 |
Реализация управленческих изменений
|
|
|
|
Реализация управленческих изменений связана с организационными и социальными инновациями. В данном случае за объект изменений принимаются организационное развитие библиотеки и ее социальная база. Как и другие виды инноваций, управленческие изменения могут быть радикальными и улучшающими (модифицирующими). Их успешность в значительной степени зависит от состояния «дел» в библиотеке, квалификации ее руководителя (организатора изменений), слаженности и сплоченности библиотечного персонала. Основными отличительными характеристиками этой группы изменений являются:
· наибольшая сфера влияния и распространения в пределах библиотеки, так как эти инновации являются обязательными и сопутствующими продуктовым и технологическим изменениям;
· зависимость от инновационной политики и ценностей организационной культуры библиотеки;
· зависимость от личных качеств персонала, поскольку суть внедрения таких новшеств состоит во введении или ожидании новых образцов служебного поведения сотрудников, а колебания и разнообразие этого поведения сказываются на реализации инноваций;
· сложность учета и оценки эффективности, что может способствовать постепенному «перерождению» нововведений в старые формы прежней сути;
· отсутствие стадии «изготовления» новшества, процедура «изготовления» смыкается с проектированием, что ускоряет процесс создания новшества;
· наличие у нововведений «своей цены». Относительно небольшие расходы денежных средств, материалов и оборудования при реализации новшества в нововведение не означают подлинной дешевизны. Предметом изменений в этих нововведениях становятся сами библиотечные работники, их положение, статус привычки и т. д. Платить за обновление приходится в этом случае напряжением, вызываемым переменами, иногда — интересами целых категорий сотрудников. «Стрессовые точки» возникают здесь чаще, чем в продуктовых и технологических инновациях.
|
|
|
Важным отличием является и то, что продуктовые и технологические инновации зарождаются в рамках науки и производства, а организационные и социальные — в рамках менеджмента, в связи с чем их и называют управленческими.
Организационные инновации в большей степени, чем социальные, являются «видимыми» и транслируемыми в профессиональной сфере. К ним относятся:
· создание новых отделов, секторов, служб (структурные изменения);
· изменение (расширение, сокращение) традиционных функций отделов (структур) библиотеки;
· совершенствование методов управления библиотекой (организационно-управленческие инновации), включающие изменения форм организации труда, выработки решений, методов планирования, приемов, средств и методов общественных коммуникаций библиотеки (public relation), носителей и особенностей разработки рекламы иpublicity, инструментов контроля за выполнением организационно-управленческих решений.
Технологически организационные изменения осуществляются так же, как и другие инновации. Они строятся на результатах изучения инновационной ситуации, тщательном планировании и учете возможных вариантов достижения целей, выборе приоритетного пути достижения поставленных целей (и подцелей), исходя из реальных условий функционирования библиотеки и ее инновационного потенциала. Результативность инноваций будет зависеть от того, кем, какие и как будут созданы условия для их реализации.
Определяющее значение при реализации организационных инноваций имеет готовность персонала библиотеки к осуществлению этих изменений, способность достигнуть намеченной цели. Этим и обусловлена взаимозависимость организационных и социальных инноваций.
|
|
|
Предметом социальных инноваций являются сами носители инновационных процессов, сотрудники библиотек. Социальные инновации подразделяются на:
· экономические (новые материальные стимулы, показатели системы оплаты труда);
· социально-управленческие (целенаправленные изменения внутри коллективных отношений: выборность руководителей, новые формы информирования сотрудников, коллегиального планирования и производственного обсуждения планов/итогов работы библиотеки в целом/отдельных отделов, создание новых общественных органов, методы нематериального поощрения, новые организационные ценности, обычаи и ритуалы и пр.);
· педагогические (целенаправленные изменения методов обучения и повышения квалификации персонала библиотеки; средства и формы стимулирования карьерного роста сотрудников, формирования лидерского «корпуса» библиотеки).
Реализация социальных инноваций направлена на изменение профессионального мышления. Их осуществлять особенно трудно, поскольку неопределенность их параметров и результатов позволяет имитировать требуемые изменения без фактической реализации (110). При реализации социальных инноваций меняются социальные нормы. Происходит:
· рационализация нормы, применение к нововведению категорий эффективности и целесообразности, усиливающих позитивное отношение сотрудников к нововведению;
· сопоставление нововведения как нормы деятельности с определенными потребностями персонала, позволяющими стимулировать ее освоение;
· выведение нововведения из нормы, если устоявшаяся норма тормозит прогресс и препятствует организационному развитию.
