух типов интеграции: пространственной, когда требуется объединить усилия субъектов и временной, когда требуется добиться четкой последовательности и единства различных этапов (стадий) общего процесса движения к конечной цели, предусмотренной программой.

Основное в программно-целевом подходе - это органическое единство четко структурированной содержательной части программы с формированием и использованием организационного и финансового механизмов ее реализации, контролем реализации (последнее является одновременно и элементом активно функционирующей обратной связи).

Тем не менее, несмотря на то, что программно-целевой метод планирования служит важнейшим инструментом осуществления государственной политики в экономике Украины, в настоящее время его эффективность невелика, и часто оно заменяется текущим административным управлением.

24. Оперативное планирование в административной среде

Опе­ративное планирование представляет собой осуществление текущей деятель­ности планово-экономических служб в течение короткого периода, на­пример, разработка годовой производственной программы, составление квартальных бюджетов предприятия, контроль и корректировка полу­ченных результатов и т.п.

Оперативное планирование производства является заверша­ющим звеном плановой работы на предприятии - продолжени­ем и конкретизацией заданий техпромфинплана. Оно заключа­ется в разработке на основе годовых планов конкретных произ­водственных заданий на короткие промежутки времени как для предприятия в целом, так и для его подразделений и в опера­тивном регулировании хода производства по данным оператив­ного учета и контроля. Особенностью этого вида планирования является сочетание разработки плановых заданий с организа­цией их выполнения.

Задачей оперативно-производственного планирования явля­ется организация равномерной, ритмичной взаимосогласован­ной работы всех производственных подразделений предприятия для обеспечения своевременного выполнения государственного планового задания при экономном расходовании ресурсов, и вы­соком качестве продукции, т. е. достижение наилучших конеч­ных результатов производства.

Оперативное планирование складывается из календарного планирования и диспетчирования (оперативного регулирова­ния).

В объем работ по оперативному планированию входит:

раз­работка прогрессивных календарно-плановых нормативов движения производства;

составление оперативных планов и графи­ков для цехов, участков, бригад и рабочих мест и их доведение до непосредственных исполнителей;

оперативный учет и конт­роль хода производства, предупреждение и выявление отклоне­ний от предусмотренных планов и графиков и обеспечение ста­билизации хода производства.

Календарное планирование включает распределение годовых плано­вых заданий по производственным подразделениям и срокам выполне­ния, а также доведение установленных показателей до конкретных ис­полнителей работ. С его помощью разрабатываются сменно-суточные задания, и согласуется последовательность выполнения работ отдельны­ми исполнителями. Исходными данными для разработки календарных планов служат годовые объемы выпуска продукции, трудоемкость вы­полняемых работ, сроки поставки товаров на рынок и другие показате­ли социально-экономических планов предприятия.

При реализации разработанного календарного плана ведется оперативный учет хода его выполнения - осуществляется сбор информации о фактическом выполнении плана, ее переработка и передача соответствующим службам предприятия. На основе полученной информации осуществляется диспетчирование, за­ключающееся в выявлении и устранении намечающихся откло­нений от запланированного хода производства, в принятии мер, обеспечивающих комплектный ход производства, наилучшее использование рабочего времени и материальных ресурсов, вы­сокую загрузку оборудования и рабочих мест.

Оперативное планирование производства по месту его выполнения делится на межцеховое и внутрицеховое. Межцеховое планирование обеспе­чивает разработку, регулирование и контроль выполнения планов производства и продажи продукции всеми цехами предприятия, а также координирует работу основных, проектно-технологических, планово-экономических и других функцио­нальных служб. Содержанием внутрицехового планирования является разработка оперативных планов и составление текущих графиков работы производственных участков, поточных линий и отдельных рабочих мест на основе годовых планов производства и продажи про­дукции основных цехов предприятия.

В современном производстве широко распространены различные системы оперативного планирования, определяемые как внутрифирменными факторами, так и внешними рыночными условиями. Под системой оперативного планирования производства в экономической литературе принято понимать совокупность различных методик технологий плановой работы, характеризующихся степенью централизации, объектом регулирования, составом календарно-плановых показателей, порядком учета и движения продукции и оформления учетной документацией. Обязательным условием эффективного функционирования системы оперативного планирования производством является наличие обоснованной нормативной базы, куда входят, в част­ности: календарно-плановые нормативы, нормы материалоемкости, нормы использования производственных мощностей, нормы материальной обеспеченности производства. Выбор той или иной системы оперативного планирования в усло­виях рынка определяется главным образом объемом спроса на про­дукцию и услуги, затратами и результатами планирования, масшта­бом и типом производства.

Следовательно, планирование – это метод хозяйственного предвидения и программирования, основанных на детальных расчетах. В плане предприятия с одной стороны, содержатся задание на перспективу каждого работника, а с другой – предписания для руководителей об управленческих решениях, которые они должны поэтапно принимать, помогая коллективу достичь поставленной цели.

