 |
Анализ использования разработки
|
|
|
|
ВВЕДЕНИЕ
В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами.
Рост сектора информации является лишь одной причиной, по которой управление процессом связи приобретает для производительности все более важный характер. Технический прогресс в обработке информации – компьютеры, спутники связи, всемирная телекоммуникационная сеть – радикальнейшим образом увеличили объемы обращающейся информации и сократили время на ее передачу.
Задача накопления, обработки и распространения (обмена) информации стояла перед человечеством на всех этапах его развития. В течение долгого времени основными инструментами для ее решения были мозг, язык и слух человека. Первое кардинальное изменение произошло с приходом письменности, а затем изобретением книгопечатания. Поскольку в эпоху книгопечатания основным носителем информации стала бумага, то технологию накопления и распространения информации естественно называть “бумажной информатикой”.
Воздействие роста объема информации и сокращение времени ее передачи не совсем однозначно. Понятно, что улучшение качества информации, имеющейся в момент принятия решения, позволяет руководству принять обоснованное, своевременное решение. Однако огромный объем циркулирующей в настоящее время информации все больше затрудняет нахождение и выделение нужных и относящихся к делу сведений. Информация является одним из основных ресурсов роста производительности. Более эффективное использование информации необходимо для обеспечения производительности организации в целом.
|
|
|
Одним из первых примеров подобного системного применения ЭВМ в мировой практике были так называемые административные системы обработки данных: автоматизация банковских операций, бухгалтерского учета, резервирования и оформления билетов и т.п. Решающее значение для эффективности систем подобного рода имеет то обстоятельство, что они опираются на автоматизированные информационные базы. Это означает, что в памяти ЭВМ постоянно сохраняется информация, нужная для решения тех задач, на которые рассчитана система. Она и составляет содержимое информационной базы соответствующей системы.
Внедрение техники и технологии в область обработки информации привело к повышению производительности, сравнимому с тем, которое дали стандартизации и сборочные конвейеры в производстве в начале промышленной революции. Точно также, как не выдержали конкуренции те организации, которые продолжали использовать старую технологию производства, в информационном обществе не смогут конкурировать организации, не использующие информационные технологии.
Обработка информации базируется на методах и средствах офисной автоматизации:
•обработка текста,
•электронные таблицы,
•деловая и презентационная графика,
•планирование работ и совещаний,
•генерация отчетов из базы данных, •мультимедиа.
Известно, что в офисе низкая эффективность работы служащих значительно замедляет производительность труда в целом по предприятию. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений.
|
|
|
Но если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и в сферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечение необходимой эффективности труда офисных служащих в современных условиях становится реально выполнимой задачей. Особое значение приобретают компьютерные технологии в тех структурах, где основная деятельность связана с приемом, обработкой и передачей информации. В первую очередь к таким структурам относятся все подразделения, обеспечивающие систему управления организации любого уровня: фирмы, банка, государственного учреждения, высшего учебного заведения, школы, предприятий социально-культурного назначения и т.д.
Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Методический кабинет - это отдел, отвечающий за организацию учебной работы. Это центр обработки всей методической документации в котором: накапливаются все методические документы, статистическая обработка, и получение отчета. Информационно-программные средства автоматизации учреждений делятся на следующие категории:
•функциональные и интегрированные пакеты офисной автоматизации;
•системы для организации групповой работы;
•системы управления электронными документами;
•средства управления документооборотом.
Управление любым предприятием или организацией можно представить как информационный процесс. Информация принимается, обрабатывается, в результате обработки вырабатывается решение, оно доводится до исполнителей, действия которых контролируются.
На всех этапах информационного процесса создаются документы, в которых фиксируется разнообразная информация. Продвижение документов происходит:
- в пространстве: внутри предприятия и за его пределами;
- во времени: от места создания или получения документа до его отправки адресату или передачи на хранение.
Развитие техники и новых информационных технологий позволяет реорганизовать процесс управления. Современная работа с документами характеризуется внедрением в процесс работы компьютерной, организационной техники (многофункциональных телефонов, факсов, модемов) и сетевых технологий.
|
|
|
Рассмотрим программное обеспечение компьютеров, используемое для решения основных задач на современном этапе.
- Для создания документов используются текстовые редакторы. Специальные программные переводчики позволяют быстро и грамотно перевести документ на любой язык. Табличные процессоры позволяют включить в документы (отчеты, записки) фрагменты расчетов, различные диаграммы.
- Для обмена информацией используются компьютерные сети (локальные, корпоративные, глобальные), что ускоряет процесс обмена.
- Для регистрации документов и для контроля их исполнения используются программы по автоматизации управления и организации труда секретарей. Они позволяют регистрировать внутренние и внешние документы ставить их на контроль, вести ежедневники.
- Для хранения и систематизации документации используются системы управления базами данных. С помощью подобных программ можно не только создавать электронные картотеки, но и осуществлять быстрый поиск необходимых документов, уничтожение устаревших и введение новых.
Многие прикладные программы для создания и оформления текстовых документов предоставляют возможность проверки орфографии, что является еще одним существенным преимуществом использования компьютера в делопроизводстве.
Наше время характеризуется достижениями науки, быстрым ростом производства. Это требует изменений в сфере управления. Чтобы повысить эффективность и качество управления, следует совершенствовать делопроизводство. В связи с этим основными принципами организации современного делопроизводства становятся:
- оперативность в составлении и прохождении документа;
- высокое качество документов;
- оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и волокиты при прохождении и т.п.);
|
|
|
- безбумажные технологии обмена информацией, где это возможно.
ОБЩАЯ ЧАСТЬ
Цель разработки
Цель разработки этой программы: систематизация, автоматизация поиска и повышение скорости ввода данных по всем видам пособий; автоматизация создания печатных документов, сокращение бумажного документооборота, автоматизация архивирования документов. В этом ряду особое место занимают базы данных и другое программное обеспечение, связанное с их использованием в качестве инструмента для учебной части и рационализации труда. Их использование позволяет сократить время, требуемое на работу с пособиями. Достижение этих целей при проектировании значительно упростит процесс обработки документации, хранение архивных данных.
Анализ использования разработки
Данный продукт разработан под конкретные требования, предъявляемые к работе современного учреждения. Его применение возможно в условиях деятельности любого образовательного учреждения, что позволяет привести работу с документацией на более высокий уровень, поднять на более высокий уровень обмен информацией между всеми методическими комиссиями.
|
|
|