Реакция стабильной нормативной системы (сложившихся норм и правил профессиональной деятельности) на нововведения может быть обратной и выражаться в идеализации прошлого, его противопоставлении настоящему, что случается и в библиотечной сфере. Для многих библиотек характерно проявление такой ситуации, когда сотрудники с «тоской» вспоминают «прошлые времена» (прежнего директора, библиотеку «до объединения», «до реорганизации структуры и пр.). Устойчивость этой системы является важным фактором отсеивания нежизнеспособных нововведений, их испытания на перспективность. Неверно было бы создавать «культ новизны», как и недооценивать позитивное значение уже существующего, признанного. Поэтому так ярко прослеживается в профессиональной библиотековедческой литературе уважение к традициям при реализации инноваций, позволяющее постепенно перестраивать персонал на работу по новым правилам и нормам деятельности (71; 74; 76-78).
|
|
|
Как уже отмечалось выше, результативность социальных инноваций проявляется в изменении поведения сотрудников библиотеки, в очевидных признаках повышения предприимчивости и инициативы, в стремлении к обучению, к профессиональной коммуникационной активности (публикации в печати, доклады на конференциях, выступления на семинарах, в радио- и телевизионных программах, на производственных собраниях, внутриорганизационных мероприятиях). Социальные инновации — это формы и методы управления персоналом. Их рассмотрению будет посвящена четвертая глава настоящей работы.
Организационные и социальные инновации взаимообусловлены и взаимозависимы. Любые организационные изменения обязательно влекут за собой социальные. На страницах профессиональной печати широко обсуждается проблема структурной реорганизации библиотек.
Создаются новые отделы (маркетинга, рекламы, инноваций, научных исследований и пр.), происходит выделение новых направлений деятельности, перераспределение обязанностей, что, безусловно, требует определенных социальных изменений, новых подходов к обучению персонала, стимулированию его труда и пр.
В последние годы особенно актуальны изменения, связанные с поиском эффективных методов планирования и организации деятельности и основанные на применении методов маркетинга, использовании элементов проектного управления, развитии публичной деятельности библиотек.
Инновации в публичной деятельности библиотек связаны с организацией общественных коммуникаций библиотек. Эта деятельность направлена на укрепление имиджа, поиск спонсоров и меценатов, формирование «круга друзей библиотек», повышение информированности общества о задачах и достижениях библиотек, их роли в обществе. Остановимся на разработке новых средств РК в контексте решения инновационных задач. Инновационная активность публичной деятельности библиотек проявляется в поиске оригинальных средств продвижения РR-информации, в особенностях наполнения РR-обращений. Традиционно библиотеки распространяют РR-информацию в форме письменных (печатных, наглядных), устных и визуальных (аудио и видеоматериалов, комплексных и смешанных средств) РR-обращений, распространяемых: по почте, телефону, факсу и прочими электронными средствам коммуникации, посредством радио и телевидения, путем прямой личной коммуникации, различных видео и аудио-средств.
|
|
|
В последние годы в комплекс средств РR-информации библиотек включаются новые формы. Для некоторых библиотек уже стало традицией ежегодно издавать отчеты для публики о своей деятельности и программы перспективных мероприятий и книжно-иллюстративных выставок, выпускать путеводители по библиотечно-информационным ресурсам, открытки, календари к юбилейным событиям. Рядом крупных областных, краевых, городских библиотек подготовлены слайды и видеофильмы, видео- или звуковые экскурсии, помогающие потенциальному читателю лучше ориентироваться в ресурсах, знать возможности библиотечных услуг. В стране немало библиотек, имеющих свои специальные телевизионные и радиопрограммы, позволяющие регулярно знакомить читателей с новыми поступления, перспективными событиями деятельности. Особую роль в продвижении РR-информации играют сайты библиотек
Каждое новое внедренное в практику средство распространения РR-информации -это организационная инновация. Для ее реализации требуется комплекс определенных действий (алгоритм решения инновационных задач), позволяющий воплотить новую идею в новый продукт РR, способный выполнить возложенные на него задачи. В алгоритм этих действий входит:
· формулирование идеи организационной инновации (применения нового средства распространения РR-информации), составление концепции инновационного проекта: целей, задач, реальных выгод, позволяющих изменить инновационную ситуацию (расширить масштаб распространения информации, привлечь новые группы пользователей или попечителей, способствовать свободному ориентированию пользователей в библиотечно-информационных ресурсах региона и пр.);
· определение групп потенциальных потребителей РR-информации, их потребностей и ожиданий, возможностей использования полученной информации, восприимчивости к новым средствам ее распространения;
|
|
|
· определение формы распространения РR-информации и свойств (содержательных, физических, эстетических, символических, сервисных) нового средства (путеводителя по ресурсам, отчета для публики, видеофильма и пр.), его отличия от средств, использовавшихся библиотекой ранее и аналогичных, представленных другими библиотеками и смежными организациями;
· поиск партнеров по реализации проекта, составление инновационной заявки на основе концепции проекта и совместная работа с партнерами (издательско-полиграфической фирмой, информационной службой, WEB-студией и пр.) по превращению идеи в новшество (выпуск опытной партии, образца);
· экспериментальное внедрение готового новшества, изучение результативности нового средства, с целью уточнения его свойств и возможностей (доработка новшества до окончательного внедрения);
· внедрение нового средства, его продвижение на целевом рынке ив профессиональном сообществе, учет эффективности.