25. Значение и механизм контроля в административном менеджменте.

Сущность контроля заключается в том, чтобы установить:

· соответствует ли деятельность государственных (муниципальных) органов управления, учреждений, организаций, предприятий поставленным, взятым задачам;

· выполняются ли и как именно возложенные на них обязанно­сти;

· каковы практические социально значимые результаты проделанной работы;

·

· имеются ли отклонения от поставленных целей;

 

Административный контроль

В процессе эволюционного развития системы организа­ционного контроля сформировалось и прочно вошло в тео­рию и практику современного менеджмента такое новое направление контрольной деятельности какконтроллинг.

Э. А. Смирнов определяет контроллинг как совокупность всех форм контрольной деятельности, призванной объектив­но и качественно проанализировать и оценить работу орга­низации для ее развития или совершенствования исходя из поставленных целей.

При этом указанный автор выделяет четыре основные составляющие контроллинга:

• административный контроль;

• технологический контроль;

• ревизия;

• функциональный, комплексный и системный аудит.

Под административным контролем следует понимать все виды деятельности, направленной на получение информа­ции об эффективности функционирования и текущем состоя­нии управляющей системы организации.

Исполнительный контроль предполагает осуще­ствление всех видов деятельности по оценке текущего со­стояния и эффективности функционирования управляемой системы организации.

М. М. Максимцов считает, что под административным контролем следует понимать контроль соответствия реальных полномочий руководителя (испол­нителя) полномочиям, зафиксированным в документах, рег­ламентирующих деятельность организации.

Под административным контролем в наиболее общем виде следует понимать управленческую деятельность, направлен­ную на определение текущего состояния управляющей под­системы системы управления организацией и происходящих в ней процессов, с целью выявления возможных отклонений от заданного режима функционирования.

Основная цель контроллинга в целом и административ­ного контроля в частности состоит в своевременном получе­нии информации о том, были ли достигнуты поставленные цели и выполнены задачи. При этом важно, чтобы все систе­мы контроля оперативно фиксировали любые отклонения фак­тических показателей от плановых. Это позволит вовремя вносить соответствующие коррективы в процесс функцио­нирования организации.

Это позволяет руководству организации достичь сразу две важные цели. Во-первых, повысить качество и эффектив­ность деятельности организации. Во-вторых, удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Основные принципы административного контроля опи­раются на четыре составляющие, позволяющие руководи­телю организации определить что, когда и где контролиро­вать, а также кто должен осуществлять контроль.

Принцип ключевых элементов контроля опирается на положение, согласно которому стандарты являются эле­ментом планирования.

Принцип места контроля состоит в том, чтобы руково­дитель организации выяснил, в каких структурных под­разделениях организации происходят действия, имеющие решающее значение для достижения целей функциониро­вания.

Принцип соблюдения сроков контроля позволяет более эффективно и своевременно использовать полученную в процессе осуществления контрольной деятельности инфор­мацию и быстро реагировать на происходящие изменения.

Принцип самоконтроля состоит в предоставлении работ­никам фирмы возможности самим осуществлять оценку ре­зультатов собственной деятельности и своевременно вно­сить в нее необходимые коррективы.

В системе административного контроля любой органи­зации можно выделить три основных тесно взаимосвязан­ных элемента, а именно:

• установление стандартов состояния и функционирова­ния управляемой системы;

• оценка текущего состояния управляющей системы и про­исходящих в ней процессов на предмет выявления возмож­ных отклонений;

• устранение выявленных отклонений, т. е. приведение управляющей системы в состояние, соответствующее уста­новленным стандартам.

Стандарты состояния и функционирования системы уп­равления разрабатываются в процессе организационного рег­ламентирования и представляют собой основные критерии административного контроля.

Разработка организационных (административных) стандар­тов включает в себя два основных этапа:

1) определение способов оценки установленных крите­риев и разработка оценочных шкал;

2) расчет трудоемкости административного контроля, т. е. определение объема работы, которая должна быть выполне­на для осуществления контрольных замеров.

В системе выборочного контроля обычно применяются такие показатели:

• количество выполненных операций;

• скорость выполнения конкретных операций;

• количество обработанной документации;

• затраты рабочего времени;

• качество управленческого труда (число ошибок);

• экономическая или социально-психологическая эффек­тивность управленческого труда.

Объективные трудности возникают в процессе оценки качественных показателей, таких как психологическая об­становка в коллективе или уровень имиджа руководителя и организации в целом. Для определения значений таких пока­зателей обычно применяют методы экспертных оценок.

Оценка текущего состояния системы управления органи­зации включает в себя сбор необходимой информации, а так­же ее обобщение, обработку и анализ.