Результативность данного типа организационных инноваций будет определяться тем, насколько правильно избраны партнеры и насколько сотрудники библиотеки готовы к РR-общению. Соблюдение первого требования также зависит от эффективности РRкоммуникации библиотеки, умений менеджеров находить партнеров, изучать их возможности, диагностировать уровень компетентности. Второе требование связано с применением социальных инноваций, с использованием форм и методов обучения библиотекарей методам ведения переговоров, формированию «фирменного» стиля библиотеки, личному общению, правилам ведения, особенностям, разновидностям форм коммуникаций, проведению деловых совещаний, конференций, брифингов, презентаций и пр., особенностям использования различных печатных и наглядных средств коммуникации (проспектов, путеводителей и пр.) и пр., разработке и использованию коммуникационных средств на основе новых информационных технологий; организации РR-кампаний как комплексного воздействия на общественное мнение. По каждому из направлений обучения может проводиться семинар или тренинг и в этом случае его проведение также будет рассматриваться, как инновационная задача. Об этом мы подробнее расскажем в разделе, посвященном обучению.
Особого внимания в современных условиях заслуживают разработка и использование сайтов библиотек, открывающих новые возможности осуществления общественных коммуникаций. Сайт библиотеки выступает одновременно средством общения как с пользователем, так и с профессиональным сообществом. В настоящее время значительная часть отечественных библиотек (национальных, универсальных, вузовских и публичных) имеют свои сайты. Структура большинства библиотечных сайтов состоит из пяти блоков:
1) общая информация о библиотеке (ее история и структура, контингент
обслуживаемых пользователей, перечень услуг/продукции предоставляемых
локальным и удаленным пользователям);
2) электронные каталоги (данные об имеющихся типах, объеме и уровнях
доступа к электронным каталогам: доступного в локальной сети библиотеки,
предоставленного в сети Интернет для удаленных пользователей, электронные
каталоги отдельных видов изданий);
3) базы данных библиотеки (доступные в режиме on-line на CD-ROM и
предоставление доступа к ним для различных категорий пользователей,
локальные базы данных);
4) обслуживание пользователей (характеристика условий предоставления
пользователям услуг и информации (документов)) и обеспечение возможности
взаимодействия с библиотекой: электронная доставка документов,
дистанционное обучение удаленных пользователей, Интернет-класс, подготовка
списков по запросам пользователей, выполнение библиографических запросов по
электронной почте, виртуальная справочная служба (интерактивное выполнение
справок), путеводитель по ресурсам (электронные адреса с гиперссылками на
ресурсы других библиотек, позволяющими осуществлять навигацию в сетевом
пространстве);
5) специализированное обслуживание (издательская деятельность библиотек,
виртуальные центры деловой (правовой) информации, обучение, электронные
публикации библиотек, электронные коллекции и пр.)
Разработка сайта является инновационной задачей, для реализации которой необходимо создание проектной группы специалистов, способных не только разработать сайт библиотеки, но и обеспечить его дальнейшее использование. Поэтому в проектную группу следует включать не только технических специалистов, но и библиотекарей, занимающихся деятельностью по связям с общественностью, способных в дальнейшем, после разработки сайта, эффективно поддерживать его функционирование. Проектная группа последовательно решает следующие задачи (этапы реализации инновации):
· изучает структуру существующих библиотечных сайтов (см. приложение 2) для того, чтобы получить представления о структуре и назначении данной категории сайтов;
· формирует концепцию (основную идею и цели использования)сайта и составляет его основную структуру; исходя из целей и доступных средств, планирует работу (что следует сделать в первую очередь, а что оставить на потом и сколько времени уйдет на завершение работы); четко определяет механизм оперативного
· обновления сайта (в каких разделах и с какой периодичностью будет обновляться информация в соответствии с поставленной целью и кто будет координировать эту работу);
· формирует страницы и осуществляет подготовку материалов, составляет текстовое наполнение сайта и определяет его графические элементы (размер, количество цветов и пр., позволяющих обеспечить оптимальную скорость процесса загрузки сайта), уточняет структуру сайта; анализирует и дополнительно обрабатывает существующий материал не только по содержанию, но и по занимаемому объему (большой текст структурируется с учетом возможностей гипертекста и связывается ссылками в рамках одной или нескольких страниц), закрепляет авторское право.
· разрабатывает полную структуру и оптимальную навигацию сайта, обеспечивающую взаимосвязь между его страницами и позволяющую включить в структуру сайта множество интерактивных компонентов (при необходимости): ссылки (именно они связывают страницы друг с другом), страницу новостей (включается в том случае, если в ней есть необходимость и она будет постоянно обновляться), гостевую книгу, счетчик посетителей и т. д.;
· разрабатывает дизайн страниц с возможностью доработки текста и графики;
· обеспечивает тестирование, первоначальную апробацию сайта в локальной сети библиотеки (экспериментальное внедрение) и серию повторного тестирования; это позволяет в течение двух-четырех недель устранить недоработки, проверить все, что сделано: и техническую сторону, и содержательную, и грамотность, и навигацию, и внешний вид;
· обеспечивает размещение сайта в Интернет; если библиотека является провайдером, она размещает сайт на своем сервере; в противном случае для размещения сайта в Интернете библиотека подбирает оптимального провайдера и заключает с ним договор на хостинг (хостингом называется услуга по предоставлению в аренду дискового пространства на сервере, а также предоставление дополнительных услуг по техническому обслуживанию сайта);
· инициирует «раскрутку» сайта; эта задача решается после того, как сайт библиотеки окончательно готов и размещен в сети; в качестве средств раскрутки применяют взаимный обмен ссылками с сайтами других библиотек (осуществляется рассылка в крупные (профильные) библиотеки уведомлений об открытии сайта по электронной почте), публикация адреса сайта в изданиях, на визитках, проспектах и любой корреспонденции библиотеки, размещение ссылки в различных тематических каталогах Итернет;
· поддерживает постоянное обновление сайта.
В качестве примерной структуры в сайт библиотеки предлагается включать:
- информационную (главную) страницу, на которой отображается вся основная информация о библиотеке (логотип, название, часы работы, место расположения, конкретный адрес, фотография);
- справочную страницу, позволяющую получить представление о коллективе, структуре библиотеки, ее истории, традициях обслуживания, приоритетах и пр.;
- поисковую страницу, предоставляющую возможность осуществлять поиск по электронным каталогам и базам данных библиотеки;
- страницу виртуального обслуживания, характеризующую условия предоставления пользователям услуг и обеспечивающую возможность электронной доставки документов, дистанционного обучения удаленных пользователей, работы в Интернет - классе, предоставления списков по запросам пользователей, выполнения библиографических запросов по электронной почте и работы виртуальной справочной службы, использования путеводителя по ресурсам;
- новостную (событийную) страницу, отображающую информацию о выставках, мероприятиях, конференциях и пр.;
- виртуальную экскурсию по библиотеке (или фотогалерею), позволяющую отобразить постоянно действующие направления ее деятельности, все структурные подразделения, проектную и исследовательскую работу, ассортимент предоставляемых пользователям услуг/продукции по подразделениям, цены, средства продвижения;
- творческую лабораторию библиотеки, характеризующую реализацию инновационных проектов, перспективные творческие идеи; приглашение к сотрудничеству по инициации творческих предложений;
- деловое предложение библиотеки (приглашение к сотрудничеству различных спонсоров и меценатов, программы обучения в библиотеке);
- гостевую книгу, позволяющую любому пользователю посредством электронной почты выяснить у сотрудников библиотеки интересующие его вопросы о ее деятельности.
Не все элементы сайта являются обязательными — его структура является гибкой, формируется библиотекой исходя из имеющихся возможностей и дорабатывается в процессе экспериментального использования. В идеале, он корректируется в течение нескольких месяцев после того, как он был размещен на сервере. Следует учитывать, что сайт, как инновация, обеспечивающая организационное развитие библиотеки, станет таковой только в случае жизнеспособности сайта, его функционирования и эффективного воздействия, как коммуникационного средства. В противном случае, сайт библиотеки может оказаться, не оправдывающим затраты ресурсов на его разработку. Поэтому, как и любая другая деятельность, общественные коммуникации библиотек нуждаются в четком планировании, оценке эффективности использования различных коммуникационных средств, позволяющей снизить затраты и повысить их результативность. Таким образом, эффективная реализация любых управленческих инноваций обеспечивает организационное развитие и формирует имидж библиотеки.
В заключение важно указать на еще одну особенность управленческих инноваций. Если продуктовые (обеспечивающие уникальность библиотеки) и технологические (создающие возможности для ее вхождения в корпоративные системы) инновации могут быть транслируемыми в профессиональной среде, то управленческие инновации уникальны. Они не могут быть скопированы другой библиотекой, так как отражают специфические черты каждой отдельно взятой библиотеки.
|
|
|