Сбор данных осуществляется посредством установле­ния в ходе выполнения операции или процесса стратеги­ческих контрольных точек, в которых и осуществляется замер контролируемых показателей. Количество и схема расположения таких точек определяются трудоемкостью и сложностью операции или процесса, являющихся объек­тами административного контроля.

Собранную информацию сравнивают с установленными стандартами, чтобы сделать вывод о соответствии реальных значений контролируемых показателей нормативным.

Устранение выявленных отклонений может осуществлять­ся несколькими способами:

• модификацией целей;

• внесением изменений и корректив в плановые задания;

• реструктуризацией системы управления организации (перераспределением полномочий и ответственности, пе­реподготовкой кадров и т. д.).

Механизм административного контроля представляет со­бой совокупность инструментов, используемых для оценки процессов и явлений, происходящих в системе управления организации.

Основными инструментами административного контро­ля являются бюджетный контроль, управленческий (адми­нистративный) аудит, статистическое наблюдение, личное наблюдение, доклады и совещания.

Бюджетный контроль используется для получения исчер­пывающей информации о доходах и расходах организации. Бюджет представляет собой составленный в денежном выра­жении основной план образования, распределения и исполь­зования финансовых ресурсов организации.

Административный аудит представляет собой совокуп­ность контрольных действий, позволяющих получить объек­тивную и своевременную информацию о текущем состоя­нии и функционировании системы управления организации.

Основными объектами административного аудита яв­ляются:

• миссия, цели и задачи организации;

• законы и принципы формирования, развития и функци­онирования организации;

• стратегии организации;

• функции организации;

• структура организации;

• технологии управления;

• внутренние и внешние коммуникации;

• управленческие решения;

• информационные технологии;

• системы документооборота.

Основные принципы административного аудита.

Принцип выделения главного гласит, что при проведении административного аудита субъект контроля должен акцен­тировать свое внимание на главных, ключевых моментах и не отвлекаться на изучение второстепенных факторов.

Принцип соответствия требует, чтобы профессиона­лизм работника, составляющего аудиторское заключение, соответствовал степени сложности указанного заключения.

Принцип энциклопедичности предполагает, что в груп­пе работников, составляющих аудиторское заключение, не­обходимо иметь специалиста широкого профиля в области формирования и функционирования системы управления, способного сопоставить учетные данные с существующими стандартами.

Принцип полноты заключается в следующем: чем точ­нее и достовернее требуется заключение о состоянии систе­мы управления, тем больше ее элементов должно быть под­вержено контролю.

Сущность принципа системности состоит в том, что при проведении аудита необходимо учитывать взаимное влия­ние элементов системы управления.

Значение принципа централизации сводится к тому, что все аудиторские заключения по отдельным элементам сис­темы управления должны стекаться к одному специалисту для составления объективного и обоснованного общего зак­лючения.

Принцип стандартизации гласит, что за каждой фор­мой контроля элементов системы управления должен стоять соответствующий стандарт.

Принцип своевременного использования контролируемых данных требует, чтобы аудитору вовремя предоставлялась достоверная информация о состоянии системы управления.

Статистическое наблюдение может быть использовано для того, чтобы определить количество, качество и время выполнения конкретной работы. Как правило, статистичес­кие данные составляются для того, чтобы определить, сколько работы было выполнено, за какой период времени и сколько при этом было допущено ошибок.

В системе административного менеджмента ча­сто применяются формализованные системы контроля, ког­да четко разработаны методика составления доклада и по­рядок передачи его вышестоящему руководству. Любой доклад должен содержать информацию.

• об идентификации, времени возникновения и степени выявленного отклонения от нормы;

• о возможных причинах возникновения отклонения;

• об анализе последствий отклонения;

• о рекомендациях по устранению отклонения.

Совещания позволяют избежать лишних затрат рабочего времени на составление объемных письменных отчетов и предоставля­ют руководителю группы возможность быстро получить до­стоверную оперативную информацию. Совещания могут быть полезны для оценки психологическая атмосфера в коллективе или состояние имиджа организации.

Ко всем системам контроля независимо от их вида предъявляются определенные требования, соблюдение ко­торых является неотъемлемым условием эффективности их функционирования. К таким условиям относятся следующие:

1) система контроля должна соответствовать целям, за­дачам и планам организации;

2) система контроля должна быть понята и принята ру­ководителями всех уровней управления организации;

3) система контроля должна быть экономична, т. е. обес­печивать максимальную эффективность контрольных ме­роприятий при минимальных затратах;

4) система контроля должна обеспечивать своевремен­ное его осуществление;

5) система контроля должна быть гибкой, т. е. обладать способностью быстро приспосабливаться к изменениям во внешней и внутренней среде организации;

6) и если да, то каковы причины, что мешает работе, какими спо­собами можно повысить ее эффективность, оптимизировать управ­ляющее воздействие.

 

⇐ Предыдущая234567891011Следующая ⇒

Поделиться:

Воспользуйтесь поиском по сайту: